Книги предпринимателей-единоналожников: рекомендации по заполнению

Книги можно вести в электронном виде при наличии электронной цифровой подписи

Извлечение из письма ГНСУ от 26.12.11 г. № 10406/7/18-4017

«Учитывая изложенное, Государственная налоговая служба Украины не возражает против ведения плательщиками налогов в электронном виде документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (подача их в орган государственной налоговой службы, в частности, при проведении проверки) при условии соблюдения плательщиком налога требований, определенных законодательством, а именно:

— такие документы будут подписываться электронной цифровой подписью, усиленный сертификат которой подан плательщиком налогов в орган государственной налоговой службы в соответствии с договором о признании электронных документов, заключенным с органом государственной налоговой службы*;

— при проведении проверок должностные лица органа государственной налоговой службы будут получать от плательщика налогов или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки».

Номер графы

Название графы / порядок заполнения

1

2

1

«Дата»

Здесь указывается дата записи — рабочий день, по результатам которого осуществляется запись в Книге.
Если предприниматель в какой-то день не получал доходы и не нес расходы, то за этот день делать запись в Книге с прочерками, на наш взгляд, не нужно.
Нет необходимости и вносить с прочерками выходные и праздничные дни, в которые предприниматель не работал

«Дохід від провадження діяльності*»

«вартість проданих товарів, виконаних робіт, наданих послуг»

2

«сума, грн.»

Здесь отражаются суммы, которые включаются в доход, полученный единоналожником в денежной форме (наличной и/или безналичной) согласно требованиям НКУ. Доход отражается по дате поступления средств в кассу или на текущий счет, т. е. по «кассовому» методу.
В этой графе, в частности, отражаются:
1) выручка от реализации товаров (работ, услуг). Причем если предприниматель получает доход от нескольких видов деятельности, то разбивать его в отдельные строки по видам дохода не нужно. Сумма выручки за день показывается общей суммой одной строкой. Если предприниматель является плательщиком НДС, то в графе 2 КУДР он отражает в составе доходов сумму выручки за минусом НДС⁽¹⁾;
2) вознаграждение агента (поверенного), действующего на основании агентского договора, договора поручения, договора транспортного экспедирования. Поверенный (агент), по нашему убеждению, должен показывать в Книге только сумму вознаграждения, в том числе и в случае, если он удерживает ее с поступивших от покупателя (заказчика) сумм, а не получает отдельно от доверителя (исполнителя). В противном случае (если посредник будет отражать в графе 2 все проходящие через него транзитом суммы), он необоснованно завысит свои доходы;
3) выручка, полученная единоналожником-комиссионером от продажи товаров в рамках договора комиссии. Подчеркнем, что комиссионер обязан включать себе в доходы всю поступившую сумму выручки от продажи, а не только сумму комиссионного вознаграждения;

2

4) доход от предоставления имущества в аренду, если такой доход получен в рамках предпринимательской деятельности. Если предприниматель получает от арендатора возмещение коммунальных услуг, то, на наш взгляд, эти суммы он также должен отразить в составе своих доходов. Здесь следует помнить, что если физическое лицо сдает в аренду имущество не как частный предприниматель, т. е. получает «гражданский», а не предпринимательский доход, то такие суммы не отражаются в составе доходов ни в Книгах ни в Декларации по ЕН. Причем это правило действует даже в том случае, если арендная плата поступает на предпринимательский счет единоналожника, хотя такой ситуации во избежание споров с налоговиками лучше избегать⁽²⁾;
5) доход от продажи иностранной валюты. По нашему мнению, единоналожник должен включать в состав доходов положительную разницу (при ее наличии) между суммой гривень, вырученной от продажи валюты, и себестоимостью такой валюты, которая определяется как эквивалент проданной валюты по курсу НБУ на дату продажи (подробнее см. консультацию «Положительная разница, возникшая при продаже валюты, попадает в доходы единоналожника» на с. 46 этого номера);
6) штрафные санкции (пеня, неустойка), полученные единоналожником за нарушение договорных обязательств, в том числе и по решению суда⁽³⁾.
В графе 2 не отражаются:
 — транзитные суммы, проходящие в рамках договоров поручения, агентских договоров и договоров транспортного экспедирования;
 — суммы полученных кредитов (независимо от срока их возврата — до 1 года или после);
 — суммы средств целевого назначения, которые поступили от Пенсионного фонда и других фондов общеобязательного государственного социального страхования, из бюджетов или государственных целевых фондов, в том числе в пределах государственных или местных программ;
 — пассивные доходы в виде процентов, дивидендов, роялти, страховые выплаты и возмещения (п.п. 1 п. 292.1 НКУ). Такие доходы являются «гражданскими» и облагаются НДФЛ в порядке, установленном разделом IV НКУ⁽⁴⁾;
 — доходы, полученные от продажи движимого и недвижимого имущества, которое принадлежит на праве собственности физическому лицу и используется в его хозяйственной деятельности. Такие доходы являются «гражданскими» и облагаются НДФЛ в порядке, установленном разделом IV НКУ;
 — положительные курсовые разницы, возникшие при пересчете на конец отчетного периода остатка средств в иностранной валюте и при погашении задолженности, выраженной в иностранной валюте (подробнее см. консультацию «Положительная разница, возникшая при продаже валюты, попадает в доходы единоналожника» на с. 46 этого номера)

3

«сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати, грн.»

Как следует из названия данной графы, здесь отражается сумма средств (аванс, предоплата), возвращаемых плательщиком единого налога покупателю товара (работ, услуг) в результате возврата товара, расторжения договора или по письму-заявлению о возврате средств.
При заполнении этой графы следует учитывать, что единоналожник должен иметь подтверждающие документы о возврате средств покупателю (квитанция о возврате, расходный кассовый ордер и т. п.).

4

«скоригована сума доходу, грн. (гр. 2 - гр. 3)»

Показатель данной графы рассчитывается по приведенной в ней формуле (гр. 2 - гр. 3) и в дальнейшем участвует при определении общего дохода единоналожника

5

«вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), грн.»

Стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг) включается в доход единоналожника согласно п. 292.3 НКУ. Такой доход отражается по дате фактического получения единоналожником таких товаров (работ, услуг). При бесплатных передачах всегда проблемным является вопрос с определением стоимости таких товаров (работ, услуг). И хотя об обычных ценах в этом вопросе в главе 1 раздела XIV НКУ не сказано ни слова, скорее всего, при определении дохода по таким операциям проверяющие будут основываться именно на них⁽⁵⁾. Причем если для первой и второй группы этот вопрос не имеет столь принципиального значения, то для других групп единоналожников, уплачивающих налог по ставке 3 или 5 % от суммы полученного дохода, этот вопрос куда значительнее. В связи с этим субъектам хозяйствования следует подготовиться к вопросам проверяющих об обоснованности такой стоимости. Желательно, чтобы в договоре о бесплатном предоставлении имущества или в акте приема-передачи, накладной и т. п. была указана стоимость товара (работ, услуг), который передается без оплаты.
Например, единоналожник ведет свою деятельность в помещении, предоставленном ему по договору о безвозмездном пользовании. В таком случае рекомендуем внести изменения в данный договор и справочно указать сумму ежемесячной платы за пользование таким помещением. Еще вариант: единоналожник может обратиться к независимым экспертам (например, субъектам, занимающимся оценочной деятельностью в области недвижимости) с запросом о рыночной стоимости ежемесячной платы за арендуемое им помещение. Определенную выбранным способом сумму дохода в виде бесплатно полученной услуги по пользованию помещением единоналожник должен ежемесячно (как правило, последним календарным днем отчетного месяца) отражать в графе 5 КУД и раздела І КУДР.

5

Кроме того, считаем, что в этой графе уместно отражать:
1) суммы возвратной финансовой помощи, если она получена и не возвращена в течение 12 календарных месяцев со дня ее получения. Независимо от того, на какой срок предоставлена финпомощь, при получении ее сумму не нужно отражать в доходах. В доходы данная сумма попадет, только если она останется невозвращенной по окончании 12 месяцев со дня получения (в день истечения 12 месяцев с момента получения такой помощи). Если возвратная финпомощь возвращена в течение 12 календарных месяцев со дня ее получения, то в КУД (КУДР) ее сумму отражать не нужно;
2) суммы финансовой помощи, предоставленной на безвозвратной основе

6

«сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, грн.»

