Книги підприємців-єдиноподатників: рекомендації щодо заповнення

Книги можна вести в електронному вигляді за наявності електронного цифрового підпису

Витяг із листа ДПСУ від 26.12.11 р. № 10406/7/18-4017

«Ураховуючи викладене, Державна податкова служба України не заперечує щодо ведення платниками податків в електронному вигляді документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів (подання їх до органу державної податкової служби, зокрема, при проведенні перевірки) за умови дотримання платником податку вимог, визначених законодавством, а саме:

— такі документи підписуватимуться електронним цифровим підписом, посилений сертифікат якого надано платником податків до органу державної податкової служби відповідно до договору про визнання електронних документів, укладеного з органом державної податкової служби*;

— при проведенні перевірок посадові особи органу державної податкової служби будуть отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки.»

Номер графи

Назва графи/порядок заповнення

1

2

1

«Дата»

Тут проставляється дата запису — робочий день, за результатами якого здійснюється запис у Книзі.

Якщо підприємець у якийсь день не отримував доходи і не зазнавав витрат, то за цей день здійснювати запис у Книзі з прокресленнями, на наш погляд, не потрібно.

Також немає необхідності вносити з прокресленнями вихідні та святкові дні, в які підприємець не працював

«Дохід від провадження діяльності*»

«вартість проданих товарів, виконаних робіт, наданих послуг»

2

«сума, грн.»

Тут відображаються суми, що включаються в дохід, отриманий єдиноподатником у грошовій формі (готівковій та/або безготівковій) згідно з вимогами ПКУ. Дохід відображається за датою надходження коштів до каси або на поточний рахунок, тобто за «касовим» методом.

У цій графі, зокрема, відображаються:

1) виручка від реалізації товарів (робіт, послуг). Причому якщо підприємець отримує дохід від декількох видів діяльності, то розбивати його на окремі рядки за видами доходу не потрібно. Сума виручки за день показується загальною сумою одним рядком. Якщо підприємець є платником ПДВ, то у графі 2 КОДВ він відображає у складі доходів суму виручки за мінусом ПДВ⁽¹⁾;

2) винагорода агента (повіреного), який діє на підставі агентського договору, договору доручення, договору транспортного експедирування. Повірений (агент), за нашим переконанням, має показувати у Книзі лише суму винагороди, у тому числі й у разі, якщо він утримує її із сум, що надійшли від покупця (замовника), а не отримує окремо від довірителя (виконавця). Інакше (якщо посередник відображатиме в графі 2 всі суми, що проходять через нього транзитом), він необґрунтовано завищить свої доходи;

3) виручка, отримана єдиноподатником-комісіонером від продажу товарів у межах договору комісії. Підкреслимо, що комісіонер зобов'язаний уключати собі в доходи всю суму виручки, що надійшла від продажу, а не лише суму комісійної винагороди;

2

4) дохід від надання майна в оренду, якщо такий дохід отримано в межах підприємницької діяльності. Якщо підприємець отримує від орендаря відшкодування комунальних послуг, то, на наш погляд, ці суми він також має відобразити у складі своїх доходів. Тут слід пам'ятати: якщо фізична особа здає в оренду майно не як приватний підприємець, тобто отримує «громадянський», а не підприємницький дохід, то такі суми не відображаються у складі доходів ні у Книгах, ні в Декларації з ЄП. Причому це правило діє навіть у тому випадку, якщо орендна плата надходить на підприємницький рахунок єдиноподатника, хоча такої ситуації для запобігання спорам з податківцями краще уникати⁽²⁾;

5) дохід від продажу іноземної валюти. На нашу думку, єдиноподатник має включати до складу доходів додатну різницю (за її наявності) між сумою гривень, виручених від продажу валюти, і собівартістю такої валюти, що визначається як еквівалент проданої валюти за курсом НБУ на дату продажу (докладніше див. консультацію «Додатна різниця, що виникла при продажу валюти, потрапляє в доходи єдиноподатника» на с. 46 цього номера);

6) штрафні санкції (пеня, неустойка), отримані єдиноподатником за порушення договірних зобов'язань, у тому числі й за рішенням суду⁽³⁾.

У графі 2 не відображаються:
— транзитні суми, що проходять у межах договорів доручення, агентських договорів і договорів транспортного експедирування;
— суми отриманих кредитів (незалежно від строку їх повернення, у межах 1 року чи після);
— суми коштів цільового призначення, що надійшли від Пенсійного фонду та інших фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування, з бюджетів або державних цільових фондів, у тому числі в межах державних або місцевих програм;
— пасивні доходи у вигляді процентів, дивідендів, роялті, страхові виплати і відшкодування (п.п. 1 п. 292.1 ПКУ). Такі доходи є «громадянськими» та обкладаються ПДФО в порядку, установленому розділом IV ПКУ⁽⁴⁾;
— доходи, отримані від продажу рухомого та нерухомого майна, що належить на праві власності фізичній особі та використовується в її господарській діяльності. Такі доходи є «громадянськими» та обкладаються ПДФО в порядку, установленому розділом IV ПКУ;
— додатні курсові різниці, що виникли при перерахунку на кінець звітного періоду залишку коштів в іноземній валюті та при погашенні заборгованості, вираженої в іноземній валюті (докладніше див. консультацію «Додатна різниця, що виникла при продажу валюти, потрапляє в доходи єдиноподатника» на с. 46 цього номера).

3

«сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати, грн.»

Як випливає з назви цієї графи, тут відображається сума коштів (аванс, передоплата), що повертається платником єдиного податку покупцю товару (робіт, послуг) унаслідок повернення товару, розірвання договору або за листом-заявкою про повернення коштів.

При заповненні цієї графи слід ураховувати, що єдиноподатник повинен мати підтверджуючі документи про повернення коштів покупцю (квитанцію про повернення, видатковий касовий ордер тощо).

4

«скоригована сума доходу, грн. (гр. 2 - гр. 3)»

Показник цієї графи розраховується за наведеною в ній формулою (гр. 2 - гр. 3) і надалі бере участь при визначенні загального доходу єдиноподатника

5

«вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), грн.»

Вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) уключається в дохід єдиноподатника згідно з п. 292.3 ПКУ. Такий дохід відображається за датою фактичного отримання єдиноподатником таких товарів (робіт, послуг). При безоплатних передачах завжди проблемним є питання з визначенням вартості таких товарів (робіт, послуг). І хоча про звичайні ціни в цьому питанні у главі 1 розділу XIV ПКУ немає жодного слова, найімовірніше, при визначенні доходу за такими операціями перевіряючі приймуть за основу саме їх⁽⁵⁾. Причому якщо для першої та другої груп це питання не має такого принципового значення, то для інших груп єдиноподатників, які сплачують податок за ставкою 3 або 5 % від суми отриманого доходу, це питання набагато важливіше. У зв'язку з цим суб'єктам господарювання слід підготуватися до запитань перевіряючих про обґрунтованість такої вартості. Бажано, щоб у договорі про безоплатне надання майна або в акті приймання-передачі, накладній тощо було зазначено вартість товару (робіт, послуг), що передається без оплати.

Наприклад, єдиноподатник веде свою діяльність у приміщенні, наданому йому за договором про безоплатне користування.
У такому разі рекомендуємо внести зміни до цього договору і довідково вказати суму щомісячної плати за користування таким приміщенням. Або єдиноподатник може звернутися до незалежних експертів (наприклад, суб'єктів, які займаються оцінною діяльністю у сфері нерухомості) із запитом про ринкову вартість щомісячної плати за приміщення, що ним орендується. Визначену вибраним способом суму доходу у вигляді безоплатно отриманої послуги з користування приміщенням єдиноподатник має щомісяця (як правило, останнім календарним днем звітного місяця) відображати у графі 5 КОД і розділу І КОДВ.

5

Крім того, вважаємо, що в цій графі доречно відображати:

1) суми поворотної фінансової допомоги, якщо її отримано та не повернено протягом 12 календарних місяців з дня її отримання. Незалежно від того, на який строк надано фіндопомогу, при отриманні її суму не потрібно відображати в доходах. До доходів ця сума потрапить лише тоді, якщо вона залишиться неповерненою після закінчення 12 місяців від дня отримання (у день закінчення 12 місяців з моменту отримання такої допомоги). Якщо поворотну фіндопомогу повернено протягом 12 календарних місяців з дня її отримання, то у КОД (КОДВ) її суму відображати не потрібно;

2) суми фінансової допомоги, наданої на безповоротній основі

6

«сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, грн.»

До доходів єдиноподатника за новими правилами включається сума кредиторської заборгованості, щодо якої минув строк позовної давності. Датою відображення такого доходу є дата списання простроченої кредиторської заборгованості (п. 292.6 ПКУ).

Загальний строк позовної давності становить три роки (ст. 257 ЦКУ). При цьому відлік цього строку починається з дня, коли особа дізналася або могла дізнатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила (ч. 1 ст. 261 ЦКУ). Наприклад, за договором строк оплати за відвантажений товар — не пізніше 30 календарних днів після відвантаження. Відповідно, з 31-го календарного дня після відвантаження починається відлік трирічного строку позовної давності.

