ДОВЕРЕННОСТЬ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
В сегодняшней Теме недели мы рассмотрим вопросы использования доверенностей в хозяйственной деятельности. Прочитав ее, вы узнаете, в каких случаях доверенность необходима для подтверждения полномочий представителя контрагента, а также о том, кто может представлять интересы юридического лица без доверенности. Мы расскажем об основных правилах составления доверенностей, об основаниях для прекращения доверенности и ее отмены.
Приведенные примеры помогут самостоятельно составить доверенность для получения ТМЦ, на заключение договоров, на предоставление налоговой отчетности, на получение зарплаты и для других случаев.
Очень часто в ходе осуществления хозяйственной деятельности приходится прибегать к оформлению доверенностей. В сегодняшней Теме недели детально рассмотрим порядок применения наиболее используемой доверенности — на получение ТМЦ. Опишем общие требования к оформлению доверенностей. Также рассмотрим нюансы оформления доверенностей: на заключение договора, на предоставление налоговой отчетности, на получение зарплаты.
Яна ИНДЮХОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
ПРИМЕНЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТИ
Общие положения
Доверенность предназначена для оформления отношений представительства. Согласно ст. 237 ГКУ представительством является правоотношение, в котором одна сторона (представитель) обязана или имеет право совершить сделку от имени другой стороны, которую она представляет.
Согласно ч. 3 ст. 237 ГКУ представительство возникает на основании договора, закона, акта органа юрлица и на других основаниях, установленных актами гражданского законодательства. Из этого следует вывод, что доверенность не может заменить договор, приказ, распоряжение и др. Доверенность вторична по отношению к договору, акту органа юрлица. Это и понятно, ведь сначала предприятие заключает договор с другим предприятием или издает какой-либо распорядительный документ, а после этого возникают отношения представительства по доверенности.
Доверенностью является письменный документ, выдаваемый одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность на совершение сделки представителем может быть предоставлена лицом, которое представляют (доверителем), непосредственно третьему лицу (ч. 3 ст. 244 ГКУ). То есть в отношениях с третьими лицами представитель с помощью доверенности подтверждает свои полномочия.
Еще есть такой нюанс. Выбирая представителя, необходимо иметь в виду ч. 3 ст. 238 ГКУ, которая гласит: представитель не может совершать сделку от имени лица, которое он представляет, в своих интересах или в интересах другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением коммерческого представительства, а также в отношении других лиц, установленных законом. То есть, например, нельзя чтобы договор подписал от имени обеих сторон один и тот же человек (например, представитель не может от имени предприятия подписать договор, другой стороной которого выступает он сам). Еще представитель не может совершить сделку, которая в соответствии с ее содержанием может быть совершена только лично тем лицом, которое он представляет (ч. 2 ст. 238 ГКУ). Например, нельзя вступить в брак по доверенности.
Кому не нужна доверенность?
Согласно ч. 5 ст. 65 ХКУ руководитель предприятия без доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы в органах государственной власти и органах местного самоуправления, других организациях, в отношениях с юрлицами и гражданами, формирует администрацию предприятия и решает вопросы деятельности предприятия в пределах и порядке, определенных учредительными документами.
Дирекция (директор) действует от имени общества в пределах, установленных Законом о хозобществах и учредительными документами. Если в хозобществе создан коллегиальный орган — дирекция, то генеральный директор имеет право без доверенности выполнять действия от имени общества. Другие члены дирекции также могут быть наделены этим правом (абз. 4 и 5 ст. 62 Закона о хозобществах).
На основании вышеприведенной информации можно заключить, что без доверенности могут обойтись такие лица:
1) представители исполнительного органа (директор, генеральный директор, председатель правления и т. д.);
2) должностные лица, конкретные полномочия которых зафиксированы в уставе или другом учредительном документе*.
* Согласно ч. 1 ст. 57 ХКУ учредительными документами субъекта хозяйствования являются решение о его образовании или учредительный договор, а в случаях, предусмотренных законом, устав (положение) субъекта хозяйствования. Предприятие, если законом не установлено иное, действует на основе устава или модельного устава (ч. 3 ст. 62 ХКУ).
Другим должностным лицам (например, заместителям директора, бухгалтерам, начальникам отделов и т. п.), которые будут действовать от имени предприятия, но полномочия которых не указаны в учредительных документах, без доверенности не обойтись.
Не обойтись без доверенностей и руководителям филиалов и представительств. В ч. 4 ст. 95 ГКУ сказано, что они назначаются юрлицом и действуют на основании выданной им доверенности.
Обратите внимание, ФИО, дата избрания (назначения) и регистрационные номера учетных карточек налогоплательщиков, которые избираются (назначаются) в орган управления юрлица, которые уполномочены представлять юрлицо в правоотношениях с третьими лицами, или лиц, которые имеют право совершать действия от имени юрлица без доверенности, в том числе подписывать договоры, необходимо внести в ЕГР (ч. 2 ст. 17 Закона № 755). Можно сказать, что эти данные общедоступные, потому что каждое желающее предприятие может направить соответствующий запрос и получить интересующую его информацию из ЕГР. В случае необходимости представители свои полномочия могут подтвердить, предоставив контрагенту извлечение из устава или выписку из ЕГР. Но с позиции предприятия, с которым взаимодействует представитель предприятия-контрагента без доверенности, лучше все-таки увидеть данные из устава или протокол общего собрания или приказ о назначении директором, чтобы удостовериться в его полномочиях, потому что в случае чего суд обращается именно к учредительным документам (см., например, постановление ВХСУ от 09.10.08 г. № 19/349-20/367; п. 14 письма ВХСУ от 14.12.07 г. № 01-8/973**).
