Шпаргалка бухгалтера. Все об инвентаризации в таблицах

Случаи проведения обязательной инвентаризации (норма Инструкции № 69)

Дата проведения

1

2

1. При передаче имущества госпредприятия в аренду, приватизации имущества госпредприятия, преобразовании госпредприятия в акционерное общество, в других законодательно предусмотренных случаях (п.п. «а» п. 3)

В сроки, установленные Положением № 158⁽¹⁾

2. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п.п. «б» п. 3)

Не ранее 1 октября⁽²⁾

3. При смене материально ответственных лиц (п.п. «в» п. 3)

На день приема-передачи дел

4. При установлении фактов хищения или злоупотреблений, порчи ценностей (п.п. «г» п. 3)

На день установления таких фактов

5. По судебному решению или на основании соответствующим образом оформленного документа органа, который согласно закону имеет право требовать проведения инвентаризации⁽³⁾ (п.п. «д» п. 3)

В срок, указанный в документе соответствующего органа, но не ранее получения предприятием такого документа

6. В случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (п.п. «е» п. 3)

На день после окончания таких явлений

7. При передаче предприятий и их структурных подразделении⁽⁴⁾ (п.п. «є» п. 3)

На дату передачи

8. В случае ликвидации предприятия

(п.п. «ж» п. 3)

Перед составлением промежуточного ликвидационного баланса

9. При коллективной (бригадной) материальной ответственности — в случае смены руководителя коллектива (бригадира), выбытия из коллектива (бригады) более половины его членов и по требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады) (п. 4)

На дату наступления перечисленных событий

10. При получении отказа поставщика удовлетворить претензию о недогрузке товаров или при получении от покупателя претензии о недогрузке товаров проводится выборочная инвентаризация тех товаров, на которые заявлены такие претензии (п. 6)

На дату получения претензии (отказа поставщика удовлетворить претензию)

⁽¹⁾ Согласно п. 5² Положения № 158 инвентаризация проводится на последнее число месяца, на которое осуществляется оценка имущества госпредприятий, подлежащих приватизации (корпоратизации), а также имущества госпредприятий и организаций, которые передаются в аренду (возвращаются по окончании срока действия договора аренды или после его расторжения). Дата инвентаризации совпадает с датой оценки.

⁽²⁾ Инвентаризация зданий, сооружений и прочих недвижимых объектов основных фондов может проводиться один раз в 3 года, а библиотечных фондов — по решению руководителя предприятия один раз в 5 лет или ежегодно с охватом инвентаризацией не менее 20 % единиц библиотечного фонда с обязательным завершением начатой инвентаризации этого имущества в структурном подразделении (у материально ответственного лица) в течение 30 дней.

⁽³⁾ В соответствии с п.п. 20.1.5 НКУ органы ГНС имеют право в ходе проверки требовать от плательщиков налогов провести инвентаризацию основных фондов, ТМЦ и денежных средств, в том числе снять остатки ТМЦ и наличных. При этом игнорирование подобного требования налоговиков может стать основанием для применения административного ареста имущества налогоплательщика (п.п. 3.1.8 Порядка № 1398). В рассматриваемом случае инвентаризация должна быть проведена до окончания проверки, поскольку ее результаты повлияют и на результаты проверки тоже. Именно к такому выводу налоговики пришли в письме от 26.05.11 г. № 6322/5/23-4016 (см. Почту недели «Инвентаризация по требованиям органов ГНС проводится во время проверки» // «БН», 2011, № 40, с. 46). Инвентаризация в таком случае проводится в присутствии должностных лиц органа, инициировавшего инвентаризацию (с их согласия) (п.п. 11.1 Инструкции № 69).

⁽⁴⁾ Инвентаризация может не проводиться при передаче предприятий и их структурных подразделений в пределах одного органа, в сфере управления которого находятся эти предприятия.

Этап

Что происходит

1

2

1. Создание инвентаризационной комиссии

1. Руководитель предприятия для проведения инвентаризационной работы создает и утверждает приказом постоянно действующую инвентаризационную комиссию. В ее состав входят руководители структурных подразделений и главный бухгалтер, а возглавляет такую комиссию руководитель предприятия или его заместитель.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия работает на предприятии круглый год и выполняет в основном организационные, регулирующие и контролирующие функции, перечисленные в п.п. 11.3 Инструкции № 69. Для проведения инвентаризации на больших предприятиях создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии.

Важно! Инвентаризация проводится полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии МОЛ (п. 11.2 Инструкции № 69). В письме Госказначейства от 27.05.11 г. № 17-07/1389-7439 отмечается, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания ее результатов недействительными. Состав такой комиссии требует обновления. Ранее Минфин в письме от 15.12.03 г. № 31-04200-30-23/191 отмечал, что если член инвентаризационной комиссии отсутствует по уважительной причине, например в связи с болезнью или командировкой, то руководитель предприятия может произвести его замену, что также должно быть оформлено приказом

2. Подготовка к инвентаризации

1. Составляется приказ на проведение инвентаризации, в котором устанавливаются сроки начала и окончания инвентаризации, состав рабочих комиссий (если не определен на этапе 1), а также объекты, подлежащие инвентаризации.

2. МОЛ, проинформированные о проведении инвентаризации, готовятся к ее началу. Так, согласно п. 8 Инструкции № 69 ТМЦ должны быть сгруппированы, рассортированы и разложены по названиям, сортам, размерам в порядке, удобном для подсчета.

