ШТАТНИЙ РОЗПИС:
складаємо та вносимо зміни
Штатний розпис є важливим документом, що відчутно полегшує кадрову роботу. Деякі підприємства легковажно недооцінюють значення цього документа. У сьогоднішній статті розповімо, як скласти штатний розпис, чим керуватися при його складанні, як за необхідності внести до нього зміни, які наслідки відсутності штатного розпису на підприємстві.
Яна ІНДЮХОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор», y.indyukhova@id.factor.ua
Штатний розпис: основні положення
Визначення штатного розпису (ШР). Чіткого визначення поняття «ШР» у чинному законодавстві досі немає. Мінпраці в листі від 27.06.07 р. № 162/06/187-07 дає таке визначення ШР: це документ, що встановлює для цього підприємства, установи, організації структуру, штати й посадові оклади працівників. ШР містить назви посад, чисельність персоналу та оклади за кожною посадою.
ШР є підмогою в роботі фахівців кадрової служби підприємства, на його підставі з урахуванням інших внутрішніх документів (таких, наприклад, як правила внутрішнього трудового розпорядку, посадових інструкцій) можуть прийматися рішення про прийняття людей на роботу, про переведення до іншого структурного підрозділу.
Хто розробляє ШР? Обов'язки щодо розробки ШР може бути покладено на кадрову службу або на будь-який інший відділ підприємства (наприклад, планово-економічний), до обов'язків якого включено цю функцію. На маленьких підприємствах розробкою ШР може займатися якийсь один фахівець (наприклад, менеджер з кадрів, бухгалтер).
Строк дії ШР. Зазвичай ШР підприємства затверджується на поточний календарний рік власником підприємства або уповноваженим ним органом (див. про це в листі Мінпраці від 20.01.05 р. № 18-23). На нашу думку, навіть за наявності філій, структурних підрозділів (у тому числі відокремлених) ШР потрібно складати в цілому по підприємству.
Копії затвердженого ШР за необхідності можуть знаходиться у відділі кадрів, бухгалтерії і інших підрозділах підприємства. А затверджений примірник ШР, як правило, зберігається в кадровій службі.
Що стосується строку дії затвердженого ШР, то його тривалість насамперед залежить від того, що зазначено в самому ШР: якщо написано, що ШР запроваджується на 2012 рік, то на 2013 рік має бути створено новий ШР. Якщо в ШР не вказано строк його дії, то з початком нового календарного року він продовжує діяти.
Необхідність наявності ШР та відповідальність за його відсутність. Чітких вимог щодо обов'язкової наявності ШР на підприємстві в нормах чинного законодавства немає. Але згадки про ШР є. У таблиці 1 наведемо деякі з них.
Таблиця 1. Згадки про ШР у чинному законодавстві
| Законодавча норма | Зміст |
| Ч. 3 ст. 64 ГКУ | Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників та ШР |
| П. 8 Порядку № 70 | Разом з іншими документами (статут, особові картки, трудові книжки працівників тощо) роботодавець зобов'язаний надавати уповноваженій посадовій особі відділення Фонду соцзахисту інвалідів ШР для ознайомлення та перевірки |
| П. 18.6 | Щодо рахунків юридичних осіб та рахунків відокремлених підрозділів, у ШР яких немає осіб, яким може бути надано право другого підпису, до банку подається засвідчена відповідно до вимог Інструкції № 492 картка зі зразками підписів осіб, яким належить право першого підпису. У цьому випадку при складанні картки у графі, призначеній для зазначення посад осіб, котрі мають право другого підпису, здійснюється напис про те, що в ШР немає таких осіб |
| П. 3.5 | Видача готівки особам, яких немає у ШР підприємства, провадиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою видатковою відомістю |
| П. 4.8 | Підприємства, у ШР яких не передбачено посаду касира, виконання його обов'язків можуть покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність |
| П.п. 4.5.2 | До переліку документів, які повинен надати ліцензіат при перевірці кваліфікаційних вимог до кадрового складу працівників, входить і ШР (це норма стосується діяльності з організації іноземного, внутрішнього, зарубіжного туризму, екскурсійної діяльності) |
Судячи з того, що ШР фігурує у названих вище нормативно-правових актах, його наявність є бажаною. Справа в такому: на думку Мінпраці, відсутність ШР узагалі слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, яке може спричинити притягнення до адмінвідповідальності згідно з ч. 1 ст. 41 КУпАП — штраф від 510 до 1700 грн. (листи Мінпраці від 17.06.08 р. № 165/06/186-08 і від 27.06.07 р. № 162/06/187-07). Однак ми вважаємо, що власне відсутність ШР не може бути порушенням законодавства про працю. Та й типова форма ШР, затверджена наказом № 57, є обов'язковою до застосування лише для бюджетників. Але госпрозрахунковим підприємствам не заборонено використовувати цю форму як приклад при розробці свого власного ШР.