** Подробнее см. статью «Признание сделки ничтожной: как бороться с налоговиками» // «БН», 2011, № 44, с. 30.
Правовые основы выдачи и содержание доверенности
Согласно ч. 1 ст. 246 ГКУ выдать доверенность от имени предприятия может либо орган предприятия или другое лицо, уполномоченное на это учредительными документами.
В качестве «органа предприятия» выступает орган, осуществляющий управление предприятием — высший или исполнительный орган (например, директор, правление). Целесообразно в самих учредительных документах прописать, кто имеет право выдавать доверенность и определить круг полномочий, по которым может выдаваться доверенность. Еще в ч. 1 ст. 246 ГКУ сказано, что доверенность должна быть скреплена печатью этого юрлица. Кстати говоря, согласно ч. 1 ст. 238 ГКУ представитель может быть уполномочен на совершение только тех сделок, право на совершение которых имеет предприятие, которое он представляет. То есть нельзя выдать доверенность на осуществление действий от имени предприятия, не предусмотренных в уставе, также при отсутствии соответствующей лицензий и других разрешительных документов на тот или иной вид деятельности (т. е. на осуществление действий, которые не относятся к компетенции предприятия). Например, предприятие — общество с ограниченной ответственностью, которое не является банком или финансовым учреждением, не может выдать доверенность на принятие депозита, потому что само не имеет право заключать депозитные договоры.
Выдача доверенности является одностороннией сделкой, поэтому согласно ч. 3 ст. 202 ГКУ в общем случае она может создавать обязанности лишь для лица, его совершившего. Выдавая доверенность, необходимо соблюдать требования ГКУ. Далее перечислим основные из них.
1. Форма доверенности должна соответствовать форме, в которой согласно закону должна совершаться сделка (ч. 1 ст. 245 ГКУ). Однако в самом определении доверенности, приведенном в ч. 3 ст. 244 ГКУ, говорится, что это письменный документ, поэтому доверенность в устной форме выдаваться не может.
Выписать доверенность можно на обычном листе бумаги, а можно для этого использовать фирменный бланк предприятия.
Минимальное содержание доверенности:
1) название «Доверенность»;
2) полное наименование предприятия;
3) код ЕГРПОУ;
4) дата выдачи доверенности;
5) срок действия доверенности (срок может не указываться, тогда доверенность действует до прекращения ее действия — ч. 1 ст. 247 ГКУ);
6) дата совершения доверенности (без даты считается ничтожной — ч. 3 ст. 247 ГКУ);
7) Ф. И. О. и данные паспорта лица, которому выдается доверенность;
8) перечень полномочий лица;
9) подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать.
Напомним, что оттиск печати необходимо ставить так, чтобы он охватывал последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ (п. 5.26 ДСТУ 4163-2003).
Чтобы получить представление о том, как в целом выглядит доверенность и как нужно размещать в ней текст, можно заглянуть в приказ Минюста от 31.10.06 г. № 83/5. Например, в приложении 10 этого приказа есть пример доверенности на оформление наследственных дел, в приложении 11 — доверенность на ведение дел в суде и в других организациях и учреждениях, в приложении 14 — пример общей доверенности.
2. Нотариальная форма. Есть случаи, когда просто выписать доверенность недостаточно, необходимо еще и ее нотариально удостоверить. Их в общем случае два:
1) когда доверенность выдают в порядке перепоручения (кроме доверенности на получение зарплаты, стипендии, пенсии, алиментов, других платежей и почтовой корреспонденции (почтовых переводов, посылок и т. п.);
2) когда сделка, для осуществления которой выдается доверенность, подлежит нотариальному удостоверению в соответствии с требованием законодательства либо если стороны договорились об этом (например, договор купли-продажи недвижимости подлежит нотариальному удостоверению согласно ч. 1 ст. 657 ГКУ, поэтому и доверенность тоже должна быть нотариально заверена).
Нотариально удостоверенные доверенности (и их дубликаты) подлежат обязательной регистрации нотариусом в Едином реестре доверенностей в порядке, определенном Положением № 111. Регистрация одной доверенности (в том числе дубликата доверенности) в Едином реестре доверенностей с выдачей об этом извлечения обойдется в 34 грн. (тариф установлен п. 4 приказа Минюста от 28.12.06 г. № 111/5).
Подробности о применении доверенностей см. в табл. 1.
