Шпаргалка бухгалтера. Відрядження: документальне оформлення та податкові витрати

Витрати

Особливості компенсації та віднесення до складу податкових витрат

Витрати

Особливості компенсації та віднесення до складу податкових витрат

ДОБОВІ

Добові витрати

ПВ у межах норм, установлених п.п. 140.1.7 ПКУ⁽¹⁾ (див. табл. 2) за наявності наказу на відрядження (див. рис. 1 і 3 на с. 23).
Кількість днів відрядження визначається з урахуванням дня від’їзду і дня прибуття, що враховуються як два дні. При відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем від’їзду вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше — наступна доба

Наднормативні добові витрати

ПВ немає. Нараховується ПДФО із суми перевищення над установленими граничними розмірами. Добові ні понад, ні в межах установлених норм не обкладаються єдиним внеском, оскільки не входять до фонду оплати праці (див. лист ПФУ від 15.06.12 р. № 13862/03-20 // «БТ», 2012, № 32, с. 9)

ПРОЇЗД

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування

ПВ у фактичній сумі на підставі оригіналів проїзних квитків (п.п. 140.1.7 ПКУ)

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад чартерними рейсами

ПВ у фактичній сумі на підставі оригіналів проїзних квитків (п.п. 140.1.7 ПКУ)

Витрати на придбання електронного авіаквитка

ПВ є в разі надання відривної частини посадочного талона, документа про оплату, роздруківки маршруту (п.п. 140.1.7 ПКУ)

Витрати на проїзд міським транспортом загального користування в місці відрядження

ПВ на підставі п.п. 140.1.7 ПКУ. Бажаним є погоджений з керівником маршрут проїзду, на чому наполягають представники офіційних органів (див. консультацію начальника відділу в органах держуправління Департаменту фінансів соціальної сфери МФУ газети «Праця і зарплата», 2012, № 28, с. 12)

Бронювання квитків

ПВ у фактичній сумі на підставі підтверджуючих документів (п.п. 140.1.7 ПКУ)

Витрати на проїзд у метро

ПВ є тільки у разі, якщо можливо документально підтвердити понесені витрати

Витрати на оренду транспорту у відрядженні

ПВ у фактичній сумі на підставі підтверджуючих документів (п.п. 140.1.7 ПКУ)

Витрати на проїзд у маршрутному таксі

ПВ на підставі підтверджуючих документів (п.п. 140.1.7 ПКУ). Це підтверджують і податківці в консультаціях з розділу 110.07.14 ЄБПЗ

Витрати на проїзд у таксі

На думку податківців, ПВ немає (див. консультацію в розділі 110.07.14 ЄБПЗ, лист ДПА у м. Києві від 30.05.11 р. № 5718/10/17-107). У випадку здійснення компенсації зазначених витрат вони обкладаються ПДФО (див. консультацію в розділі 160.03 ЄБПЗ), але єдиний внесок на ці виплати не нараховується (див. лист ПФУ від 15.06.12 р. № 13862/03-20 // «БТ», 2012, № 32, с. 9).
Такий підхід випливає з того, що ці витрати не відшкодовуються згідно з п. 6 розд. ІI, п. 9 розд. IIІ Інструкції про відрядження. Однак оскільки Інструкція не поширюється на небюджетних роботодавців та в разі, якщо самостійно розробленим Положенням про відрядження⁽²⁾ передбачено можливість відшкодовувати працівникам понесені витрати, вважаємо за можливе включати витрати на проїзд у таксі до ПВ і не обкладати ПДФО

Витрати на перевезення багажу до місця відрядження і назад

ПВ у фактичній сумі на підставі транспортних рахунків (багажних квитанцій; п.п. 140.1.7 ПКУ)

Оплата користування постільними речами в поїздах

ПВ у фактичній сумі на підставі підтверджуючих документів (п.п. 140.1.7 ПКУ)

Оплата вартості чаю, уключеної
до проїзних документів

На нашу думку, ПВ є, оскільки обмежень щодо них у п.п. 140.1.7 ПКУ не передбачено, як немає обов’язку зменшувати суми добових на вартість отриманого харчування. Для бюджетних організацій керівник може встановлювати обмеження на включення вартості чаю до проїзних документів (див. консультацію начальника відділу в органах держуправління Департаменту фінансів соціальної сфери МФУ А. Бродецької в газеті «Праця і зарплата», 2012, № 28, с. 12)

Страхові платежі на транспорті

ПВ у фактичній сумі на підставі підтверджуючих документів (п.п. 140.1.7 ПКУ)

Витрати на придбання ПММ при відрядженні на службовому автомобілі

ПВ є, стосовно закордонних відряджень це підтвердили й податківці (див. консультацію в розділі 110.07.14 ЄБПЗ). При відрядженнях на власному автомобілі працівника, щоб уключити витрати на ПММ до ПВ, потрібно оформити або договір оренди автомобіля, або договір позички, або виплачувати працівнику компенсацію за використання ним у роботі свого автомобіля (див. консультацію в розділі 110.07.14 ЄБПЗ)