3. Инвентаризационные комиссии обеспечиваются инвентаризационными описями

3. Проверка фактического наличия активов и обязательств

На данном этапе проводится проверка фактического наличия активов и обязательств предприятия. Объектами инвентаризации являются: ОС и ПНМА, в том числе взятые в аренду; НЗП, незавершенное капитальное строительство и незавершенный ремонт; НА; ТМЦ; наличные денежные средства в кассе, денежные документы; ценные бумаги; дебиторская и кредиторская задолженности; созданные на предприятии резервы будущих расходов и платежей; бланки строгой отчетности; драгоценные металлы и драгоценные камни.

Инвентаризация проводится в присутствии МОЛ. Инвентаризационная комиссия отражает в инвентаризационных ведомостях фактическое наличие проверяемых активов и расчетов (см. следующую табл. на с. 19).

Кроме того, в ходе инвентаризации комиссия выявляет ценности, которые не пригодны к эксплуатации или использованию, что также отражается в инвентаризационных описях (ведомостях)

4. Сравнительно -аналитическая работа

1. Комиссия передает в бухгалтерию предприятия инвентаризационные описи (ведомости), где приведенные в них данные сверяются с данными бухгалтерского учета.

2. В случае обнаружения расхождений рабочая инвентаризационная комиссия вместе с бухгалтерией составляют сличительные ведомости (см. следующую табл. на с. 19).

3. Рабочие инвентаризационные комиссии оформляют протокол с указанием в нем состояния складского хозяйства, результатов инвентаризации и выводов относительно них, предложений о зачете недостач и остатков по пересортице, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием принятых мер относительно предотвращения таких потерь и недостач

5. Подведение итогов и отражение результатов в учете

1. Постоянно действующая комиссия проверяет достоверность проведения инвентаризации, правильность определения инвентаризационных разниц, обоснованность предложений относительно зачетов пересортицы ценностей во всех местах их хранения.

2. Постоянно действующая комиссия рассматривает письменные объяснения лиц, которые допустили недостачу или порчу ценностей или другие нарушения. Предложения относительно урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей, зачета в результате пересортицы отражаются в протоколе. В протоколе должны быть приведены сведения о причинах и о лицах, виновных в недостачах и потерях и о принятых к ним мерах.

3. При необходимости постоянно действующая комиссия проводит контрольные проверки, а также выборочную инвентаризацию ценностей в местах их хранения. Контрольные проверки проводят после окончания инвентаризации, но обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляют актом (приложение № 1 к Инструкции № 69). Проведение контрольных проверок регистрирует бухгалтерия в специальной книге регистрации контрольных проверок инвентаризаций (приложение № 2 к Инструкции № 69).

4. Протокол инвентаризационной комиссии должен быть в 5-дневный срок рассмотрен и утвержден руководителем предприятия. Утвержденные руководителем выводы постоянно действующей инвентаризационной комиссии относительно урегулирования инвентаризационных расхождений приобретают силу распорядительного документа и становятся основанием (первичным документом) для выполнения записей в бухгалтерском учете (это подтверждает и Минфин в письме от 13.12.04 г. № 31-04200-30-10/22823).

5. Бухгалтерия подытоживает результаты инвентаризации на основании данных инвентаризационных описей (актов инвентаризации), протокола инвентаризационной комиссии в Ведомости результатов инвентаризации (по ф. приложения № 3 к Инструкции № 69). Результаты инвентаризации отражаются бухгалтерией в налоговом и бухгалтерском учете (см. табл. на с. 22).

6. Результаты инвентаризации отражаются в Примечаниях к финансовой отчетности (п. 12 Инструкции № 69)

Инвентаризационный документ

Особенности заполнения

1

2

ОС, ПНМА и НА

Инвентаризационная опись основных средств (ф. № инв-1)

Объект инвентаризации — ОС:

— здания, сооружения и другие недвижимые объекты ОС (раз в 3 года);

— библиотечные фонды (раз в 5 лет или ежегодно с охватом инвентаризацией не менее 20 % единиц библиотечного фонда с окончанием инвентаризации в течение 30 дней);

— ОС и ПНМА, кроме вышеназванных (обязательно раз в год перед составлением годовой финотчетности);

— НА (раз в год, обязательно перед составлением годовой финотчетности)

Составляется комиссией в одном экземпляре отдельно по каждому местонахождению ценностей и должностному лицу, ответственному за сохранность ОС. На арендованые ОС составляется отдельная опись

Инвентаризационная опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (ф. № НА-4)

Объект инвентаризации — объект права интеллектуальной собственности (патенты на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, научные открытия, лицензии на право пользования литературными произведениями, фонограммами, компьютерными программами и другими объектами авторского права, торговыми марками, коммерческим наименованием и т. п.)

Утверждена приказом Минфина от 22.11.04 г. № 732.

Составляется в одном экземпляре для оформления данных инвентаризации отдельно по каждому местонахождению объектов права интеллектуальной собственности и по каждому лицу, ответственному за использование данного объекта. В инвентаризационную опись включается каждый отдельный объект права интеллектуальной собственности

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (ф. № инв-18)

Составляет бухгалтерия в одном экземпляре для отражения результатов инвентаризации ОС, ПНМА и НА, по которым выявлены отклонения от учетных данных.

К ней прилагают объяснения лиц, ответственных за использование и хранение

ТМЦ

Инвентаризационная опись (типовая ф. № М-21) или Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ф. № инв-3)

Объект инвентаризации — ТМЦ ⁽¹⁾ (обязательно раз в год перед составлением годовой финотчетности).

