При смене местонахождения нужно внести
изменения в регистрационные данные БПД,
даже если такая БПД еще не зарегистрирована
В июле планируется смена фактического местонахождения предприятия (переезд в новый офис). Закон Украины «О защите персональных данных» требует внесения изменений в регистрационные данные по БПД, которыми владеет предприятие. Как это сделать, если БПД еще не зарегистрирована, хотя заявление о регистрации подано в конце 2011 года?
(г. Кривой Рог)
Сведения о местонахождении базы персональных данных (БПД) вносятся в Государственный реестр БПД на основании поданного владельцем БПД заявления.
Согласно п. 6 ст. 9 Закона Украины «О защите персональных данных» от 01.06.10 г. № 2297-VI (далее — Закон № 2297) владелец БПД обязан уведомлять Государственную службу Украины по вопросам защиты персональных данных (ГСЗПД) о каждом изменении сведений, необходимых для регистрации БПД, не позднее чем в течение 10 рабочих дней со дня наступления такого изменения. Для этого в ГСЗПД направляется заявление о внесении изменений в сведения, необходимые для регистрации по форме, установленной приказом Минюста «Об утверждении форм заявлений о регистрации базы персональных данных и о внесении изменений в сведения Государственного реестра баз персональных данных и порядка их предоставления» от 08.07.11 г. № 1824/5 (далее — приказ № 1824/5). Владелец отмечает «вилучити» те сведения заявления, которые изменились, а на их замену путем обозначения «додати» владелец подает новые сведения. Таким образом, получается, что при изменении местонахождения юридического лица необходимо подать два заявления: одно с удалением неправильных сведений и второе — с внесением новых данных.
Как говорит Минюст в Разъяснении «Некоторые вопросы практического применения Закона Украины «О защите персональных данных» от 21.12.11 г., свидетельство о внесении изменений в сведения, необходимые для регистрации БПД, не выдается. В таких случаях ГСЗПД принимает решение о внесении изменений путем направления владельцу БПД письма, в котором сообщает о принятом решении.
Проблема заключается в том, что форма заявления о внесении изменений требует указания в нем регистрационного номера записи в Госреестре БПД, а в связи с тем, что БПД еще не зарегистрирована, такая информация у владельца отсутствует.
С одной стороны, предприятие может дождаться регистрации БПД в Госреестре, а только потом уведомить о внесенных изменениях, обосновывая такую позицию тем, что до момента регистрации данных о БПД, собственно, нечего там и изменять. Эта позиция представляется логичной, но формулировка п. 6 ст. 9 Закона № 2297 говорит не в пользу этого подхода, ведь уведомлять ГСЗПД требуется о каждом изменении сведений, необходимых для регистрации БПД. Из этого следует, что уведомлять об изменениях нужно в 10-дневный срок с даты таких изменений, даже если БПД еще не зарегистрирована в Госреестре БПД. К такому мнению приходит и ГСЗПД (см. разъяснения ГСЗПД, размещенные на сайте www.zpd.gov.ua).
Таким образом, в течение 10 дней с момента изменения местонахождения предприятия необходимо отправить ГСЗПД (лучше почтой с уведомлением о вручении и описью вложения) письмо о данных изменениях. До регистрации БПД уполномоченное на ведение Госреестра БПД служба рекомендует составлять такое письмо в произвольной форме на фирменном бланке предприятия.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО
