При зміні місцезнаходження потрібно
внести зміни до реєстраційних даних БПД,
навіть якщо таку БПД ще не зареєстровано
У липні планується зміна фактичного місцезнаходження підприємства (переїзд до нового офісу). Закон України «Про захист персональних даних» вимагає внесення змін до реєстраційних даних щодо БПД, якими володіє підприємство. Як це зробити, якщо БПД ще не зареєстровано, хоча заяву про реєстрацію подано наприкінці 2011 року?
(м. Кривий Ріг)
Відомості про місцезнаходження бази персональних даних (БПД) вносяться до Державного реєстру БПД на підставі поданої володільцем БПД заяви.
Згідно з п. 6 ст. 9 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.10 р. № 2297-VI (далі — Закон № 2297) володілець БПД зобов'язаний повідомляти Державну службу України з питань захисту персональних даних (ДСЗПД) про кожну зміну відомостей, необхідних для реєстрації БПД, не пізніше ніж протягом 10 робочих днів з дня настання такої зміни. Для цього до ДСЗПД надсилається заява про внесення змін до відомостей, необхідних для реєстрації, за формою, установленою наказом Мін'юсту «Про затвердження форм заяв про реєстрацію бази персональних даних та про внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних і порядку їх надання» від 08.07.11 р. № 1824/5 (далі — наказ № 1824/5). Володілець позначає «вилучити» ті відомості заяви, що змінилися, а для їх заміни шляхом позначки в полі «додати» наводить нові відомості. Таким чином, виходить, що при зміні місцезнаходження юридичної особи необхідно подати дві заяви: одну — з вилученням неправильних відомостей і другу — з унесенням нових даних.
Як зазначає Мін'юст у роз'ясненні «Деякі питання практичного застосування Закону України «Про захист персональних даних» від 21.12.11 р., свідоцтво про внесення змін до відомостей, необхідних для реєстрації БПД, не видається. У таких випадках ДСЗПД приймає рішення про внесення змін шляхом надсилання володільцю БПД листа, в якому повідомляє про прийняте рішення.
Проблема полягає в тому, що форма заяви про внесення змін вимагає зазначення в ній реєстраційного номера запису в Держреєстрі БПД, а у зв'язку з тим, що БПД ще не зареєстровано, така інформація у володільця відсутня.
З одного боку, підприємство може дочекатися реєстрації БПД у Держреєстрі, а тільки потім повідомити про внесені зміни, обґрунтовуючи таку позицію тим, що до моменту реєстрації даних про БПД там, власне, нема чого і змінювати. Ця позиція здається логічною, але формулювання п. 6 ст. 9 Закону № 2297 свідчить не на користь цього підходу, адже повідомляти ДСЗПД потрібно про кожну зміну відомостей, необхідних для реєстрації БПД. Із цього випливає, що повідомляти про зміни потрібно у 10-денний строк з дати таких змін, навіть якщо БПД ще не зареєстровано в Держреєстрі БПД. Такої думки доходить і ДСЗПД (див. роз'яснення ДСЗПД, розміщені на сайті www.zpd.gov.ua ).
Таким чином, протягом 10 днів з моменту зміни місцезнаходження підприємства необхідно відправити до ДСЗПД (краще поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення) лист про ці зміни. До реєстрації БПД уповноважена на ведення Держреєстру БПД служба рекомендує складати такий лист у довільній формі на фірмовому бланку підприємства.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО
