Шпаргалка бухгалтера. Усе про інвентаризацію в таблицях

Випадки проведення обов’язкової інвентаризації (норма Інструкції № 69)

Дата проведення

1

2

1. При передачі майна держпідприємства в оренду, приватизації майна держпідприємства, перетворенні держпідприємства в акціонерне товариство, в інших законодавчо передбачених випадках (п.п. «а» п. 3)

У строки, установлені Положенням № 158⁽¹⁾

2. Перед складанням річної бухгалтерської звітності (п.п. «б» п. 3)

Не раніше 1 жовтня⁽²⁾

3. При зміні матеріально відповідальних осіб (п.п. «в» п. 3)

На день приймання-передачі справ

4. При встановленні фактів розкрадання або зловживань, псування цінностей (п.п. «г» п. 3)

На день установлення таких фактів

5. За судовим рішенням або на підставі відповідним чином оформленого документа органу, який згідно із законом має право вимагати проведення інвентаризації⁽³⁾ (п.п. «д» п. 3)

У строк, зазначений у документі відповідного органу, але не раніше отримання підприємством такого документа

6. У разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (п.п. «е» п. 3)

На день після закінчення таких явищ

7. При передачі підприємств та їх структурних підрозділів⁽⁴⁾ (п.п. «є» п. 3)

На дату передачі

8. У разі ліквідації підприємства (п.п. «ж» п. 3)

Перед складанням проміжного ліквідаційного балансу

9. При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності — у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів та на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) (п. 4)

На дату настання перелічених подій

10. При отриманні відмови постачальника задовольнити претензію про недовантаження товарів або при отриманні від покупця претензії про недовантаження товарів проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлено такі претензії (п. 6)

На дату отримання претензії (відмови постачальника задовольнити претензію)

⁽¹⁾ Згідно з п. 52 Положення № 158 інвентаризація проводиться на останнє число місяця, на яке здійснюється оцінка майна держпідприємств, що підлягають приватизації (корпоратизації), а також майна держпідприємств та організацій, що передаються в оренду (повертаються після закінчення строку дії договору оренди або після його розірвання). Дата інвентаризації збігається з датою оцінки.

⁽²⁾ Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних фондів може проводитися один раз на 3 роки, а бібліотечних фондів — за рішенням керівника підприємства один раз на 5 років або щороку з охопленням інвентаризацією не менше 20 % одиниць бібліотечного фонду з обов’язковим завершенням розпочатої інвентаризації цього майна у структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) протягом 30 днів.

⁽³⁾ Відповідно до п.п. 20.1.5 ПКУ органи ДПС мають право під час перевірки вимагати від платників податків провести інвентаризацію основних фондів, ТМЦ та грошових коштів, у тому числі зняти залишки ТМЦ та готівки. При цьому ігнорування подібної вимоги податківців може стати підставою для застосування адміністративного арешту майна платника податків (п.п. 3.1.8 Порядку № 1398). У цьому випадку інвентаризацію має бути проведено до закінчення перевірки, оскільки її результати вплинуть і на результати перевірки теж. Саме такого висновку податківці дійшли в листі від 26.05.11 р. № 6322/5/23-4016 (див. Пошту тижня «Інвентаризація на вимогу органів ДПС проводиться під час перевірки» // «БТ», 2011, № 40, с. 46). Інвентаризація в такому разі проводиться у присутності посадових осіб органу, що ініціював інвентаризацію (за їх згодою) (п.п. 11.1 Інструкції № 69).

⁽⁴⁾ Інвентаризація може не проводитися при передачі підприємств та їх структурних підрозділів у межах одного органу, у сфері управління якого перебувають ці підприємства.

Етап

Що відбувається

1

2

1. Створення інвентаризаційної комісії

1. Керівник підприємства для проведення інвентаризаційної роботи створює та затверджує наказом постійно діючу інвентаризаційну комісію. До її складу входять керівники структурних підрозділів та головний бухгалтер, а очолює таку комісію керівник підприємства або його заступник.

Постійно діюча інвентаризаційна комісія працює на підприємстві цілорічно та виконує переважно організаційні, регулювальні та контрольні функції, перелічені в п.п. 11.3 Інструкції № 69. Для проведення інвентаризації на великих підприємствах створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії.

Важливо! Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії та у присутності МВО (п. 11.2 Інструкції № 69). У листі Держказначейства від 27.05.11 р. № 17-07/1389-7439 зазначається, що відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання її результатів недійсними. Склад такої комісії потребує оновлення. Раніше Мінфін у листі від 15.12.03 р. № 31-04200-30-23/191 зауважив: якщо член інвентаризаційної комісії відсутній з поважної причини, наприклад у зв’язку з хворобою або відрядженням, то керівник підприємства може здійснити його заміну, що також має бути оформлено наказом

2. Підготовка до інвентаризації

1. Складається наказ на проведення інвентаризації, в якому встановлюються строки початку та закінчення проведення інвентаризації, склад робочих комісій (якщо його не визначено на етапі 1), а також об’єкти, що підлягають інвентаризації.

2. МВО, поінформовані щодо проведення інвентаризації, готуються до її початку. Так, згідно з п. 8 Інструкції № 69 ТМЦ має бути згруповано, розсортовано та розкладено за назвами, сортами, розмірами в порядку, зручному для підрахунку.

3. Інвентаризаційні комісії забезпечуються інвентаризаційними описами

3. Перевірка фактичної наявності активів та зобов’язань

На даному етапі проводиться перевірка фактичної наявності активів та зобов’язань підприємства. Об’єктами інвентаризації є: ОЗ і ІНМА, у тому числі взяті в оренду; НЗВ, незавершене капітальне будівництво та незавершений ремонт; НА; ТМЦ; готівкові грошові кошти в касі, грошові документи; цінні папери; дебіторська та кредиторська заборгованості; створені на підприємстві резерви майбутніх витрат і платежів; бланки суворої звітності; дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння.