Ще на підставі ШР зручно заповнювати звітність до центру зайнятості: звіти про вакансії, прийнятих і звільнених працівників (№ 3-ПН, № 4-ПН (план), № 4-ПН (факт), № 5-ПН). Стаття про заповнення звітів № 3-ПН, № 4-ПН (план), № 4-ПН (факт) «Звіти до центру зайнятості: про вакансії, прийнятих і звільнених працівників» // «БТ», 2011, № 29, с. 28 залишається актуальною, а от форму № 5-ПН було затверджено в оновленій редакції наказом Мінсоцполітики від 14.07.11 р. № 279 (див. ком. «Звіт про прийнятих працівників (форма № 5-ПН) та Інструкцію щодо його заповнення викладено в новій редакції» // «БТ», 2011, № 34, с. 6)
Якщо у вас немає ШР, то на підставі інформації, наведеної в цій статті, можна без проблем скласти ШР і надалі за необхідності внести до нього зміни.
Механізм складання ШР
Що враховувати при складанні ШР? ШР на підприємстві створюють виходячи з організаційної структури та чисельності працівників на підставі чинних внутрішніх документів, які визначають, зокрема, форми та системи оплати праці, виробничу структуру та структуру апарату управління. Звичайно ж, при складанні ШР необхідно враховувати ще й чинні нормативно-правові акти, наприклад Закон про оплату праці, Інструкцію № 58, Класифікатор професій, випуски ДКХПП*. У листі Мінпраці від 03.10.05 р. № 36-508 вказується, що на підставі ДКХПП з урахуванням особливостей ШР, конкретних завдань та обов'язків працівників, складаються посадові інструкції. Докладніше до теми складання посадових інструкцій ми повернемося найближчим часом.
* Див., наприклад, Випуск 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Мінпраці від 29.12.04 р. № 336.
Форму ШР, затверджену наказом № 57, обов'язково застосовувати мають лише бюджетники. Але госпрозрахунковим підприємствам не заборонено використовувати цю форму як приклад при розробці свого власного ШР.
Мінімальний вміст ШР. ШР має бути оформлено відповідним чином і містити, як мінімум, такі відомості:
1) перелік посад (доцільно наводити перелік посад у розрізі структурних підрозділів, а назви посад повинні відповідати Класифікатору професій);
2) кількість штатних одиниць кожної посади;
3) розміри посадових окладів, установлені відповідним внутрішнім документом;
4) місячний фонд заробітної плати;
5) інформацію про розмір надбавок і доплат (наприклад, за суміщення професій, за роботу у вихідні та святкові дні, за високі досягнення у праці тощо).
При зазначенні посад слід звернути увагу на такі моменти.
1. Відповідність назв посад. Назви професій (посад), що вказуються у ШР, повинні відповідати Класифікатору професій, схемі посадових окладів та ДКХПП і згодом також мають фігурувати в наказах про прийняття на роботу або переведення на іншу роботу, у записах у трудових книжках (див. листи Мінпраці від 17.06.08 р. № 165/06/186-08 і від 20.01.05 р. № 18-23). Назва посади (професії), зазначена у трудовій книжці, має відповідати, крім Класифікатора професій, ще і Спискам № 1 та № 2 (важливо для працівників, які претендують на пільгову пенсію).
