ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ:
составляем и вносим изменения
Штатное расписание — важный документ, который ощутимо облегчает кадровую работу. Некоторые предприятия легкомысленно недооценивают значение этого документа. В сегодняшней статье расскажем, как составить штатное расписание, чем руководствоваться при его составлении, как при необходимости внести в него изменения, каковы последствия отсутствия штатного расписания на предприятии.
Яна ИНДЮХОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», y.indyukhova@id.factor.ua
Штатное расписание: основные положения
Определение штатного расписания (ШР). Четкого определения понятия «ШР» до сих пор в действующем законодательстве нет. Минтруда в письме от 27.06.07 г. № 162/06/187-07 дает следующее определение ШР: это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников. ШР содержит названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности.
ШР служит подспорьем в работе специалистов кадровой службы предприятия, на его основе с учетом других внутренних документов (например, таких как правила внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций) могут приниматься решения о приеме людей на работу, о переводе в другое структурное подразделение.
Кто разрабатывает ШР? Обязанности по разработке ШР могут быть возложены на кадровую службу или на какой-либо другой отдел предприятия (например, планово-экономический), в обязанности которого вменена эта функция. На маленьких предприятиях разработкой ШР может заниматься какой-либо один специалист (например, менеджер по кадрам, бухгалтер).
Срок действия ШР. Обычно ШР предприятия утверждается на текущий календарный год собственником предприятия или уполномоченным им органом (см. об этом в письме Минтруда от 20.01.05 г. № 18-23). По нашему мнению, даже при наличии филиалов, структурных подразделений (в том числе обособленных) ШР нужно составлять в целом по предприятию.
Копии утвержденного ШР при возникновении необходимости могут находиться в отделе кадров, бухгалтерии и других подразделениях предприятия. А утвержденный экземпляр ШР, как правило, хранится в кадровой службе.
Что касается срока действия утвержденного ШР, то его продолжительность в первую очередь зависит от того, что указано в самом ШР: если написано, что ШР вводится на 2012 год, то на 2013 год должно быть создано новое ШР. Если в ШР не сказано о сроке его действия, то с началом нового календарного года оно продолжает действовать.
Необходимость наличия ШР и ответственность за его отсутствие. Четких требований об обязательном наличии ШР на предприятии в нормах действующего законодательства нет. Но упоминания о ШР имеются. В табл. 1 приведем некоторые из них.
Таблица 1. Упоминания о ШР в действующем законодательстве
| Законодательная норма | Содержание |
| ч. 3 ст. 64 ХКУ | Предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и ШР |
| п. 8 Порядка № 70 | Наряду с другими документами (устав, личные карточки, трудовые книжки работников и т. д.) работодатель обязан предоставлять уполномоченному должностному лицу отделения Фонда соцзащиты инвалидов ШР для ознакомления и проверки |
| п. 18.6 Инструкции № 492 | По счетам юрлиц и счетам обособленных подразделений, в ШР которых нет лиц, которым может быть предоставлено право второй подписи, в банк подается заверенная в соответствии с требованиями Инструкции № 492 карточка с образцами подписей лиц, которым принадлежит право первой подписи. В этом случае при составлении карты в графе, предназначенной для указания должностей лиц, имеющих право второй подписи, делается надпись о том, что в ШР нет таких лиц |
| п. 3.5 Положения № 637 | Выдача наличности лицам, которых нет в ШР предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждое лицо, или по отдельной расходной ведомости |
| п. 4.8 Положения № 637 | Предприятия, ШР которых не предусмотрена должность кассира, исполнение его обязанностей могут возлагать в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности |
| п. 4.5.2 Порядка № 121/83 | В перечень документов, которые должен предоставить лицензиат при проверке квалификационных требований к кадровому составу работников, входит и ШР (это норма касается деятельности по организации иностранного, внутреннего, зарубежного туризма, экскурсионной деятельности) |
Судя по тому, что ШР фигурирует в вышеназванных нормативно-правовых актах, наличие ШР желательно. Дело в том, что по мнению Минтруда его отсутствие вообще следует считать нарушением требований законодательства о труде, что может повлечь привлечение к админответственности согласно ч. 1 ст. 41 КоАП — штраф от 510 до 1700 грн. (письма Минтруда от 17.06.08 г. № 165/06/186-08 и от 27.06.07 г. № 162/06/187-07). Однако, мы считаем, что само по себе отсутствие ШР не может являться нарушением законодательства о труде. Да и типовая форма ШР утверждена приказом № 57 и обязательна к применению только для бюджетников. Но хозрасчетным предприятиям не запрещено использовать эту форму как пример при разработке своего собственного ШР.
