КОМАНДИРОВКИ:
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
И НАЛОГОВЫЕ РАСХОДЫ
В сегодняшней Шпаргалке бухгалтера вы найдете все необходимое для документального оформления командировок своих работников и учета налоговых затрат, понесенных ими в поездке.
Рис. 1. Образец приказа о направлении работника в командировку
Рис. 2. Образец сметы расходов на командировку
Рис. 3. Образец приказа о продлении срока командировки
Рис. 4. Образец заполнения Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет
Порядок компенсации и отражения в налоговом учете расходов на командировку
| Расходы | Особенности компенсации и отнесения в состав налоговых расходов (НР) |
| Расходы | Особенности компенсации и отнесения в состав налоговых расходов (НР) |
| СУТОЧНЫЕ | |
| Суточные расходы | НР в пределах норм, установленных п.п. 140.1.7 НКУ(1) (см. табл. 2) при наличии приказа на командировку (см. рис. 1 и 3 на с. 23). Количество дней командировки определяется с учетом дня отбытия и дня прибытия, которые считаются как два дня. При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно днем отбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позже — следующие сутки |
| Сверхнормативные суточные расходы | НР нет. Начисляется НДФЛ из суммы превышения над установленными предельными размерами. Суточные ни сверх, ни в пределах установленных норм не облагаются единым взносом, так как не входят в фонд оплаты труда (см. письмо ПФУ от 15.06.12 г. № 13862/03-20 // «БН», 2012, № 32, с. 9) |
| ПРОЕЗД | |
| Расходы на проезд к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования | НР в фактической сумме на основании оригиналов проездных билетов (п.п. 140.1.7 НКУ) |
| Расходы на проезд к месту командировки и обратно чартерными рейсами | НР в фактической сумме на основании оригиналов проездных билетов (п.п. 140.1.7 НКУ) |
| Расходы на приобретение электронного авиабилета | НР есть в случае предоставления отрывной части посадочного талона, документа об оплате, распечатки маршрута (п.п. 140.1.7 НКУ) |
| Расходы на проезд городским транспортом общего пользования по месту командировки | НР на основании п.п. 140.1.7 НКУ. Желателен согласованный с руководителем маршрут проезда, на чем настаивают представители официальных органов (см. консультацию начальника отдела в органах госуправления Департамента финансов социальной сферы МФУ газете «Праця і зарплата», 2012, № 28, с. 12) |
| Бронирование билетов | НР в фактической сумме на основании подтверждающих документов (п.п. 140.1.7 НКУ) |
| Расходы на проезд в метро | НР есть только в случае, если возможно документально подтвердить понесенные расходы |
| Расходы на аренду транспорта в командировке | НР в фактической сумме на основании подтверждающих документов (п.п. 140.1.7 НКУ) |
| Расходы на проезд в маршрутном такси | НР на основании подтверждающих документов (п.п. 140.1.7 НКУ). Это подтверждают и налоговики в консультациях из раздела 110.07.14 ЕБНЗ |
| Расходы на проезд в такси | По мнению налоговиков, НР нет (см. консультацию в разделе 110.07.14 ЕБНЗ, письмо ГНА в г. Киеве от 30.05.11 г. № 5718/10/17-107). В случае проведения компенсации указанных расходов они облагаются НДФЛ (см. консультацию в разделе 160.03 ЕБНЗ), но единый взнос на эти выплаты не начисляется (см. письмо ПФУ от 15.06.12 г. № 13862/03-20 // «БН», 2012, № 32, с. 9). Такой подход следует из того, что эти расходы не возмещаются согласно п. 6 разд. ІI, п. 9 разд. IIІ Инструкции о командировках. Однако учитывая, что эта Инструкция не распространяется на небюджетных работодателей и в случае, если самостоятельно разработанными Положениями о командировках(2) предусмотрена возможность возмещать работникам понесенные расходы, считаем возможным расходы на проезд в такси включать в НР и не облагать НДФЛ |
| Расходы на перевозку багажа к месту командировки и обратно | НР в фактической сумме на основании транспортных счетов (багажных квитанций; п.п. 140.1.7 НКУ) |
| Оплата пользования постельными принадлежностями в поездах | НР в фактической сумме на основании подтверждающих документов (п.п. 140.1.7 НКУ) |
| Оплата стоимости чая, включенной в проездные документы | По нашему мнению, НР есть, поскольку ограничений по ним в п.п. 140.1.7 НКУ не предусмотрено, как нет обязанности уменьшать суммы суточных на стоимость полученного питания. Для бюджетных организаций руководитель может устанавливать ограничение на включение стоимости чая в проездные документы (см. консультацию начальника отдела в органах госуправления Департамента финансов социальной сферы МФУ А. Бродецкой в газете «Праця і зарплата», 2012, № 28, с. 12) |
| Страховые платежи на транспорте | НР в фактической сумме на основании подтверждающих документов (п.п. 140.1.7 НКУ) |
| Расходы на приобретение ГСМ при командировке на служебном автомобиле | НР есть, что применительно к загранкомандировкам подтвердили и налоговики (см. консультацию в разделе 110.07.14 ЕБНЗ). При командировках на личном автомобиле работника, чтобы включать расходы на ГСМ в НР, нужно оформить либо договор аренды авто, либо договор ссуды, либо выплачивать работнику компенсацию за использование им в работе своего авто (см. консультацию в разделе 110.07.14 ЕБНЗ) |
| Расходы на оплату услуг камеры хранения | НР есть, если приказом (распоряжением) руководителя предприятия не предусмотрено ограничений относительно этих расходов (см. письмо ГНСУ от 06.03.12 г. № 3268/5/15-1416 // «БН», 2012, № 15, с. 11). Для небюджетных работодателей такое ограничение не должно быть предусмотрено разработанным Положением о командировках |
| Расходы на оплату услуг платного зала ожидания | |
| Расходы на оплату услуг сервисных центров по приобретению билетов для командировки | |
| Расходы, связанные с возвратом проездных билетов, в том числе уплата комиссионных сборов, которые удерживаются перевозчиком при возврате проездного документа | |
| Расходы на оплату услуг стоянки и парковки служебного автомобиля | НР есть, применительно к загранкомандировкам это подтвердили и налоговики (см. консультацию в разделе 110.07.14 ЕБНЗ) |
| Расходы на уплату сборов за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водными переправами в загранкомандировках | НР есть, что подтвердили и налоговики (см. консультацию в разделе 110.07.14 ЕБНЗ) |
| ПРОЖИВАНИЕ | |
| Расходы на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), наем других жилых помещений, по месту командировки и во время вынужденной остановки в пути | НР на основании п.п. 140.1.7 НКУ. Если работодатель учитывает нормы Инструкции о командировках или когда предусмотрено Положением о командировках(2), то НР формируют из расчета стоимости одного места в гостиничном номере за все время проживания (см. письмо ГНСУ от 31.03.12 г. № 5742/6/15-1415 // «БН», 2012, № 25, с. 8). Минфин в письме от 05.05.11 г. № 31-07230-16-21/11582 («БН», 2011, № 29, с. 09) подтвердил возможность проживания лица в командировке в санатории и частном секторе |
| Расходы на питание, включенное в гостиничный счет | НР есть (п.п. 140.1.7 НКУ). В общем случае (если руководством не установлены допограничения) размер суточных не уменьшается на стоимость питаний, включенного в счета гостиниц (см. письмо ГНСУ от 31.03.12 г. № 5742/6/15-1415 // «БН», 2012, № 25, с. 8) |
| Расходы на бронирование места в гостинице | НР есть (п.п. 140.1.7 НКУ) |
| Расходы на страхование, включенные в стоимость услуг гостиницы за проживание | По нашему мнению, НР есть. Для загранкомандировок прямо предусмотрена возможность включения расходов на обязательное страхование в НР абз. пятнадцатом п.п. 140.1.7 НКУ |
| Расходы на оплату стоимости бытовых услуг (стирка, чистка, починка и утюженье одежды, обуви или белья), включенные в гостиничный счет | НР есть (п.п. 140.1.7 НКУ) |
| Расходы на оплату пользования холодильником, телевизором (в том числе кабельным телевидением), телефоном, кондиционером, включенные в гостиничный счет | По нашему мнению, НР есть, поскольку ограничений в п.п. 140.1.7 НКУ в этой части не предусмотрено. То, что расходы на кабельное телевидение, включенные в счета за проживание в жилом помещении в командировках, могут быть компенсированы и работнику бюджетной сферы, подтвердил Минфин в п. 1 письма от 03.02.12 г. № 31-07230-2-6/534 |
| ДРУГИЕ РАСХОДЫ | |
| Расходы на оплату телефонных счетов | НР есть (п.п. 140.1.7 НКУ) |
| Расходы на оплату стоимости алкогольных напитков и табачных изделий, суммы «чаевых» | НР нет (п.п. 140.1.7 НКУ). Исключение для чаевых — есть НР, если они включаются в счета согласно законам страны командирования |
| Расходы на оплату зрелищных мероприятий | НР нет (п.п. 140.1.7 НКУ) |
| Расходы на оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (выезд) | НР есть (п.п. 140.1.7 НКУ). По мнению налоговиков, если такие расходы оплачиваются через турагентство, которое является комиссионером, НР у комитента нет (см. консультацию в разделе 110.07.14 ЕБНЗ) |
| Расходы на обязательное страхование | НР есть при наличии страхового полиса (п.п. 140.1.7 НКУ). В то же время по мнению Минфина (см. письмо от 18.05.11 г. № 31-07250-03-21/12670), если в государстве, в которое командируется страхователь, медицинская помощь оказывается иностранным гражданам бесплатно, стоимость страхового полиса не возмещается |
| Иные документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществлением таких расходов | НР есть (п.п. 140.1.7 НКУ) |
| (1) Использованные документы и сокращения: НКУ — Налоговый кодекс Украины; Инструкция о командировках — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ в редакции от 17.03.11 г. № 362; НР — налоговые расходы; НДФЛ — налог на доходы физических лиц. (2) О необходимости его разработки см. в Теме недели «Командировки: основные вопросы» на с. 34 этого номера. | |
