ДОВІРЕНІСТЬ У ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВА
У сьогоднішній Темі тижня ми розглянемо питання використання довіреностей у господарській діяльності. Прочитавши її, ви дізнаєтеся, в яких випадках довіреність необхідна для підтвердження повноважень представника контрагента, а також про те, хто може представляти інтереси юридичної особи без довіреності. Ми розповімо про основні правила складання довіреності, про підстави для припинення довіреності та її відміни.
Наведені приклади допоможуть самостійно скласти довіреність на отримання ТМЦ, на укладення договорів, на надання податкової звітності, на отримання зарплати, а також для інших випадків.
Дуже часто під час здійснення господарської діяльності доводиться вдаватися до оформлення довіреності. У сьогоднішній Темі тижня докладно розглянемо порядок застосування довіреності на отримання ТМЦ, що найчастіше використовується, та опишемо загальні вимоги до оформлення довіреності. Також висвітлимо нюанси оформлення довіреності: на укладення договору, на подання податкової звітності, на отримання зарплати.
Яна ІНДЮХОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
ЗАСТОСУВАННЯ ДОВІРЕНОСТІ
Загальні положення
Довіреність призначено для оформлення відносин представництва. Згідно зі ст. 237 ЦКУ представництвом є правовідносини, в яких одна сторона (представник) зобов’язана або має право вчинити правочин від імені іншої сторони, яку вона представляє.
Відповідно до ч. 3 ст. 237 ЦКУ представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та з інших підстав, установлених актами цивільного законодавства. Із цього випливає висновок, що довіреність не може замінити договір, наказ, розпорядження тощо. Довіреність є вторинною стосовно договору, акта органу юридичної особи. Це й зрозуміло, адже спочатку підприємство укладає договір з іншим підприємством або видає будь-який розпорядчий документ, а після цього виникають відносини представництва за довіреністю.
Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність на здійснення правочину представником може бути надано особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі (ч. 3 ст. 244 ЦКУ). Отже, у відносинах з третіми особами представник за допомогою довіреності підтверджує свої повноваження.
Ще є такий нюанс. Вибираючи представника, необхідно мати на увазі ч. 3 ст. 238 ЦКУ, де зазначено: представник не може здійснювати правочини від імені особи, яку він представляє, у своїх інтересах або на користь іншої особи, представником якої він одночасно є, за винятком комерційного представництва, а також щодо інших осіб, установлених законом. Тому, наприклад, не можна допускати, щоб договір підписала від імені обох сторін та сама людина (наприклад, представник не може від імені підприємства підписати договір, іншою стороною якого виступає він сам). Ще представник не може вчинити правочин, який відповідно до його змісту може бути здійснено лише особисто тією особою, яку він представляє (ч. 2 ст. 238 ЦКУ). Наприклад, не можна одружитися за довіреністю.
Кому не потрібна довіреність?
Згідно з ч. 5 ст. 65 ГКУ керівник підприємства без довіреності діє від імені підприємства, представляє його інтереси в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, інших організаціях, у відносинах з юридичними особами та громадянами, формує адміністрацію підприємства та вирішує питання діяльності підприємства в межах і порядку, визначених установчими документами.
Дирекція (директор) діє від імені товариства в межах, установлених Законом про госптовариства та установчими документами. Якщо в госптоваристві створено колегіальний орган — дирекція, то генеральний директор має право без довіреності виконувати дії від імені товариства. Інших членів дирекції також може бути наділено цим правом (абз. 4 і 5 ст. 62 Закону про госптовариства).
На підставі викладеної вище інформації можна зробити висновок, що без довіреності можуть обійтися такі особи:
1) представники виконавчого органу (директор, генеральний директор, голова правління тощо);
2) посадові особи, конкретні повноваження яких зафіксовано у статуті чи іншому установчому документі*.
* Згідно з ч. 1 ст. 57 ГКУ установчими документами суб’єкта господарювання є рішення про його утворення або засновницький договір, а у випадках, передбачених законом, — статут (положення) суб’єкта господарювання. Підприємство, якщо законом не встановлено інше, діє на підставі статуту чи модельного статуту (ч. 3 ст. 62 ГКУ).
Іншим посадовим особам (наприклад, заступникам директора, бухгалтерам, начальникам відділів тощо), які діятимуть від імені підприємства, але повноваження яких не зазначено в установчих документах, без довіреності не обійтися.
Не обійтися без довіреності і керівникам філій та представництв. У ч. 4 ст. 95 ЦКУ зазначено, що вони призначаються юридичною особою та діють на підставі виданої їм довіреності.
Зверніть увагу: П. І. Б., дата обрання (призначення) та реєстраційні номери облікових карток платників податків, які обираються (призначаються) до органу управління юридичної особи та уповноважені представляти таку особу в правовідносинах з третіми особами, чи осіб, які мають право здійснювати дії від імені юридичної особи без довіреності, у тому числі підписувати договори, необхідно внести до ЄДР (ч. 2 ст. 17 Закону № 755). Можна сказати, що ці дані є загальнодоступними, тому що кожне бажаюче підприємство може надіслати відповідний запит і отримати з ЄДР інформацію, що його цікавить. За потреби представники можуть підтвердити свої повноваження, надавши контрагенту витяг зі статуту або виписку з ЄДР. Але з позиції підприємства, з яким взаємодіє представник підприємства-контрагента без довіреності, краще все-таки побачити дані зі статуту або протокол загальних зборів, або наказ про призначення директором, щоб пересвідчитися в уповноваженнях конкретної особи, тому що в разі виникнення будь-яких проблем суд звертається саме до установчих документів (див., наприклад, постанову ВГСУ від 09.10.08 р. № 19/349-20/367; п. 14 листа ВГСУ від 14.12.07 р. № 01-8/973**).
