СРОКИ ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ,
если проверка не проводилась
более трех лет
Письмо Государственной налоговой службы Украины от 18.05.12 г. № 13920/Ж/17-1216
«О включении в доход юридического лица — плательщика единого налога процентов, полученных от банка за пользование средствами на депозитном счете, и сроков, предусмотренных для хранения документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов субъектами хозяйствования (как физическими, так и юридическими лицами), в случае, если проверка органом ГНС не проводилась более 1095 дней»
В комментируемом письме представлены ответы на два совершенно разных вопроса.
1. Проценты по депозиту. В комментируемом письме ГНСУ разъясняет, что проценты, полученные от размещения средств на депозитном счете, включаются в доходы предприятия — плательщика единого налога.
В соответствии с п.п. 2 п. 292.1 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) доходом плательщика единого налога для юридического лица является любой доход, включая доход представительств, филиалов, отделений такого юридического лица, полученный в течение налогового (отчетного) периода в денежной форме (наличной и/или безналичной), материальной или нематериальной форме; сумма кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, и стоимость безвозмездно полученных в течение отчетного периода товаров (работ, услуг). Следовательно, проценты, которые платит банк за пользование денежными средствами, учитываемыми на счете клиента, согласно договору банковского счета, представляют собой доходы предприятия и включаются в базу обложения единым налогом на дату зачисления таких средств на счет.
На самом деле, данный вывод вряд ли кем-то ставился под сомнение. Другое дело — проценты по депозитам, полученные частным предпринимателем — плательщиком единого налога. Согласно п.п. 1 п. 292.1 НКУ доходом плательщика единого налога для физического лица — предпринимателя является доход, полученный в течение налогового (отчетного) периода в денежной форме (наличной
и/или безналичной); материальной или нематериальной форме, определенной п. 292.3 НКУ. При этом в доход не включаются полученные таким физическим лицом пассивные доходы в виде процентов, дивидендов, роялти, страховые выплаты и возмещения, а также доходы, полученные от продажи движимого и недвижимого имущества, которое принадлежит на праве собственности физическому лицу и используется в его хозяйственной деятельности.
Это говорит о том, что доходы в виде процентов, полученные на счет предпринимателем-единоналожником, не являются его предпринимательским доходом, а облагаются налогом на доходы физлиц (НДФЛ) в порядке, установленном для обычных физических лиц, не зарегистрированных субъектами хозяйственной деятельности, т.е. в порядке, установленном разделом IV НКУ. Для таких доходов предусмотрена ставка НДФЛ 5 % (п. 167.2 НКУ), налоговым агентом по ним является банк, выплачивающий проценты (п.п. 170.4.1 НКУ). Однако облагаться они начнут только с 1 января 2015 года (п. 1 раздела ХІХ НКУ).
2. Сроки хранения документов. Во второй части письма ГНСУ отвечает на вопрос, в течение какого срока нужно хранить документы, если проверки у субъекта хозяйствования не было более 3 лет.
В соответствии с п. 44.1 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов , определенных в п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее чем 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — из предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности (п. 44.3 НКУ).
Заметим, условия о том, что речь идет о документах за проверенный период, здесь нет. Далее в п. 44.4 НКУ сказано, что если документы, определенные в п. 44.1 НКУ, связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений
и/или решения дела судом, но не меньше сроков, предусмотренных п. 44.3 НКУ. На наш взгляд, здесь речь идет о случаях, когда на момент истечения 1095-дневного срока идет проверка или процедура административного или судебного обжалования налогового решения. Если проверки еще не было, то ориентироваться следует только на истечение 1095-дневного срока.
Однако в комментируемом письме ГНСУ приходит к выводу, что в случае, когда проверка органом ГНС не проводилась в течение срока, который превышает 1095 дней, должны обеспечить надлежащее хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, и сдать их в архив.
Как мы понимаем, после истечения 1095-дневного срока вне зависимости от того, проверен период или нет, субъект хозяйствования может передать документы в архив на хранение. При этом нужно учитывать, что согласно Перечню типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденному приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41 (далее — Перечень № 41)*, срок хранения первичных документов и приложений к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых записях (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и др.), составляет 3 года. И здесь сделана оговорка при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения противоречий, споров, следственных и судебных дел — хранятся до принятия окончательного решения. Соответственно, данные документы должны храниться (у субъекта хозяйствования или в архиве) до завершения проверки. И, по нашему мнению, здесь речь идет о проверках, которые начаты на момент истечения установленного срока (1095 дней) для хранения документов, а не о факте проведения проверки как обязательном условии для уничтожения «устаревших» документов.
Также отметим, что согласно п. 2.9 Перечня исчисление срока хранения документов проводится с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводства. Согласно приведенному здесь примеру: исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 1998 году, начинается с 1 января 1999 года. При передаче дел в архив этот момент необходимо учитывать.
Далее ГНСУ указывает, что согласно ст. 32 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII
(далее — Закон № 3814) объединения граждан и религиозные организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанные на частной форме собственности, имеют право создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, которые не принадлежат государству, территориальным громадам, передавать документы Национального архивного фонда на хранение в государственные и другие архивные учреждения. Отмеченные юридические лица обязаны обеспечить сохранность документов, которые накопились за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Законом № 3814, и на протяжении года со дня регистрации этих юридических лиц в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета.
В случае ликвидации указанных юридических лиц ликвидационные комиссии обязаны обеспечить сохранность их архивных документов и по согласованию с центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или уполномоченным им архивным учреждением определить место дальнейшего хранения архивных документов этих юридических лиц (все первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов (обязательных платежей) за период 1095 дней, предшествующих дате последней хозяйственной операции, в течение трех лет со дня сдачи в архив, документы о начислении и выплате заработной платы наемным работникам — в течение семидесяти лет).
* См. Шпаргалку бухгалтера «Сроки хранения документов» // «БН», 2012, № 25, с. 23.