Не применяется для инвентаризации:

— ТМЦ, принятых (сданных) на ответственное хранение, материалов и товаров, находящихся в пути (применяют отдельные ф. № инв-5 и ф. № инв-6);

— драгоценных металлов, камней и изделий из них, в том числе содержащихся в отходах и утиле (применяют ф. № инв-8, ф. № 8а и ф. № 9).

Торговые предприятия для инвентаризации товаров, тары могут применять типовые формы № инв-12 (для оптовой торговли) и № инв-13 (для розничной торговли) и соответствующие им сличительные ведомости типовых форм № инв-20 и № инв-21, утвержденные приказом ЦСУ СССР 10.06.76 г. № 453. Предприятия общественного питания остатки продуктов и полуфабрикатов могут отражать в описи типовой формы № инв-14, утвержденной этим же приказом

Составляется в одном экземпляре на ТМЦ, которые находятся на предприятии.

Форму № инв-3 применяют в части, не противоречащей типовой форме № М-21 (письмо Гомкомстата от 15.07.10 г. № 14/2-18/72)

Инвентаризационный ярлык (ф. № инв-2)

Используется, если отсутствует возможность для инвентаризационной комиссии сразу произвести подсчет ТМЦ и записать их в инвентаризационную опись. Заполняется в одном экземпляре и хранится вместе с пересчитанными ТМЦ по месту их нахождения. Данные используются для заполнения формы № М-21 (№ инв-3)

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (ф. № инв-5)

Составляется в одном экземпляре на ТМЦ, которые находятся на складах других предприятий или приняты от других предприятий и хранятся на нашем предприятии: на ответственном хранении, на комиссии, в переработке на основании документов, подтверждающих передачу этих ценностей на ответственное хранение (комиссию, переработку)

Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути (ф. № инв-6)

Составляется в одном экземпляре на ТМЦ, которые находятся в пути (например, перемещаются внутри одного предприятия с одного склада на другой)

Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (ф. № инв-8)

Инвентаризацию проводят два раза в год — на 1 января и на 1 июля.

Составляется в двух экземплярах, подписывается и передается в бухгалтерию

Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и иных изделиях (ф. № инв-8а)

Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (ф. № инв-9)

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19)

Составляет бухгалтерия в одном экземпляре для отражения результатов инвентаризации ТМЦ, по которым выявлены отклонения от учетных данных.

К ней прилагают объяснения лиц, ответственных за использование и хранение

Касса

Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 1 к Положению № 637)

Объект инвентаризации — средства, имеющиеся в кассе, ценные бумаги и т. п.

При автоматизированном ведении кассовой книги следует проводить проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

В случае применения регистраторов расчетных операций сверяется сумма наличных на месте проведения кассиром расчета с суммой, указанной в отчете регистратора расчетных операций (в расчетных книжках и Книге учета расчетных операций).

Периодичность проведения устанавливается руководителем

Составляется в двух экземплярах, его подписывают члены инвентаризационной комиссии и МОЛ (кассир). Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у МОЛ. При смене МОЛ акт составляется в трех экземплярах (для МОЛ, сдавшего ценности, МОЛ, принявшего ценности, а также бухгалтерии)

Бланки строгого учета

Инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (ф. № инв-16)

Объект инвентаризации — бланки документов строгой отчетности (трудовая книжка и вкладыш к ней, бланк векселя, бланки документации по оформлению заказов и расчетов с потребителями за бытовые услуги (формы №№ ПО-В1, ПО-Д1, ПО-Д2, ПО-О1, ПО-П1, ПО-П2, ПО-Р1, ПО-Ю1, ПО-ПА1, ПО-ПА2) расчетные квитанции (формы № РК-1, № РК-2) и др.).

Обязательно проводят раз в год перед составлением годовой финотчетности

Составляется в двух экземплярах, подписывается инвентаризационной комиссией и МОЛ. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй остается у МОЛ

Расчеты

Акт сверки расчетов (в произвольной форме)

Составляет сторона, которая инициирует проведение сверки расчетов, руководствуясь п.п. 11.11 Инструкции № 69 (письмо МФУ от 18.09.07 г. № 31-34000-10-10/18896).

Утвержденной формы документа нет, составляют в произвольной форме. Этот документ не является первичным документом, поэтому по его данным не осуществляют записи в бухгалтерском и налоговом учете.

Дебитор обязан вернуть акт в течение 10 дней со дня его получения, подписанным с подтверждением задолженности или с аргументированными возражениями (п.п. «а» п.п. 11.11 Инструкции № 69)

Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к ф. № инв-17)

Составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета на основании актов сверки расчетов

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. № инв-17)

Объект инвентаризации — расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

Обязательно проводят раз в год перед составлением годовой финотчетности

Составляется в одном экземпляре на основании Справок (приложение к ф. № инв-17)

Расходы будущих периодов и обеспечения будущих расходов и платежей

Акт инвентаризации расходов будущих периодов (ф. № инв-11)

Объект инвентаризации — расходы будущих периодов, учитываемые в бухучете на счете 39 (расходы, связанные с подготовительными к производству работами в сезонных отраслях промышленности; с освоением новых производств и агрегатов; уплаченные авансом арендные платежи; оплата страхового полиса, оплата торгового патента; подписка на газеты, журналы, периодические и справочные издания и т. п.).