** Докладніше див. статтю «Визнання правочину нікчемним: як боротися з податківцями» // «БТ», 2011, № 44, с. 30.
Правові засади видачі та зміст довіреності
Згідно з ч. 1 ст. 246 ЦКУ видати довіреність від імені підприємства може або орган підприємства, або інша особа, уповноважена на це установчими документами.
Як «орган підприємства» виступає орган, що здійснює управління підприємством — найвищий або виконавчий орган (наприклад, директор, правління). Доцільно в самих установчих документах прописати, хто має право видавати довіреність, і визначити коло повноважень, за якими може видаватися довіреність. Ще в ч. 1 ст. 246 ЦКУ зазначено, що довіреність має бути скріплено печаткою цієї юридичної особи. До речі, згідно з ч. 1 ст. 238 ЦКУ представника може бути уповноважено на здійснення лише тих правочинів, право на вчинення яких має підприємство, котре він представляє. Тож не можна видати довіреність на здійснення дій від імені підприємства, не передбачених у статуті, також за відсутності відповідної ліцензій та інших дозвільних документів на той чи інший вид діяльності (тобто на здійснення дій, що не належать до компетенції підприємства). Наприклад, підприємство — товариство з обмеженою відповідальністю, яке не є банком чи фінансовою установою, не може видати довіреність на прийняття депозиту, тому що само не має права укладати депозитні договори.
Видача довіреності є одностороннім правочином, тому згідно з ч. 3 ст. 202 ЦКУ в загальному випадку вона може створювати обов’язки лише для особи, яка цю дію вчинила. Видаючи довіреність, необхідно дотримуватися вимог ЦКУ. Перелічимо основні з них.
1. Форма довіреності має відповідати формі, в якій відповідно до закону має здійснюватися правочин (ч. 1 ст. 245 ЦКУ). Однак у самому визначенні довіреності, наведеному в ч. 3 ст. 244 ЦКУ, указується, що це письмовий документ. Тому довіреність в усній формі видаватися не може.
Виписати довіреність можна на звичайному аркуші паперу, а можна для цього використати фірмовий бланк підприємства.
Мінімальний зміст довіреності:
1) назва «Довіреність»;
2) повне найменування підприємства;
3) код ЄДРПОУ;
4) дата видачі довіреності;
5) строк дії довіреності (строк може не вказуватися, тоді довіреність діє до припинення її дії — ч. 1 ст. 247 ЦКУ);
6) дата здійснення довіреності (без дати вважається нікчемною — ч. 3 ст. 247 ЦКУ);
7) П. І. Б. і дані паспорта особи, якій видається довіреність;
8) перелік повноважень особи;
9) підпис керівника (або уповноваженої особи) та печатка.
Нагадаємо, що відбиток печатки необхідно ставити так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ (п. 5.26 ДСТУ 4163-2003).
Щоб отримати уявлення про те, який вигляд у цілому має довіреність і як потрібно розміщувати в ній текст, можна звернутися до наказу Мін’юсту від 31.10.06 р. № 83/5. Наприклад, у додатку 10 до цього наказу є приклад довіреності на оформлення спадкових справ, у додатку 11 — довіреності на ведення справ у суді та в інших організаціях і установах, у додатку 14 — приклад загальної довіреності.
2. Нотаріальна форма. Є випадки, коли просто виписати довіреність недостатньо, необхідно ще її нотаріально посвідчити. Таких випадків два:
1) коли довіреність видають у порядку передоручення (крім довіреності на отримання зарплати, стипендії, пенсії, аліментів, інших платежів та поштової кореспонденції (поштових переказів, посилок тощо));
2) коли правочин, для здійснення якої видається довіреність, підлягає нотаріальному посвідченню відповідно до вимог законодавства або якщо сторони домовилися про це (наприклад, договір купівлі-продажу нерухомості підлягає нотаріальному посвідченню згідно з ч. 1 ст. 657 ЦКУ, тому й довіреність теж має бути нотаріально посвідчено).
Нотаріально посвідчена довіреність (та їх дублікати) підлягає обов’язковій реєстрації нотаріусом у Єдиному реєстрі довіреностей у порядку, визначеному Положенням № 111. Реєстрація однієї довіреності (у тому числі дубліката довіреності) в Єдиному реєстрі довіреності з видачею про це витягу коштуватиме 34 грн. (тариф установлено п. 4 наказу Мін’юсту від 28.12.06 р. № 111/5).
Подробиці щодо застосування довіреностей див. у табл. 1.
Таблиця 1. Деякі нюанси складання та застосування довіреності
| Запитання | Відповідь |
| 1 | 2 |
| Чи обов’язково в довіреності зазначати строк її дії? | Ні, не обов’язково. Згідно з ч. 1 ст. 247 ЦКУ, якщо строк довіреності не встановлено, вона зберігає чинність до припинення її дії. При цьому строк довіреності, виданої в порядку передоручення, не може перевищувати строку основної довіреності, на підставі якої її видано (ч. 2 ст. 247 ЦКУ) |
| Примітка. Не плутайте безстрокову довіреність з безвідкличною. Про останню йдеться в ч. 1 ст. 249 ЦКУ, і її сутність полягає в тому, що особа, яка видала таку довіреність, не може відкликати її (скасувати її дію). Крім того, згідно з ч. 4 ст. 249 ЦКУ законом може бути встановлено право особи видавати безвідкличну довіреність на певний час. Ця норма реалізується, наприклад, через норму абз. 3 ч. 3 ст. 10 Закону № 978, де зазначено, що забудовник на час дії договору має право надавати безвідкличну довіреність управителю на право делегування третім особам функцій забудовника в разі порушення останнім умов договору з управителем. | |
| Чи можна передоручити безстрокову довіреність? | Судячи з усього, ні. Це питання розглядалося в листі Головного управління юстиції |
| Чи може керівник філії видавати довіреність і чи потрібно таку довіреність засвідчувати нотаріально? | Згідно з ч. 4 ст. 95 ЦКУ керівники філій самі діють на підставі довіреності, тому якщо вони видають довіреність іншій особі, фактично виходить передоручення. А довіреність, що видається в порядку передоручення, у загальному випадку підлягає нотаріальному посвідченню (відповідно до ч. 2 ст. 245 ЦКУ). Тому в такому разі довіреність, видану керівником філії, доведеться нотаріально посвідчити. Але якщо керівника філії уповноважено видавати довіреність установчими документами підприємства, то нотаріально посвідчувати довіреність не потрібно (якщо тільки сам договір не підлягає нотаріальному посвідченню) |
| Який розмір державного мита при нотаріальному посвідченні довіреності? | Розміри держмита на сьогодні встановлено Декретом про держмито. І розмір держмита залежно від виду довіреності коливається в межах від 0,02 до 0,3 нмдг (0,34 до 5,10 грн.) |
| Якщо в довіреності немає дати здійснення, чи можна її приймати до виконання? | Ні. Згідно з ч. 3 ст. 247 ЦКУ і п.п. 3.3 п. 3 гл. 4 розд. II Порядку № 296 довіреність, в якій не зазначено дату її вчинення, є нікчемною. У зв’язку з цим не рекомендуємо приймати до виконання довіреності, що не містять дату вчинення |
| Чи дійсна на території України довіреність, видана за її межами? | Так. Довіреність можна видати на здійснення дій за межами України. Також в Україні фізичні особи можуть здійснювати дії за довіреністю, виданою за межами України. Порядок видачі, строк дії, припинення та правові наслідки припинення довіреності визначаються правом держави, в якій видано довіреність (ч. 1 ст. 34 Закону № 2709, ст. 40 Конвенції про правову допомогу) |
| Примітка. Зверніть увагу: при роботі з довіреностями, виданими підприємствами інших держав, може виникнути необхідність їх легалізації. Це залежить від того, чи уклала Україна з цією країною договір про правову допомогу. Якщо такий договір є, то легалізовувати (шляхом проставляння апостилю або в консульстві) не потрібно. Якщо довіреність видано підприємством держави — учасниці Гаазької конвенції, то на ній має бути наявний штамп апостилю. Довіреність, видана іншими країнами, має бути легалізовано в загальному порядку відповідно до Інструкції № 113. Довіреність, складена іноземною мовою, у будь-якому разі потребує перекладу. Додатково див. статтю «Документи іноземною мовою: надаємо юридичного статусу шляхом легалізації» // «БТ», 2011, № 47, с. 36. | |
| Чи потрібно посвідчити нотаріально довіреність, якщо в нашому селищі немає нотаріуса? | Згідно з абз. 4 ч. 3 ст. 245 ЦКУ довіреність особи, яка проживає в населеному пункті, де немає нотаріусів, може бути посвідчено уповноваженою на це посадовою особою органу місцевого самоврядування, крім довіреності на право розпорядження нерухомістю, довіреності на управління та розпорядження корпоративними правами і довіреності на користування та розпорядження транспортними засобами. Аналогічна норма міститься в п. 4 ч. 2 ст. 40 Закону про нотаріат. |
Зверніть увагу: у довіреності потрібно чітко й повно визначити повноваження особи, якій видається довіреність. На це вказує, зокрема, п.п. 2.1 п. 2 гл. 4 розд. II Порядку № 296. Дії, які необхідно виконати представнику, мають бути правомірними, конкретними та здійсненними.
Наприклад, необхідно виписати довіреність працівнику на укладення та виконання договору купівлі-продажу товару. На нашу думку, не варто писати в довіреності так: «…укладення договору-купівлі продажу товарів», краще доповнити це формулювання такою конкретикою «…ведення переговорів, підписання договору купівлі-продажу товарів, передача товарів, отримання документів (актів, накладних тощо), одержання грошей».
Підстави для припинення довіреності
У ч. 1 ст. 248 ЦКУ наведено підстави для припинення довіреності, а саме:
1) закінчення строку довіреності;
2) скасування довіреності особою, яка її видала;
3) відмова представника від здійснення дій, визначених довіреністю;
4) припинення юридичної особи, яка видала довіреність;
5) припинення юридичної особи, якій видано довіреність;
6) смерть особи, яка видала довіреність, оголошення її померлою, визнання її недієздатною чи безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності. У разі смерті особи, яка видала довіреність, представник зберігає свої повноваження за довіреністю для ведення невідкладних справ або таких дій, невиконання яких може призвести до виникнення збитків;
7) смерть особи, якій видана довіреність, оголошення її померлою, визнання її недієздатною чи безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності.
Із припиненням представництва за довіреністю втрачає чинність і передоручення (ч. 2 ст. 248 ЦКУ).
У разі припинення представництва за довіреністю представник зобов’язаний негайно її повернути.
Зверніть увагу: довіреності, видані директором (чи іншою посадовою особою, за якою установчими документами закріплено право виписування довіреності), котрий звільнився, вважаються дійсними та діють протягом строку, на який їх було видано, або до скасування довіреності. Отже, зі звільненням особи, яка видала довіреності, вони не анулюються. Це пов’язане з тим, що в ч. 1 ст. 248 ЦКУ, як бачимо, немає жодної подібної підстави для припинення довіреностей, пов’язаної зі звільненням посадової особи, яка їх видавала. Якщо ви хочете припинити дію довіреностей, то необхідно скасувати довіреність (див. наступний розділ).
Скасування довіреності
Частиною 1 ст. 249 ЦКУ передбачено, що особа, яка видала довіреність, за винятком безвідкличної довіреності, може в будь-який час скасувати довіреність або передоручення.
Особа, яка видала довіреність і згодом скасувала її, має негайно повідомити про це:
— представника;
— відомих їй третіх осіб, для представництва перед якими було видано довіреність.
У ЦКУ не уточнюється, як потрібно повідомляти третіх осіб. На нашу думку, повідомляти третіх осіб найбезпечніше письмовим повідомленням під підпис. Також повідомлення можна надіслати поштою рекомендованим листом із повідомленням про вручення.
На підприємстві доцільно вести облік виданих довіреностей. Це допомагає за необхідності встановити коло контрагентів, яких потрібно повідомити про скасування тієї чи іншої довіреності.
Права та обов’язки стосовно третіх осіб, що виникли в результаті вчинення правочину представником до того, як він дізнався або міг дізнатися про скасування довіреності, зберігають чинність для того, хто видав довіреність, і його правонаступників. Це правило не застосовується, якщо третя особа знала або могла знати, що дія довіреності припинилася.
Щоб скасувати посвідчену нотаріусом довіреність, необхідно звернутися із заявою про скасування довіреності до того самого нотаріуса, який посвідчував цю довіреність. Заява про припинення дії довіреності подається за формою, наведеною в додатку 2 до Положення № 111.
Нотаріус при отриманні заяви про скасування довіреності проставляє про це відмітку на примірнику довіреності, що зберігається у справах нотаріуса, у державному нотаріальному архіві, та відмітку в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій (п. 6.2 гл. 4 розд. II Порядку № 296). Крім того, припинення посвідченої нотаріусом довіреності підлягає обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреності (п. 7 гл. 4 розд. II Порядку № 296).
ВИДИ ДОВІРЕНОСТЕЙ
Довіреність на отримання ТМЦ
Порядок видачі та використання довіреностей на отримання ТМЦ описано в Інструкції № 99. Цей вид довіреностей найчастіше використовується в діяльності суб’єктів господарювання.
Згідно з п. 2 Інструкції № 99 сировина, матеріали, паливо, запчастини, інвентар, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші ТМЦ, а також нематеріальні активи, грошові документи і цінні папери відпускаються покупцям або передаються безоплатно тільки за довіреністю одержувачів. Отже, призначення довіреності — підтвердити право конкретної фізичної особи на отримання ТМЦ. При цьому не має значення вид договору, за яким особа отримує ТМЦ (договір купівлі-продажу, дарування тощо). До речі, видачу ТМЦ за копією довіреності Інструкцією № 99 не передбачено.
У додатку 1 до Інструкції № 99 наведено типову форму довіреності № М-2. Нагадаємо, що з 01.06.08 р. відповідно до наказу МФУ від 05.05.08 р. № 647 бланк довіреності втратив статус бланка суворої звітності*.
* Про це ми писали в коментарі «Увага! Увага! Стали несуворими касові ордери та довіреності» // «БТ», 2008, № 17, с. 4.
У табл. 2 на с. 42 перелічимо можливі випадки отримання ТМЦ без довіреності.
Згідно з п. 12 Інструкції № 99 забороняється відпускати ТМЦ у випадках:
а) надання довіреності, виданої з порушенням установленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами;
б) надання довіреності, що має виправлення та підчищення, не підтверджені підписами тих самих осіб, які підписали довіреність;
в) відсутності в довіреної особи зазначеного в довіреності паспорта чи іншого документа, що посвідчує довірену особу;
г) закінчення строку дії довіреності;
ґ) отримання повідомлення від підприємства — одержувача цінностей про анулювання виданої довіреності.
У табл. 3 на с. 42 висвітлимо найважливіші правила виписування та застосування довіреностей на отримання ТМЦ у форматі «запитання — відповідь», а також наведемо приклад оформлення довіреності на отримання ТМЦ (див. рис. 1 на с. 44).