Витрати на оплату послуг камери схову

ПВ є, якщо наказом (розпорядженням) керівника підприємства не передбачено обмежень щодо цих витрат (див. лист ДПСУ від 06.03.12 р. № 3268/5/15-1416 // «БТ», 2012, № 15, с. 11). Для небюджетних роботодавців таке обмеження не повинне передбачатися розробленим Положенням про відрядження

Витрати на оплату послуг платного залу чекання

Витрати на оплату послуг сервісних центрів з придбання квитків для відрядження

Витрати, пов’язані з поверненням проїзних квитків, у тому числі сплата комісійних зборів, що утримуються перевізником при поверненні проїзного документа

Витрати на оплату послуг стоянки та паркування службового автомобіля

ПВ є, стосовно закордонних відряджень це підтвердили й податківці (див. консультацію в розділі 110.07.14 ЄБПЗ)

Витрати на сплату зборів за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами в закордонних відрядженнях

ПВ є, що підтвердили й податківці (див. консультацію в розділі 110.07.14 ЄБПЗ)

ПРОЖИВАННЯ

Витрати на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), наймання інших житлових приміщень, у місці відрядження та під час вимушеної зупинки в дорозі

ПВ на підставі п.п. 140.1.7 ПКУ. Якщо роботодавець дотримується норм Інструкції про відрядження або коли це передбачено Положенням про відрядження⁽²⁾, то ПВ формують
із розрахунку вартості одного місця в готельному номері за весь час проживання (див. лист ДПСУ від 31.03.12 р. № 5742/6/15-1415 // «БТ», 2012, № 25, с. 8).
Мінфін у листі від 05.05.11 р. № 31-07230-16-21/11582 («БТ», 2011, № 29, с. 09) підтвердив можливість проживання особи у відрядженні в санаторії та приватному секторі

Витрати на харчування, уключені до готельного рахунка

ПВ є (п.п. 140.1.7 ПКУ). У загальному випадку (якщо керівництвом не встановлено додаткових обмежень) розмір добових не зменшується на вартість харчування, уключеного до рахунків готелів (див. лист ДПСУ від 31.03.12 р. № 5742/6/15-1415 // «БТ», 2012, № 25, с. 8)

Витрати на бронювання місця в готелі

ПВ є (п.п. 140.1.7 ПКУ)

Витрати на страхування, уключені до вартості послуг готелю за проживання

На нашу думку, ПВ є.
Для закордонних відряджень прямо передбачено можливість уключення витрат на обов’язкове страхування до ПВ абзацом п’ятнадцятим п.п. 140.1.7 ПКУ

Витрати на оплату вартості побутових послуг (прання, чищення, лагодження і прасування одягу, взуття чи білизни), уключені до готельного рахунка

ПВ є (п.п. 140.1.7 ПКУ)

Витрати на оплату користування холодильником, телевізором (у тому числі кабельним телебаченням), телефоном, кондиціонером, уключені до готельного рахунка

На нашу думку, ПВ є, оскільки обмежень у п.п. 140.1.7 ПКУ в цій частині не передбачено. Те, що витрати на кабельне телебачення, уключені до рахунків за проживання в житловому приміщенні у відрядженнях, може бути компенсовано і працівнику бюджетної сфери, підтвердив Мінфін у п. 1 листа від 03.02.12 р. № 31-07230-2-6/534

ІНШІ ВИТРАТИ

Витрати на оплату телефонних рахунків

ПВ є (п.п. 140.1.7 ПКУ)

Витрати на оплату вартості алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових»

ПВ немає (п.п. 140.1.7 ПКУ). Виняток для чайових — є ПВ, якщо вони включаються до рахунків згідно із законами країни відряджання

Витрати на оплату видовищних заходів

ПВ немає (п.п. 140.1.7 ПКУ)

Витрати на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (виїзд)

ПВ є (п.п. 140.1.7 ПКУ). На думку податківців, якщо такі витрати оплачуються через турагентство, що є комісіонером, ПВ у комітента немає (див. консультацію в розділі 110.07.14 ЄБПЗ)

Витрати на обов’язкове страхування

ПВ є за наявності страхового полісу (п.п. 140.1.7 ПКУ). Водночас, на думку Мінфіну
(див. лист від 18.05.11 р. № 31-07250-03-21/12670), якщо в державі, до якої відряджається страхувальник, медична допомога надається іноземним громадянам безкоштовно, вартість страхового полісу не відшкодовується

Інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження, у тому числі будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат

ПВ є (п.п. 140.1.7 ПКУ)

⁽¹⁾Використані документи і скорочення: ПКУ — Податковий кодекс України; Інструкція про відрядження — Інструкція про службові відрядження у межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ в редакції від 17.03.11 р. № 362; ПВ — податкові витрати; ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.
⁽²⁾ Про необхідність його розробки див. у Темі тижня «Відрядження: основні питання» на с. 34 цього номера.