Еще на основании ШР удобно заполнять отчетность в центр занятости: отчеты о вакансиях, принятых и уволенных работников (№ 3-ПН, № 4-ПН (план), № 4-ПН (факт), № 5-ПН). Статья о заполнении отчетов № 3-ПН, № 4-ПН (план), № 4-ПН (факт) «Отчеты в центр занятости: о вакансиях, принятых и уволенных работниках» // «БН», 2011, № 29, с. 28 остается актуальной, а вот форма № 5-ПН была утверждена в обновленной редакции приказом Минсоцполитики от 14.07.11 г. № 279 (см. ком. «Отчет о принятых работниках (форма № 5-ПН) и Инструкция по его заполнению изложены в новой редакции» // «БН», 2011, № 34, с. 6)
Если у вас нет ШР, то на основании информации, предоставленной в настоящей статье, можно без проблем составить ШР и в последствии при необходимости внести в него изменения.
Механизм составления ШР
Что учитывать при составлении ШР? ШР на предприятии создают исходя из организационной структуры и численности работников на основании действующих внутренних документов, которые определяют, в частности, формы и системы оплаты труда, производственную структуру и структуру аппарата управления. Конечно же, при составлении ШР необходимо учитывать еще и действующие нормативно-правовые акты, например: Закон об оплате труда, Инструкцию № 58, Классификатор профессий, выпуски СКХПР*. В письме Минтруда от 03.10.05 г. № 36-508 говорится, что на основе СКХПР, учитывая особенности ШР, конкретные задачи и обязанности работников, составляются должностные инструкции. Подробнее к теме составления должностных инструкций мы вернемся в ближайшее время.
*См., например, Выпуск 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, который утвержден приказом Минтруда от 29.12.04 г. № 336.
Форма ШР утверждена приказом № 57 и обязательно применять ее обязаны только бюджетники. Но хозрасчетным предприятиям не запрещено использовать эту форму как пример при разработке своего собственного ШР.
Минимальное содержание ШР. ШР должно быть оформлено соответствующим образом и содержать как минимум такие сведения:
1) перечень должностей (целесообразно перечень должностей приводить в разрезе структурных подразделений и названия должностей должны соответствовать Классификатору профессий);
2) количество штатных единиц каждой должности;
3) размеры должностных окладов, установленные соответствующим внутренним документом;
4) месячный фонд заработной платы;
5) информация о размере надбавок и доплат (например, за совмещение профессий, за работу в выходные и праздничные дни, за высокие достижения в труде и пр.).
При указании должностей следует обратить внимание на такие моменты.
1. Соответствие названий должностей. Названия профессий (должностей), которые указываются в ШР, должны соответствовать Классификатору профессий, схеме должностных окладов и СКХПР и впоследствии также должны фигурировать в приказах о приеме на работу или переводе на другую работу, в записях трудовых книжек (см. письма Минтруда от 17.06.08 г. № 165/06/186-08 и от 20.01.05 г. № 18-23). Название должности (профессии), указанная в трудовой книжке, должна соответствовать, помимо Классификатору профессий, еще и Спискам № 1 и № 2 (важно для работников, которые претендуют на льготную пенсию).