Обязательно проводят раз в год перед составлением годовой финотчетности

Составляется в одном экземпляре. При автоматизации учета формируется средствами вычислительной техники

Акт инвентаризации обеспечения будущих расходов и платежей (в произвольной форме)

Объект инвентаризации — сумма созданных обеспечений (на оплату отпусков работникам; дополнительное пенсионное обеспечение; выполнение гарантийных обязательств; реструктуризацию, выполнение обязательств при прекращении деятельности; выполнение обязательств по обременительным контрактам и т. п.).

Форму акта следует разработать самостоятельно, можно взять за основу ф. № инв-11.

Остаток обеспечения пересматривают на каждую дату баланса и, в случае необходимости, корректируют — увеличивают или уменьшают (п. 18 П(С)БУ 11)

Составляется в одном экземпляре, подписывается и передается в бухгалтерию

Незаконченный ремонт ОС и НЗП

Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ф. № инв-10)

Объект инвентаризации — незаконченные ремонты основных средств.

Обязательно проводят раз в год перед составлением годовой финотчетности

Составляется в одном экземпляре, подписывается и передается в бухгалтерию.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации ф. № инв-10 комиссии выдают с заполненными графами 1 — 6, 8 и 9. Комиссия на основании проверки состояния работ в натуре заполняет графу 7

Акт инвентаризации НЗП (в произвольной форме) или Инвентаризационная опись НЗП (типовая форма № инв-7)

Объект инвентаризации — НЗП.

Отражают фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находившихся в производстве. ТМЦ, не подвергшиеся обработке, отражают в типовой форме № М-21 (№ инв-3).

Проводят обязательно один раз в год, перед составлением годовой финотчетности. Субъекты малого предпринимательства согласно п. 2.5 раздела III ПС(Б)У 25 дополнительно могут проводить на конец отчетного периода

Составляется в одном экземпляре по каждому цеху, подписывается и передается в бухгалтерию

⁽¹⁾ Для инвентаризации нефти и нефтепродуктов совместным приказом Минтоплива, Минэкономики, Минтранса и Гостехрегулирования от 20.05.08 г. № 281/171/578/155 разработаны свои формы документов, которыми оформляют инвентаризацию: для предприятий — ф. № 24-НП, для АЗС — ф. № 25-НП, для судов — ф. № 26-НП, по нефтепродуктам, которые не принадлежат предприятию, — ф. № 30-НП, сравнительная ведомость результатов инвентаризации — ф. № 27-НП. Инвентаризацию нефти и нефтепродуктов проводят ежемесячно.

Содержание операции

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

первичный документ

корреспондирующие счета

дебет

кредит

1

2

3

4

5

1. НЕДОСТАЧА ТМЦ В ПРЕДЕЛАХ НОРМ ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛИ

1. Отражена сумма недостачи ТМЦ в пределах норм естественной убыли в составе расходов

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19)

947

20, 22, 25, 26, 28

ННП: недостачи в пределах норм включаем в НР (п. 140.3 и п.п. «и» п.п. 138.8.5 НКУ).

В декларации по ННП — в стр. 06.4.39 приложения IВ, а потери ТМЦ в цехах, включаемые в состав ОПР, — 05.1 декларации по ННП.

НДС: НО не начисляем;

НК не корректируем

2. НЕДОСТАЧА ТМЦ СВЕРХ НОРМ ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛИ

1. Отражена сумма недостачи ТМЦ сверх норм естественной убыли в составе расходов

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19)

947

20, 22, 25, 26, 28

ННП: недостачи сверх норм не включаем в НР (п. 140.3 НКУ).

В декларации по ННП не отражаем

2. Отражена сумма недостачи сверх норм естественной убыли в забалансовом учете (с учетом НДС)

072

—

—

3. Начислены НО по НДС, приходящемуся на сумму недостачи сверх норм естественной убыли⁽¹⁾

НН (в 2 экземплярах) с типом причины «04»

947

641/НДС

—

2.1. Если виновное лицо установлено

4. Отражена задолженность виновного лица по возмещению недостачи, не перекрытой излишками

Бухгалтерская справка (на основании заявления работника о признании вины и согласии возместить убытки)

375

716

ННП: компенсацию прямых убытков, полученную от виновников, не включают в НД, если недостача не была отнесена в состав НР (п.п. 136.1.5 НКУ).

НДС: получение компенсации прямых

5. После установления виновного лица сумма недостачи списана с забалансового учета (с учетом НДС)

—

072

6. Отражена сумма, подлежащая перечислению в бюджет (разница между суммой возмещаемой МОЛ недостачей и фактическими потерями предприятия) (если ущерб рассчитывается согласно Порядку № 116)

Бухгалтерская справка (на основании заявления работника о признании вины и согласии возместить убытки)

716

642

убытков от виновных лиц не является поставкой (п.п. 14.1.191 НКУ), а поэтому не является объектом для начисления НДС

7. Сумма возмещения ущерба от виновного лица:

— получена в кассу предприятия

Приходный кассовый ордер

301

375

— удержана из заработной платы работника (с учетом установленного ст. 128 КЗоТ ограничения на удержание из заработной платы)

Расчетно-платежная ведомость

661

375

8. Перечислена задолженность в бюджет

Платежное поручение

642

311

—

2.2. Если виновное лицо не установлено

4. По истечении срока исковой давности сумма недостачи списана с забалансового учета (с учетом НДС)

Бухгалтерская справка

—

072

—

3. НЕДОСТАЧИ ТМЦ, ПРИНЯТЫХ НА ХРАНЕНИЕ

1. Списана сумма недостачи ТМЦ, принятых на ответственное хранение

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19)

—

023

ННП: сумму компенсации не включаем в НР согласно п.п. 139.1.11 НКУ

2. Отражено начисление компенсации стоимости недостающих ТМЦ, принятых на ответственное хранение (размер определяется согласно условиям договора)

949

685

3. Перечислена со счета в банке сумма компенсации собственнику ТМЦ

Платежное поручение

685

311

4. НЕДОСТАЧА ОС (ПНМА)

1. Списана сумма начисленной амортизации по объекту, выявленному как недостача

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (ф. № инв-18), акт ликвидации (типовая форма № ОЗ-3, для автотранспортных средств — № ОЗ-4)

13

10 (11)

ННП — НР на сумму амортизируемой стоимости отдельного объекта основных средств за вычетом сумм накопленной амортизации (п. 146.16 НКУ)⁽²⁾.

В декларации по ННП отражаем в стр. 06.4.16 приложения ІВ

2. Списана остаточная стоимость объекта

976

10 (11)

3. Отражена сумма недостачи в забалансовом учете (с учетом НДС)

072

—

4. Начислены НО по НДС исходя из обычных цен недостающих основных средств, но не ниже балансовой стоимости (если не соблюдены условия абзаца второго п. 189.9 НКУ)^{(1, 3)}

НН (в 2 экземплярах) с типом причины «05»

976

641/НДС

НДС: считаем, что дополнительно корректировать «входящий» НК на несамортизированную стоимость не надо

5. Отражена задолженность виновного лица

Бухгалтерская справка (на основании заявления работника о признании вины и согласии возместить убытки)

375

746

—

6. Отражена сумма возмещения, подлежащая перечислению в бюджет (если ущерб рассчитывается согласно Порядку № 116)

746

642

7. После установления виновного лица сумма недостачи списана с забалансового учета (с учетом НДС)

—

072

8. Сумма возмещения ущерба от виновного лица:

— получена в кассу предприятия

Приходный кассовый ордер

301

375

ННП: компенсацию прямых убытков, полученную от виновников, не включают в НД, если недостача не была отнесена в состав НР (п.п. 136.1.5 НКУ).

Если отражаем НР, то начисляемые НД в декларации по ННП отражаем в стр. 03.28 приложения ІД.

НДС: получение компенсации прямых убытков от виновных лиц не является поставкой согласно п.п. 14.1.191 НКУ, поэтому не является объектом для начисления НДС

— удержана из заработной платы работника (с учетом установленного ст. 128 КЗоТ ограничения на удержание из заработной платы 20 %)

Расчетно-платежная ведомость

661

375

9. Перечислена задолженность в бюджет

Платежное поручение

642

311

—

5. ИЗЛИШКИ⁽⁴⁾

1. Оприходованы излишки ТМЦ

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19)

20, 22, 25, 26, 28

719

На справедливую стоимость выявленных излишков увеличивают НД (п.п. 135.5.4 НКУ).

В декларации по ННП отражаем в стр. 03.9 приложения ІД

2. Оприходованы выявленные излишки необоротных активов

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (ф. № инв-18). Инвентаризационная опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (ф. № НА-4)

10, 11, 12

425

На справедливую стоимость выявленных излишков увеличивают НД (п.п. 135.5.4 НКУ).

В декларации по ННП отражаем в стр. 03.9 приложения ІД.

В налоговом учете объекты не амортизируют

3. Последующая амортизация необоротных активов, ранее выявленных как излишки

Ведомость начисления амортизации

Счета учета расходов

13

4. Одновременно с начислением амортизации отражен доход в сумме начисленной амортизации

425

746

6. ПЕРЕСОРТИЦА⁽⁵⁾

1. Отражен зачет пересортицы

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19)

20, 22, 28/излишние ТМЦ

20, 22, 28/недостающие ТМЦ

—

6.1. Если стоимость недостающих ТМЦ превышает стоимость ТМЦ в излишке

2. Отражены расходы от пересортицы (при превышении стоимости недостающих ТМЦ над стоимостью излишних ТМЦ)

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19)

947

20, 22, 28/недостающие ТМЦ

ННП — отрицательную суммовую разницу в НР не включаем, поскольку их следует рассматривать как недостачи сверх норм естественной убыли. А они не включаются в НР на основании п. 140.3 НКУ

3. Списана торговая наценка, приходящаяся на разницу стоимости товаров в рознице (методом «сторно»)

4. Установлено виновное лицо

Бухгалтерская справка (на основании заявления работника о признании вины и согласии возместить убытки)

375

716

ННП: нет НД на сумму компенсации, остающейся в распоряжении предприятия, поскольку не отражали НР — операция 2 (п.п. 136.1.5 НКУ)

716

642

5. Доначислены налоговые обязательства по НДС исходя из отрицательной суммовой разницы⁽¹⁾

НН (в 2 экземплярах) с типом причины «04»

947

641/НДС

НДС: считаем, что «входящий» НК на сумму такой разницы дополнительно корректировать не надо

6.2. Если стоимость недостающих ТМЦ меньше стоимости ТМЦ в излишке

2. Отражены доходы от пересортицы (при превышении стоимости излишних ТМЦ над стоимостью недостающих ТМЦ)

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно -материальных ценностей (ф. № инв-19)

20, 22, 28/излишние ТМЦ

719

ННП: положительная суммовая разница увеличивает НД (п.п. 135.5.15 НКУ).

