СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В сегодняшней Шпаргалке бухгалтера приведем сроки хранения самых распространенных документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. Напомним, что сроки хранения документов на сегодняшний день регламентируются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главархива при КМУ от 20.07.98 г. № 41 (далее — Перечень № 41), а после 01.01.13 г. вступит в силу другой документ — Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578). Сроки хранения несколько изменятся, поэтому мы привели их в двух колонках — актуальные сейчас и те, которые будут действовать после 01.01.13 г.
Вид документов | Срок хранения документов* | |
до 01.01.13 г. (Перечень № 41) | после 01.01.13 (Перечень № 578) | |
1 | 2 | 3 |
Бухгалтерский учет и отчетность | ||
Финансовая отчетность с примечаниями к ней | ||
а) сводные годовые | До ликвидации организации | До ликвидации организации (по месту составления, в других организациях — пока будет необходимость) |
б) годовые | ||
в) квартальные | 3 года (при отсутствии годовых — до ликвидации организации) | |
г) месячные | ** | 1 год (при отсутствии годовых, квартальных — до ликвидации организации) |
Отчеты по финансированию: | ||
а) сводные годовые | До ликвидации организации | 10 лет (по месту составления, в других организациях — пока будет необходимость) |
б) годовые | ||
в) квартальные | 3 года (при отсутствии годовых — до ликвидации организации) | 3 года (при отсутствии годовых — 10 лет) |
г) месячные | 1 год (при отсутствии годовых и квартальных — до ликвидации организации) | 1 год (при отсутствии годовых и квартальных — 10 лет) |
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним | До ликвидации организации | |
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении отчетов и балансов: | ||
а) годовых | 10 лет | |
б) квартальных | 3 года (при отсутствии годовых — 10 лет) | |
Аналитические документы (таблицы, доклады, докладные записки и т. п.) к годовым отчетам и балансам | 5 лет | 10 лет |
Переписка об утверждении и уточнении финансовой отчетности | 3 года | |
Переписка о сроках подачи финансовой отчетности | 1 год | |
Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и ставшие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанциях и накладных по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.) | 3 года (при условии завершения проверки)*** | 3 года (при условии завершения проверки)
5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Расчетно-платежные сведения (лицевые счета): | ||
а) работников, аспирантов, студентов | 75 лет — «В»**** | 75 лет |
б) получателей пенсий и государственной помощи | 5 лет (после завершения выплаты помощи и пенсий; для единовременной помощи — 1 год) | 5 лет (после завершения выплаты помощи и пенсий) |
в) акционеров | 5 лет (после передачи права собственности на акции при условии завершения проверки (ревизии)) | |
Сведения на выплату денег | 3 года (при отсутствии расчетно-платежных сведений (лицевых счетов) — 75 лет) | |
Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, оборотные сведения, инвентарные карточки*****, разрабатываемые таблицы и т. п.) | 3 года | 3 года (при условии завершения проверки) 5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Доверенности (в том числе аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей; на получение заработной платы и других выплат | 3 года | 3 года (при условии завершения проверки) |
Гарантийные письма | 3 года | |
Регистры счетов к оплате | 3 года (при условии завершения проверки) | 3 года (при условии завершения проверки) 5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Документы (расчеты, обоснования, разрешения) о расходовании дефицитных и ценных металлов для выпуска изделий | 3 года | |
Сведения об использовании кредитов: | ||
а) годовые | До ликвидации организации | |
б) квартальные | 3 года | |
в) месячные | 1 год | |
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сравнительные сведения) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т. п. | 3 года (при условии завершения проверки) | 3 года (при условии завершения проверки) 5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Документы (копии отчетов, извлечения из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате помощи, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования | Пока будет необходимость | 3 года |
Исполнительные письма | Пока будет необходимость | Пока будет необходимость (не менее 5 лет) |
Договоры-обязательства за товары, полученные в кредит, письма по оформлению договоров-обязательств | Пока будет необходимость | 3 года |
Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, получение льгот по налогам и т. п. | Пока будет необходимость | 5 лет |
Документы (справки, акты, обязательства, письма) о растратах, недостачах, хищениях | Пока будет необходимость | 5 лет |
Документы (протоколы, акты, отчеты, сведения переоценки и определения изношенности основных средств) о переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства | До ликвидации организации | |
Документы (акты, сведения) о переоценке товарно-материальных запасов, незавершенного строительства | До ликвидации организации | 5 лет (при условии проведения проверки) |
Паспорта зданий, сооружений******, оборудования | 3 года(после ликвидации основных средств) | 5 лет (после ликвидации основных средств) |
Переписка о паспортизации зданий, сооружений | 3 года | 5 лет |