2. Указание двойных должностей. В ходе составления ШР запрещено создавать «новые» должности, которые не указаны в Классификаторе профессий путем соединения имеющихся в нем должностей (например, бухгалтер-экономист, экономист-советник, водитель-грузчик). В этом случае имеет место совмещение профессий, т. е. работник, помимо своей основной работы, выполняет еще дополнительную работу и за это должен получать доплату за совмещение профессий (должностей), как это предусмотрено ст. 105 КЗоТ. Но в Классификаторе профессий есть двойные должности, которые пишутся через дефис (например, инженер-программист, экономист-статистик, врач-лаборант). Несмотря на то что название должности состоит из двух слов, это все равно одна должность.
3. Образование производных названий профессий. Разрешено от названий должностей (профессий) образовывать производные названия профессий (профессиональных названий работ, должностей) добавлением производных слов (ведущий, первый, главный, младший, сменный и др.), приведенных в приложении В к Классификатору профессий. Кроме того, названия профессий можно лаконично расширить терминами и словами, которые уточняют место работы, выполняемую работу, сферу деятельности (например, начальник отдела кадров, начальник сектора планирования).
Обычно для удобства ШР составляют так, чтобы все должности, которые есть на предприятии, отвечали самой структуре предприятия с учетом подчиненности структурных подразделений.
Заполнение граф ШР. В табл. 2 приведем информацию о заполнении граф примерного ШР, образец составления которого мы привели на рис. 1 (с. 24).
На с. 24 на рис. 1 мы привели пример ШР, а на рис. 2 — приказ о его утверждении.
Таблица 2. Заполнение граф ШР
| Название графы ШР | Что указывать |
| 1 | 2 |
| «№ п/п» | Номера структурных подразделений в порядке их подчиненности в соответствии с утвержденной структурой предприятия |
| «Название структурного подразделения» | Название структурного подразделения в соответствии с положением о структурных подразделениях (например, «Финансовая служба», «Бухгалтерия», «Отдел маркетинга» и т. д.) |
| «Должность (профессия)» | Названия должностей (профессий) согласно Классификатору профессий |
| Примечание. В этой графе записывают полные названия должностей (профессий). Несмотря на то что согласно п. 2.6 Инструкции № 286 внешние совместители не включаются в учетное количество штатных работников, все равно их нужно указать в ШР наряду с должностями основных работников. Кроме того, в ШР нужно указывать вакантные должности. Но работники, оформленные путем заключения гражданско-правовых договоров, не учитываются при составлении ШР. Некоторые предприятия практикуют в ШР указывать фамилии конкретных работников, занимающих ту или иную должность. Но, на наш взгляд, этого делать не стоит, особенно если на предприятии большая текучесть кадров, иначе придется постоянно вносить изменения в ШР. Все должности по каждому структурному подразделению лучше указывать не вперемешку, а единообразно в какой-то логичной последовательности (например, руководитель, заместители руководителя, работники (размещаются в зависимости от категории, класса, разряда). | |
| «Код по Классификатору профессий» | Код должности (профессии) в соответствии с Классификатором профессии |
| Примечание. Указывать код должности в ШР полезно как минимум по двум причинам. Первая причина — на основании ШР можно заполнять другие документы, в которых фигурирует код должности (профессии) по Классификатору профессий (например, форму № 3-ПН). Вторая причина — при заполнении этой графы ШР необходимо в любом случае обратиться к самому Классификатору профессий, а это минимизирует возможность ошибки в предыдущей графе ШР «Должность (профессия)». | |
| «Количество штатных единиц» | Количество штатных единиц для каждой должности (профессии) по каждому структурному подразделению и в целом по предприятию |
| Примечание. Показатель количества штатных единиц определяется путем расчета. В силу разных причин (например, неполное рабочее время, работа совместителя) количество штатных единиц может быть меньше 1 (например, если работник работает неполный рабочий день и труд его оплачивается в размере 50 % от полного оклада; два работника, оформленные на полставки, могут составлять одну единицу должности). Рассчитывая количество штатных единиц, можно воспользоваться, например, такимим документами, как: 1) Методика расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденная приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222; 2) Межотраслевые нормативы численности работников, занятых отбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, утвержденные приказом Минтруда от 18.12.03 г. № 341; 3) Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минтруда от 26.09.03 г. № 269; 4) Межотраслевые нормы численности работников юридической службы, утвержденные приказом Минтруда от 11.05.04 г. № 108; 5) Межотраслевые нормы численности рабочих, обслуживающих общественные здания (здания управлений, конструкторские и проектные организации), утвержденные приказом Минтруда от 11.05.04 г. № 105. | |
