ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
при списании топлива нужно использовать
форму Путевого листа
Письмо Государственной налоговой службы Украины от 28.02.12 г. № 3535/6/15-1415
«О подтверждении расходов на приобретение горюче-смазочных материалов»
С 14.08.11 г. Законом Украины от 05.07.11 г. № 3565-VI в Закон об автотранспорте* были внесены изменения, которыми из него исключены все упоминания об обязательности использования Путевого листа** как документа установленного образца для определения и учета работы автотранспорта. То есть с внесением таких изменений в Закон об автотранспорте наличие у водителя этого документа и предъявление его представителям органов внутренних дел перестали быть обязательными.
* Закон Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.01 г. № 2344-III.
** Путевой лист служебного легкового автомобиля, типовая форма № 3, утвержденная приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74.
Именно на основе Путевого листа подтверждается факт проведения предрейсового медосмотра водителя, наличие разрешения механика на отправление транспортного средства в рейс и самое главное — списываются горюче-смазочные материалы (ГСМ), использованные на работу служебных автомобилей. В связи с этим возникает вопрос: нужно ли, как и ранее, использовать для учета форму, утвержденную Госкомстатом, можно или использовать самостоятельно разработанную форму аналогичного первичного документа?
ГНСУ в комментируемом письме решила разъяснить сложившуюся ситуацию. Как и следовало ожидать, налоговики настаивают на том, что, как и ранее, для учета работы служебного автотранспорта, а следовательно, и списания ГСМ, нужно использовать исключительно утвержденную Госкомтатом форму Путевого листа. Соответственно применение каких-либо других первичных документов для учета работы служебных легковых автомобилей не допускается. Этот вывод налоговики, опираясь на п.п. 2.1 Инструкции о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденной приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74 (далее — Инструкция № 74), где говорится, что перевозчики, эксплуатирующие служебные легковые автомобили — собственные либо арендованные (без водителя), обязаны при выпуске автомобиля из гаража выдать водителю оформленные Путевые листы.
Кроме того, они считают, что только наличие Путевого листа даст право субъекту хозяйствования выполнить условие п. 138.2 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) и отнести в налоговые расходы стоимость использованных ГСМ. Напомним, что в соответствии с п. 138.2 НКУ для определения объекта налогообложения учитываются только расходы, надлежащим образом оформленные первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета.
То есть, как видим, налоговики склоняются к мысли, что для оформления работы служебного автомобиля, а также для списания ГСМ следует использовать именно форму Путевого листа, утвержденную приказом Госкомстата.
Мы такую позицию налоговиков не разделяем, поскольку:
— во-первых, утверждение налоговиков о том, что использование Путевых листов является обязательным, не имеет под собой законных оснований, поскольку нормы Инструкции № 74, которая является подзаконным нормативно-правовым актом Госкомстата, в части использования Путевых листов с 14.08.11 г. противоречат нормам Закона об автотранспорте. Поэтому к сведению их можно не принимать;
— во-вторых, хотя в п. 138.2 НКУ и содержится упоминание об обязательности оформления первичного документа, но о конкретной форме такого документа не сказано ни слова, а это дает право говорить, что для отнесения стоимости использованных ГСМ в налоговые расходы можно использовать любую форму первичного документа (в том числе разработанного самостоятельно) и она будет иметь такую же юридическую силу, как и типовая форма Путевого листа. Так, в соответствии с п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом МФУ от 24.12.95 г. № 88 (далее — Положение № 88), документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты либо реквизиты типовых или специализированных форм. Из этого следует: для того чтобы форма самостоятельно разработанного «путевого документа» была действительной, необходимо, чтобы она содержала все обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные в ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV и п. 2.4 Положения № 88
Заметим, что против разработки собственных форм первичных документов не возражает и Госкомстат, о чем идет речь в письме от 15.07.10 г. № 14/2-18/72*.
* См. ком. «Реквизиты первичных документов, статус счета-фактуры, подача статистической отчетности — разъясняет Госкомстат» // «БН», 2010, № 40, с. 6.
Следовательно, на наш взгляд, чтобы списать использованные ГСМ на работу служебного автомобиля, субъект хозяйствования может использовать как утвержденные формы Путевых листов, так и собственно разработанные. Хотя не исключено, что на местах налоговики, ориентируясь на выводы комментируемого письма, будут против применения самостоятельно разработанной формы документов для подтверждения права на налоговые расходы.