Таблиця 2. Отримання ТМЦ без довіреності
| Ситуація | Коментар |
| 1. Придбання ТМЦ за готівку | Відпуск цінностей за готівковий розрахунок не потребує надання довіреності покупцем (див. листи МФУ від 17.07.07 р. № 31-34000-30-27/14518, від 13.01.05 р. № 31-04200-20-10/510) |
| 2. ТМЦ отримує особисто директор | Якщо ТМЦ отримує особисто директор чи інша особа, чиї повноваження діяти від імені підприємства |
| 3. ТМЦ переміщаються в межах підприємства | Якщо ТМЦ переміщаються в межах одного підприємства, то передачу та отримання ТМЦ здійснюють особи, які працюють на одному підприємстві (таку операцію може бути оформлено лімітно-забірною карткою, накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, накладною, актом тощо) |
| 4. Централізовано-кільцеві перевезення(1) | Якщо між двома підприємствами здійснюються централізовано-кільцеві перевезення (абз. 3 п. 13 Інструкції № 99). Щоб не мати справи з довіреностями при таких перевезеннях, підприємство — одержувач ТМЦ повинне повідомити постачальника про зразок печатки (штампа), яким матеріально відповідальна особа, котра приймає ТМЦ, засвідчуватиме свій підпис на супровідних документах (накладній, акті, ордері тощо). Як правило, таке повідомлення містить підпис керівника та головного бухгалтера чи інших посадових осіб. Отримавши повідомлення, при відвантаженні ТМЦ постачальник звіряє відбиток печатки, яку ставить одержувач, зі зразком у повідомленні |
| 5. За ТМЦ прийде ФОП | Якщо за ТМЦ прийде особисто ФОП, то він має пред’явити паспорт чи інший документ для ідентифікації особи, а також витяг або виписку з ЄДР. Дані наданих ФОП документів підприємство-постачальник зазначає в документах, якими оформляють відвантаження ТМЦ (товарно-транспортна накладна, накладна-вимога). Якщо ж ФОП особисто не може отримати ТМЦ, а доручає це своїм найманим працівникам, то на працівників слід оформити довіреність. Для цього можна взяти форму № М-2 або скласти довіреність у довільній формі, але з додержанням вимог ЦКУ (див. листи Мінфіну від 06.11.2000 р. № 053-4154, від 31.10.2000 р. № 053-29151). Нотаріально посвідчувати таку довіреність не потрібно. Але все одно особа, яка одержує ТМЦ, має захопити із собою паспорт |
| (1) Під централізовано-кільцевими перевезеннями слід розуміти систематичне завезення ТМЦ за погодженими на певний період параметрами (кількість, асортимент, час тощо) на адресу одного чи більше замовників (юридичних осіб або їх відділень, дільниць, філій). Таке визначення наведено в листах МФУ від 09.12.03 р. № 31-04200-30-5/7021, від 05.03.02 р. № 053-2930. | |
Таблиця 3. Основні правила застосування довіреностей на отримання ТМЦ
| Запитання | Відповідь |
| 1 | 2 |
| Кому може бути видано довіреність на отримання ТМЦ? | У п. 4 Інструкції № 99 зазначено, що довіреність може бути видано лише особам, які працюють на цьому підприємстві. Довіреність особам, які не працюють на цьому підприємстві, може бути видано з дозволу керівника підприємства, якщо підприємство, де працює така особа, видало їй довіреність на отримання тих самих ТМЦ і такої ж кількості з цього підприємства. На наш погляд, ця норма має застосовуватися суб’єктом господарювання з урахуванням норм ЦКУ. А тому він самостійно вирішує, кому слід видавати довіреність, а кому — ні. Важливо пам’ятати про мету видачі такої довіреності — підтвердити повноваження фізичної особи на право отримати ТМЦ для суб’єкта, який її видав |
| Який порядок видачі довіреності на отримання ТМЦ? | При використанні довіреності форми № М-2 слід керуватися Інструкцією № 99. Бланки довіреності видаються фізичній особі після їх реєстрації в Журналі реєстрації довіреності (форма № М-3, додаток 2 до Інструкції № 99). Журнал має бути пронумеровано, прошито, скріплено печаткою та підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. Нумерація виданих протягом року довіреностей є наскрізною (п. 3 Інструкції № 99), тобто з початку кожного року починається новий відлік номерів довіреностей з № 1 |
| Чи потрібно прокреслювати незаповнені рядки довіреності? | Так. Це передбачено п. 6 Інструкції № 99. При виписуванні довіреності перелік цінностей, які потрібно отримати за нею (графа «Найменування цінностей»), наводиться обов’язково із зазначенням назви та кількості цінностей для отримання незалежно від того, чи є такі відомості в документах на відпуск (наряді, рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей, а незаповнені рядки довіреності прокреслюються |
| Чи можна на довіреності на отримання ТМЦ поставити замість підпису керівника факсиміле? | Мінфін факсиміле замість підпису керівника на довіреності не допускає (див. лист Мінфіну від 03.08.09 р. № 31-34000-20-16/20991). У коментарі до цього листа «Довіреність на отримання цінностей: Мінфін роз’яснив деякі моменти її заповнення» // «БТ», 2009, № 33, с. 10 ми звертали увагу на те, що думка Мінфіну є спірною. Однак для уникнення можливих негативних наслідків (наприклад, визнання довіреності недійсною) краще ставити «живий» підпис |
| Який строк дії довіреності на отримання ТМЦ? | Строк дії довіреності встановлюється залежно від можливості отримання та вивезення відповідних ТМЦ за нарядом, рахунком, накладною чи іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видано довіреність, однак не більше ніж на 10 днів(1). Строк дії такої довіреності згідно з п. 8 Інструкції № 99 закінчується у відповідне число (включно), зазначене у графі «Довіреність дійсна до __». Відлік строку дії довіреності ведеться із зазначеної в довіреності дати видачі (див. лист Мінфіну від 27.07.09 р. № 31-34000-10-10/20370) |