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в том числе проверок кассы, правильности взыскания налогов и т. п. | Общий случай — 5 лет (при условии завершения проверки). Акты проверок кассы, правильности взыскания налогов — 3 года | 5 лет |
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и т. п.) | 3 года | |
Договоры о полной материальной ответственности | 5 лет (после увольнения материально ответственного лица) | 3 года (после увольнения материально ответственного лица) |
Образцы подписей (материально ответственных лиц) | Пока будет необходимость | |
Расчетные ведомости уплаты взносов в различные фонды | 3 года | 3 года (при условии проведения проверки) 5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Договоры, соглашения (аудиторские, хозяйственные, операционные и т. п.) | 3 года (после окончания срока действия договора) | 3 года (после окончания срока действия договора, соглашения и при условии проведения проверки). 5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Отчеты (сведения) о начислении и перечислении страховых взносов на государственное и негосударственное социальное страхование (пенсионное, на случай безработицы, в связи с временной нетрудоспособностью и т. п.): | ||
а) сводные годовые и с большей периодичностью | До ликвидации организации******* | До ликвидации организации |
б) годовые и с большей периодичностью | ||
в) полугодовые | 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — постоянно) | |
г) квартальные | 3 года (при отсутствии годовых, полугодовых — до ликвидации организации) | |
ґ) месячные | 1 год (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — до ликвидации организации) | |
Налоговые накладные | 3 года (при условии завершения проверки) | 3 года (при условии завершения проверки). 5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Имущественные доверенности, поручительства третьего лица | 3 года (при условии завершения проверки) | 3 года (при условии завершения проверки) 5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Оперативные отчеты о расходовании валюты на заграничные командировки | 3 года | |
Протоколы взаимозачетов | 3 года | 3 года (при условии проведения проверки) 5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями | 3 года (после погашения налогов (задолженности)) | 3 года (после погашения налогов (задолженности) и при условии проведения проверки) 5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Погашенные казначейские векселя | 3 года (при условии завершения проверки) | 3 года (при условии завершения проверки) 5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об уплате, размене, приеме-передаче векселей | 3 года | 3 года (при условии проведения проверки) 5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приеме выполненных работ | 3 года (при условии завершения проверки) | 3 года (при условии завершения проверки) 5 лет (если содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу) |
Журналы использования электронных контрольно-кассовых аппаратов, контрольные ленты электронных контрольно-кассовых аппаратов | 3 года (при условии завершения проверки) | |
Трудовые ресурсы | ||
Расчеты необходимости в рабочей силе и выявление источников ее покрытия | 5 лет | |
Документы (осмотры, отчеты, справки) о состоянии трудовых ресурсов, текучести рабочей силы и потребности в ней, размещении производительных сил | 10 лет | |
Документы (справки, отчеты, сведения) об учете наличия, движения, комплектования, использования трудовых ресурсов | 5 лет | |
Переписка о комплектовании и использовании трудовых ресурсов, текучести рабочей силы, трудоустройстве | 3 года | |
Сведения по учету наличия и движения рабочей силы | 3 года | |
Направление граждан на трудоустройство | 1 год | |
Документы (отчеты, справки, письма) о прохождении гражданами альтернативной (невоенной) службы | 5 лет | |
Переписка о переводе работников в другие организации | 3 года | |
Организация труда, производительность труда, трудовая дисциплина | ||
Журналы, листки учета рабочих, совмещающих профессии | 3 года | |
Графики производственных процессов и рабочего времени (сменность, непрерывное производство и т. п.) | 3 года (после замены новыми) | |
Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) об анализе и прогнозировании производительности труда | 5 лет | |
Документы (докладные записки, предложения, сведения) о причинах отставания производительности труда от уровня механизации производства и изменения квалификационного состава рабочих | 10 лет | |
Переписка об использовании резервов производства, повышении производительности труда | 3 года | |
Типовые коллективные договоры | До замены новыми | |
Коллективные договоры | До ликвидации организации | По месту составления — до ликвидации организации, в других организациях — до замены новыми |
Документы (протоколы, акты, отчеты, докладные записки, справки) о проверке выполнения коллективных договоров, соглашений | 10 лет | |
Документы (отчеты, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени, письма) об учете рабочего времени | 3 года | |
Табели учета использования рабочего времени | 1 год | |
Охрана труда | ||
Документы (протоколы, решения, перечни стандартов и норм, перечни и планы рабочих мест, заключения, акты, карты условий труда и т. п.) по вопросам аттестации рабочих мест на соответствие нормативно-правовым актам по охране труда | 10 лет | 75 лет |