2. Зазначення подвійних посад. Під час складання ШР заборонено створювати «нові» посади, не зазначені у Класифікаторі професій, шляхом об'єднання наявних у ньому посад (наприклад, бухгалтер-економіст, економіст-радник, водій-вантажник). У цьому випадку має місце суміщення професій, тобто працівник, крім своєї основної роботи, виконує ще додаткову роботу і за це має отримувати доплату за суміщення професій (посад), як це передбачено ст. 105 КЗпП. Але у Класифікаторі професій є подвійні посади, що пишуться через дефіс (наприклад, інженер-програміст, економіст-статистик, лікар-лаборант). Незважаючи на те що назва посади складається з двох слів, це все одно одна посада.
3. Утворення похідних назв професій. Дозволено від назв посад (професій) утворювати похідні назви професій (професійних назв робіт, посад) додаванням похідних слів (провідний, перший, головний, молодший, змінний, тощо), наведених у додатку В до Класифікатора професій. Крім того, назви професій можна лаконічно розширити термінами та словами, що уточнюють місце роботи, виконувану роботу, сферу діяльності (наприклад, начальник відділу кадрів, начальник сектора планування).
Зазвичай для зручності ШР складають так, щоб усі посади, наявні на підприємстві, відповідали самій структурі підприємства з урахуванням підпорядкованості структурних підрозділів.
Заповнення граф ШР. У таблиці 2 наведемо інформацію про заповнення граф примірного ШР, зразок складання якого показано на рис. 1 (с. 24).
На с. 24 на рис. 1 наведено зразок ШР, а на рис. 2 — наказ про його затвердження.
Таблиця 2. Заповнення граф ШР
| Назва графи ШР | Що вказувати |
| 1 | 2 |
| «№ з/п» | Номери структурних підрозділів у порядку їх підпорядкованості відповідно до затвердженої структури підприємства |
| «Назва структурного підрозділу» | Назва структурного підрозділу відповідно до положення про структурні підрозділи (наприклад, «Фінансова служба», «Бухгалтерія», «Відділ маркетингу» тощо) |
| «Посада (професія)» | Назви посад (професій) згідно з Класифікатором професій |
| Примітка. У цій графі записують повні назви посад (професій). Хоча згідно з п. 2.6 Інструкції № 286 зовнішні сумісники не включаються до облікової кількості штатних працівників, усе одно їх потрібно зазначити у ШР разом із посадами основних працівників. Крім того, у ШР потрібно вказувати вакантні посади. Але працівники, оформлені шляхом укладення цивільно-правових договорів, не враховуються при складанні ШР. Деякі підприємства практикують зазначення у ШР прізвищ конкретних працівників, які обіймають ту чи іншу посаду. Але, на наш погляд, цього робити не варто, особливо якщо на підприємстві велика плинність кадрів, інакше доведеться постійно вносити зміни до ШР. Усі посади щодо кожного структурного підрозділу краще вказувати не впереміш, а уніфіковано в певній логічній послідовності (наприклад, керівник → заступники керівника → працівники (розміщуються залежно від категорії, класу, розряду). | |
| «Код за Класифікатором професій» | Код посади (професії) відповідно до Класифікатора професії |
| Примітка. Зазначати код посади в ШР корисно, як мінімум, із двох причин. Перша причина — на підставі ШР можна заповнювати інші документи, в яких фігурує код посади (професії) за Класифікатором професій (наприклад, форму № 3-ПН). Друга причина — при заповненні цієї графи ШР необхідно в будь-якому випадку звернутися до самого Класифікатора професій, а це мінімізує можливість помилки в попередній графі ШР «Посада (професія)». | |
| «Кількість штатних одиниць» | Кількість штатних одиниць для кожної посади (професії) щодо кожного структурного підрозділу та в цілому по підприємству |
