ЕСЛИ АВАНС
ПЕРЕЧИСЛЯЛСЯ
НА КАРТОЧКУ,
авансовый отчет, по мнению ГНСУ,
нужно предоставить в 3-дневный срок
Письмо Государственной налоговой службы Украины от 06.02.12 г. № 2292/6/23-50.0214
«О сроке предоставления отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет»
Данное письмо посвящено сроку расчетов подотчетного лица в случае использования в командировке средств, перечисленных ему авансом на личную банковскую карточку или с применением корпоративного специального платежного средства.
Физические лица — доверенные лица предприятий, получившие наличность с текущего счета с применением корпоративного специального платежного средства или личного специального платежного средства, используют ее по назначению без оприходования в кассе. Эти лица подают в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет)* наряду с подтверждающими документами в установленные сроки и в порядке, определенном для подотчетных лиц законодательством, а также документы о получении наличности с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и пр.) вместе с неизрасходованным остатком наличности (п. 2.12 Положения № 637**).
*Форма данного отчета утверждена приказом ГНАУ от 23.12.10 г. № 996.
**Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.04 г. № 637.
Нормы о сроке предоставления авансового отчета и возврата остатка неиспользованных подотчетных сумм в НКУ несколько запутанны, в связи с чем и возникла полемика вокруг этого вопроса (см. «Сроки подачи авансового отчета: требования НКУ» на с. 8).
| Сроки подачи авансового отчета: требования НКУ Извлечение из НКУ «170.9.2. Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается по форме, установленной центральным органом государственной налоговой службы, до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога: а) завершает такую командировку; б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства под отчет. При наличии излишка израсходованных средств их сумма возвращается плательщиком налога в кассу или зачисляется на банковский счет лица, выдавшего их, до или во время подачи указанного отчета. 170.9.3. Действие этого пункта распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, с учетом следующих особенностей: а) если во время служебных командировок командированное лицо — плательщик налога получило наличность с применением платежных карточек, оно подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки; б) если во время служебных командировок командированное лицо — плательщик налога применило платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок подачи плательщиком налога отчета об использовании выданных на командировку средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами)». |
Итак, в общем случае авансовый отчет предоставляется в 5-дневный срок. Но в оговоренных в п.п. 170.9.3 НКУ случаях применяются другие сроки (3 дня и 10 дней, который при необходимости может быть продлен до 20 дней). На наш взгляд, определяющим является абз. первый п.п. 170.9.3 НКУ, который очерчивает ситуацию, при которой должны применяться особые сроки, а именно при наличии расходов, связанных с командировкой или выполнением отдельного поручения, были понесены расходы, оплаченные с помощью корпоративных банковских платежных карточек (КБПК). Личная банковская карточка работника, на наш взгляд, не может рассматриваться как «другой платежный документ», так как это разные вещи.
Итак, если имеет место факт оплаты расходов с помощью КБПК, то тогда действуют не общие сроки подачи авансового отчета, а сроки, установленные п.п. 170.9.3 НКУ. И здесь важно, каким образом проводился расчет:
— если подотчетное лицо сняло наличные с КБПК через банкомат и оплатило командировочные расходы наличными, то действует 3-дневный срок;
— если расходы оплачивались КБПК по безналу, то действует срок в 10 (а в некоторых случаях 20) банковских дней.
Однако ГНСУ считает иначе. Согласно разъяснениям, приведенным в комментируемом письме, если во время служебных командировок командированное лицо — плательщик получило наличность с применением платежных карточек, в том числе с использованием личного специального платежного средства, оно подает авансовый отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки. Иными словами, ГНСУ рассматривает перечисление подотчетных сумм работнику на его личную платежную карточку, как расходы, связанные с командировкой или хозяйственными нуждами, оплаченные с помощью КБПК или других платежных документов. Зная такую позицию налоговиков, хотя согласиться с ней сложно, лучше в таких случаях перестраховаться и требовать от работника подачи авансового отчета и возврата подотчетных сумм в 3-дневный срок.
