Темы статей
Выбрать темы

Шпаргалка бухгалтера. Сроки хранения документов

Редакция БН
Статья

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

В сегодняшней Шпаргалке бухгалтера приведем сроки хранения самых распространенных документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. Напомним, что сроки хранения документов на сегодняшний день регламентируются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главархива при КМУ от 20.07.98 г. № 41 (далее — Перечень № 41), а после 01.01.13 г. вступит в силу другой документ — Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578). Сроки хранения несколько изменятся, поэтому мы привели их в двух колонках — актуальные сейчас и те, которые будут действовать после 01.01.13 г.

 

Вид документов

Срок хранения документов*

до 01.01.13 г.

(Перечень № 41)

после 01.01.13

(Перечень № 578)

1

2

3

Бухгалтерский учет и отчетность

Финансовая отчетность с примечаниями к ней

а) сводные годовые

До ликвидации организации

До ликвидации организации (по месту составления, в других организациях — пока будет необходимость)

б) годовые

в) квартальные

3 года (при отсутствии годовых — до ликвидации организации)

г) месячные

**

1 год (при отсутствии годовых, квартальных — до ликвидации организации)

Отчеты по финансированию:

а) сводные годовые

До ликвидации организации

10 лет (по месту составления, в других организациях — пока будет необходимость)

б) годовые

в) квартальные

3 года

(при отсутствии годовых — до ликвидации организации)

3 года

(при отсутствии годовых — 10 лет)

г) месячные

1 год

(при отсутствии годовых и квартальных — до ликвидации организации)

1 год

(при отсутствии годовых и квартальных — 10 лет)

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним

До ликвидации организации

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении отчетов и балансов:

а) годовых

10 лет

б) квартальных

3 года (при отсутствии годовых — 10 лет)

Аналитические документы (таблицы, доклады, докладные записки и т. п.) к годовым отчетам и балансам

5 лет

10 лет

Переписка об утверждении и уточнении финансовой отчетности

3 года

Переписка о сроках подачи финансовой отчетности

1 год

Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и ставшие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанциях и накладных по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.)

3 года (при условии завершения проверки)***

3 года (при условии завершения проверки)

 

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Расчетно-платежные сведения (лицевые счета):

а) работников, аспирантов, студентов

75 лет — «В»****

75 лет

б) получателей пенсий и государственной помощи

5 лет (после завершения выплаты помощи и пенсий; для единовременной помощи — 1 год)

5 лет (после завершения выплаты помощи и пенсий)

в) акционеров

5 лет (после передачи права собственности на акции при условии завершения проверки (ревизии))

Сведения на выплату денег

3 года (при отсутствии расчетно-платежных сведений (лицевых счетов) — 75 лет)

Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, оборотные сведения, инвентарные карточки*****, разрабатываемые таблицы и т. п.)

3 года

3 года (при условии завершения проверки)

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Доверенности (в том числе аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей; на получение заработной платы и других выплат

3 года

3 года (при условии завершения проверки)

Гарантийные письма

3 года

Регистры счетов к оплате

3 года (при условии завершения проверки)

3 года (при условии завершения проверки)

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Документы (расчеты, обоснования, разрешения) о расходовании дефицитных и ценных металлов для выпуска изделий

3 года

Сведения об использовании кредитов:

а) годовые

До ликвидации организации

б) квартальные

3 года

в) месячные

1 год

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сравнительные сведения) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т. п.

3 года (при условии завершения проверки)

3 года (при условии завершения проверки)

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Документы (копии отчетов, извлечения из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате помощи, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования

Пока будет необходимость

3 года

Исполнительные письма

Пока будет необходимость

Пока будет необходимость (не менее 5 лет)

Договоры-обязательства за товары, полученные в кредит, письма по оформлению договоров-обязательств

Пока будет необходимость

3 года

Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, получение льгот по налогам и т. п.

Пока будет необходимость

5 лет

Документы (справки, акты, обязательства, письма) о растратах, недостачах, хищениях

Пока будет необходимость

5 лет

Документы (протоколы, акты, отчеты, сведения переоценки и определения изношенности основных средств) о переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства

До ликвидации организации

Документы (акты, сведения) о переоценке товарно-материальных запасов, незавершенного строительства

До ликвидации организации

5 лет (при условии проведения проверки)

Паспорта зданий, сооружений******, оборудования

3 года(после ликвидации основных средств)

5 лет (после ликвидации основных средств)

Переписка о паспортизации зданий, сооружений

3 года

5 лет

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в том числе проверок кассы, правильности взыскания налогов и т. п.