В доходы единоналожника по новым правилам включается сумма кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности. Датой отражения такого дохода является дата списания просроченной кредиторской задолженности (п. 292.6 НКУ).
Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 257 ГКУ). При этом отсчет данного срока начинается со дня, когда лицо узнало или могло узнать о нарушении своего права или о лице, которое его нарушило (ч. 1 ст. 261 ГКУ). Например, по договору срок оплаты за отгруженный товар — не позднее 30 календарных дней после отгрузки. Соответственно
с 31-го календарного дня после отгрузки начинается отсчет трехлетнего срока исковой давности.
По обязательствам, срок выполнения которых не определен или определен моментом требования, истечение срока исковой давности начинается со дня, когда у кредитора возникло право предъявить требование о выполнении обязательства (ч. 5 ст. 261 ГКУ)

7

«Всього, грн. (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6)»

В этой графе по приведенной в ней формуле (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6) определяется общая сумма дохода, облагаемого единым налогом. Показатель этой строки будет учитываться при сравнении с предельным доходом, дающим право работы на упрощенной системе налогообложения. Единоналожники третьей группы применяют ставку 3 или 5 % к сумме дохода, отраженного в графе 7 КУД или КУДР по итогам отчетного (налогового) периода

«Дохід, що оподатковується за ставкою 15 %»

8 — 9

«вид доходу» — графа 8
«сума, грн.» — графа 9

В описании к этим графам КУД и КУДР сказано, что здесь отражаются вид доходов (графа 8) и сумма в гривнях (графа 9), облагаемых по ставке 15 % согласно пп. 2 — 4 п. 293.4 НКУ.
В свою очередь, согласно п. 293.4 НКУ ставка единого налога устанавливается для плательщиков единого налога первой, второй и третьей групп в размере 15 %:
1) к сумме превышения объема дохода, определенного в пп. 1, 2 и 3 п. 291.4 НКУ;
2) к доходу, полученному от осуществления деятельности, не указанной в свидетельстве плательщика единого налога, отнесенного к первой или второй группе (единоналожники гр. 3 уплачивают с такого дохода обычную ставку налога);
3) к доходу, полученному при применении неденежного способа расчетов;
4) к доходу, полученному от осуществления видов деятельности, которые не дают право применять упрощенную систему налогообложения.
Как следует из самих форм Книг, в графах 8 и 9 не отражаются доходы в сумме превышения установленного годового объема доходов (для первой группы — свыше 150 тыс. грн., для второй группы — свыше 1 млн грн., для третьей группы — 3 млн грн.) — они указаны в п.п. 1 п. 293.4 НКУ. Следовательно, ничего не остается, как отражать эти суммы в графе 2 КУД и КУДР

⁽¹⁾ Суммы НДС не включаются в состав дохода единоналожника (п.п. 1 п. 292.11 НКУ).

⁽²⁾ Это касается любых «гражданских» доходов, полученных таким физическим лицом. В Книгах и соответственно Декларации по ЕН отражаются только те доходы, которые получены физическим лицом как предпринимателем.

⁽³⁾ При этом нужно учитывать, что согласно п. 292.15 НКУ при определении объема дохода, который дает право зарегистрироваться плательщиком единого налога и/или находиться на упрощенной системе налогообложения в следующем налоговом (отчетном) периоде, не включается доход, полученный как компенсация (возмещение) по решению суда за любые предыдущие (отчетные) периоды.

⁽⁴⁾ В то же время если перечисленные выше доходы получены единоналожником в рамках его предпринимательской деятельности, то, на наш взгляд, такие суммы было бы логично отражать в графе 2 КУД в составе доходов (например, физическое лицо, выступая по договору как частный предприниматель на едином налоге, получает от другого субъекта хозяйствования доход в виде роялти). Однако из норм НКУ такой порядок не следует.

⁽⁵⁾ Обычная цена — цена товаров (работ, услуг), определенная сторонами договора, если иное не установлено НКУ. Если не доказано обратное, считается, что такая обычная цена соответствует уровню рыночных цен (п.п. 14.1.71 НКУ).

Номер графы

Название графы/порядок заполнения

1

2

1

«Дата»

Указывается дата осуществления записи в Книге.
Согласно п. 5 Порядка ведения КУДР записи в ней делаются по итогам рабочего дня, в котором получены доходы или понесены расходы.

«Витрати, пов'язані з придбанням товарів (робіт, послуг)»

