ТЕРМІНИ ЗБЕРІГАННЯ
ДОКУМЕНТІВ,
якщо перевірка не проводилася
більше трьох років
Лист Державної податкової служби України від 18.05.12 р. № 13920/Ж/17-1216
«Щодо включення до доходу юридичної особи — платника єдиного податку відсотків, отриманих від банку за користування коштами на депозитному рахунку, і термінів, передбачених для зберігання документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів суб’єктами господарювання (як фізичними, так і юридичними особами), у випадку коли перевірка органом ДПС не проводилась більше 1095 днів»
У листі, що коментується, надано відповіді на два абсолютно різні запитання.
1. Відсотки за депозитом. У листі, що коментується, ДПСУ роз’яснює: відсотки, отримані від розміщення коштів на депозитному рахунку, уключаються в доходи підприємства — платника єдиного податку.
Відповідно до п.п. 2 п. 292.1 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) доходом платника єдиного податку для юридичної особи є будь-який дохід, уключаючи дохід представництв, філій, відділень такої юридичної особи, отриманий протягом податкового (звітного) періоду у грошовій формі (готівковій та/або безготівковій), матеріальній або нематеріальній формі; сума кредиторської заборгованості, щодо якої минув строк позовної давності, та вартість безоплатно отриманих протягом звітного періоду товарів (робіт, послуг). Отже, відсотки, які банк сплачує за користування грошовими коштами, що обліковуються на рахунку клієнта, згідно з договором банківського рахунка, є доходами підприємства та включаються до бази обкладення єдиним податком на дату зарахування таких коштів на рахунок.
Насправді цей висновок навряд чи кимось ставився під сумнів. Інша справа — відсотки за депозитами, отримані приватним підприємцем — платником єдиного податку. Згідно з п.п. 1 п. 292.1 ПКУ доходом платника єдиного податку для фізичної особи — підприємця є дохід, отриманий протягом податкового (звітного) періоду у грошовій формі (готівковій та/або безготівковій), матеріальній або нематеріальній формі, визначеній п. 292.3 ПКУ. При цьому в дохід не включаються отримані такою фізичною особою пасивні доходи у вигляді відсотків, дивідендів, роялті, страхові виплати і відшкодування, а також доходи, отримані від продажу рухомого та нерухомого майна, що належить на праві власності фізичній особі та використовується в її господарській діяльності.
Це свідчить про те, що доходи у вигляді відсотків, отримані на рахунок підприємцем — єдиноподатникам, не є його підприємницьким доходом, а обкладаються податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) у порядку, установленому для звичайних фізичних осіб, не зареєстрованих суб’єктами господарської діяльності, тобто в порядку, передбаченому розділом IV ПКУ. Для таких доходів установлено ставку ПДФО 5 % (п. 167.2 ПКУ), податковим агентом щодо них є банк, який виплачує відсотки (п.п. 170.4.1 ПКУ). Однак оподатковуватися вони почнуть лише з 1 січня 2015 року (п. 1 розділу ХІХ ПКУ).
2. Терміни зберігання документів. У другій частині листа ДПСУ відповідає на запитання, протягом якого терміну потрібно зберігати документи, якщо перевірки у суб’єкта господарювання не проводилися більше 3 років.
Відповідно до п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів , визначених у п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи, не менш ніж 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — із передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності (п. 44.3 ПКУ).
Зауважимо: умови про те, що йдеться про документи за перевірений період, тут немає. Далі в п. 44.4 ПКУ зазначено: якщо документи, визначені в п. 44.1 ПКУ, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом терміну оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше термінів, передбачених п. 44.3 ПКУ. На наш погляд, тут ідеться про випадки, коли на момент закінчення 1095-денного терміну триває перевірка або процедура адміністративного чи судового оскарження податкового рішення. Якщо перевірки ще не було, то орієнтуватися потрібно тільки на закінчення 1095-денного терміну.
Однак у листі, що коментується, ДПСУ доходить такого висновку: у разі коли перевірка органом ДПС не проводилася протягом терміну, що перевищує 1095 днів, слід забезпечити належне зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з нарахуванням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, і здати їх до архіву.
Як ми розуміємо, після закінчення 1095-денного терміну незалежно від того, чи перевірено цей період, суб’єкт господарювання може передати документи до архіву на зберігання. При цьому потрібно враховувати, що згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 (далі — Перелік № 41)*, термін зберігання первинних документів і додатків до них, які фіксують факт виконання господарських операцій та є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку і податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків та переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна та матеріалів, квитанції та накладні щодо обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо) становить 3 роки. І тут зроблено застереження: за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань додержання податкового законодавства. У разі виникнення суперечностей, спорів, слідчих та судових справ — зберігаються до прийняття остаточного рішення. Відповідно ці документи повинні зберігатися (у суб’єкта господарювання або в архіві) до завершення перевірки. І, на нашу думку, тут ідеться про перевірки, розпочаті на момент закінчення встановленого терміну (1095 днів) для зберігання документів, а не про факт проведення перевірки як обов’язкову умову для знищення «застарілих» документів.
Також зауважимо, що відповідно до п. 2.9 Переліку відлік строку зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Згідно з наведеним тут прикладом відлік терміну зберігання справ, завершених діловодством у 1998 році, починається з 1 січня 1999 року. При передачі справ до архіву цей момент необхідно враховувати.
Далі ДПСУ вказує, що згідно зі ст. 32 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII (далі — Закон № 3814) об’єднання громадян та релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Зазначені юридичні особи зобов’язані забезпечити збереження документів, що накопичилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, установленому Законом № 3814, і протягом року від дня реєстрації цих юридичних осіб у встановленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ чи архівним відділом міської ради.
У разі ліквідації зазначених юридичних осіб ліквідаційні комісії зобов’язані забезпечити збереження їх архівних документів і за погодженням з центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства або уповноваженою ним архівною установою визначити місце подальшого зберігання архівних документів цих юридичних осіб (усі первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерську звітність та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів (обов’язкових платежів) за період 1095 днів, що передують даті останньої господарської операції, протягом трьох років з дня здавання до архіву, документи про нарахування і виплату заробітної плати найманим працівникам — протягом сімдесяти років).
* Див. Шпаргалку бухгалтера «Строки зберігання документів» // «БТ», 2012, № 25, с. 23.