Документы (акты, заключения, протоколы, аварийные карточки) о расследовании причин аварий и несчастных случаев на производстве | 10 лет (связаны со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — до ликвидации организации) | 45 лет (связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — 75 лет) |
Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений | 45 лет | |
Протоколы аттестации по технике безопасности | 5 лет | |
Журналы учета профилактических работ по технике безопасности | 10 лет | |
Сведения об авариях и несчастных случаях | 5 лет (с человеческими жертвами — до ликвидации организации) | |
Журналы регистрации аварий | 10 лет | |
Документы (акты, заключения, протоколы, аварийные карточки) о расследовании причин аварий и несчастных случаев на производстве | 45 лет | 45 лет (связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — 75 лет) |
Табели, наряды работников, задействованных на работах с вредными условиями труда | 75 лет — «В» | 75 лет |
Журналы учета профессиональных заболеваний (отравлений) | 45 лет (после окончания журнала) | |
Работа с кадрами | ||
Документы (доклады, осмотры, отчеты, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами | 5 лет | |
Документы (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные и пояснительные записки, справки, обходные листки) к приказам по кадровым вопросам (личному составу), не вошедшие в состав личных дел | 3 года | |
Картотеки, указатели к приказам по кадровым вопросам (личному составу) | 75 лет | |
Личные дела (карточки учета, приема, перемещения и увольнения) лиц, работающих по совместительству | 75 лет | 75 лет (после увольнения) |
Документы (анкеты, копии дипломов, заявления, разрешения), являющиеся основанием для приказов по кадровым вопросам (личному составу), — 3 года) | ||
Характеристики работников, которые не имеют личных дел | 75 лет — «В» | Пока будет необходимость |
Личные карточки работников (в том числе временных и работающих по совместительству) | 75 лет — «В» | 75 (после увольнения) |
Документы (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу | 1 год | |
Журналы учета, алфавиты личных дел | 75 лет | |
Журналы, картотеки учета, приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных) | 75 лет | |
Документы (протоколы, представления, анкеты, акты) об установлении персональных окладов, надбавок, доплат | 10 лет (при отсутствии приказов об установлении и изменении окладов — 50 лет) | 10 лет (при отсутствии приказов об установлении и изменении окладов — 75 лет) |
Переписка об установлении и выплате персональных окладов, надбавок | 3 года | |
Списки (штатно-учетный состав) работников организации | 75 лет | |
Перечни должностей руководящих работников | Пока будет необходимость | |
Должностные карточки учета руководящих работников организаций | 75 лет — «В» | 75 лет |
Списки, картотеки учета руководящих работников | До ликвидации организации | 75 лет |
Оригиналы личных документов официального происхождения (дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые книжки) | До востребования, не востребованные — не менее 50 лет | |
Журналы учета выдачи трудовых книжек и вкладышей в них | 50 лет | |
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них | 3 года | |
Журналы (книги), списки, картотеки учета лиц, направленных в командировку: | а) внутригосударственные — 3 года | а) долговременные в пределах Украины и за границу — 75 лет |
б) заграничные — 0 лет | б) краткосрочные в пределах Украины и за границу — 5 лет | |
Журналы учета выдачи удостоверений о командировке | 3 года (после окончания журнала) | 5 лет (после окончания журнала) |
Переписка об оформлении командировок: | ||
а) за границу | 5 лет (после возвращения из-за границы) | |
б) в пределах Украины | 3 года | |
Заявления о предоставлении дополнительных отпусков в связи с обучением | 3 года (после окончания учебного заведения) | 1 год (после окончания учебного заведения) |
Копии справок, выданных работникам о стаже и месте работы, заработной плате и т. п. | 3 года | |
Книги учета выдачи справок о стаже, месте работы, заработной плате | 3 года | |
Подготовка кадров, повышение их квалификации | ||
Документы (доклады, докладные записки, справки, сведения, заявления, планы, списки) о подготовке кадров новых профессий, специальностей, квалификаций, повышении квалификации и переподготовке кадров | 10 лет | 5 лет |
Журналы учета переподготовки работников к другим профессиям | 3 года | |
Договоры об обучении | 3 года (после окончания срока действия договора) | 5 лет (после окончания срока действия договора) |
*Сроки приведены для организаций, в деятельности которых не образуются документы НАФ. **В Перечне № 41 сроки хранения месячной бухотчетности не регламентированы. ***Здесь и далее примечание «при условии завершения проверки» означает: «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, находящихся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, — ревизии. В случае возникновения противоречий, споров, следственных и судебных дел — хранятся до принятия окончательного решения». В Перечне № 578 это примечание несколько перефразировано, но общий смысл не изменился. ****«В» — возраст лица на момент завершения дела. *****В Перечне № 41 об инвентарных карточках основных средств содержалось уточнение — срок их хранения составляет 3 года после ликвидации основных средств. ******Паспорта зданий, сооружений — архитектурных памятников, находящихся под охраной государства, хранятся постоянно. *******В Перечне № 41 сроки хранения не были дифференцированы в зависимости от сроков составления. |