Інвентаризація проводиться у присутності МВО. Інвентаризаційна комісія відображає в інвентаризаційних відомостях фактичну наявність активів, що перевіряються, та розрахунків (див. наступну таблицю на с. 19).

Крім того, під час інвентаризації комісія виявляє цінності, не придатні до експлуатації або використання, що також відображається в інвентаризаційних описах (відомостях)

4. Порівняльно-аналітична робота

1. Комісія передає до бухгалтерії підприємства інвентаризаційні описи (відомості), де наведені в них дані звіряються з даними бухгалтерського обліку.

2. У разі виявлення розбіжностей робоча інвентаризаційна комісія разом із бухгалтерією складають звіряльні відомості (див. наступну таблицю на с. 19).

3. Члени інвентаризаційної комісії оформляють протокол із зазначенням у ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації та висновків щодо них, пропозицій про залік нестач і залишків за пересортицею, списання нестач у межах норм природного убутку, а також наднормативних нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам

5. Підбиття підсумків та відображення результатів в обліку

1. Постійно діюча комісія перевіряє достовірність проведення інвентаризації, правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей у всіх місцях їх зберігання.

2. Постійно діюча комісія розглядає письмові пояснення осіб, які допустили нестачу або псування цінностей чи інші порушення. Пропозиції щодо врегулювання виявлених нестач і втрат від псування цінностей, заліку в результаті пересортиці відображаються у протоколі. У ньому має бути наведено відомості про причини та осіб, винних у нестачах і втратах, і про вжиті до них заходи.

3. За необхідності постійно діюча комісія проводить контрольні перевірки, а також вибіркову інвентаризацію цінностей у місцях їх зберігання. Контрольні перевірки проводять після закінчення інвентаризації, але обов’язково до відкриття складу, де проводилася інвентаризація. Результати контрольних перевірок інвентаризацій оформляють актом (додаток 1 до Інструкції № 69). Проведення контрольних перевірок реєструється бухгалтерією у спеціальній книзі реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій (додаток 2 до Інструкції № 69).

4. Протокол інвентаризаційної комісії має бути у 5-денний строк розглянуто і затверджено керівником підприємства. Затверджені керівником висновки постійно діючої інвентаризаційної комісії щодо врегулювання інвентаризаційних розбіжностей набувають сили розпорядчого документа і стають підставою (первинним документом) для виконання записів у бухгалтерському обліку (це підтверджує й Мінфін у листі від 13.12.04 р. № 31-04200-30-10/22823).

5. Бухгалтерія підсумовує результати інвентаризації на підставі даних інвентаризаційних описів (актів інвентаризації), протоколу інвентаризаційної комісії у Відомості результатів інвентаризації (за ф. додатка 3 до Інструкції № 69). Результати інвентаризації відображаються бухгалтерією в податковому та бухгалтерському обліку (див. таблицю на с. 22).

6. Результати інвентаризації відображаються у Примітках до фінансової звітності (п. 12 Інструкції № 69)

Інвентаризаційний документ

Особливості заповнення

1

2

ОЗ, ПНМА та НА

Інвентаризаційний опис основних засобів (ф. № інв-1)

Об’єкт інвентаризації — ОЗ:
— будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти ОЗ (раз на 3 роки);
— бібліотечні фонди (раз на 5 років або щороку з охопленням інвентаризацією не менше 20 % одиниць бібліотечного фонду із закінченням інвентаризації протягом 30 днів);
— ОЗ та ІНМА, крім названих вище (обов’язково раз на рік перед складанням річної фінансової звітності);
— НА (раз на рік, обов’язково перед складанням річної фінансової звітності)

Складається комісією в одному примірнику окремо щодо кожного місцезнаходження цінностей та посадової особи, відповідальної за збереження ОЗ. На орендовані ОЗ складається окремий опис

Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. № НА-4)

Об’єкт інвентаризації — об’єкт права інтелектуальної власності (патенти на винаходи, корисні моделі, промислові зразки, наукові відкриття, ліцензії на право користування літературними творами, фонограмами, комп’ютерними програмами та іншими об’єктами авторського права, торговельними марками, комерційним найменуванням тощо)

Затверджена наказом Мінфіну від 22.11.04 р. № 732.

Складається в одному примірнику для оформлення даних інвентаризації окремо щодо кожного місцезнаходження об’єктів права інтелектуальної власності та кожної особи, відповідальної за використання цього об’єкта. До інвентаризаційного опису включається кожен окремий об’єкт права інтелектуальної власності

Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів (ф. № інв-18)

Складається бухгалтерією в одному примірнику для відображення результатів інвентаризації ОЗ, ІНМА та НА, щодо яких виявлено відхилення від облікових даних.

До неї додають пояснення осіб, відповідальних за використання та зберігання.

ТМЦ

Інвентаризаційний опис (типова ф. № М-21) або Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-3)

Об’єкт інвентаризації — ТМЦ⁽¹⁾ (обов’язково раз на рік перед складанням річної фінансової звітності).

Не застосовується для інвентаризації:
— ТМЦ, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання, матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі (застосовують окремі ф. № інв-5 та ф. № інв-6);
— дорогоцінних металів, каміння та виробів з них, у тому числі наявних у відходах і брухті (застосовують ф. № інв-8, ф. № 8а та № 9).

Торговельні підприємства для інвентаризації товарів, тари можуть застосовувати типові форми № інв-12 (для оптової торгівлі) і № інв-13 (для роздрібної торгівлі) та відповідні їм звіряльні відомості типових форм № інв-20 і № інв-21, затверджені наказом ЦСУ СРСР від 10.06.76 р. № 453. Підприємства громадського харчування можуть відображати залишки продуктів та напівфабрикатів в описі типової форми № інв-14, затвердженої цим самим наказом

Складається в одному примірнику на ТМЦ, що знаходяться на підприємстві.