В декларации по ННП отражаем в стр. 03.28 приложения ІД

7. ПЕРЕОЦЕНКА ЦЕННОСТЕЙ

7.1. Уценка ТМЦ⁽⁶⁾

1. Отражена сумма недостачи ТМЦ в пределах норм естественной убыли в составе расходов

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19)

946

20, 22, 25, 26, 28

ННП: сумма уценки/дооценки не отражается в налоговом учете (п. 152.10 НКУ).

НДС: НО не начисляем;

НК не корректируем

2. На сумму уценки в части, приходящейся на торговую наценку

—

7.2. Уценка ОС⁽⁷⁾

1. Отражена уценка первоначальной (переоцененной) стоимости объекта ОС (дооценок ранее не было)

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19), Бухгалтерская справка

975

10

ННП: сумма переоценки стоимости объекта ОС, проведенная по правилам бухгалтерского учета, не отражается в НР.

НДС: НК не корректируем

2. Отражена уценка суммы амортизации

131

10

7.3. Дооценка ОС⁽⁷⁾

1. Отражена дооценка первоначальной стоимости объекта (ранее уценок не было)

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19), Бухгалтерская справка

10

423

ННП: сумма переоценки стоимости объекта ОС, проведенная по правилам бухгалтерского учета, не отражается в НД.

НДС: НО не начисляем; НК не корректируем

2. Отражена дооценка амортизации

10

131

⁽¹⁾ Не надо начислять НО по НДС по недостающим объектам, по которым первоначально не формировался НК по НДС (например, при закупках у неплательщиков НДС или когда в силу определенных обстоятельств налоговый кредит не отражался), поскольку использование таких товаров не в хозяйственной деятельности не является поставкой (п.п. «в» п.п. 14.1.191 НКУ) и соответственно такая операция не является объектом обложения НДС.

⁽²⁾ НР отражаем, когда:

— предприятие принимает решение о ликвидации основных средств;

— по не зависящим от предприятий обстоятельствам основные средства (их часть) разрушены, похищены или подлежат ликвидации;

— предприятие вынуждено отказаться от использования таких основных средств в результате угрозы или неизбежности их замены, разрушения или ликвидации.

Если же в ходе инвентаризации выявлена недостача основных средств, причиной которой стали другие обстоятельства, нежели названные выше, то никаких НР быть не может. В таком случае при получении компенсации от виновных лиц не будет и НД (операция 8; п.п. 136.1.5 НКУ).

⁽³⁾ Обратите внимание: не надо начислять НО по НДС согласно нормам абз. второго п. 189.9 НКУ:

— в случае когда основные производственные или непроизводственные средства ликвидируются в связи с их уничтожением или разрушением в результате действия обстоятельств непреодолимой силы;

— в других случаях, когда такая ликвидация осуществляется без согласия предприятия, в том числе в случае хищения основных производственных или непроизводственных средств, что подтверждается в соответствии с законодательством (т. е. документом о краже, выданным правоохранительным органом) или когда предприятие предоставляет органу ГНС соответствующий документ об уничтожении, разборке или преобразовании основных производственных или непроизводственных средств другим способом, в результате чего они не могут использоваться по первоначальному назначению.

⁽⁴⁾ В таком порядке отражаются излишки, поступление которых не подтверждено первичными документами (или которые были бесплатно получены, но не отражены в учете — тогда используются субсчета 718, 424 и 745). В налоговом учете такой объект ОС не амортизируется.

Если излишки выявлены в результате того, что по каким-то причинам эти ТМЦ не были оприходованы в бухгалтерском учете (при этом документы на их приобретение имеются), то такие ТМЦ просто дооприходуются в обычном порядке. Излишне выявленные в ходе инвентаризации объекты ОС и ПНМА, которые ошибочно не были оприходованы в учете, приходуются на баланс по первоначальной стоимости. При этом нужно начислить амортизацию за весь период фактической эксплуатации такого объекта. И в налоговом и бухгалтерском учете на остаточную стоимость таких объектов начисляется амортизация.

При включении суммы НДС по таким ошибочно неоприходованным объектам в НК следует помнить, что право на НК сохраняется у налогоплательщика в течение 365 календарных дней с даты составления налоговой накладной (п. 198.6 НКУ).

⁽⁵⁾ Пересортица может быть признана только в отношении ТМЦ одинакового наименования и в тождественном количестве при условии, что излишки и недостачи образовались за один и тот же период, который проверяется, и у одного и того же проверяемого лица (п.п. «а» п.п. 11.12 Инструкции № 69). Количество ТМЦ, подлежащих зачету в порядке пересортицы, должно быть равным (тождественным).

Учесть как пересортицу можно ТМЦ, которые имеют одинаковое наименование. Проводить взаимный зачет недостач излишками по запасам различных наименований, пусть даже однородных, не разрешается. Кроме прочего, зачет по пересортице может быть допущен в отношении одной и той же группы ТМЦ, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки тары) (п.п. «а» п.п. 11.12 Инструкции № 69). Правда, устанавливать такой порядок должны органы государственного управления, к ведению которых относятся предприятия. Невзирая на это, считаем, что таким подходом могут воспользоваться и другие предприятия.

⁽⁶⁾ В случае если в ходе инвентаризации выявлена порча каких-либо ТМЦ, частичная потеря их потребительских качеств, то предприятие проводит уценку таких ценностей. При полной потере потребительских качеств предприятие списывает такие ценности с баланса. Причем непригодные для дальнейшего использования ценности в инвентаризационной описи не отражаются. При проведении уценки товаров в рознице снижение суммы торговой наценки может также отражаться записью Дт 285 — Кт 282, а сумма уменьшения первоначальной стоимости (сумма уценки) отражаться записью Дт 946 — Кт 282.

⁽⁷⁾ Согласно п. 16 П(С)БУ 7 предприятие может переоценивать объект ОС, если остаточная стоимость этого объекта существенно отличается от его справедливой стоимости на дату баланса. В случае переоценки объекта основных средств на эту же дату осуществляется переоценка всех объектов группы основных средств, к которой относится объект. При этом если остаточная стоимость объекта основных средств равна нулю, то его переоцененная остаточная стоимость определяется прибавлением справедливой стоимости этого объекта к его первоначальной (переоцененной) стоимости без изменения суммы износа объекта. Для таких объектов, которые продолжают использоваться, обязательно определяется ликвидационная стоимость. Со следующего месяца амортизация будет начисляться исходя из новой переоцененной стоимости.

В налоговом учете переоценка ОС, проведенная по правилам бухгалтерского учета, не отражается.

Согласно п. 5 — 6 П(С)БУ 28 на дату баланса предприятие обязано оценить, существуют ли признаки возможного уменьшения полезности активов. В таком случае (в отличие от уценки) первоначальная стоимость объекта ОС остается неизменной. Корректируется только сумма износа: Дт 972 — Кт 13 на сумму уменьшения полезности актива. Увеличение полезности актива отражается записью: Дт 131 — Кт 746 (если ранее объект не переоценивался). Если ранее объект уценивался, то в учете делаются записи: Дт 10 — Кт 746 (в пределах суммы ранее проведенной уценки) и Дт 131 — Кт 746 (сверх суммы ранее проведенной уценки). В налоговом учете уменьшение/увеличение полезности объекта ОС не отражается.

Показатель

Содержание

1

2

Виды ответственности

По объему возмещения ущерба материальная ответственность бывает полная и ограниченная. Также считаем необходимым отдельно выделить ответственность, размер которой определяют согласно нормам Порядка № 116 и Закона № 217.

Полная материальная ответственность означает, что работник должен возместить причиненный работодателю ущерб в полном размере без каких-либо ограничений. Наиболее распространенное основание для привлечения работника к полной материальной ответственности — заключение с работником письменного договора о полной матответственности за необеспечение целостности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей (п. 1 ст. 134 КЗоТ). Таких работников называют МОЛ. Обратите внимание: полная матответственность не наступит даже в случае заключения договора, если работник не относится к категории лиц, с которыми заключаются такие договоры (письмо ВССУ 27.09.12 г. № 10-1389/0/4-12 // «БН», 2012, № 42, с. 9).

Ограниченная материальная ответственность работника предусматривает, что он обязан возместить рассчитанную сумму ущерба, но не более своего среднего заработка (или установленного предела). Размер среднего заработка рассчитывается за последние 2 месяца согласно Порядку № 100. Работник несет ограниченную материальную ответственность, если не заключался договор о полной материальной ответственности, если нет других законных оснований для привлечения его к полной материальной ответственности (например, его должность не относится к категории лиц, с которыми заключаются такие договоры — договор не имеет юридической силы; письмо ВССУ 27.09.12 г. № 10-1389/0/4-12 // «БН», 2012, № 42, с. 9). Случаи, когда работник должен возместить ущерб в полном объеме без заключения с ним договора о полной материальной ответственности, перечислены в пп. 2 — 9 ст. 134 КЗоТ (получение ценностей под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам; ущерб нанесен умышленным уничтожением или порчей ценностей; ущерб нанесен в нетрезвом состоянии, не при выполнении трудовых обязанностей и др.)

По количеству лиц, на которых возлагается ответственность, материальная ответственность подразделяется на индивидуальную и коллективную (бригадную) ответственность.

При индивидуальной ответственности ущерб возлагается на одно МОЛ.

При коллективной (бригадной) ответственности члены такого коллектива (бригады) несут долевую, а не солидарную ответственность перед работодателем за причиненный ущерб. Согласно п. 16 Типового договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности причиненный ущерб распределяют между членами коллектива пропорционально месячной тарифной ставке (должностному окладу) и фактически отработанному времени за период от последней инвентаризации до дня выявления ущерба. Причем размер ущерба, причиненного по вине нескольких работников, определяется для каждого из них с учетом степени вины, вида и предела материальной ответственности (ст. 135³ КЗоТ)

Порядок взыскания ущерба

Решение о привлечении работника к материальной ответственности оформляется приказом (распоряжением) руководителя по предприятию. Такое решение должно быть принято не позже двух недель со дня выявления причиненного работником ущерба, а обращено к исполнению не ранее 7 дней со дня сообщения об этом работнику (ст. 136 КЗоТ). Срок ознакомления работника с изданным распоряжением об удержании из его заработка определенной суммы в порядке покрытия ущерба, причиненного предприятию, учреждению, организации, законодательством не регламентируется, но лучше сделать это как можно быстрее. Под обращением к исполнению следует понимать передачу распоряжения бухгалтеру по расчетам с работниками, а не реальное удержание. Уведомить работника желательно под роспись. Это поможет избежать ненужных проблем, если в будущем работник захочет оспорить правомерность взыскания ущерба.

Если же работник, матответственность которого ограничена, отрицает свою вину в причинении ущерба, либо он уволен или истек срок для издания распоряжения, работодателю необходимо обратиться с иском в районный, районный в городе, городской суд (ст. 136 КЗоТ).

Покрыть причиненный работодателю ущерб, как добровольно возмещаемый работником, так и по решению суда, возможно одним из следующих способов:

1) путем удержания из заработной платы работника на основании распоряжения руководителя либо решения суда. При этом необходимо помнить, что ст. 128 КЗоТ и ст. 26 Закона об оплате труда предусмотрено ограничение на удержание из зарплаты при каждой ее выплате — не более 20 % суммы «чистой» заработной платы (за вычетом налога на доходы физических лиц и единого взноса)⁽¹⁾. Не допускаются удержания из выходного пособия, компенсационных и других выплат, на которые согласно законодательству не обращается взыскание (ст. 129 КЗоТ);

2) путем удержания из заработной платы по заявлению работника. В этом случае ограничение на удержание из зарплаты не действует, работодатель может производить удержания из зарплаты работника в указанном в заявлении размере;

3) путем внесения денежных средств в кассу или на банковский счет работодателя. В такой ситуации размер вносимых средств не ограничивается;

4) при согласии собственника (уполномоченного им органа) работник может передать для покрытия причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное.

Если работник не согласен с предъявляемой ему к возмещению суммой ущерба, то он вправе обратиться в суд за защитой своих интересов. Срок исковой давности для обращения в суд с иском к работнику о возмещении материального ущерба составляет 1 год со дня его выявления (ст. 233 КЗоТ)

Определение размера ущерба

Согласно ст. 135³ КЗоТ размер причиненного предприятию, учреждению, организации вреда определяется по фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета, исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа согласно установленным нормам.

В случае хищения, недостачи, преднамеренного уничтожения или преднамеренной порчи материальных ценностей размер вреда определяется по ценам, которые действуют в данной местности на день возмещения вреда. Здесь важно наличие умысла работника в нанесении ущерба. В этих случаях законодательством может быть установлен отдельный порядок по определению размера ущерба. Речь, безусловно, идет о применении норм Порядка № 116 и Закона № 217.

Ныне действующая редакция Порядка № 116 уже не содержит перечень повышающих коэффициентов при выявлении потерь тех или иных видов ценностей⁽²⁾. Теперь в п. 2 Порядка № 116 (в редакции, действующей с 16.12.11 г.) сказано, что размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей определяется путем проведения независимой оценки в соответствии с национальными стандартами оценки. В случае определения размера убытков, которые привели к нанесению имущественного вреда государству, территориальной громаде или субъекту хозяйствования с государственной (коммунальной) частью в уставном капитале, размер убытков определяется в соответствии с методикой оценки имущества, утвержденной Кабмином. Таким документом является Методика № 1891.

Мы считаем, что рассчитывать размер ущерба в соответствии с Порядком № 116 и Законом № 217 необходимо только при доказательстве умышленных виновных действий работника в нанесении ущерба, а для применения Закона № 217 — в отношении имущества, которое указано в этом документе (драгметаллов, драгкамней, валютных ценностей). В других случаях, руководствуясь ст. 135³ КЗоТ, возмещаемый размер вреда определяется по фактическим потерям (для ограниченной ответственности — не выше размера среднего заработка).

Если размер возмещаемого ущерба определяется в соответствии с Порядком № 116, то обязательно должна быть проведена независимая экспертная оценка.

Из взысканных с виновного лица сумм согласно Порядку № 116 и Закону № 217 возмещаются убытки, нанесенные предприятию, учреждению и организации с учетом фактических расходов предприятия на восстановление поврежденных или приобретение новых материальных ценностей и стоимости работ по их восстановлению. Остаток средств перечисляется в государственный бюджет (код классификации доходов бюджета 21080600 «Суми, стягнені з винних осіб, за шкоду, заподіяну державі, підприємству, установі, організації»). Срок, в течение которого данная разница должна быть перечислена в бюджет, действующим законодательством не установлен. Данный вопрос рекомендуем урегулировать внутренним приказом по предприятию с определением необходимых расходов на восстановление поврежденных или приобретение новых ТМЦ, сроков и ответственных за это лиц. Игнорировать требование о перечислении разницы в госбюджет не стоит, так как в Таблице соответствия видов нарушений норм законов по вопросам налогообложения либо иного законодательства типам уведомлений-решений, которые составляются при применении соответствующих штрафных (финансовых) санкций (см. письмо ГНАУ от 05.05.2011 г. № 12601/7/19-0217), необходимость перечисления остатка средств, оставшихся от суммы, рассчитанной согласно Порядку № 116 или Закону № 217, после возмещения нанесенного предприятию ущерба, названа в качестве штрафной санкции, которая может быть взыскана налоговым органом путем направления предприятию уведомления-решения по форме «С» с целью зачисления указанных средств в государственный бюджет по коду бюджетной классификации 21080600.

Если результатом недостачи или порчи ценностей не являются преднамеренные действия МОЛ, то тогда, по нашему мнению, с него правомерно взыскать ущерб в размере фактически нанесенных предприятию убытков (например, в размере балансовой стоимости запасов), как это позволяет абз. первый ст. 135³ КЗоТ. Мы считаем, что в данном случае нормы Порядка № 116 применять необязательно

⁽¹⁾ Если удержание осуществляется по нескольким исполнительным листам, то общий размер всей удерживаемой суммы не должен превышать 50 % заработка. При взыскании алиментов на несовершеннолетних детей общий размер отчислений из заработной платы не должен превышать 70 %.

⁽²⁾ Подробнее см. ком. «Изменился порядок определения убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей: теперь он определяется по независимой оценке» // «БН», 2012, № 8, с. 4.