| Примітка. Показник кількості штатних одиниць визначається шляхом розрахунку. Через низку обставин (наприклад, неповний робочий час, робота сумісника) кількість штатних одиниць може бути менше 1 (наприклад, якщо працівник працює неповний робочий день і його праця оплачується в розмірі 50 % від повного окладу; два працівники, оформлені на півставки, можуть складати одну одиницю посади). Розрахувати кількість штатних одиниць можна, скориставшись, наприклад, такими документами, як: 1) Методика розрахунку чисельності окремих категорій працівників на підставі норм з праці, затверджена наказом Мінпраці від 04.09.2000 р. № 222; 2) Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих відбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, затверджені наказом Мінпраці від 18.12.03 р. № 341; 3) Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку, затверджені наказом Мінпраці від 26.09.03 р. № 269; 4) Міжгалузеві норми чисельності працівників юридичної служби, затверджені наказом Мінпраці від 11.05.04 р. № 108; 5) Міжгалузеві норми чисельності робітників, які обслуговують громадські будівлі (будівлі управлінь, конструкторські та проектні організації), затверджені наказом Мінпраці від 11.05.04 р. № 105. | |
| «Посадовий оклад (тарифна ставка)» | Для кожної посади, групи штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації потрібно вказати розмір посадового окладу (тарифної ставки) відповідно до встановлених на підприємстві умов оплати праці |
| Примітка. У ШР можна вказати однакові назви посад (професій), але з різним рівнем оплати праці. При цьому потрібно мати на увазі, що розмір зарплати доцільно встановлювати залежно від складності та умов виконуваної роботи, професійно-ділових якостей працівника, результатів його праці та господарської діяльності підприємства (ч. 2 ст. 1 Закону про оплату праці). Крім того, не можна встановити оклад нижче законодавчо встановленого розміру МЗП (розміри МЗП у 2012 році див. у Шпаргалці бухгалтера // «БТ», 2012, № 6, с. 21). При цьому МЗП не включає доплати, надбавки й інші заохочувальні та компенсаційні виплати. І якщо представники вашого підприємства брали участь у підписанні Генугоди, то її норми також потрібно враховувати при встановленні посадових окладів (див. статтю «Нова Генеральна угода: роботодавець, будь у курсі!» // «БТ», 2011, № 22, с. 27). Якщо на підприємстві встановлено годинні тарифні ставки, то в цій графі слід зазначити годинну тарифну ставку і середньозважену місячну тарифну ставку. | |
| «Відрядна оплата праці» | На наш погляд, до ШР необхідно також уключати працівників, які працюють на умовах відрядної оплати праці. Для них доцільно ввести графи «Норма виробітку», де вказувати планові норми, та «Відрядні розцінки» |
| «Надбавки (доплати)» | Надбавки й доплати відповідно до чинного законодавства або встановлені в колективному договорі |
| Примітка. Ознайомитися з тим, які існують надбавки і доплати, можна, звернувшись, наприклад, до п.п. 2.2.1 Інструкції № 5. Розмір надбавки (доплати) можна встановити у фіксованій сумі, яка з місяця в місяць не змінюватиметься. А можна встановити у відсотках від окладу, тоді розмір надбавки (доплати) змінюватиметься при зміні окладу. У ШР указуються виключно постійні надбавки і доплати. Інформація про надбавки й доплати, що мають разовий характер, зазвичай міститься у внутрішніх документах підприємства, наприклад, у наказі або розпорядженні керівника. | |
| «Місячний фонд заробітної плати» | Сума посадового окладу, надбавок і доплат за кожною посадою. Підсумковий показник зазначається в рядку «Усього по підприємству» |
Рис. 1. Зразок складання ШР на 2012 рік
Рис. 2. Зразок наказу про затвердження ШР
Рис. 3. Зразок наказу про внесення змін до ШР
Як унести зміни до ШР
Причини внесення змін до ШР . Зміни до ШР можуть уноситися з різних причин. Деякі з них перелічено в листі Мінпраці від 20.01.05 р. № 18-23, наприклад:
1) при зміні структури підприємства (наприклад, ліквідація структурних підрозділів, створення нових);
2) при введенні нових штатних одиниць або виведенні діючих;
3) при реформуванні організації виробництва та праці (наприклад, при зміні істотних умов праці — розмірів оплати праці, розрядів, назв посад тощо).
Зміни до ШР можна вносити двома способами: перевиданням його в новій редакції або внесенням зміни до чинної редакції. Який спосіб вибрати — вирішувати вам.
Незначні зміни до ШР можна вносити на підставі наказу про внесення змін до чинної редакції ШР, в якому потрібно пояснити причини і суть змін. У цьому випадку ШР у новій редакції можна не перевидавати.
Кількість змін, які можна вносити до ШР протягом календарного року, не обмежена — усе залежить від діяльності підприємства.
Приклад наказу про внесення змін до ШР наведено на рис. 3 на с. 24.
У разі коли протягом календарного року кардинально змінюється організаційна структура підприємства, змінюються посадові оклади, то краще видати нову редакцію ШР. Це оформляється за аналогією з виданням ШР на поточний рік, але із застереженням, що він викладається в новій редакції (можна взяти за основу рис. 1 і 2 на с. 24).
Зверніть увагу: якщо на підприємстві планується зміна істотних умов праці, то в такому разі про це потрібно повідомити працівників не пізніше ніж за два місяці до впровадження цих змін (ст. 32, 103 КЗпП).
Строки зберігання ШР
Строки зберігання документів, що створюються в діяльності підприємств, на сьогодні встановлено Переліком № 41, однак він з 01.01.13 р. припинить свою дію. Його замінить Перелік № 578/5. У зв'язку з цим у табл. 3 наведемо строки зберігання ШР та деяких документів, пов'язаних з ним, що чинні на сьогодні, протягом 2012 року, і нові строки, установлені Переліком № 578/5, що діятимуть з 01.01.13 р.
У зазначених Переліках № 41 і № 578/5 строки зберігання зазначено в розрізі двох видів підприємств, залежно від того, чи утворюються в їх діяльності документи Національного архівного фонду. Оскільки в діяльності підприємств, що є нашою цільовою аудиторією, здебільшого не утворюються документи, які становлять цінність для Національного архівного фонду, ми зазначимо строки зберігання саме для таких підприємств.
Таблиця 3. Строки зберігання ШР та інших документів, пов'язаних з обліком штатів
| Документ | Строки зберігання | ||
| до 01.01.13 р. | з 01.01.13 р. | ||
| ШР та переліки змін до них | За місцем складання | 3 роки | 75 років |
| В інших організаціях | 3 роки | ||
| Проекти ШР, документи (довідки, висновки, відгуки) щодо їх розробки | 3 роки | ||
| Листування про затвердження та зміну штатів | 1 рік | ||
Як бачимо, з 01.01.13 р. значно продовжиться строк зберігання ШР та переліків змін до них за місцем складання — їх потрібно буде зберігати протягом 75 років. Строки зберігання проектів ШР, документів з їх розробки та листування про затвердження і зміну штатів не зміняться.
Документи і скорочення статті
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.03 р. № 436-IV.
Закон про оплату праці — Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.
Порядок № 70 — Порядок проведення перевірки підприємств, установ, організацій та фізичних осіб, які використовують найману працю, затверджений постановою КМУ від 31.01.07 р. № 70.
Інструкція № 492 — Інструкція про порядок відкриття, використання та закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492.
Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мінсоцзахисту, Мін'юсту від 29.07.93 р. № 58.
Інструкція № 286 — Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.05 р. № 286.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.
Порядок № 121/83 — Порядок контролю за дотриманням ліцензійних умов провадження господарської діяльності з організації іноземного, внутрішнього, зарубіжного туризму, екскурсійної діяльності, затверджений наказом Держкомпідприємництва і Держтурадміністрації від 14.11.02 р. № 121/83.
Наказ № 57 — наказ МФУ «Про затвердження документів, що застосовуються у процесі виконання бюджету» від 28.01.02 р. № 57.
Класифікатор професій — Національний класифікатор професій України ДК 003:2010, затверджений наказом Держкомтехрегулювання від 28.07.10 р. № 327.
Список № 1 — Список № 1 виробництв, робіт, професій, посад і показників на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими та особливо важкими умовами праці, зайнятість в яких повний робочий день дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, затверджений постановою КМУ від 16.01.03 р. № 36.
Список № 2 — Список № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників на роботах зі шкідливими та важкими умовами праці, зайнятість в яких повний робочий день дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, затверджений наказом КМУ від 16.01.03 р. № 36.
Генугода — Генеральна угода про регулювання основних засад і норм реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин в Україні на 2010 — 2012 роки, прийнята 09.11.10 р.
Перелік № 41 — Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головархіву при КМУ від 20.07.98 р. № 41.
Перелік № 578/5 — Перелік типових документів, що утворюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (набере чинності з 01.01.13 р.).
ШР — штатний розпис.
МЗП — мінімальна заробітна плата.
ДКХПП — Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників.