Таблица 1. Некоторые нюансы составления и применения доверенности
| Вопрос | Ответ |
| 1 | 2 |
| Обязательно ли в доверенности ставить срок ее действия? | Нет, не обязательно. Согласно ч. 1 ст. 247 ГКУ, если срок доверенности не установлен, она сохраняет силу до прекращения ее действия. При этом срок доверенности, выданной в порядке перепоручения, не может превышать срока основной доверенности, на основании которой она выдана (ч. 2 ст. 247 ГКУ) |
| Примечание. Не путайте бессрочную доверенность с безотзывной. О последней говорится в ч. 1 ст. 249 ГКУ и ее сущность состоит в том, что лицо, выдавшее такую доверенность, не может отозвать ее (отменить ее действие). Кроме того, согласно ч. 4 ст. 249 ГКУ законом может быть установлено право лица выдавать безотзывные доверенности на определенное время. Эта норма реализуется, например, через норму абз. 3 ч. 3 ст. 10 Закона № 978, где сказано, что застройщик на время действия договора имеет право предоставлять безотзывную доверенность управителю на право делегирования третьим лицам функций застройщика в случае нарушения последним условий договора с управителем. | |
| Можно ли перепоручить бессрочную доверенность? | Судя по всему, нет. Этот вопрос рассматривался в письме Главного управления юстиции в г. Киеве от 12.06.07 г. № 1. Согласно ч. 2 ст. 247 ГКУ срок доверенности, выданной в порядке перепоручения, не может превышать срока основной доверенности, на основании которой она выдана. Для выполнения этой нормы необходимо, чтобы в основной доверенности, в которой предусмотрено право передоверия, в частности был четко определен годами, месяцами, неделями, днями или часами срок ее действия. Если срок действия основной доверенности не указан, невозможно выдать доверенность в порядке передоверия в пределах срока действия основной доверенности, а значит, выполнить требования ч. 2 ст. 247 ГКУ |
| Может ли руководитель филиала выдавать доверенности и надо ли такие доверенности удостоверять нотариально? | Согласно ч. 4 ст. 95 ГКУ руководители филиалов сами действуют на основании доверенности, поэтому, выдавая доверенность другому лицу по факту, получается перепоручение. А доверенности, которые выдаются в порядке перепоручения, в общем случае подлежат нотариальному удостоверению (согласно ч. 2 ст. 245 ГКУ). Поэтому в таком случае доверенность, выданную руководителем филиала, придется нотариально удостоверить. Но если руководитель филиала уполномочен выдавать доверенности учредительными документами предприятия, то нотариально удостоверять доверенность не нужно (если только сам договор не подлежит нотариальному удостоверению) |
| Каков размер государственной пошлины при нотариальном заверении доверенностей? | Размеры госпошлины на сегодняшний день установлены Декретом о госпошлине. Размер госпошлины в зависимости от вида доверенности колеблется в пределах от 0,02 до 0,3 нмдг (0,34 до 5,10 грн.) |
| Если в доверенности нет даты совершения, можно ли ее принимать к исполнению? | Нет. Согласно ч. 3 ст. 247 ГКУ и п.п. 3.3 п. 3 гл. 4 разд. II Порядка № 296 доверенность, в которой не указана дата ее совершения, является ничтожной. В связи с этим не рекомендуем принимать к исполнению доверенности, не содержащие дату совершения |
| Действительны ли на территории Украины доверенности, выданные за ее пределами? | Да. Доверенность можно выдать на совершение действий за пределами Украины. Также в Украине по физлица могут осуществлять действия по доверенности, выданной за пределами Украины. Порядок выдачи, срок действия, прекращение и правовые последствия прекращения доверенности определяются правом государства, в котором выдана доверенность (ч. 1 ст. 34 Закона № 2709, ст. 40 Конвенции о правовой помощи) |
| Примечание. Обратите внимание, при работе с доверенностями, выданными предприятиями других государств, может возникнуть необходимость их легализации. Это зависит от того, заключила Украина с этой страной договор о правовой помощи или нет. Если такой договор имеется, то легализовывать (путем проставления апостиля либо в консульстве) не нужно. Если доверенность выдана предприятием государством — участником Гаагской конвенции, то на ней должен присутствовать штамп апостиля. Доверенности, выданные другими странами, должны быть легализованы в общем порядке согласно Инструкции № 113. Доверенность, составленная на иностранном языке, в любом случае требует перевода. Дополнительно см. статью «Документы на иностранном языке: придаем юридический статус путем легализации» // «БН», 2011, № 47, с. 36. | |
| Нужно ли заверить нотариально доверенность, если в нашем поселке нет нотариуса? | Согласно абз. 4 ч. 3 ст. 245 ГКУ доверенность лица, проживающего в населенном пункте, где нет нотариусов, может быть удостоверена уполномоченным на это должностным лицом органа местного самоуправления, кроме доверенностей на право распоряжения недвижимостью, доверенностей на управление и распоряжение корпоративными правами и доверенностей на пользование и распоряжение транспортными средствами. Аналогичная норма содержится в п.п. 4 ч. 2 ст. 40 Закона о нотариате. Доверенности, который удостоверены уполномоченным должностным лицом органа местного самоуправления, приравниваются к нотариально удостоверенным (абз. 5 ч. 3 ст. 245 ГКУ) |
Обратите внимание: в доверенности нужно четко и полно определить полномочия лица, которому выдается доверенность. На это указывает, в частности, п.п. 2.1 п. 2 гл. 4 разд. II Порядка № 296. Действия, которые необходимо совершить представителю, должны быть правомерными, конкретными и осуществимыми.
К примеру, необходимо выписать доверенность работнику на заключение и выполнение договора купли-продажи товара. По нашему мнению, не стоит писать в доверенности так: «...заключение договора-купли продажи товаров», лучше дополнить эту формулировку, такой конкретикой «...ведение переговоров, подписание договора купли-продажи товаров, передача товаров, получение документов (актов, накладных и т. д.), получение денег».
Основания для прекращения доверенности
В ч. 1 ст. 248 ГКУ приведены основания для прекращения доверенности, перечислим их:
1) истечение срока доверенности;
2) отмена доверенности лицом, выдавшим ее;
3) отказ представителя от совершения действий, определенных доверенностью;
4) прекращение юрлица, выдавшего доверенность;
5) прекращение юрлица, которому выдана доверенность;
6) смерть лица, выдавшего доверенность, объявление его умершим, признание его недееспособным или безвестно отсутствующим, ограничение его гражданской дееспособности. В случае смерти лица, выдавшего доверенность, представитель сохраняет свои полномочия по доверенности для ведения неотложных дел или таких действий, невыполнение которых может привести к возникновению убытков;
7) смерть лица, которому выдана доверенность, объявление его умершим, признание его недееспособным или безвестно отсутствующим, ограничение его гражданской дееспособности.
С прекращением представительства по доверенности теряет силу и перепоручение (ч. 2 ст. 248 ГКУ).
В случае прекращения представительства по доверенности представитель обязан немедленно вернуть доверенность.
Обратите внимание: доверенности, выданные уволившимся директором (либо другим должностным лицом, за которым учредительными документами закреплено право выписки доверенностей), считаются действительными и действуют в течение срока, на которые они были выданы, или до отмены доверенности. То есть с увольнением лица, выдавшего доверенности, они не аннулируются. Это связано с тем, что в ч. 1 ст. 248 ГКУ, как видим, нет никакого подобного основания для прекращения доверенности, связанного с увольнением должностного лица, выдававшего их. Если вы хотите прекратить действие доверенностей, то необходимо отменить доверенность (см. следующий раздел).
Отмена доверенности
Частью 1 ст. 249 ГКУ предусмотрено, что лицо, выдавшее доверенность, за исключением безотзывной доверенности, может в любое время отменить доверенность или перепоручение.
Лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, должно немедленно уведомить об этом:
— представителя;
— известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность.
В ГКУ не уточняется, каким образом нужно уведомлять третьих лиц. По нашему мнению, уведомлять третьих лиц безопаснее всего письменным уведомлением под роспись. Также уведомление можно направить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
На предприятии целесообразно вести учет выданных доверенностей. Это помогает при необходимости установить круг контрагентов, которым нужно сообщить об отмене той или иной доверенности.
Права и обязанности относительно третьих лиц, возникших вследствие совершения сделки представителем до того, как он узнал или мог узнать об отмене доверенности, сохраняют силу для выдавшего доверенность и его правопреемников. Это правило не применяется, если третье лицо знало или могло знать, что действие доверенности прекратилось.
Чтобы отменить удостоверенную нотариусом доверенность, необходимо обратиться с заявлением об отмене доверенности к тому же нотариусу, который удостоверял эту доверенность. Заявление о прекращении действия доверенности подается по форме, приведенной в приложении 2 к Положению № 111.
Нотариус при получении заявления об отмене доверенности делает об этом отметку на экземпляре доверенности, которая хранится в делах нотариуса, в государственном нотариальном архиве, и отметку в реестре для регистрации нотариальных действий (п. 6.2 гл. 4 разд. II Порядка № 296). Кроме того, прекращение удостоверенных нотариусом доверенностей подлежит обязательной регистрации в Едином реестре доверенностей (п. 7 гл. 4 разд. II Порядка № 296).
ВИДЫ ДОВЕРЕННОСТЕЙ
Доверенность на получение ТМЦ
Порядок выдачи и использования доверенностей на получение ТМЦ описан в Инструкции № 99. Этот вид доверенностей чаще всего используется в деятельности субъектов хозяйствования.
Согласно п. 2 Инструкции № 99 сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструмент, товары, основные средства и другие ТМЦ, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей. То есть назначение доверенности — подтвердить право конкретного физического лица на получение ТМЦ. При этом не имеет значения вид договора, по которому лицо получает ТМЦ (договор купли-продажи, дарения и т. д.). Кстати говоря, выдача ТМЦ по копии доверенности Инструкцией № 99 не предусмотрена.
В приложении 1 к Инструкции № 99 приведена типовая форма доверенности № М-2. Напомним, что с 01.06.08 г. согласно приказу МФУ от 05.05.08 г. № 647 бланк доверенности утратил статус бланка строгой отчетности*.
* Об этом мы писали в комментарии «Внимание! Внимание! Стали нестрогими кассовые ордера и доверенности» // «БН», 2008, № 17, с. 4.
В табл. 2 на с. 42 перечислим возможные случаи получения ТМЦ без доверенности.
Согласно п. 12 Инструкции № 99 запрещается отпускать ТМЦ в случаях:
а) представления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка заполнения или с незаполненными реквизитами;
б) представления доверенности, имеющей исправления и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;
в) отсутствия у доверенного лица указанного в доверенности паспорта или другого документа, удостоверяющего доверенное лицо;
г) окончания срока действия доверенности;
д) получения уведомления от предприятия — получателя ценностей об аннулировании выданной доверенности.
В табл. 3 на с. 42 осветим самые важные правила выписки и применения доверенностей на получение ТМЦ в формате «вопрос-ответ», а также приведем примерный образец оформления доверенности на получение ТМЦ (см. рис. 1 на с. 44).
Таблица 2. Получение ТМЦ без доверенности
| Ситуация | Комментарий |
| 1. Приобретение ТМЦ за наличные | Отпуск ценностей за наличный расчет не требует представления доверенности покупателем (см. письма МФУ от 17.07.07 г. № 31-34000-30-27/14518, от 13.01.05 г. № 31-04200-20-10/510) |
| 2. ТМЦ получает лично директор | Если ТМЦ получает лично директор либо другое лицо, чьи полномочия действовать от имени предприятия (в том числе получать ТМЦ) зафиксированы в учредительных документах, то доверенность не выдается (ч. 5 ст. 65 ХКУ). Во избежание недоразумений со стороны лиц, отгружающих ТМЦ, необходимо иметь при себе какой-либо документ, подтверждающий статус и полномочия (например, извлечение из устава или выписку из ЕГР) |
| 3. ТМЦ перемещаются в пределах предприятия | Если ТМЦ перемещаются в пределах одного предприятия, то передачу и получение ТМЦ осуществляют лица, работающие на одном предприятии (такая операция может быть оформлена лимитно-заборной картой, накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, накладной, актом и т. п.) |
| 4. Централизованно-кольцевые перевозки(1) | Если между двумя предприятиями осуществляются централизованно-кольцевые перевозки (абз. 3 п. 13 Инструкции № 99). Чтобы не иметь дело с доверенностями при таких перевозках, предприятие — получатель ТМЦ должно уведомить поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо, принимающее ТМЦ, будет заверять свою подпись на сопроводительных документах (накладной, акте, ордере и т. п.). Обычно такое уведомление содержит подпись руководителя и главного бухгалтера либо других должностных лиц. Получив уведомление, при отгрузке ТМЦ поставщик сверяет оттиск печати, которую ставит получатель, с образцом в уведомлении |
| 5. За ТМЦ придет ФЛП | Если за ТМЦ придет лично ФЛП, то он должен предъявить паспорт либо другой документ для идентификации личности, а также извлечение или выписку из ЕГР. Данные предоставленных ФЛП документов предприятие-поставщик указывает в документах, которыми оформляют отгрузку ТМЦ (товарно-транспортная накладная, накладная-требование). Если же ФЛП лично не может получить ТМЦ, а поручает это своим наемным работникам, то на работников следует оформить доверенность. Для этого можно взять форму № М-2 либо составить доверенность в произвольной форме, но с соблюдением требований ГКУ (см. письма Минфина от 06.11.2000 г. № 053-4154, от 31.10.2000 г. № 053-29151). Нотариально заверять такую доверенность не нужно. Но все равно лицо, получающее ТМЦ, должно иметь с собой свой паспорт |
| (1) Под централизованно-кольцевыми перевозками следует понимать систематический завоз ТМЦ по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и т. д.) в адрес одного или более заказчиков (юридических лиц или их отделений, участков, филиалов). Такое определение дано в письмах МФУ от 09.12.03 г. № 31-04200-30-5/7021, от 05.03.02 г. № 053-2930. | |
Таблица 3. Основные правила применения доверенностей на получение ТМЦ
| Вопрос | Ответ |
| 1 | 2 |
| Кому может быть выдана доверенность на получение ТМЦ? | В п. 4 Инструкции № 99 указано, что доверенность может быть выдана только лицам, которые работают на этом предприятии. Доверенность лицам, не работающим на данном предприятии, может быть выдана с разрешения руководителя предприятия, если предприятие, где работает данное лицо, выдало ему доверенность на получение тех же ТМЦ и такого же количества с этого предприятия. На наш взгляд, эта норма должна применяться субъектом хозяйствования с учетом норм ГКУ. А поэтому он сам решает, кому следует выдавать доверенность, а кому нет. Важно помнить о цели выдачи такой доверенности — подтвердить полномочия физлица на право получить ТМЦ для выдавшего ее субъекта |
| Каков порядок выдачи доверенностей на получение ТМЦ? | При использовании доверенностей формы № М-2 следует руководствоваться Инструкцией № 99. Бланки доверенностей выдаются физлицу после их регистрации в Журнале регистрации доверенностей (форма № М-3, приложение 2 к Инструкции № 99). Журнал должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Нумерация выданных в течение года доверенностей сквозная (п. 3 Инструкции № 99). То есть с начала каждого года начинается новый отсчет номеров доверенностей с № 1 |
| Нужно ли прочеркивать незаполненные строки доверенности? | Да. Это предусмотрено п. 6 Инструкции № 99. При выписывании доверенности перечень ценностей, которые нужно получить по ней (графа «Найменування цінностей»), приводится обязательно с указанием названия и количества ценностей для получения, независимо от того, есть ли такие сведения в документах на отпуск (наряде, счете, договоре, заказе, соглашении и т. п.) ценностей, а незаполненные строки доверенности прочеркиваются |
| Можно ли на доверенности на получение ТМЦ поставить вместо подписи руководителя факсимиле? | Минфин факсимиле вместо подписи руководителя на доверенности не допускает (см. письмо Минфина от 03.08.09 г. № 31-34000-20-16/20991). В комментарии к этому письму «Доверенность на получение ценностей: Минфин разъяснил некоторые моменты ее заполнения» // «БН», 2009, № 33, с. 10 мы обращали внимание на то, что мнение Минфина спорно. Однако, чтобы избежать возможных негативных последствий (например, признание доверенности недействительной) лучше ставить «живую» подпись |
