СТРОКИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
У сьогоднішній Шпаргалці бухгалтера наведемо строки зберігання найпоширеніших документів, що утворюються в процесі діяльності підприємства. Нагадаємо, що строки зберігання документів на сьогодні регламентуються Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головархіву при КМУ від 20.07.98 р. № 41 (далі — Перелік № 41), а після 01.01.13 р. набере чинності інший документ — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578). Строки зберігання дещо зміняться, тому ми привели їх у двох колонках — актуальні зараз і ті, що будуть діяти після 01.01.13 р.
| Вид документів | Строк зберігання документів* | |
| до 01.01.13 р. | після 01.01.13 р. | |
| 1 | 2 | 3 |
| Бухгалтерський облік та звітність | ||
| Фінансова звітність з примітками до неї | ||
| а) зведені річні | До ліквідації організації | До ліквідації організації (за місцем складення, в інших організаціях — доки не мине потреба) |
| б) річні | ||
| в) квартальні | 3 роки (за відсутності річних — до ліквідації організації) | |
| г) місячні | —** | 1 рік (за відсутності річних, квартальних — до ліквідації організації) |
| Звіти з фінансування: | ||
| а) зведені річні | До ліквідації організації | 10 років (за місцем складення, в інших організаціях — доки не мине потреба) |
| б) річні | ||
| в) квартальні | 3 роки (за відсутності річних — до ліквідації організації) | 3 роки (за відсутності річних — 10 років) |
| г) місячні | 1 рік (за відсутності річних і квартальних — до ліквідації організації) | 1 рік (за відсутності річних і квартальних — 10 років) |
| Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них | До ліквідації організації | |
| Документи (протоколи, акти, висновки) про розгляд і затвердження звітів і балансів: | ||
| а) річних | 10 років | |
| б) квартальних | 3 роки (за відсутності річних — 10 років) | |
| Аналітичні документи (таблиці, доповіді, доповідні записки тощо) до річних звітів і балансів | 5 років | 10 років |
| Листування про затвердження й уточнення фінансової звітності | 3 років | |
| Листування про строки подання фінансової звітності | 1 рік | |
| Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) | 3 роки (за умови завершення перевірки)*** | 3 роки (за умови завершення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки): | ||
| а) працівників, аспірантів, студентів | 75 років — «В»**** | 75 років |
| б) одержувачів пенсій і державної допомоги | 5 років (після завершення виплати допомоги і пенсій; для одноразової допомоги — 1 рік) | 5 років (після завершення виплати допомоги і пенсій) |
| в) акціонерів | 5 років (після передання права власності на акції за умови завершення перевірки (ревізії)) | |
| Відомості на виплату грошей | 3 роки (за відсутності розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків) — 75 pоків) | |
| Облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки*****, розроблювальні таблиці тощо) | 3 роки | 3 роки (за умови завершення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Довіреності (у тому числі анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей; на одержання заробітної плати та інших виплат | 3 роки | 3 роки (за умови завершення перевірки) |
| Гарантійні листи | 3 роки | |
| Регістри рахунків до оплати | 3 роки (за умови завершення перевірки) | 3 роки (за умови завершення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Документи (розрахунки, обґрунтування, дозволи) про витрачання дефіцитних і коштовних металів для випуску виробів | 3 роки | |
| Відомості про використання кредитів: | ||
| а) річні | До ліквідації організації | |
| б) квартальні | 3 роки | |
| в) місячні | 1 рік | |
| Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо | 3 роки (за умови завершення перевірки) | 3 роки (за умови завершення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування | Доки не мине потреба | 3 роки |
| Виконавчі листи | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба (не менше 5 років) |
| Договори-зобов'язання за товари, одержані в кредит, листи з оформлення договорів-зобов'язань | Доки не мине потреба | 3 роки |
| Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо | Доки не мине потреба | 5 років |
| Документи (довідки, акти, зобов'язання, листи) щодо розтрат, недостач, розкрадань | Доки не мине потреба | 5 років |
| Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва | До ліквідації організації | |
| Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного будівництва | До ліквідації організації | 5 років (за умови проведення перевірки) |
| Паспорти будівель, споруд******, обладнання | 3 роки(після ліквідації основних засобів) | 5 років (після ліквідації основних засобів) |
| Листування про паспортизацію будівель, споруд | 3 роки | 5 років |
| Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо | Загальний випадок — 5 років (за умови завершення перевірки). Акти перевірок каси, правильності стягнення податків — 3 роки | 5 років |
| Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, приймання, здавання, списання матеріальних цінностей тощо) | 3 роки | |
| Договори про повну матеріальну відповідальність | 5 років (після звільнення матеріально відповідальної особи) | 3 роки (після звільнення матеріально відповідальної особи) |
| Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб) | Доки не мине потреба | |
| Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів | 3 роки | 3 роки (за умови проведення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо) | 3 роки (після закінчення строку дії договору) | 3 роки (після закінчення строку дії договору, угоди та за умови проведення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю тощо): | ||
| а) зведені річні й з більшою періодичністю | До ліквідації організації******* | До ліквідації організації |
| б) річні й з більшою періодичністю | ||
| в) піврічні | 5 років (за відсутності річних, піврічних — постійно) | |
| г) квартальні | 3 роки (за відсутності річних, піврічних — до ліквідації організації) | |
| ґ) місячні | 1 рік (за відсутності річних, піврічних, квартальних — до ліквідації організації) | |
| Податкові накладні | 3 роки (за умови завершення перевірки) | 3 роки (за умови завершення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Майнові довіреності, поручительства третьої особи | 3 роки (за умови завершення перевірки) | 3 роки (за умови завершення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Оперативні звіти про витрачання валюти на закордонні відрядження | 3 роки | |
| Протоколи взаємозаліків | 3 роки | 3 роки (за умови проведення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Акти-довідки про погашення податків (заборгованості) векселями | 3 роки (після погашення податків (заборгованості)) | 3 роки (після погашення податків (заборгованості) та за умови проведення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Погашені казначейські векселі | 3 роки (за умови завершення перевірки) | 3 роки (за умови завершення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Документи (заяви, розпорядження, довідки-графіки, акти) про сплату, розмін, приймання-передавання векселів | 3 роки | 3 роки (за умови проведення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт | 3 роки (за умови завершення перевірки) | 3 роки (за умови завершення перевірки) 5 років (якщо містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу) |
| Журнали використання електронних контрольно-касових апаратів, контрольні стрічки електронних контрольно-касових апаратів | 3 роки (за умови завершення перевірки) | |
| Трудові ресурси | ||
| Розрахунки потреби в робочій силі та виявлення джерел її покриття | 5 років | |
| Документи (огляди, звіти, довідки) про стан трудових ресурсів, плинність робочої сили і потребу в ній, розміщення продуктивних сил | 10 років | |
| Документи (довідки, звіти, відомості) про облік наявності, руху, комплектування, використання трудових ресурсів | 5 років | |
| Листування про комплектування та використання трудових ресурсів, плинність робочої сили, працевлаштування | 3 роки | |
| Відомості з обліку наявності й руху робочої сили | 3 роки | |
| Направлення громадян на працевлаштування | 1 рік | |
| Документи (звіти, довідки, листи) про проходження громадянами альтернативної (невійськової) служби | 5 років | |
| Листування про переведення працівників до інших організацій | 3 роки | |
| Організація праці, продуктивність праці, трудова дисципліна | ||
| Журнали, листки обліку робітників, які суміщають професії | 3 роки | |
| Графіки виробничих процесів і робочого часу (змінність, безперервне виробництво тощо) | 3 роки (після заміни новими) | |
| Документи (розрахунки, рекомендації, обґрунтування, висновки) про аналіз і прогнозування продуктивності праці | 5 років | |
| Документи (доповідні записки, пропозиції, відомості) про причини відставання продуктивності праці від рівня механізації виробництва й зміни кваліфікаційного складу робітників | 10 років | |
| Листування про використання резервів виробництва, підвищення продуктивності праці | 3 роки | |
| Типові колективні договори | До заміни новими | |
| Колективні договори | До ліквідації організації | За місцем складання — до ліквідації організації, в інших організаціях — до заміни новими |
| Документи (протоколи, акти, звіти, доповідні записки, довідки) про перевірку виконання колективних договорів, угод | 10 років | |
| Документи (звіти, відомості, доповідні записки, баланс робочого часу, листи) про облік робочого часу | 3 роки | |
| Табелі обліку використання робочого часу | 1 рік | |
| Охорона праці | ||
| Документи (протоколи, рішення, переліки стандартів і норм, переліки та плани робочих місць, висновки, акти, карти умов праці тощо) з питань атестації робочих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони праці | 10 років | 75 років |
| Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві | 10 років (пов'язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами — до ліквідації організації) | 45 років (пов'язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами — 75 років) |
| Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь | 45 років | |
| Протоколи атестації з техніки безпеки | 5 років | |
| Журнали обліку профілактичних робіт з техніки безпеки | 10 років | |
| Відомості про аварії та нещасні випадки | 5 років (з людськими жертвами — до ліквідації організації) | |
| Журнали реєстрації аварій | 10 років | |
| Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві | 45 років | 45 років (пов'язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами — 75 років) |
| Табелі, наряди працівників, задіяних на роботах із шкідливими умовами праці | 75 років — «В» | 75 років |
| Журнали обліку професійних захворювань (отруєнь) | 45 років (після закінчення журналу) | |
| Робота з кадрами | ||
| Документи (доповіді, огляди, звіти, довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами | 5 років | |
| Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань (особового складу), що не увійшли до складу особових справ | 3 роки | |
| Картотеки, покажчики до наказів з кадрових питань (особового складу) | 75 років | |
| Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом | 75 років | 75 років (після звільнення) |
| Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів з кадрових питань (особового складу), — 3 роки) | ||
| Характеристики працівників, які не мають особових справ | 75 років — «В» | Доки не мине потреба |
| Особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом) | 75 років — «В» | 75 (після звільнення) |
| Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу | 1 рік | |
| Журнали обліку, алфавіти особових справ | 75 років | |
| Журнали, картотеки обліку приймання, переміщення, звільнення працівників (у тому числі тимчасових) | 75 років | |
| Документи (протоколи, подання, анкети, акти) про встановлення персональних окладів, надбавок, доплат | 10 років (за відсутності наказів про встановлення та змінення окладів — | 10 років (за відсутності наказів про встановлення та зміну окладів — 75 років) |
| Листування про встановлення та виплату персональних окладів, надбавок | 3 роки | |
| Списки (штатно-обліковий склад) працівників організації | 75 років | |
| Переліки посад керівних працівників | Доки не мине потреба | |
| Посадові картки обліку керівних працівників організацій | 75 років — «В» | 75 років |
| Списки, картотеки обліку керівних працівників | До ліквідації організації | 75 років |
| Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки) | До запитання, не затребувані— не менше 50 років | |
| Журнали обліку видачі трудових книжок і вкладок до них | 50 років | |
| Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладок до них | 3 роки | |
| Журнали (книги), списки, картотеки обліку осіб, направлених у відрядження: | а) внутрідержавні — 3 роки | а) довготривалі в межах України та за кордон — 75 років |
| б) закордонні — 0 років | б) короткострокові в межах України та за кордон — 5 років | |
| Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження | 3 роки (після закінчення журналу) | 5 років (після закінчення журналу) |
| Листування про оформлення відряджень: | ||
| а) за кордон | 5 років (після повернення із-за кордону) | |
| б) в межах України | 3 роки | |
| Заяви про надання додаткових відпусток у зв'язку з навчанням | 3 роки (після закінчення навчального закладу) | 1 рік (після закінчення навчального закладу) |
| Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо | 3 роки | |
| Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату | 3 роки | |
| Підготовка кадрів, підвищення їх кваліфікації | ||
| Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, відомості, заяви, плани, списки) про підготовку кадрів нових професій, спеціальностей, кваліфікацій, підвищення кваліфікації та перепідготовку кадрів | 10 років | 5 років |
| Журнали обліку перепідготовки працівників до інших професій | 3 роки | |
| Договори про навчання | 3 роки (після закінчення строку дії договору) | 5 років (після закінчення строку дії договору) |
| *Строки наведено для організацій, в діяльності яких не утворюються документи НАФ. **У Переліку № 41 строки зберігання місячної бухзвітності не регламентовані. ***Тут і надалі примітка «за умови завершення перевірки» означає: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ — зберігаються до ухвалення остаточного рішення». У Переліку № 578/5 ця примітка дещо перефразована, але загальний сенс не змінився. ****«В» — вік особи на момент завершення справи. *****У Переліку № 41 щодо інвентарних карток основних засобів містилося уточнення — строк їх зберігання становить 3 роки після ліквідації основних засобів. ******Паспорти будівель, споруд — архітектурних пам'яток, які перебувають під охороною держави, зберігаються постійно. *******У Переліку № 41 строки зберігання не були диференційовані залежно від термінів складання. | ||