2, 3

«вид витрат» — графа 2
«сумма без ПДВ, грн.» — графа 3

Согласно п. 6.5 Порядка ведения КУДР в графах 2 и 3 отражаются расходы, связанные с приобретением товаров
(работ, услуг) без НДС, в том числе:
 — суммы, которые платятся согласно договору поставщику (продавцу), за вычетом непрямых налогов (НДС, акциза);
 — суммы ввозной пошлины;
 — суммы непрямых налогов в связи с приобретением товаров (работ, услуг), которые не возмещаются плательщикам налога (за исключением НДС);
 — транспортно-заготовительные расходы;
 — другие расходы, которые непосредственно связаны с приобретением товаров (работ, услуг) и доведением их до состояния, в котором они пригодны для использования в запланированных целях.
Единоналожник заполняет графы 2 и 3 на дату фактического осуществления таких расходов, т. е. по факту их оплаты. Таким образом, основанием для внесения записи о понесенных расходах в разделе ІІ КУДР является подтверждающий документ о перечислении средств с текущего счета предпринимателя или об оплате расходов наличными денежными средствами (банковская выписка, корешок приходного кассового ордера, квитанция об оплате, чек РРО и т. п.).
Отметим, что предприниматель не должен каждую оплату поставщикам показывать в графах 2 и 3 отдельными строками. Если в течение дня единоналожник уплатил средства за товары (работы, услуги) нескольким поставщикам, то в графе 2 можно записать «приобретение товаров (работ, услуг)», а в графе 3 — указать общую сумму таких расходов за день.
Комиссионер отражает в этой графе суммы перечисленные комитенту от реализации товаров (работ, услуг), проданных в рамках таких договоров.
Что касается выплат доверителям (исполнителям) по договорам поручения, агентским договорам и договорам транспортного экспедирования, то, на наш взгляд, единоналожник не должен отражать их в КУДР составе расходов. Предприниматель не приобретает товары (работ, услуги) в рамках этих договоров, он лишь выступает от имени доверителя (исполнителя) в сделках по продаже таких товаров (работ, услуг). Эти суммы являются для предпринимателя транзитными, поэтому не подлежат отражению ни в составе доходов, ни в составе расходов⁽¹⁾

4

«Витрати на оплату праці найманих працівників, грн.»

В данной графе отражается начисленная сумма зарплаты наемным работникам без вычета удержанной суммы НДФЛ и ЕВС «снизу» (т. е. «грязная» сумма зарплаты).
Запись в графе 4 осуществляется на дату фактического осуществления расходов, т. е. в день выплаты зарплаты

5

«Єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, грн.»

В этой графе отражается сумма ЕВС «сверху», начисленная на зарплату наемных работников. Запись в КУДР делается в день фактической уплаты данной суммы.
Уплаченный единоналожником ЕВС «за себя» (34,7 % от МЗП, действующей в соответствующем месяце), по нашему мнению, в графе 5 не отражается. Эта сумма приводится в графе 6 раздела ІІ КУДР

6

«Інші витрати, грн.»

Здесь отражаются все прочие расходы, не отраженные в предыдущих графах раздела ІІ КУДР, которые несет единоналожник в рамках предпринимательской деятельности (п. 6.8 Порядка ведения КУДР). Сюда, в частности, относятся расходы на:
 — связь (телефон, Интернет);
 — аренду;
 — коммунальные платежи;
 — уплату единого налога;
 — уплату ЕВС «за себя»;
 — рекламу;

6

— услуги нотариуса;
 — другие налоги и сборы, уплаченные единоналожником (кроме сумм удержанного НДФЛ и ЕВС с зарплаты наемных работников);
 — проценты за кредит. Что касается оплаты тела кредита, то, по нашему мнению, эти суммы не должны включаться в расходы предпринимателя (при получении кредита предприниматель не отражает доходы, а при его возврате не должен отражать расходы)⁽¹⁾.
Стоимость приобретенных единоналожником, в том числе и как субъектом хозяйствования, необоротных активов (основных средств, нематериальных активов, прочих необоротных активов) в КУДР, по всей видимости, отражать не нужно. Анализ п.п. 1 п. 292.1 НКУ наводит на мысль, что расходы на приобретение таких объектов (даже если они используются в предпринимательской деятельности), так же, как и последующие доходы в случае их продажи, выведены законодателями из предпринимательских доходов-расходов

7

«Всього, грн. (гр. 3 + гр. 4 + гр. 5 + гр. 6)»

В этой графе определяется общая сумма понесенных предпринимателем расходов согласно формуле (гр. 3 + гр. 4 + гр. 5 + гр. 6)

⁽¹⁾ Четкий перечень расходов единоналожника в главе 1 раздела XIV НКУ не установлен. По нашему мнению, доходы и расходы предпринимателя должны быть сбалансированы: если определенные суммы не включаются в доходы при их получении, то и при их перечислении их не надо отражать в составе расходов. В то же время сумма отраженных единоналожником расходов в КУДР, как мы говорили выше, носит справочный характер и не влияет на объект налогообложения, поэтому не исключаем желания проверяющих видеть здесь любые фактические расходования денежных средств в ходе ведения ими предпринимательской деятельности в наличной или безналичной форме.