| Чи можна виписати одну довіреність на отримання ТМЦ за кількома документами? | У разі коли довірена особа має отримувати ТМЦ в одному місці (з одного складу), але за кількома нарядами, рахунками та іншими документами, що їх замінюють, такій особі може бути видано одну довіреність із зазначенням у ній номерів і дат видачі всіх нарядів, рахунків та інших аналогічних документів, або кілька довіреностей, якщо ТМЦ має бути отримано на різних складах (абз. 2 п. 6 Інструкції № 99) |
| Як потрібно заповнювати довіреність? Уручну чи друкарським способом? | Забороняється видавати довіреності, які повністю або частково не заповнено, де немає зразків підпису осіб, на ім’я яких такі довіреності виписано (п. 7 Інструкції № 99). Тому до заповнення довіреності радимо підійти відповідально. При цьому можна заповнювати довіреність або вручну (кульковою ручкою, чорнилом), або друкарським, або комбінованим способом (це допускав Мінфін у листі від 27.07.09 р. № 31-34000-10-10/20370). А от за часів перебування довіреності бланком суворої звітності, заповнення комбінованим методом не допускалося (див. лист Мінфіну від 17.07.07 р. № 31-34000-30-27/14518) |
| Чи можна видати довіреність особі, яка ще не відзвітувала за раніше виданою їй довіреністю? | Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої минув, нова довіреність не видається (п. 11 Інструкції № 99) |
| Чи є відповідальність за відпуск ТМЦ за некоректно заповненою довіреністю або взагалі без довіреності (у випадках, коли вона необхідна)? | Згідно з п. 15 Інструкції № 99 відповідальність за дотримання постачальником установленого порядку відпуску за довіреністю цінностей покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати первинні документи на відпуск цінностей. Існує імовірність, що посадових осіб буде притягнено до адмінвідповідальності за ст. 1642КУпАП (див. «ВПСУ», 2008, № 40, с. 10) |
| Хто підписує довіреність на отримання ТМЦ замість головного бухгалтера, якщо такої посади на підприємстві немає? | Відповідно до п. 5 Інструкції № 99 на підприємстві, де відсутня посада головного бухгалтера (бухгалтера), керівник підприємства має визначити особу, яку вповноважує підписувати довіреність на отримання цінностей та вести реєстрацію таких довіреностей (див. лист Мінфіну від 07.04.06 р. № 31-34000-30-25/7186). Якщо бухоблік ведеться самим керівником (власником) підприємства, то довіреність на отримання ТМЦ підписується ним самостійно (абз. 3 п. 5 Інструкції № 99; лист Мінфіну від 26.09.06 р. № 31-34000-20-23/20039)
|
| Довіреність видано на отримання | Інструкцією № 99 не заборонено отримувати за довіреністю частину товару. При цьому в п. 13 Інструкції № 99 зазначено, що довіреність незалежно від строку її дії залишається в постачальника при першому відпуску ТМЦ. При відпуску ТМЦ частинами на кожен частковий відпуск складається окрема накладна (акт приймання-здавання чи інший аналогічний документ) з позначкою на ній номера довіреності й дати її видачі. У цих випадках один примірник накладної (або документа, що її замінює) передається одержувачу цінностей, а другий — додається до залишеної в постачальника довіреності та використовується для контролю за відпуском цінностей згідно з довіреністю, а також для проведення розрахунків з одержувачем. А от якщо довіреність видано на отримання, наприклад 100 одиниць, а за фактом постачальник видав 120, то це вже буде порушенням. Аналогічне питання ми розглядали в Пошті тижня «Кількість товару в накладній та довіреності може не збігатися» // «БТ», 2008, № 25, с. 27 |
| Коли працівник має відзвітувати про використання довіреності на отримання ТМЦ? | Згідно з п. 10 Інструкції № 99 особа, якій видано довіреність, зобов’язана не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки на підприємство отриманих за довіреністю ТМЦ незалежно від того, отримано ТМЦ за довіреністю повністю або частково, подати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про отримання ним цінностей та їх здавання на склад (до комори) або матеріально відповідальній особі. Невикористані довіреності має бути повернено не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності. Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності в журналі реєстрації довіреностей проставляється позначка про номери документів (накладних, актів тощо) на отримані ТМЦ або про дату повернення довіреності. Повернені невикористані довіреності погашаються написом «невикористана» та зберігаються протягом строку, установленого для зберігання первинних документів |
| Що робити, якщо довіреність втрачено? | У разі втрати довіреності працівник має письмово повідомити про це керівника підприємства (наприклад, у формі пояснювальної, службової записки). І тоді підприємство зобов’язане повідомити свого контрагента про те, що довіреність є недійсною (див. також Пошту тижня «Від працівника немає ні довіреності, ні ТМЦ. Що робити?» // «БТ», 2010, № 52, с. 45) |
| (1) Довіреність на отримання ТМЦ, розрахунки за які здійснюються в порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, допускається видавати на календарний місяць. | |
Рис. 1. Приклад заповнення довіреності на отримання ТМЦ за ф. М-2
Довіреність на укладення договору
Така довіреність потрібна для підтвердження повноважень особи на укладення договору. Як зазначалося в розділі «Кому не потрібна довіреність» на с. 37, не потрібна довіреність директору та іншим особам, повноваження яких зафіксовано в установчих документах. Якщо ж договір підписуватиме інша посадова особа підприємства (наприклад, головний інженер), яка не значиться в установчих документах, то її повноваження необхідно підтвердити довіреністю.
Ми вже відзначали, що форма довіреності має відповідати формі, в якій здійснюється правочин (ч. 1 ст. 245 ЦКУ). Тому якщо ЦКУ вимагає нотаріального посвідчення договору, то й довіреність має бути посвідчено нотаріально. Але на практиці трапляється, що власне договір не потребує нотаріального посвідчення, але сторони, що його укладають, бажають його нотаріально посвідчити. За ідеєю, відповідно до норм ч. 1 ст. 245 ЦКУ посвідчувати таку довіреність не потрібно. Але нотаріус, до якого ви прийдете посвідчувати договір, може просто відмовитися від нотаріального посвідчення договору, одна зі сторін якого представлена особою за довіреністю без нотаріального посвідчення. Тому, щоб посвідчити нотаріально сам договір, необхідно буде також посвідчити нотаріально довіреність, видану представнику.
Трапляється, що довіреність видано з деякими помилками або представник, який діє за довіреністю, вийшов за межі своїх повноважень, які йому надала ця довіреність. У таких випадках, якщо особа, котра видала довіреність, схвалює правочин у подальшому, то питання про дійсність укладеного договору не виникає. Такий висновок випливає з норми ч. 1 ст. 241 ЦКУ, де зазначено, що правочин, вчинений представником з перевищенням повноважень, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов’язки особи, яку він представляє, тільки в разі подальшого схвалення правочину цією особою. Правочин вважається схваленим, зокрема, у разі, якщо особа, яку такий представник представляє, вчинила дії, що свідчать про прийняття його до виконання.
Таке схвалення здійснюється в разі фактичних дій, що підтверджують виконання договору первинними документами: специфікаціями на постачання товару, видатковими накладними, довіреностями, товарно-транспортними накладними, актами приймання-передачі, схемами маршруту транспортування продукції тощо (див., наприклад, постанову ВГСУ від 04.04.12 р. у справі № 5016/3551/2011(1/215)).
Зверніть увагу: представник, який діє за довіреністю, підписує договір від свого імені, а не від імені особи, яка видала довіреність.
На рис. 2 наведемо приклад довіреності на укладення договору.
Рис. 2. Приклад складання довіреності на укладення договору
Довіреність на подання податкової звітності
Про способи подання звітності ми писали у статті «Звітність: способи подання» // «БТ», 2011, № 23, с. 15, одним з яких є спосіб подання податкової звітності уповноваженою особою (за довіреністю).
В самому ПКУ не міститься такої підстави для відмови у прийнятті звітності, як подання її неуповноваженою особою. Наприклад, якщо платник податків вибрав такий спосіб подання звітності, як надсилання поштою, то відстежити, хто саме вклав звіти в конверт, неможливо. Крім того, під час прийняття податкової декларації уповноважена посадова особа органу ДПС, де перебуває на обліку платник податків, зобов’язана перевірити наявність і достовірність заповнення всіх обов’язкових реквізитів, передбачених пп. 48.3 і 48.4 ПКУ (п. 49.8 ПКУ). Як бачимо, у ПКУ не написано, що під час прийняття податкової звітності посадова особа ДПС має перевірити наявність довіреності на подання податкової звітності.
Тому, формально кажучи, не важливо, хто принесе декларацію та вручить її податковому інспектору. На нашу думку, законодавець у п. 49.3 ПКУ перелічив тільки можливі способи подання звітності. Навряд чи він мав таку задумку, щоб при поданні звітності особа якимсь чином підтверджувала свої повноваження. Об’єктивно ПКУ не містить вимоги, щоб при поданні податкової звітності третіми особами вони мали довіреність.
Щоб не дискутувати з податківцями, можна скласти письмову довіреність за аналогією з довіреністю на укладення договору (див. рис. 2 на с. 45). Нотаріально посвідчувати її не потрібно. А от довіреність, видана платником податків — ФОП на представництво його інтересів та ведення справ, пов’язаних зі сплатою податків, згідно з п. 19.2 ПКУ має бути посвідчено нотаріально (на це вказують і податківці в консультації в ЄБПЗ, розд. 020.06; див. також лист Мін’юсту від 31.03.11 р. № 176-0-2-11-20).
Довіреність на отримання зарплати
Необхідність складання довіреності на отримання зарплати може виникнути в разі, коли сам працівник не може одержати належні йому виплати, що здійснюються в готівковій формі. Наприклад, для того щоб чоловік міг отримати в касі підприємства зарплату за дружину, йому необхідно мати довіреність. Це передбачає п. 3.6 Положення № 637. І гроші може бути видано не тільки другому з подружжя, родичам, а й іншим особам, які мають на руках довіреність, оформлену в установленому порядку відповідно до законодавства України.
Зміст такої довіреності у принципі нічим не відрізняється від загального змісту будь-якої довіреності (див. розділ «Правові засади видачі та зміст довіреності» на с. 38). Єдине, на що звернемо увагу: згідно з ч. 4 ст. 245 ЦКУ довіреність на отримання зарплати, стипендії, пенсії, аліментів, інших платежів та поштової кореспонденції (поштових переказів, посилок тощо) може бути посвідчено посадовою особою організації, в якій довіритель працює, навчається, перебуває на стаціонарному лікуванні, або за місцем його проживання. Тому, крім усього іншого, довіреність на видачу зарплати (інших платежів) повинна містити посвідчувальний напис. По суті, цей напис замінює нотаріальне посвідчення. Такий посвідчувальний напис може зробити, наприклад, керівник підприємства, лікуючий лікар. Цей напис ще потрібно засвідчити печаткою. Але не заборонено також засвідчити таку довіреність у нотаріуса.
Ще зазвичай у такій довіреності уточнюється, який саме вид виплат має отримати особа за довіреністю (зарплата, лікарняні, матдопомога тощо). Ще нагадаємо, що разом з П. І. Б. та паспортними даними (серія, номер, ким та коли виданий, інформація про прописку) довірителя необхідно в такій довіреності вказати такі відомості і для повіреного.
Тепер скажемо декілька слів про касира. Видаючи готівку за довіреністю, він має цю довіреність у результаті забрати (цього вимагає п. 3.6 Положення № 637). Але як бути, якщо довіреність є безстроковою, тобто виданою на отримання зарплати (інших виплат) протягом певного часу? У такому разі доведеться кожного разу виписувати нову довіреність на отримання чергової виплати. У п. 3.6 Положення № 637 не йдеться про можливість надати копію довіреності.
Якщо готівка видається за видатковим касовим ордером, то в тексті ордера після П. І. Б. одержувача готівки бухгалтер зазначає П. І. Б. особи, якій довірено отримати готівку. У разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом в отриманні грошей касир здійснює в ній напис: «За довіреністю».
Наведемо приклад такої довіреності (див. рис. 3 на с. 47).
Рис. 3. Приклад довіреності на отримання зарплати
Є ще багато інших видів довіреності (наприклад, довіреність на участь у зборах засновників, довіреність на представлення інтересів у суді тощо). Видаючи будь-яку довіреність, будьте вкрай уважні при її складанні. Бажаємо вам ніколи не помилятися в самій довіреності, а також у контрагентах, які представляють свої інтереси через довірених осіб.
Документи і скорочення Теми тижня
ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.03 р. № 435-IV.
ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.03 р. № 436-IV.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Гаазька конвенція — Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (дата підписання: 05.10.61 р.; дата приєднання України: 10.01.02 р.; дата набуття чинності для України: 22.12.03 р.).
Закон № 2709 — Закон України «Про міжнародне приватне право» від 23.06.05 р. № 2709-IV.
Закон № 755 — Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.05.03 р. № 755-IV.
Закон про госптовариства — Закон України «Про господарські товариства» від 19.09.91 р. № 1576-XII.
Закон про нотаріат — Закон України «Про нотаріат» від 02.09.93 р. № 3425-XII.
Закон № 978 — Закон України «Про фінансово-кредитні механізми і управління майном при будівництві житла та операціях з нерухомістю» від 19.06.03 р. № 978-IV.
Декрет про держмито — Декрет КМУ «Про державне мито» від 21.01.93 р. № 7-93.
Порядок № 296 — Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Мін’юсту від 22.02.12 р. № 296/5.
Конвенція про правову допомогу — Конвенція про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах (дата підписання: 22.01.93 р.; дата набуття чинності: 19.05.94 р.; дата набуття чинності для України: 14.04.95 р.; дата ратифікації: 10.11.94 р.).
Інструкція № 99 — Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена наказом МФУ від 16.05.96 р. № 99.
Інструкція № 113 — Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном, затверджена наказом МЗС від 04.06.02 р. № 113.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.
Положення № 111 — Положення про Єдиний реєстр довіреностей, затверджене наказом Мін’юсту від 28.12.06 р. № 111/5.
ДСТУ 4163-2003 — Національний стандарт України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003», затверджений наказом Держспоживстандарту від 07.04.03 р. № 55.
ТМЦ — товарно-матеріальні цінності.
П. І. Б. — прізвище, ім’я, по батькові.
ФОП — фізична особа — підприємець.
ЄДР — Єдиний державний реєстр юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців.
Нмдг — неоподатковуваний мінімум доходів громадян.
ЄБПЗ — Єдина база податкових знань, розміщена на офіційному сайті ДПСУ: http://sts.gov.ua/ebpz/
«ВПСУ» — журнал «Вісник податкової служби України».