| Каков срок действия доверенности на получение ТМЦ? | Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ТМЦ по наряду, счету, накладной или другому, их заменяющему документу, на основании которого выдана доверенность, однако не более чем на 10 дней(1). Срок действия такой доверенности в соответствии с п. 8 Инструкции № 99 истекает в соответствующее число (включительно), указанное в графе «Довіреність дійсна до __». Отсчет срока действия доверенности ведется с указанной в доверенности даты выдачи (см. письмо Минфина от 27.07.09 г. № 31-34000-10-10/20370) |
| Можно ли выписать одну доверенность на получение ТМЦ по нескольким документам? | В случае, когда доверенное лицо должно получать ТМЦ в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетами и другим документам, которые их заменяют, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если ТМЦ должны быть получены на разных складах (абз. 2 п. 6 Инструкции № 99) |
| Каким образом нужно заполнять доверенность? От руки либо печатным способом? | Запрещается выдавать доверенности, которые полностью или частично не заполнены, не имеют образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны (п. 7 Инструкции № 99). Поэтому к заполнению доверенности советуем подойти ответственно. При этом можно заполнять доверенность либо от руки (шариковой ручкой, чернилами), либо в печатном виде, либо комбинированным способом (это допускал Минфин в письме от 27.07.09 г. № 31-34000-10-10/20370). А вот в бытность доверенности бланком строгой отчетности — заполнение комбинированным методом не допускалось (см. письмо Минфина от 17.07.07 г. № 31-34000-30-27/14518) |
| Можно ли выдать доверенность лицу, которое еще не отчиталось по ранее выданной ему доверенности? | Лицам, которые не отчитались об использовании доверенности или не вернули неиспользованную доверенность, срок действия которой истек, новая доверенность не выдается (п. 11 Инструкции № 99) |
| Есть ли ответственность за отпуск ТМЦ по некорректно заполненной доверенности или совсем без доверенности (в случаях, когда она необходима)? | Согласно п. 15 Инструкции № 99 ответственность за соблюдение поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности ценностей возлагается на должностных лиц предприятия-поставщика, имеющих право подписывать первичные документы на отпуск ценностей. Есть вероятность, что должностные лица будут привлечены к админответственности по ст. 1642 КоАП (см. «ВНСУ», 2008, № 40, с. 10) |
| Кто подписывает доверенность на получение ТМЦ вместо главного бухгалтера, если такой должности на предприятии нет? | В соответствии с п. 5 Инструкции № 99 на предприятии, где отсутствует должность главного бухгалтера (бухгалтера), руководитель предприятия должен определить лицо, которое уполномочивает подписывать доверенность на получение ценностей и вести регистрацию таких доверенностей (см. письмо Минфина от 07.04.06 г. № 31-34000-30-25/7186). Если бухучет ведет сам руководитель (собственник) предприятия, то доверенность на получение ТМЦ подписывается им самостоятельно (абз. 3 п. 5 Инструкции № 99; письмо Минфина от 26.09.06 г. № 31-34000-20-23/20039) |
| Доверенность выдана на получение 100 ед. товара. Но поставщик отгрузил 50 ед. Как быть в таком случае? | Инструкцией № 99 не запрещено по доверенности получать часть товара. При этом в п. 13 Инструкции № 99 сказано, что доверенность, независимо от срока ее действия, остается у поставщика при первом отпуске ТМЦ. При отпуске ТМЦ частями на каждый частичный отпуск составляется отдельная накладная (акт приемки-сдачи или другой аналогичный документ) с пометкой на ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или документа, ее заменяющего) передается получателю ценностей, а второй — прилагается к оставленной у поставщика доверенности и используется контроль за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для проведения расчетов с получателем. А вот если доверенность выдана на получение, например 100 ед., а по факту поставщик выдал 120, то это уже будет нарушением. Аналогичный вопрос мы рассматривали в Почте недели «Количество товара в накладной и доверенности может не совпадать» // «БН», 2008, № 25, с. 27 |
| Когда работник должен отчитаться об использовании доверенности на получение ТМЦ? | Согласно п. 10 Инструкции № 99 лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого случая доставки на предприятие полученных по доверенности ТМЦ, независимо от того, получены ТМЦ по доверенности полностью или частично, подать работнику предприятия, который осуществляет выписку и регистрацию доверенностей, документ о получении им ценностей и их сдаче на склад (кладовую) или материально ответственному лицу. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены не позднее следующего дня после окончания срока действия доверенности. Об использовании доверенности или возврате неиспользованной доверенности в журнале регистрации доверенностей делается отметка о номерах документов (накладных, актов и т. д.) на полученные ТМЦ или о дате возврата доверенности. Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «невикористана» и хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных документов |
| Что делать если доверенность утеряна? | В случае утери доверенности работник должен письменно уведомить об этом руководителя предприятия (например, в форме объяснительной, служебной записки). И тогда предприятие обязано уведомить своего контрагента о том, что доверенность недействительна (см. также Почту недели «От работника нет ни доверенности, ни ТМЦ. Как поступить?» // «БН», 2010, № 52, с. 45) |
| (1) Доверенность на получение ТМЦ, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых осуществляется централизованно-кольцевыми перевозками, допускается выдавать на календарный месяц. | |
Рис. 1. Примерный образец заполнения доверенности на получение ТМЦ по ф. № М-2
Доверенность на заключение договора
Такая доверенность нужна для подтверждения полномочий лица на заключение договора. Как мы указывали в разделе «Кому не нужна доверенность» на с. 37, не нужна доверенность директору и другим лицам, полномочия которых зафиксированы в учредительных документах. Если же договор будет подписывать другое должностное лицо предприятия (например, главный инженер), которое не значится в учредительных документах, то его полномочия необходимо подтвердить доверенностью.
Мы уже указывали, что форма доверенности должна соответствовать форме, в которой совершается сделка (ч. 1 ст. 245 ГКУ). Поэтому если ГКУ требует нотариального удостоверения договора, то и доверенность должна быть заверена нотариально. Но на практике случается, что сам по себе договор не требует нотариального удостоверения, а вот стороны, его заключающие, желают его нотариально удостоверить. По идее в соответствии с требованиями ч. 1 ст. 245 ГКУ удостоверять такую доверенность не нужно. Но нотариус, к которому вы придете удостоверять договор, может попросту отказать от нотариального удостоверения договора, одна из сторон которого представлена лицом по доверенности без нотариального удостоверения. То есть, чтобы удостоверить нотариально сам договор, необходимо будет также удостоверить нотариально доверенность, выданную представителю.
Бывает такое, что доверенность выдана с какими-то ошибками либо представитель, действующий по доверенности, вышел за рамки своих полномочий, которыми наделила его эта доверенность. В таких случаях, если лицо, выдавшее доверенность, одобряет сделку впоследствии, то вопрос о действительности заключенного договора не встает. Такой вывод следует из положений ч. 1 ст. 241 ГКУ, где сказано, что сделка, совершенная представителем с превышением полномочий, создает, изменяет, прекращает гражданские права и обязанности лица, которое он представляет, только в случае последующего одобрения сделки этим лицом. Сделка считается одобренной, в частности, в случае, если лицо, которое он представляет, совершило действия, свидетельствующие о принятии его к исполнению.
Такое одобрение осуществляется в случае фактических действий, подтверждающих исполнение договора первичными документами: спецификациями на поставку товара, расходными накладными, доверенностями, товарно-транспортными накладными, актами приема-передачи, схемы маршрута транспортировки продукции и т. п. (см., например, постановление ВХСУ от 04.04.12 г. по делу № 5016/3551/2011(1/215)).
Обратите внимание: представитель, действующий по доверенности, подписывает договор от своего имени, а не от имени лица, которое выдало доверенность.
На рис. 2 приведем примерный образец доверенности на заключение договора.
Рис. 2. Примерный образец доверенности на заключение договора
Доверенность на представление налоговой отчетности
О способах подачи отчетности мы писали в статье «Отчетность: способы подачи» // «БН», 2011, № 23, с. 15, одним из которых является способ предоставления налоговой отчетности уполномоченным лицом (по доверенности).
НКУ не содержит такого основания для отказа в приеме отчетности, как подача ее неуполномоченным лицом. Например, если налогоплательщик избрал такой способ подачи отчетности, как направление по почте, то отследить, кто именно вложил отчеты в конверт, не представляется возможным. Кроме того, при принятии налоговой декларации уполномоченное должностное лицо органа ГНС, в котором состоит на учете налогоплательщик, обязано проверить наличие и достоверность заполнения всех обязательных реквизитов, предусмотренных пп. 48.3 и 48.4 НКУ (п. 49.8 НКУ). Как видим, в НКУ не написано, что при принятии налоговой отчетности должностное лицо ГНС должно проверить наличие доверенности на предоставление налоговой отчетности.
То есть, формально говоря, неважно, кто принесет декларацию и отдаст ее налоговому инспектору. По нашему мнению, законодатель в п. 49.3 НКУ перечислил лишь возможные способы подачи отчетности. Вряд ли он имел такую задумку, чтобы при предоставлении отчетности лицо каким-либо образом подтверждало свои полномочия. Объективно НКУ не содержит требования, чтобы при предоставлении налоговой отчетности третьими лицами они имели доверенность.
Чтобы не спорить с налоговиками, можно составить письменную доверенность по аналогии с доверенностью на заключение договора (см. рис. 2 на с. 45). Нотариально заверять ее не надо. А вот доверенность, выданная налогоплательщиком-ФЛП на представительство его интересов и ведение дел, связанных с уплатой налогов, согласно п. 19.2 НКУ должна быть заверена нотариально (на это указывают и налоговики в консультации в ЕБНЗ, разд. 020.06; см. также письмо Минюста от 31.03.11 г. № 176-0-2-11-20).
Доверенность на получение зарплаты
Необходимость составления доверенности на получение зарплаты может возникнуть в случае, когда сам работник не может получить причитающиеся ему выплаты в наличной форме. К примеру, для того чтобы муж мог получить в кассе предприятия зарплату за жену, ему необходимо иметь доверенность. Это допускает п. 3.6 Положения № 637. И деньги могут быть выданы не только супругам, родственникам, а и другим лицам, лишь бы была на руках доверенность, оформленная в установленном порядке согласно законодательству Украины.
Содержание такой доверенности в принципе ничем не отличается от общего содержания любой доверенности (см. раздел «Правовые основы выдачи и содержание доверенности» на с. 38). Единственное, на что хотелось бы обратить внимание, — согласно ч. 4 ст. 245 ГКУ доверенность на получение зарплаты, стипендии, пенсии, алиментов, других платежей и почтовой корреспонденции (почтовых переводов, посылок и т. п.) может быть удостоверена должностным лицом организации, в которой доверитель работает, учится, находится на стационарном лечении, или по месту его проживания. То есть помимо всего прочего, доверенность на выдачу зарплаты (других платежей) должна содержать удостоверяющую надпись. По сути эта надпись заменяет нотариальное удостоверение. Такую удостоверяющую надпись может поставить, например, руководитель предприятия, лечащий врач. Эту надпись еще нужно удостоверить печатью. Но не запрещено также заверить такую доверенность у нотариуса.
Еще обычно в такой доверенности уточняется, какой именно вид выплат должно получить лицо, по доверенности (зарплата, больничные, матпомощь и прочее). Еще напомним, что наряду с ФИО и паспортными данными (серия, номер, кем и когда выдан, информация о прописке) доверителя, необходимо в такой доверенности указать такие сведения и для поверенного.
Теперь скажем пару слов о кассире. Выдавая наличность по доверенности, эту самую доверенность он должен в итоге забрать (это требует п. 3.6 Положения № 637). Но как быть в таком случае, если доверенность бессрочная? То есть выдана на получение зарплаты (других выплат) в течение некоторого времени. В таком случае придется каждый раз выписывать новую доверенность на получение очередной выплаты. В п. 3.6 Положения № 637 о возможности предоставить копию доверенности не сказано.
Если наличность выдается по расходному кассовому ордеру, то в тексте ордера после ФИО получателя наличности бухгалтер указывает ФИО лица, которому доверено получить наличные. В случае выдачи наличности по расходной ведомости перед подписью в получении денег кассир делает в ней надпись «За довіреністю».
Приведем примерный образец такой доверенности (см. рис. 3 на с. 47).
Рис. 3. Примерный образец доверенности на получение зарплаты
Документы и сокращения Темы недели
ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.03 г. № 435-IV.
ХКУ — Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.03 г. № 436-IV.
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Гаагская конвенция — Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (дата подписания: 05.10.61 г.; дата присоединения Украины: 10.01.02 г.; дата вступления в силу для Украины: 22.12.03 г.).
Закон № 2709 — Закон Украины «О международном частном праве» от 23.06.05 г. № 2709-IV.
Закон № 755 — Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей» от 15.05.03 г. № 755-IV.
Закон о хозобществах — Закон Украины «О хозяйственных обществах» от 19.09.91 г. № 1576-XII.
Закон о нотариате — Закон Украины «О нотариате» от 02.09.93 г. № 3425-XII.
Закон № 978 — Закон Украины «О финансово-кредитных механизмах и управлении имуществом при строительстве жилья и операциях с недвижимостью» от 19.06.03 г. № 978-IV.
Декрет о госпошлине — Декрет КМУ «О государственной пошлине» от 21.01.93 г. № 7-93.
Порядок № 296 — Порядок совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденный приказом Минюста от 22.02.12 г. № 296/5.
Конвенция о правовой помощи — Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (дата подписания: 22.01.93 г.; дата вступления в силу: 19.05.94; дата вступления в силу для Украины: 14.04.95 г.; дата ратификации: 10.11.94 г.).
Инструкция № 99 — Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом МФУ от 16.05.96 г. № 99.
Инструкция № 113 — Инструкция о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за границей, утвержденная приказом МИД от 04.06.02 г. № 113.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.
Положение № 111 — Положение о Едином реестре доверенностей, утвержденное приказом Минюста от 28.12.06 г. № 111/5.
ДСТУ 4163-2003 — Национальный стандарт Украины «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003», утвержденный приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55.
ТМЦ — товарно-материальные ценности.
ФИО — фамилия, имя, отчество.
ФЛП — физическое лицо — предприниматель.
ЕГР — Единый государственный реестр юридических лиц и физических лиц — предпринимателей.
нмдг — необлагаемый минимум доходов граждан.
ЕБНЗ — Единая база налоговых знаний, размещенная на официальном сайте ГНСУ: http://sts.gov.ua/ebpz/
«ВНСУ» — журнал «Вестник налоговой службы Украины».