| «Должностной оклад (тарифная ставка)» | По каждой должности, группе штатных единиц работников соответствующей профессии и квалификации нужно указать размер должностного оклада (тарифной ставки) в соответствии с установленными на предприятии условиями оплаты труда |
| Примечание. В ШР можно указать одинаковые название должностей (профессий), но с разным уровнем оплаты труда. При этом нужно иметь в виду, что размер зарплаты целесообразно устанавливать в зависимости от сложности и условий выполняемой работы, профессионально-деловых качеств работника, результатов его труда и хозяйственной деятельности предприятия (ч. 2 ст. 1 Закона об оплате труда). Кроме того, нельзя установить оклад ниже законодательно установленного размера МЗП (размеры МЗП в 2012 году см. в Шпаргалке бухгалтера // «БН», 2012, № 6, с. 21). При этом МЗП не включает доплаты, надбавки и другие поощрительные и компенсационные выплаты. И если представители вашего предприятия участвовали в подписании Генсоглашения, то его нормы также нужно учесть при установлении должностных окладов (см. статью «Новое генеральное соглашение: работодатель, будь в курсе!» // «БН», 2011, № 22, с. 27). Если на предприятии установлены часовые тарифные ставки, то в этой графе следует указать часовую тарифную ставку и средневзвешенную месячную тарифную ставку. | |
| «Сдельная оплата труда» | На наш взгляд, в ШР необходимо также включать работников, которые работают на условиях сдельной оплаты труда. Для них целесообразно ввести графы «Норма выработки», в которой указывать плановые нормы и «Сдельные расценки» |
| «Надбавки (доплаты)» | Надбавки и доплаты в соответствии с действующим законодательством либо установленные в коллективном договоре |
| Примечание. Ознакомиться с тем, какие бывают надбавки и доплаты можно, заглянув, например, в п.п. 2.2.1 Инструкции № 5. Размер надбавки (доплаты) можно установить в фиксированной сумме, которая из месяца в месяц изменяться не будет. А можно установить в процентах от оклада, тогда размер надбавки (доплаты) будет изменяться при изменении оклада. В ШР указываются исключительно постоянные надбавки и доплаты. Информация о надбавках и доплатах, которые имеют разовый характер, обычно содержится во внутренних документах предприятия, например, в приказе или распоряжении руководителя. | |
| «Месячный фонд заработной платы» | Сумма должностного оклада, надбавок и доплат по каждой должности. Итоговый показатель указывается в строке «Всего по предприятию» |
Как внести изменения в ШР
Причины внесения изменений в ШР . Изменения в ШР могут вноситься по разным причинам. Некоторые из них перечислены в письме Минтруда от 20.01.05 г. № 18-23, например:
1) при изменении структуры предприятия (в частности, ликвидация структурных подразделений, создание новых);
2) при введении новых штатных единиц или выведении действующих;
3) при реформировании организации производства и труда (например, при изменении существенных условий труда — размеров оплаты труда, разрядов, названий должностей и т. д.).
Изменения в ШР можно вносить двумя способами: переиздать его в новой редакции или внести изменения в действующую редакцию. Какой способ выбрать — решать вам.
Незначительные изменения в ШР можно вносить на основании приказа о внесении изменений в действующую редакцию ШР, в котором нужно объяснить причины и суть вносимых изменений. В этом случае ШР в новой редакции можно не переиздавать.
Количество изменений, которые можно вносить в ШР в течение календарного года, не ограничено — все зависит от деятельности предприятия.
Пример приказа о внесении изменений в ШР приведен на рис. 3 на с. 24.
В случае когда в течение календарного года кардинально меняется организационная структура предприятия, изменяются должностные оклады, то тогда лучше издать новую редакцию ШР. Оформляют это по аналогии с изданием ШР на текущий год, но указав, что излагается в новой редакции (можно взять за основу рис. 1 и 2 на с. 24).