Форму № інв-3 застосовують у частині, що не суперечить типовій формі № М-21 (лист Держкомстату від 15.07.10 р. № 14/2-18/72)

Інвентаризаційний ярлик (ф. № інв-2)

Використовується, якщо відсутня можливість для інвентаризаційної комісії відразу здійснити підрахунок ТМЦ і записати їх до інвентаризаційного опису. Заповнюється в одному примірнику та зберігається разом із переліченими ТМЦ за їх місцезнаходженням. Дані використовуються для заповнення форми № М-21 (№ інв-3)

Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (ф. № інв-5)

Складається в одному примірнику на ТМЦ, що перебувають на складах інших підприємств або прийняті від інших підприємств та зберігаються на нашому підприємстві: на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці на підставі документів, що підтверджують передачу цих цінностей на відповідальне зберігання (комісію, переробку)

Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі (ф. № інв-6)

Складається в одному примірнику на ТМЦ, що перебувають у дорозі (наприклад, переміщаються всередині одного підприємства з одного складу на інший)

Акт інвентаризації дорогоцінних металів та виробів з них (ф. № інв-8)

Інвентаризацію проводять двічі на рік — на 1 січня і на 1 липня.

Складається у двох примірниках, підписується та передається до бухгалтерії

Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, що містяться в напівфабрикатах, вузлах і деталях обладнання, приладах та інших виробах (ф. № інв-8а)

Акт інвентаризації дорогоцінного каміння, природних алмазів та виробів з них (ф. № інв-9)

Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19)

Складається бухгалтерією в одному примірнику для відображення результатів інвентаризації ТМЦ, щодо яких виявлено відхилення від облікових даних.

До неї додають пояснення осіб, відповідальних за використання та зберігання

Каса

Акт про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 1 до Положення № 637)

Об’єкт інвентаризації — кошти, наявні в касі, цінні папери тощо.

При автоматизованому веденні касової книги потрібно здійснювати перевірку правильності роботи програмних засобів обробки касових документів.

У разі застосування реєстраторів розрахункових операцій звіряється сума готівки на місці проведення касиром розрахунків із сумою, зазначеною у звіті реєстратора розрахункових операцій (у розрахункових книжках та Книзі обліку розрахункових операцій).

Періодичність проведення встановлюється керівником

Складається у двох примірниках, його підписують члени інвентаризаційної комісії та МВО (касир). Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий залишається у МВО. При зміні МВО акт складається у трьох примірниках (для МВО, яка здала цінності, МВО, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії)

Бланки суворого обліку

Інвентаризаційний опис цінностей та бланків документів суворої звітності (ф. № інв-16)

Об’єкт інвентаризації — бланки документів суворої звітності (трудова книжка і вкладиш до неї, бланк векселя, бланки документації щодо оформлення замовлень та розрахунків зі споживачами за побутові послуги (форми № ПО-В1, ПО-Д1, ПО-Д2, ПО-О1, ПО-П1, ПО-П2, ПО-Р1, ПО-Ю1,
ПО-ПА1, ПО-ПА2), розрахункові квитанції (форми № РК-1, РК-2) тощо).

Обов’язково проводять раз на рік перед складанням річної фінансової звітності

Складається у двох примірниках, підписується інвентаризаційною комісією та МВО. Один примірник опису передається до бухгалтерії, другий залишається у МВО

Розрахунки

Акт звіряння розрахунків
(у довільній формі)

Складається стороною, яка ініціює проведення звіряння розрахунків, керуючись п.п. 11.11 Інструкції № 69 (лист МФУ від 18.09.07 р. № 31-34000-10-10/18896).

Затвердженої форми документа немає, складають у довільній формі. Цей документ не є первинним документом, тому за його даними не здійснюють записи в бухгалтерському та податковому обліку.

Дебітор зобов’язаний повернути акт протягом 10 днів від дня його отримання підписаним з підтвердженням заборгованості або з аргументованими запереченнями (п.п. «а» п.п. 11.11 Інструкції № 69)

Довідка до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (додаток до ф. № інв-17)

Складається в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку на підставі актів звірки розрахунків

Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (ф. № інв-17)

Об’єкт інвентаризації — розрахунки з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами.

Обов’язково проводять раз на рік перед складанням річної фінансової звітності

Складається в одному примірнику на підставі Довідок (додаток до ф. № інв-17)

Витрати майбутніх періодів та забезпечення майбутніх витрат і платежів

Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів (ф. № інв-11)

Об’єкт інвентаризації — витрати майбутніх періодів, що обліковуються в бухобліку на рахунку 39 (витрати, пов’язані з підготовчими до виробництва роботами в сезонних галузях промисловості; з освоєнням нових виробництв та агрегатів; сплачені авансом орендні платежі; оплата страхового полісу, оплата торгового патенту; передплата газет, журналів, періодичних і довідкових видань тощо).

Обов’язково проводять раз на рік перед складанням річної фінансової звітності

Складається в одному примірнику. При автоматизації обліку формується засобами обчислювальної техніки

Акт інвентаризації забезпечення майбутніх витрат і платежів
(у довільній формі)

Об’єкт інвентаризації — сума створених забезпечень (на оплату відпусток працівникам; додаткове пенсійне забезпечення; виконання гарантійних зобов’язань; реструктуризацію, виконання зобов’язань у разі припинення діяльності; виконання зобов’язань за обтяжливими контрактами тощо).

Форму акта слід розробити самостійно, можна взяти за основу ф. № інв-11.

Залишок забезпечення переглядається на кожну дату балансу і, за потреби, коригується — збільшується або зменшується (п. 18 П(С)БО 11)

Складається в одному примірнику, підписується та передається до бухгалтерії

Незавершений ремонт ОЗ та НЗВ

Акт інвентаризації незавершених ремонтів основних засобів (ф. № інв-10)

Об’єкт інвентаризації — незавершені ремонти основних засобів.

Обов’язково проводять раз на рік перед складанням річної фінансової звітності

Складається в одному примірнику, підписується та передається до бухгалтерії.

При автоматизованій обробці даних щодо обліку результатів інвентаризації ф. № інв-10 комісії видають зі заповненими графами 1 — 6, 8 і 9. Комісія на підставі перевірки стану робіт у натурі заповнює графу 7

Акт інвентаризації НЗВ (у довільній формі) або Інвентаризаційний опис НЗВ (типова форма № інв-7)

Об’єкт інвентаризації — НЗВ.

Відображають фактичну наявність заділів (деталей, вузлів, агрегатів) та не закінчених виготовленням і складанням виробів, що перебували у виробництві. ТМЦ, що не піддавалися обробці, відображають у типовій формі № М-21 (№ інв-3).

Проводять обов’язково один раз на рік перед складанням річної фінансової звітності. Суб’єкти малого підприємництва згідно з п. 2.5 розділу III П(С)БО 25 додатково можуть проводити на кінець звітного періоду

Складається в одному примірнику щодо кожного цеху, підписується та передається
до бухгалтерії

⁽¹⁾ Для інвентаризації нафти і нафтопродуктів спільним наказом Мінпалива, Мінекономіки, Мінтрансу і Держтехрегулювання від 20.05.08 р. № 281/171/578/155 розроблено свої форми документів, якими оформляють інвентаризацію: для підприємств — ф. № 24-НП, для АЗС — ф. № 25-НП, для судів — ф. № 26-НП, щодо нафтопродуктів, які не належать підприємству, — ф. № 30-НП, порівняльна відомість результатів інвентаризації — ф. № 27-НП. Інвентаризацію нафти і нафтопродуктів проводять щомісяця.

Зміст операції

Бухгалтерський облік

Податковий облік

первинний документ

кореспондуючі рахунки

дебет

кредит

1

2

3

4

5

1. НЕСТАЧА ТМЦ У МЕЖАХ НОРМ ПРИРОДНОГО УБУТКУ

1. Відображено суму нестачі ТМЦ у межах норм природного убутку у складі витрат

Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19)

947

20, 22, 25, 26, 28

ПНП: нестачі в межах норм уключаємо до ПВ (п. 140.3 і п.п. «и» п.п. 138.8.5 ПКУ).

У декларації з ПНП — у ряд. 06.4.39 додатка ІВ, а втрати ТМЦ у цехах, що включаються до складу ЗВВ, — ряд. 05.1 декларації з ПНП.

ПДВ: ПЗ не нараховуємо;

ПК не коригуємо

2. НЕСТАЧА ТМЦ ПОНАД НОРМИ ПРИРОДНОГО УБУТКУ

1. Відображено суму нестачі ТМЦ понад норми природного убутку у складі витрат

Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19)

947

20, 22, 25, 26, 28

ПНП: нестачі понад норми не включаємо до ПВ
(п. 140.3 ПКУ).

У декларації з ПНП
не відображаємо

2. Відображено суму нестачі понад норми природного убутку в позабалансовому обліку
(з урахуванням ПДВ)

072

—

—

3. Нараховано ПЗ з ПДВ, що припадає на суму нестачі понад норми природного убутку⁽¹⁾

ПН (у 2 примірниках) з типом причини «04»

947

641/ПДВ

—

2.1. Якщо винну особу встановлено

4. Відображено заборгованість винної особи щодо відшкодування нестачі, не перекритої
надлишками

Бухгалтерська довідка (на підставі заяви працівника про визнання провини та згоду відшкодувати збитки)

375

716

ПНП: компенсацію прямих збитків, отриману від винуватців, не включають до ПД, якщо нестачу не було віднесено до складу ПВ (п.п. 136.1.5 ПКУ).

5. Після встановлення винної особи суму нестачі списано з позабалансового обліку
(з урахуванням ПДВ)

—

072

6. Відображено суму, що підлягає перерахуванню до бюджету (різниця між сумою нестачі, що відшкодовується МВО, та фактичними втратами підприємства) (якщо збиток розраховується згідно
з Порядком № 116)

Бухгалтерська довідка
(на підставі заяви працівника про визнання провини та згоду відшкодувати збитки)

716

642

ПДВ: отримання компенсації прямих збитків від винних осіб не є постачанням (п.п. 14.1.191 ПКУ), а тому не є об’єктом для нарахування ПДВ

7. Суму відшкодування шкоди від винної особи:

— отримано до каси підприємства

Прибутковий касовий ордер

301

375

— утримано із заробітної плати працівника (з урахуванням установленого ст. 128 КЗпП обмеження на утримання із заробітної плати)

Розрахунково-платіжна відомість

661

375

8. Перераховано заборгованість до бюджету

Платіжне доручення

642

311

—

2.2. Якщо винну особу не встановлено

4. Після закінчення строку позовної давності суму нестачі списано з позабалансового обліку (з урахуванням ПДВ)

Бухгалтерська довідка

—

072

—

3. НЕСТАЧІ ТМЦ, ПРИЙНЯТИХ НА ЗБЕРІГАННЯ

1. Списано суму нестачі ТМЦ, прийнятих на відповідальне зберігання

Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19)

—

023

ПНП: суму компенсації не включаємо до ПВ згідно з п.п. 139.1.11 ПКУ

2. Відображено нарахування компенсації вартості ТМЦ, яких не вистачає, прийнятих на відповідальне зберігання (розмір визначається відповідно до умов договору)

949

685

3. Перераховано з рахунка в банку суму компенсації власнику ТМЦ

Платіжне доручення

685

311

4. НЕСТАЧА ОЗ (ІНМА)

1. Списано суму нарахованої амортизації щодо об’єкта, виявленого як нестача

Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів (ф. № інв-18), акт ліквідації (типова форма № ОЗ-3, для автотранспортних засобів — № ОЗ-4)

13

10 (11)

ПНП — ПВ на суму вартості окремого об’єкта основних засобів, що амортизується, за вирахуванням сум накопиченої амортизації (п. 146.16 ПКУ)⁽²⁾.

У декларації з ПНП відображаємо в ряд. 06.4.16 додатка ІВ

2. Списано залишкову вартість об’єкта

976

10 (11)

3. Відображено суму нестачі в позабалансовому обліку (з урахуванням ПДВ)

072

—

4. Нараховано ПЗ з ПДВ виходячи зі звичайних цін основних засобів, яких не вистачає, але не нижче за балансову вартість (якщо не дотримано умови абзацу другого п. 189.9 ПКУ)^(1,3)

ПН (у 2 примірниках) з типом причини «05»

976

641/ПДВ

ПДВ: вважаємо, що додатково коригувати «вхідний» ПК на незамортизовану вартість не потрібно

5. Відображено заборгованість винної особи

Бухгалтерська довідка (на підставі заяви працівника про визнання провини та згоду відшкодувати збитки)

375

746

—

6. Відображено суму відшкодування, що підлягає перерахуванню до бюджету (якщо збиток розраховується згідно з Порядком № 116)

746

642

7. Після встановлення винної особи суму нестачі списано з позабалансового обліку (з урахуванням ПДВ)

—

072

8. Суму відшкодування шкоди від винної особи:

— отримано до каси підприємства

Прибутковий касовий ордер

301

375

ПНП: компенсацію прямих збитків, отриману від винуватців, не включають до ПД, якщо нестачу не було віднесено до складу ПВ (п.п. 136.1.5 ПКУ).

Якщо відображаємо ПВ, то ПД, що нараховуються, у декларації з ПНП відображаємо в ряд. 03.28
додатка ІД.

ПДВ: отримання компенсації прямих збитків від винних осіб не є постачанням згідно з п.п. 14.1.191 ПКУ, а тому не є об’єктом для нарахування ПДВ

— утримано із заробітної плати працівника (з урахуванням установленого ст. 128 КЗпП обмеження на утримання із заробітної плати 20 %)

Розрахунково-платіжна відомість

661

375

9. Перераховано заборгованість до бюджету

Платіжне доручення

642

311

—

5. НАДЛИШКИ⁽⁴⁾

1. Оприбутковано надлишки ТМЦ

Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19)

20, 22, 25, 26, 28

719

На справедливу вартість виявлених надлишків збільшують ПД (п.п. 135.5.4 ПКУ).

У декларації з ПНП відображаємо в ряд. 03.9 додатка ІД

2. Оприбутковано виявлені надлишки необоротних активів

Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів (ф. № інв-18). Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. № НА-4)

10, 11, 12

425

На справедливу вартість виявлених надлишків збільшують ПД (п.п. 135.5.4 ПКУ).

У декларації з ПНП відображаємо в ряд. 03.9 додатка ІД.

У податковому обліку об’єкти не амортизують

3. Подальша амортизація необоротних активів, раніше виявлених як надлишки

Відомість нарахування амортизації

Рахунки обліку витрат

13

4. Одночасно з нарахуванням амортизації відображено дохід у сумі нарахованої амортизації

425

746

6. ПЕРЕСОРТИЦЯ⁽⁵⁾

1. Відображено залік пересортиці

Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19)

20, 22, 28 /надлишкові ТМЦ

20, 22, 28/ТМЦ, яких не вистачає

—

6.1. Якщо вартість ТМЦ, яких не вистачає, перевищує вартість ТМЦ в надлишку

2. Відображено витрати від пересортиці (при перевищенні вартості ТМЦ, яких не вистачає, над вартістю надлишкових ТМЦ)

Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19)

947

20, 22, 28/ТМЦ, яких не вистачає

ПНП — від’ємну сумову різницю до ПВ не включаємо, оскільки їх слід розглядати як нестачі понад норми природного убутку. А вони не включаються до ПВ на підставі п. 140.3 ПКУ

3. Списано торгову націнку, що припадає на різницю вартості товарів у роздробі (методом «сторно»)

4. Установлено винну особу

Бухгалтерська довідка (на підставі заяви працівника про визнання провини та згоду відшкодувати збитки)

375

716

ПНП: немає ПД на суму компенсації, що залишається в розпорядженні підприємства, оскільки не відображали ПВ — операція 2 (п.п. 136.1.5 ПКУ)

716

642

5. Донараховано податкові зобов’язання з ПДВ виходячи з від’ємної сумової різниці⁽¹⁾

ПН (у 2 примірниках) з типом причини «04»

947

641/ПДВ

ПДВ: вважаємо, що «вхідний» ПК на суму такої різниці додатково коригувати не потрібно

6.2. Якщо вартість ТМЦ, яких не вистачає, менше вартості ТМЦ у надлишку

2. Відображено доходи від пересортиці (при перевищенні вартості надлишкових ТМЦ над вартістю ТМЦ, яких не вистачає)

Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19)

20, 22, 28/надлишкові ТМЦ

719

ПНП: додатна сумова різниця збільшує ПД (п.п. 135.5.15 ПКУ).

У декларації з ПНП відображаємо в ряд. 03.28 додатка ІД

7. ПЕРЕОЦІНКА ЦІННОСТЕЙ

7.1. Уцінка ТМЦ⁽⁶⁾

1. Відображено суму нестачі ТМЦ у межах норм природного убутку у складі витрат

Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19)

946

20, 22, 25, 26, 28

ПНП: сума уцінки/дооцінки не відображається в податковому обліку (п. 152.10 ПКУ).

ПДВ: ПЗ не нараховуємо;

ПК не коригуємо

2. На суму уцінки в частині, що припадає на торгову націнку

—

7.2. Уцінка ОЗ⁽⁷⁾

1. Відображено уцінку первісної (переоціненої) вартості об’єкта ОЗ (дооцінок раніше не було)

Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19), бухгалтерська довідка

975

10

ПНП: сума переоцінки вартості об’єкта ОЗ, проведеної за правилами бухгалтерського обліку, не відображається в ПВ.

ПДВ: ПК не коригуємо

2. Відображено уцінку суми амортизації

131

10

7.3. Дооцінка ОЗ⁽⁷⁾

1. Відображено дооцінку первісної вартості об’єкта (раніше уцінок не було)

Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19), бухгалтерська довідка

10

423

ПНП: сума переоцінки вартості об’єкта ОЗ, проведеної за правилами бухгалтерського обліку, не відображається в ПД.

ПДВ: ПЗ не нараховуємо; ПК не коригуємо

2. Відображено дооцінку амортизації

10

131

⁽¹⁾ Не слід нараховувати ПЗ з ПДВ стосовно об’єктів, яких не вистачає, щодо яких первісно не формувався ПК з ПДВ (наприклад, при закупівлях у неплатників ПДВ або коли внаслідок певних обставин податковий кредит не відображався), оскільки використання таких товарів не в господарській діяльності не є постачанням (п.п. «в» п.п. 14.1.191 ПКУ) і відповідно така операція не є об’єктом обкладення ПДВ.

⁽²⁾ ПВ відображаємо, коли:
— підприємство приймає рішення про ліквідацію основних засобів;
— з не залежних від підприємств обставин основні засоби (їх частина) зруйновані, викрадені або підлягають ліквідації;
— підприємство змушене відмовитися від використання таких основних засобів у результаті загрози або неминучості їх заміни, зруйнування або ліквідації.

Якщо ж під час інвентаризації виявлено нестачу основних засобів, причиною якої стали інші обставини, ніж названі вище, то жодних ПВ бути не може. У такому разі при отриманні компенсації від винних осіб не буде і ПД (операція 8; п.п. 136.1.5 ПКУ).

⁽³⁾ Зверніть увагу: не слід нараховувати ПЗ з ПДВ згідно з нормами абзацу другого п. 189.9 ПКУ:
— у разі коли основні виробничі або невиробничі засоби ліквідуються у зв’язку з їх знищенням або зруйнуванням унаслідок дії обставин непереборної сили;
— в інших випадках, коли така ліквідація здійснюється без згоди підприємства, у тому числі в разі розкрадання основних виробничих або невиробничих засобів, що підтверджується відповідно до законодавства (тобто документом про крадіжку, виданим правоохоронним органом), або коли підприємство надає органу ДПС відповідний документ про знищення, розбирання або перетворення основних виробничих або невиробничих засобів іншим способом, унаслідок чого вони не можуть використовуватися за первісним призначенням.

⁽⁴⁾ У такому порядку відображаються надлишки, надходження яких не підтверджено первинними документами (або які були безплатно отримані, але не відображені в обліку — тоді використовуються субрахунки 718, 424 і 745) . У податковому обліку такий об’єкт ОЗ не амортизується.

Якщо надлишки виявлено внаслідок того, що з будь-яких причин ці ТМЦ не було оприбутковано в бухгалтерському обліку (при цьому документи на їх придбання є), то такі ТМЦ просто дооприбутковуються у звичайному порядку. Надміру виявлені під час інвентаризації об’єкти ОЗ і ІНМА, які помилково не було оприбутковано в обліку, прибуткують на баланс за первісною вартістю. При цьому потрібно нарахувати амортизацію за весь період фактичної експлуатації такого об’єкта. І в податковому, і в бухгалтерському обліку на залишкову вартість таких об’єктів нараховується амортизація.

При включенні суми ПДВ щодо таких помилково не оприбуткованих об’єктів до ПК слід пам’ятати, що право на ПК зберігається у платника податків протягом 365 календарних днів з дати складання податкової накладної (п. 198.6 ПКУ).

⁽⁵⁾ Пересортицю може бути визнано лише стосовно ТМЦ однакового найменування та в тотожній кількості за умови, що надлишки і нестачі утворилися за той самий період, що перевіряється, і у тієї самої особи, яка перевіряється (п.п. «а» п.п. 11.12 Інструкції № 69). Кількість ТМЦ, що підлягають заліку в порядку пересортиці, має бути рівною (тотожною).

Урахувати як пересортицю можна ТМЦ, що мають однакове найменування. Здійснювати взаємний залік нестач надлишками щодо запасів різних найменувань, нехай навіть однорідних, не дозволяється. Крім іншого, залік за пересортицею може бути допущено стосовно тієї самої групи ТМЦ, якщо наявні у її складі цінності мають схожість на вигляд чи упаковані в однакову тару (при відпуску їх без розпаковування тари) (п.п. «а» п.п. 11.12 Інструкції № 69). Щоправда, установлювати такий порядок повинні органи державного управління, до відання яких належать підприємства. Попри це, вважаємо, що таким підходом можуть скористатися й інші підприємства.

⁽⁶⁾ У разі якщо під час інвентаризації виявлено псування будь-яких ТМЦ, часткову втрату ними споживчих якостей, то підприємство провадить уцінку таких цінностей. При повній втраті споживчих якостей підприємство списує такі цінності з балансу. Причому непридатні для подальшого використання цінності в інвентаризаційному описі не відображаються. При проведенні уцінки товарів у роздробі зниження суми торгової націнки може також відображатися записом Дт 285 — Кт 282, а сума зменшення первісної вартості (сума уцінки) відображатися записом Дт 946 — Кт 282.

⁽⁷⁾ Згідно з п. 16 П(С)БО 7 підприємство може переоцінювати об’єкт ОЗ, якщо залишкова вартість цього об’єкта суттєво відрізняється від його справедливої вартості на дату балансу. У разі переоцінки об’єкта основних засобів на цю саму дату здійснюється переоцінка всіх об’єктів групи основних засобів, до якої належить об’єкт. При цьому якщо залишкова вартість об’єкта основних засобів дорівнює нулю, то його переоцінена залишкова вартість визначається збільшенням справедливої вартості цього об’єкта до його первісної (переоціненої) вартості без зміни суми зносу об’єкта. Для таких об’єктів, що продовжують використовуватися, обов’язково визначається ліквідаційна вартість. З наступного місяця амортизація нараховуватиметься виходячи з нової переоціненої вартості.

У податковому обліку переоцінка ОЗ, проведена за правилами бухгалтерського обліку, не відображається.

Згідно з пп. 5 — 6 П(С)БО 28 на дату балансу підприємство зобов’язане оцінити, чи існують ознаки можливого зменшення корисності активів. У такому разі (на відміну від уцінки) первісна вартість об’єкта ОЗ залишається незмінною. Коригується лише сума зносу: Дт 972 — Кт 13 на суму зменшення корисності активу. Збільшення корисності активу відображається записом: Дт 131 — Кт 746 (якщо раніше об’єкт не переоцінювався). Якщо раніше об’єкт уцінювався, то в обліку здійснюються записи: Дт 10 — Кт 746 (у межах суми раніше проведеної уцінки) і Дт 131 — Кт 746 (понад суму раніше проведеної уцінки). У податковому обліку зменшення/збільшення корисності об’єкта ОЗ не відображається.

Показник

Зміст

1

2

Види відповідальності

За обсягом відшкодування шкоди матеріальна відповідальність буває повною та обмеженою. Також вважаємо за необхідне окремо виділити відповідальність, розмір якої визначають згідно з нормами Порядку № 116 та Закону № 217.

Повна матеріальна відповідальність означає, що працівник має відшкодувати заподіяну роботодавцю шкоду в повному розмірі без будь-яких обмежень. Напоширеніша підстава для притягнення працівника до повної матеріальної відповідальності — укладення з працівником письмового договору про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення цілісності майна та інших цінностей, переданих йому для зберігання або для інших цілей (п. 1 ст. 134 КЗпП). Таких працівників називають МВО. Зверніть увагу: повна матеріальна відповідальність не настане навіть у разі укладення договору, якщо працівник не належить до категорії осіб, з якими укладаються такі договори (лист ВССУ від 27.09.12 р. № 10-1389/0/4-12 // «БТ», 2012, № 42, с. 9).

Обмежена матеріальна відповідальність працівника передбачає, що він зобов’язаний відшкодувати розраховану суму шкоди, але не більше свого середнього заробітку (або встановленої межі). Розмір середнього заробітку розраховується за останні 2 місяці згідно з Порядком № 100. Працівник несе обмежену матеріальну відповідальність, якщо з ним не укладався договір про повну матеріальну відповідальність, якщо немає інших законних підстав для притягнення його до повної матеріальної відповідальності (наприклад, працівник займає посаду, яка не названа у переліку посад, з працівниками яких укладають такі договори, тому договір не має юридичної сили; лист ВССУ від 27.09.12 р. № 10-1389/0/4-12 // «БТ», 2012, № 42, с. 9). Випадки, коли працівник має відшкодувати шкоду в повному обсязі без укладення з ним договору про повну матеріальну відповідальність, перелічено в пп. 2 — 9 ст. 134 КЗпП (отримання цінностей під звіт за разовою довіреністю або за іншими разовими документами; шкоду завдано умисним знищенням або псуванням цінностей; шкоду завдано в нетверезому стані, не при виконанні трудових обов’язків тощо)

За кількістю осіб, на яких покладається відповідальність, матеріальна відповідальність поділяється на індивідуальну та колективну (бригадну) відповідальність.

При індивідуальній відповідальності шкода покладається на одну МВО.

При колективній (бригадній) відповідальності члени такого колективу (бригади) несуть пайову, а не солідарну відповідальність перед роботодавцем за заподіяну шкоду. Згідно з п. 16 Типового договору про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність заподіяну шкоду розподіляють між членами колективу пропорційно місячній тарифній ставці (посадовому окладу) та фактично відпрацьованому часу за період від останньої інвентаризації до дня виявлення шкоди. Причому розмір шкоди, заподіяної з вини декількох працівників, визначається для кожного з них з урахуванням ступеня проступку, виду і межі матеріальної відповідальності (ст. 135³ КЗпП)

Порядок стягнення шкоди

Рішення про притягнення працівника до матеріальної відповідальності оформляється наказом (розпорядженням) керівника по підприємству. Таке рішення має бути прийнято не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяної працівником шкоди, а звернено до виконання не раніше 7 днів від дня повідомлення про це працівника (ст. 136 КЗпП). Строк ознайомлення працівника з виданим розпорядженням про утримання з його заробітку певної суми в порядку покриття шкоди, заподіяної підприємству, установі, організації, законодавством не регламентується, але краще зробити це якнайшвидше. Під зверненням до виконання слід розуміти передачу розпорядження бухгалтеру з розрахунків з працівниками, а не реальне утримання. Повідомити працівника бажано під підпис. Це допоможе уникнути зайвих проблем, якщо в майбутньому працівник захоче оспорити правомірність стягнення шкоди.

Якщо ж працівник, матеріальну відповідальність якого обмежено, заперечує свою провину в заподіянні шкоди, або його звільнено, або закінчився строк для видання розпорядження, роботодавцю необхідно звернутися з позовом до районного, районного в місті, міського суду (ст. 136 КЗпП).

Покрити заподіяну роботодавцю шкоду — як шляхом добровільного відшкодування працівником, так і за рішенням суду, можна одним із таких способів:

1) шляхом утримання із заробітної плати працівника на підставі розпорядження керівника або рішення суду. При цьому необхідно пам’ятати, що ст. 128 КЗпП і ст. 26 Закону про оплату праці передбачено обмеження на утримання із зарплати при кожній її виплаті — не більше 20 % суми «чистої» заробітної плати (за вирахуванням податку на доходи фізичних осіб та єдиного внеску)⁽¹⁾. Не допускаються утримання з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно із законодавством не звертається стягнення (ст. 129 КЗпП);

2) шляхом утримання із заробітної плати за заявою працівника. У цьому випадку обмеження на утримання із зарплати не діє, роботодавець може здійснювати утримання із зарплати працівника в зазначеному в заяві розмірі;

3) шляхом унесення грошових коштів до каси або на банківський рахунок роботодавця. У такій ситуації розмір коштів, що вносяться, не обмежується;

4) за згодою власника (уповноваженого ним органу) працівник може передати для покриття заподіяної шкоди рівноцінне майно або полагодити пошкоджене.

Якщо працівник не згоден із сумою шкоди, що пред’являється йому до відшкодування, то він має право звернутися до суду за захистом своїх інтересів. Строк позовної давності для звернення до суду з позовом до працівника про відшкодування матеріальної шкоди становить 1 рік від дня її виявлення (ст. 233 КЗпП)

Визначення розміру шкоди

Відповідно до ст. 135³ КЗпП розмір заподіяної підприємству, установі, організації шкоди визначається за фактичними втратами на підставі даних бухгалтерського обліку виходячи з балансової вартості (собівартості) матеріальних цінностей за вирахуванням зносу згідно з установленими нормами.

У разі розкрадання, нестачі, умисного знищення чи умисного псування матеріальних цінностей розмір шкоди визначається за цінами, що діють у цій місцевості на день відшкодування шкоди. Тут важлива наявність умислу працівника в заподіянні шкоди. У цих випадках законодавством може бути встановлено окремий порядок щодо визначення розміру шкоди. Безумовно, ідеться про застосування норм Порядку № 116 та Закону № 217.

Чинна на сьогодні редакція Порядку № 116 уже не містить переліку підвищуючих коефіцієнтів при виявленні втрат тих чи інших видів цінностей⁽²⁾. Тепер у п. 2 Порядку № 116 (у редакції, що діє з 16.12.11 р.) зазначено, що розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається шляхом проведення незалежної оцінки відповідно до національних стандартів оцінки. У разі визначення розміру збитків, що призвели до заподіяння майнової шкоди державі, територіальній громаді або суб’єкту господарювання з державною (комунальною) часткою у статутному капіталі, розмір збитків визначається відповідно до методики оцінки майна, затвердженої Кабміном. Таким документом є Методика № 1891.

Ми вважаємо, що розраховувати розмір збитку відповідно до Порядку № 116 і Закону № 217 необхідно лише при доведенні умисних винних дій працівника в заподіянні шкоди, а для застосування Закону № 217 — стосовно майна, зазначеного в цьому документі (дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, валютних цінностей). В інших випадках, керуючись ст. 135³ КЗпП, розмір шкоди, що відшкодовується, визначається за фактичними втратами (для обмеженої відповідальності — не вище розміру середнього заробітку).

Якщо розмір шкоди, що відшкодовується, визначається відповідно до Порядку № 116, то обов’язково має бути проведено незалежну експертну оцінку.

Якщо результатом нестачі або псування цінностей не є умисні дії МВО, то, на нашу думку, з такої особи правомірно стягнути шкоду в розмірі фактично завданих підприємству збитків (наприклад, у розмірі балансової вартості запасів), як це дозволяє абзац перший ст. 135³ КЗпП. Ми вважаємо, що в цьому випадку норми Порядку № 116 застосовувати не обов’язково.

Зі стягнутих з винної особи сум відповідно до Порядку № 116 і Закону № 217 відшкодовуються збитки, заподіяні підприємству, установі та організації, з урахуванням фактичних витрат підприємства на відновлення пошкоджених або придбання нових матеріальних цінностей та вартості робіт з їх відновлення. Залишок коштів перераховується до державного бюджету (код класифікації доходів бюджету 21080600 «Суми, стягнені з винних осіб за шкоду, заподіяну державі, підприємству, установі, організації»). Строк, протягом якого цю різницю має бути перераховано до бюджету, чинним законодавством не встановлено. Це питання рекомендуємо врегулювати внутрішнім наказом по підприємству з визначенням необхідних витрат на відновлення пошкоджених або придбання нових ТМЦ, строків та відповідальних за це осіб. Ігнорувати вимогу про перерахування різниці до держбюджету не варто, оскільки в Таблиці відповідності видів порушень норм законів з питань оподаткування чи іншого законодавства типам повідомлень-рішень, що складаються при застосуванні відповідних штрафних (фінансових) санкцій (див. лист ДПАУ від 05.05.2011 р. № 12601/7/19-0217), необхідність перерахування залишку коштів, що залишилися від суми, розрахованої відповідно до Порядку № 116 або Закону № 217, після відшкодування заподіяної підприємству шкоди, названо як штрафну санкцію, яку може бути стягнуто податковим органом шляхом надсилання підприємству повідомлення-рішення за формою «С» з метою зарахування зазначених коштів до Державного бюджету за кодом бюджетної класифікації 21080600.

⁽¹⁾ Якщо утримання здійснюється за декількома виконавчими листами, то загальний розмір усієї утримуваної суми не повинен перевищувати 50 % заробітку. При стягненні аліментів на неповнолітніх дітей загальний розмір відрахувань із заробітної плати не повинен перевищувати 70 %.

⁽²⁾ Докладніше див. ком. «Змінився порядок визначення збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей: тепер він визначається за незалежною оцінкою» // «БТ», 2012, № 8, с. 4.