ЯКЩО АВАНС
ПЕРЕРАХОВУВАВСЯ
НА КАРТКУ,
авансовий звіт, на думку ДПСУ,
потрібно подати у 3-денний строк
Лист Державної податкової служби України від 06.02.12 р. № 2292/6/23-50.0214
«Про строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт»
Цей лист присвячено строку розрахунків підзвітної особи в разі використання у відрядженні коштів, перерахованих їй авансом на особисту банківську картку або із застосуванням корпоративного спеціального платіжного засобу.
Фізичні особи — довірені особи підприємств, які отримали готівку з поточного рахунка із застосуванням корпоративного спеціального платіжного засобу або особистого спеціального платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбутковування в касі. Ці особи подають до бухгалтерії підприємства Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт)*разом з підтверджуючими документами у встановлені строки та в порядку, визначеному для підзвітних осіб законодавством, а також документи про отримання готівки з поточного рахунка (чек банкомата, копія витратного ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного терміналу тощо) разом з невитраченим залишком готівки (п. 2.12 Положення № 637**).
*Форму цього звіту затверджено наказом ДПАУ від 23.12.10 р. № 996.
**Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, затверджене постановою НБУ від 15.12.04 р. № 637.
Норми про строк подання авансового звіту та повернення залишку невикористаних підзвітних сум у ПКУ дещо заплутані, у зв'язку з чим і виникла полеміка довкола цього питання (див. «Строки подання авансового звіту: вимоги ПКУ» на с. 8).
| Строки подання авансового звіту: вимоги ПКУ Витяг із ПКУ «170.9.2. Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом державної податкової служби, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку: а) завершує таке відрядження; б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт. За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту. 170.9.3. Дія цього пункту поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей: а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження; б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами)». |
Отже, у загальному випадку авансовий звіт подається у 5-денний строк. Але в зазначених у п.п. 170.9.3 ПКУ випадках застосовуються інші строки (3 дні й 10 днів, які за необхідності може бути продовжено до 20 днів). На наш погляд, визначальним є абз. перший п.п. 170.9.3 ПКУ, що окреслює ситуацію, у якій повинні застосовуватися особливі строки, а саме за наявності витрат, пов'язаних з відрядженням або виконанням окремого доручення, було понесено витрати, оплачені за допомогою корпоративних банківських платіжних карток (КБПК). Особиста банківська картка працівника, на наш погляд, не може розглядатися як «інший платіжний документ», оскільки це різні речі.
Отже, якщо має місце факт оплати витрат за допомогою КБПК, то тоді діють не загальні строки подання авансового звіту, а строки, установлені п.п. 170.9.3 ПКУ. І тут важливо, яким чином проводився розрахунок:
— якщо підзвітна особа зняла готівку з КБПК через банкомат та оплатила витрати на відрядження готівкою, то діє 3-денний строк;
— якщо витрати оплачувалися КБПК за безготівковим розрахунком, то діє строк у 10 (а в деяких випадках 20) банківських днів.
Проте ДПСУ вважає інакше. Згідно з роз'ясненням, наведеним у листі, що коментується, якщо під час службових відряджень особа-платник, яка відряджається, отримала готівку із застосуванням платіжних карток, у тому числі з використанням особистого спеціального платіжного засобу, вона подає авансовий звіт і повертає суму надмірно витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження. Інакше кажучи, ДПСУ розглядає перерахування підзвітних сум працівнику на його особисту платіжну картку, як витрати, пов'язані з відрядженням або господарськими потребами, оплачені за допомогою КБПК або других платіжних документів. Знаючи таку позицію податківців, хоча погодитися з нею важко, краще в таких випадках перестрахуватися та вимагати від працівника подання авансового звіту й повернення підзвітних сум у 3-денний строк.