Обратите внимание: если на предприятии планируется изменение существенных условий труда, то тогда об этом факте нужно уведомить работников не позднее чем за 2 месяца до внедрения этих изменений (ст. 32, 103 КЗоТ).
Рис. 1. Образец составления ШР на 2012 год
Рис. 2. Образец приказа об утверждении ШР
Рис. 3. Образец приказа о внесении изменений в ШР
Сроки хранения ШР
Сроки хранения документов, которые создаются в ходе деятельности предприятий, на сегодня установлены Перечнем № 41. Однако он с 01.01.13 г. прекратит свое действие. Его заменит Перечень № 578/5. В связи с этим в табл. 3 приведем сроки хранения ШР и некоторых документов, связанных с ним, действующие сейчас, в течение 2012 года, и новые сроки, установленные Перечнем № 578/5, которые будут действовать с 01.01.13 г.
В этих Перечнях № 41 и № 578/5 сроки хранения указаны в разрезе двух видов предприятий, в зависимости от того, образуются в ходе их деятельности документы Национального архивного фонда или нет. Ввиду того что в деятельности предприятий, которые являются нашей целевой аудиторией, в большинстве случаев не образуются документы, представляющие ценность для Национального архивного фонда, мы приведем сроки хранения именно для таких предприятий.
Таблица 3. Сроки хранения ШР и других документов, связанных с учетом штатов
| Документ | Сроки хранения | ||
| до 01.01.13 г. | с 01.01.13 г. | ||
| ШР и перечни изменений к ним | по месту составления | 3 года | 75 лет |
| в других организациях | 3 года | ||
| Проекты ШР, документов (справки, выводы, отзывы) по их разработке | 3 года | ||
| Переписка об утверждении и изменении штатов | 1 год | ||
Как видим, с 01.01.13 г. значительно продлится срок хранения ШР и перечней изменений к ним по месту составления — их нужно будет хранить в течение 75 лет. Сроки хранения проектов ШР, документов по их разработке и переписке об утверждении и изменении штатов не изменятся.
Документы и сокращения статьи
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
ХКУ — Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.03 г. № 436-IV.
Закон об оплате труда — Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.
Порядок № 70 — Порядок проведения проверки предприятий, учреждений, организаций и физических лиц, использующих наемный труд, утвержденный постановлением КМУ от 31.01.07 г. № 70.
Инструкция № 492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492.
Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минсоцзащиты, Минюста от 29.07.93 г. № 58.
Инструкция № 286 — Инструкция по статистике количества работников, утвержденная приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.
Порядок № 121/83 — Порядок контроля за соблюдением лицензионных условий осуществления хозяйственной деятельности по организации иностранного, внутреннего, зарубежного туризма, экскурсионной деятельности, утвержденный приказом Госкомпредпринимательства и Гостурадминистрации от 14.11.02 г. № 121/83.
Приказ № 57 — приказ МФУ «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.02 г. № 57.
Классификатор профессий — Национальный классификатор профессий Украины ДК 003:2010, утвержденный приказом Госкомтехрегулирования от 28.07.10 г. № 327.
Список № 1 — Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых полный рабочий день дает право на пенсию по возрасту на льготных условиях, утвержденный постановлением КМУ от 16.01.03 г. № 36.
Список № 2 — Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей на работах с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых полный рабочий день дает право на пенсию по возрасту на льготных условиях, утвержденный приказом КМУ от 16.01.03 г. № 36.
Генсоглашение — Генеральное соглашение о регулировании основных принципов и норм реализации социально-экономической политики и трудовых отношений в Украине на 2010 — 2012 годы, принятое 09.11.10 г.
Перечень № 41 — Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главархива при КМУ от 20.07.98 г. № 41.
Перечень № 578/ 5 — Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (вступит в силу с 01.01.13 г.).
ШР — штатное расписание.
МЗП — минимальная заработная плата.
СКХПР — Справочник квалификационных характеристик профессий работников.