За зобов'язаннями, строк виконання яких не визначено або визначено моментом вимоги, закінчення строку позовної давності починається з дня, коли у кредитора виникло право пред'явити вимогу про виконання зобов'язання (ч. 5 ст. 261 ЦКУ)

7

«Усього, грн. (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6)»

У цій графі за наведеною в ній формулою (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6) визначається загальна сума доходу, що обкладається єдиним податком. Показник цього рядка враховуватиметься при порівнянні з граничним доходом, що дає право роботи на спрощеній системі оподаткування. Єдиноподатники третьої групи застосовують ставку 3 або 5 % до суми доходу, відображеного у графі 7 КОД або КОДВ за підсумками звітного (податкового) періоду.

«Дохід, що оподатковується за ставкою 15 %»

8 — 9

«вид доходу» — графа 8

«сума, грн.» — графа 9

В описі до цих граф КОД і КОДВ зазначено, що тут відображаються вид доходів (графа 8) та сума у гривнях (графа 9), оподатковуваних за ставкою 15 % згідно з пп. 2 — 4 п. 293.4 ПКУ.

У свою чергу, відповідно до п. 293.4 ПКУ ставка єдиного податку встановлюється для платників єдиного податку першої, другої та третьої груп у розмірі 15 %:

1) до суми перевищення обсягу доходу, визначеного в п.п. 1, 2 і 3 п. 291.4 ПКУ;

2) до доходу, отриманого від здійснення діяльності, не зазначеної у свідоцтві платника єдиного податку, віднесеного
до першої чи другої групи (єдиноподатники гр. 3 сплачують з такого доходу звичайну ставку податку);

3) до доходу, отриманого при застосуванні негрошового способу розрахунків;

4) до доходу, отриманого від здійснення видів діяльності, що не дають право застосовувати спрощену систему оподаткування.

Як випливає із самої форми Книг, у графах 8 і 9 не відображаються доходи в сумі перевищення встановленого річного обсягу доходів (для першої групи — понад 150 тис. грн., для другої групи — понад 1 млн грн., для третьої групи — 3 млн грн.) —
їх зазначено в п.п. 1 п. 293.4 ПКУ. Отже, нічого не залишається, як відображати ці суми у графі 2 КОД і КОДВ

⁽¹⁾ Суми ПДВ не включаються до складу доходу єдиноподатника (п.п. 1 п. 292.11 ПКУ).

⁽²⁾ Це стосується будь-яких «цивільних» доходів, отриманих такою фізичною особою. У Книгах і, відповідно, Декларації з ЄП відображаються лише ті доходи, які отримано фізичною особою як підприємцем.

⁽³⁾ При цьому потрібно враховувати, що згідно з п. 292.15 ПКУ при визначенні обсягу доходу, що дає право зареєструватися платником єдиного податку та/або перебувати на спрощеній системі оподаткування в наступному податковому (звітному) періоді, не включається дохід, отриманий як компенсація (відшкодування) за рішенням суду за будь-які попередні (звітні) періоди.

⁽⁴⁾ Водночас, якщо перелічені вище доходи отримано єдиноподатником у межах його підприємницької діяльності, то, на наш погляд, такі суми було б логічно відображати у графі 2 КОД у складі доходів (наприклад, фізична особа, виступаючи за договором як приватний підприємець на єдиному податку, отримує від іншого суб'єкта господарювання дохід у вигляді роялті). Однак із норм ПКУ такий порядок не випливає.

⁽⁵⁾ Звичайна ціна — ціна товарів (робіт, послуг), визначена сторонами договору, якщо інше не встановлено ПКУ. Якщо не доведено протилежне, вважається, що така звичайна ціна відповідає рівню ринкових цін (п.п. 14.1.71 ПКУ).

Номер графи

Назва графи/порядок заповнення

1

2

1

«Дата»

Проставляється дата здійснення запису у Книзі.
Згідно з п. 5 Порядку ведення КОДВ записи в ній здійснюються за підсумками робочого дня, в якому отримано доходи або понесено витрати

«Витрати, пов'язані з придбанням товарів (робіт, послуг)»

2, 3

«вид витрат» — графа 2
«сума без ПДВ, грн.» — графа 3

Відповідно до п. 6.5 Порядку ведення КОДВ у графах 2 і 3 відображаються витрати, пов'язані з придбанням товарів (робіт, послуг) без ПДВ, у тому числі:
— суми, що сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю), за вирахуванням непрямих податків (ПДВ, акцизу);
— суми ввізного мита;
— суми непрямих податків у зв'язку з придбанням товарів (робіт, послуг), що не відшкодовуються платникам податку (за винятком ПДВ);
— транспортно-заготівельні витрати;
— інші витрати, безпосередньо пов'язані з придбанням товарів (робіт, послуг) і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання із запланованою метою.
Єдиноподатник заповнює графи 2 і 3 на дату фактичного здійснення таких витрат, тобто за фактом їх оплати. Таким чином, підставою для внесення запису про понесені витрати до розділу ІІ КОДВ є підтверджуючий документ про перерахування коштів з поточного рахунка підприємця або про оплату витрат готівковими грошовими коштами (банківська виписка, корінець прибуткового касового ордера, квитанція про оплату, чек РРО тощо).
Зауважимо, що підприємець не повинен кожну оплату постачальникам показувати у графах 2 і 3 окремими рядками. Якщо протягом дня єдиноподатник сплатив кошти за товари (роботи, послуги) декільком постачальникам, то у графі 2 можна записати «придбання товарів (робіт, послуг)», а у графі 3 вказати загальну суму таких витрат за день.
Комісіонер відображає в цій графі перераховані комітенту суми від реалізації товарів (робіт, послуг), проданих у межах таких договорів.
Що стосується виплат довірителям (виконавцям) за договорами доручення, агентськими договорами і договорами транспортного експедирування, то, на наш погляд, єдиноподатник не повинен відображати їх у КОДВ у складі витрат. Підприємець не придбаває товари (роботи, послуги) в межах цих договорів, він лише виступає від імені довірителя (виконавця) в операціях з продажу таких товарів (робіт, послуг). Ці суми є для підприємця транзитними, а тому не підлягають відображенню ні у складі доходів, ні у складі витрат⁽¹⁾

4

«Витрати на оплату праці найманих працівників, грн.»

У цій графі відображається нарахована сума зарплати найманим працівникам без вирахування утриманої суми ПДФО та ЄВС «знизу» (тобто «грязна» сума зарплати).
Запис у графі 4 здійснюється на дату фактичного понесення витрат, тобто в день виплати зарплати

5

«Єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, грн.»

У цій графі відображається сума ЄВС «зверху», нарахована на зарплату найманих працівників. Запис у КОДВ робиться в день фактичної виплати цієї суми.
Сплачений єдиноподатником ЄВС «за себе» (34,7 % від МЗП, що діє у відповідному місяці), на нашу думку, у графі 5 не відображається. Ця сума наводиться у графі 6 розділу ІІ КОДВ

6

«Інші витрати, грн.»

Тут відображаються всі інші витрати, не відображені в попередніх графах розділу ІІ КОДВ, які несе єдиноподатник у межах підприємницької діяльності (п. 6.8 Порядку ведення КОДВ). Сюди, зокрема, належать витрати на:
— зв'язок (телефон, Інтернет);
— оренду;
— комунальні платежі;
— сплату єдиного податку;
— сплату ЄВС «за себе»;

— рекламу;

— послуги нотаріуса;

6

— інші податки та збори, сплачені єдиноподатником (крім сум утриманих ПДФО та ЄВС із зарплати найманих працівників);
— проценти за кредит. Що стосується оплати тіла кредиту, то, на нашу думку, ці суми не повинні включатися до витрат підприємця (при отриманні кредиту підприємець не відображає доходи, а при його поверненні не повинен відображати витрати) ⁽¹⁾.
Вартість придбаних єдиноподатником, у тому числі й як суб'єктом господарювання, необоротних активів (основних засобів, нематеріальних активів, інших необоротних активів) у КОДВ, очевидно, відображати не потрібно. Аналіз п.п. 1 п. 292.1 ПКУ наводить на думку, що витрати на придбання таких об'єктів (навіть якщо вони використовуються в підприємницькій діяльності), так само, як і подальші доходи в разі їх продажу, виведено законодавцями з підприємницьких доходів-витрат

7

«Всього, грн. (гр. 3 + гр. 4 + гр. 5 + гр. 6.)»

У цій графі визначається загальна сума понесених підприємцем витрат згідно з формулою (гр. 3 + гр. 4 + гр. 5 + гр. 6)

⁽¹⁾ Чіткого переліку витрат єдиноподатника у главі 1 розділу XIV ПКУ не встановлено. На нашу думку, доходи і витрати підприємця має бути збалансовано: якщо певні суми не включаються в доходи при їх отриманні, то й при їх перерахуванні їх не потрібно відображати у складі витрат. Водночас сума відображених єдиноподатником витрат у КОДВ, як зазначалося вище, має довідковий характер і не впливає на об'єкт оподаткування, тому не виключаємо бажання перевіряючих бачити тут будь-які фактичні витрачання грошових коштів під час ведення єдиноподатником підприємницької діяльності в готівковій чи безготівковій формі.