Общий случай — 5 лет (при условии завершения проверки).

Акты проверок кассы, правильности взыскания налогов — 3 года

5 лет

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и т. п.)

3 года

Договоры о полной материальной ответственности

5 лет (после увольнения материально ответственного лица)

3 года (после увольнения материально ответственного лица)

Образцы подписей (материально ответственных лиц)

Пока будет необходимость

Расчетные ведомости уплаты взносов в различные фонды

3 года

3 года (при условии проведения проверки)

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Договоры, соглашения (аудиторские, хозяйственные, операционные и т. п.)

3 года (после окончания срока действия договора)

3 года (после окончания срока действия договора, соглашения и при условии проведения проверки).

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Отчеты (сведения) о начислении и перечислении страховых взносов на государственное и негосударственное социальное страхование (пенсионное, на случай безработицы, в связи с временной нетрудоспособностью и т. п.):

а) сводные годовые и с большей периодичностью

До ликвидации организации*******

До ликвидации организации

б) годовые и с большей периодичностью

в) полугодовые

5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — постоянно)

г) квартальные

3 года (при отсутствии годовых, полугодовых — до ликвидации организации)

ґ) месячные

1 год (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — до ликвидации организации)

Налоговые накладные

3 года (при условии завершения проверки)

3 года (при условии завершения проверки).

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Имущественные доверенности, поручительства третьего лица

3 года (при условии завершения проверки)

3 года (при условии завершения проверки)

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Оперативные отчеты о расходовании валюты на заграничные командировки

3 года

Протоколы взаимозачетов

3 года

3 года (при условии проведения проверки)

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями

3 года (после погашения налогов (задолженности))

3 года (после погашения налогов (задолженности) и при условии проведения проверки)

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Погашенные казначейские векселя

3 года (при условии завершения проверки)

3 года (при условии завершения проверки)

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об уплате, размене, приеме-передаче векселей

3 года

3 года (при условии проведения проверки)

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приеме выполненных работ

3 года (при условии завершения проверки)

3 года (при условии завершения проверки)

5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу)

Журналы использования электронных контрольно-кассовых аппаратов, контрольные ленты электронных контрольно-кассовых аппаратов

3 года (при условии завершения проверки)

Трудовые ресурсы

Расчеты необходимости в рабочей силе и выявление источников ее покрытия

5 лет

Документы (осмотры, отчеты, справки) о состоянии трудовых ресурсов, текучести рабочей силы и потребности в ней, размещении производительных сил

10 лет

Документы (справки, отчеты, сведения) об учете наличия, движения, комплектования, использования трудовых ресурсов

5 лет

Переписка о комплектовании и использовании трудовых ресурсов, текучести рабочей силы, трудоустройстве

3 года

Сведения по учету наличия и движения рабочей силы

3 года

Направление граждан на трудоустройство

1 год

Документы (отчеты, справки, письма) о прохождении гражданами альтернативной (невоенной) службы

5 лет

Переписка о переводе работников в другие организации

3 года

Организация труда, производительность труда, трудовая дисциплина

Журналы, листки учета рабочих, совмещающих профессии

3 года

Графики производственных процессов и рабочего времени (сменность, непрерывное производство и т. п.)

3 года (после замены новыми)

Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) об анализе и прогнозировании производительности труда

5 лет

Документы (докладные записки, предложения, сведения) о причинах отставания производительности труда от уровня механизации производства и изменения квалификационного состава рабочих

10 лет

Переписка об использовании резервов производства, повышении производительности труда

3 года

Типовые коллективные договоры

До замены новыми

Коллективные договоры

До ликвидации организации

По месту составления — до ликвидации организации, в других организациях — до замены новыми

Документы (протоколы, акты, отчеты, докладные записки, справки) о проверке выполнения коллективных договоров, соглашений

10 лет

Документы (отчеты, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени, письма) об учете рабочего времени

3 года

Табели учета использования рабочего времени

1 год

Охрана труда

Документы (протоколы, решения, перечни стандартов и норм, перечни и планы рабочих мест, заключения, акты, карты условий труда и т. п.) по вопросам аттестации рабочих мест на соответствие нормативно-правовым актам по охране труда

10 лет

75 лет

Документы (акты, заключения, протоколы, аварийные карточки) о расследовании причин аварий и несчастных случаев на производстве

10 лет (связаны со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — до ликвидации организации)

45 лет (связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — 75 лет)

Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений

45 лет

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 лет

Журналы учета профилактических работ по технике безопасности

10 лет

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 лет (с человеческими жертвами — до ликвидации организации)

Журналы регистрации аварий

10 лет

Документы (акты, заключения, протоколы, аварийные карточки) о расследовании причин аварий и несчастных случаев на производстве

45 лет

45 лет (связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — 75 лет)

Табели, наряды работников, задействованных на работах с вредными условиями труда

75 лет — «В»

75 лет

Журналы учета профессиональных заболеваний (отравлений)

45 лет (после окончания журнала)

Работа с кадрами

Документы (доклады, осмотры, отчеты, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами

5 лет

Документы (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные и пояснительные записки, справки, обходные листки) к приказам по кадровым вопросам (личному составу), не вошедшие в состав личных дел

3 года

Картотеки, указатели к приказам по кадровым вопросам (личному составу)

75 лет

Личные дела (карточки учета, приема, перемещения и увольнения) лиц, работающих по совместительству

75 лет

75 лет (после увольнения)

Документы (анкеты, копии дипломов, заявления, разрешения), являющиеся основанием для приказов по кадровым вопросам (личному составу), — 3 года)

Характеристики работников, которые не имеют личных дел

75 лет — «В»

Пока будет необходимость

Личные карточки работников (в том числе временных и работающих по совместительству)

75 лет — «В»

75 (после увольнения)

Документы (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу

1 год

Журналы учета, алфавиты личных дел

75 лет

Журналы, картотеки учета, приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных)

75 лет

Документы (протоколы, представления, анкеты, акты) об установлении персональных окладов, надбавок, доплат

10 лет (при отсутствии приказов об установлении и изменении окладов — 50 лет)

10 лет (при отсутствии приказов об установлении и изменении окладов — 75 лет)

Переписка об установлении и выплате персональных окладов, надбавок

3 года

Списки (штатно-учетный состав) работников организации

75 лет

Перечни должностей руководящих работников

Пока будет необходимость

Должностные карточки учета руководящих работников организаций

75 лет — «В»

75 лет

Списки, картотеки учета руководящих работников

До ликвидации организации

75 лет

Оригиналы личных документов официального происхождения (дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые книжки)

До востребования, не востребованные — не менее 50 лет

Журналы учета выдачи трудовых книжек и вкладышей в них

50 лет

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них

3 года

Журналы (книги), списки, картотеки учета лиц, направленных в командировку:

а) внутригосударственные — 3 года

а) долговременные в пределах Украины и за границу — 75 лет

б) заграничные — 0 лет

б) краткосрочные в пределах Украины и за границу — 5 лет

Журналы учета выдачи удостоверений о командировке

3 года (после окончания журнала)

5 лет (после окончания журнала)

Переписка об оформлении командировок:

а) за границу

5 лет (после возвращения из-за границы)

б) в пределах Украины

3 года

Заявления о предоставлении дополнительных отпусков в связи с обучением

3 года (после окончания учебного заведения)

1 год (после окончания учебного заведения)

Копии справок, выданных работникам о стаже и месте работы, заработной плате и т. п.

3 года

Книги учета выдачи справок о стаже, месте работы, заработной плате

3 года

Подготовка кадров, повышение их квалификации

Документы (доклады, докладные записки, справки, сведения, заявления, планы, списки) о подготовке кадров новых профессий, специальностей, квалификаций, повышении квалификации и переподготовке кадров

10 лет

5 лет

Журналы учета переподготовки работников к другим профессиям

3 года

Договоры об обучении

3 года (после окончания срока действия договора)

5 лет (после окончания срока действия договора)

*Сроки приведены для организаций, в деятельности которых не образуются документы НАФ.

**В Перечне № 41 сроки хранения месячной бухотчетности не регламентированы.

***Здесь и далее примечание «при условии завершения проверки» означает: «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, находящихся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, — ревизии. В случае возникновения противоречий, споров, следственных и судебных дел — хранятся до принятия окончательного решения». В Перечне № 578 это примечание несколько перефразировано, но общий смысл не изменился.

****«В» — возраст лица на момент завершения дела.

*****В Перечне № 41 об инвентарных карточках основных средств содержалось уточнение — срок их хранения составляет 3 года после ликвидации основных средств.

******Паспорта зданий, сооружений — архитектурных памятников, находящихся под охраной государства, хранятся постоянно.

*******В Перечне № 41 сроки хранения не были дифференцированы в зависимости от сроков составления.

 

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше