ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ:
при списанні палива
потрібно використовувати
форму Подорожнього листа
Лист Державної податкової служби України від 28.02.12 р.№ 3535/6/15-1415
«Щодо підтвердження витрат на придбання пально-мастильних матеріалів»
З 14.08.11 р. Законом України від 05.07.11 р. № 3565-VI було внесено зміни до Закону про автотранспорт*, якими із нього виключено всі згадки про обов’язковість використання Подорожнього листа**, як документа встановленого зразка для визначення та обліку роботи автотранспорту. Тобто з унесенням таких змін до Закону про автотранспорт наявність у водія цього документа та пред'явлення його представникам органів внутрішніх справ перестали бути обов'язковими.
* Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.01 р. № 2344-III.
** Подорожній лист службового легкового автомобіля, типова форма № 3 затверджена наказом Держкомстату від 17.02.98 р. № 74.
Але на основі Подорожнього листа підтверджується факт проведення передрейсового медогляду водія, наявність дозволу механіка на відправлення транспортного засобу в рейс, і найголовніше — списуються пально-мастильні матеріали (ПММ), використані на роботу службових автомобілів. У зв’язку з цим виникає запитання: чи слід, як і раніше, використовувати для обліку форму, затверджену Держкомстатом, чи можна використовувати самостійно розроблену форму аналогічного первинного документа.
ДПСУ у листі, що коментується, вирішила роз’яснити ситуацію, що склалася. Як і варто було очікувати, податківці наполягають на тому, що, як і раніше, для обліку роботи службового автотранспорту, а отже і списання ПММ, слід використовувати виключно затверджену Держкомстатом форму Подорожнього листа. Відповідно, застосування будь-яких інших первинних документів для обліку роботи службових легкових автомобілів не допускається. Цей висновок вони зробили спираючись на п.п. 2.1 Інструкції про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженої наказом Держкомстату від 17.02.98 р. № 74 (далі — Інструкція № 74), де говориться, що перевізники, які експлуатують службові легкові автомобілі — власні або орендовані (без водія), зобов'язані при випуску автомобіля з гаража видати водієві оформлені Подорожні листи.
Крім того вони вважають, що лише наявність Подорожнього листа дасть право суб’єкту господарювання виконати умову п. 138.2 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) і віднести до податкових витрат вартість використаних ПММ. Нагадаємо, що відповідно до п. 138.2 ПКУ для визначення об’єкта оподаткування враховуються лише витрати, які належним чином оформлені первинними документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку.
Тобто, як бачимо, податківці схиляються до думки, що для оформлення роботи службового автомобіля, а також для списання ПММ варто використовувати саме форму Подорожнього листа, затверджену наказом Держкомстату.
Ми таку позицію податківців не поділяємо, оскільки:
— по-перше, твердження податківців стосовно того, що використання Подорожніх листів є обов’язковим, не має під собою законних підстав, оскільки норми Інструкції № 74, що є підзаконним нормативно-правовим актом Держкомстату в частині використання Подорожніх листів, з 14.08.11 р. суперечать нормам Закону про автотранспорт. А тому до уваги їх можна не брати;
— по-друге, у п. 138.2 ПКУ хоч і міститься згадка про обов’язковість оформлення первинного документа, але про конкретну форму такого документа не сказано ні слова, що дає право говорити, що для віднесення вартості використаних ПММ до податкових витрат можна використовувати будь-яку форму первинного документа (у тому числі розробленого самостійно), і вона буде мати таку ж юридичну силу, як і типова форма Подорожнього листа. Так, відповідно до п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, наказ МФУ від 24.12.95 р. № 88 (далі — Положення № 88) документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм. З цього випливає, що для того, щоб форма самостійно розробленого «подорожнього документа» була дійсною, необхідно, щоб вона містила всі обов'язкові реквізити первинних документів, які передбачені у ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV і п. 2.4 Положення № 88.
Зауважимо, що проти розроблення власних форм первинних документів не заперечує і Держкомстат, про що йдеться у листі від 15.07.10 р. № 14/2-18/72*.
* Див. ком. «Реквізити первинних документів, статус рахунка-фактури, подання статистичної звітності — роз'яснює Держкомстат» // «БТ», 2010, № 40, с. 6.
Отже, на наш погляд, щоб списати використані ПММ на роботу службового автомобіля, суб’єкт господарювання може використовувати як затверджені форми Подорожніх листів, так і власно розроблені. Хоча не виключено, що на місцях податківці, орієнтуючись на висновки листа, що коментується, будуть проти застосування самостійно розробленої форми документів для підтвердження права на податкові витрати.
