Когда неправильно рассчитан и оплачен больничный

На предприятии бухгалтером при определении размера пособия по временной потере трудоспособности был неправильно рассчитан страховой стаж (9 лет вместо 7 лет 10 месяцев). Соответственно неправильно начислен и оплачен больничный, начисленный в феврале, — исходя из среднедневной зарплаты в сумме 180 грн., а не 144 грн. (180 грн. х 80 %). В результате излишне начислено оплаты первых 5 дней болезни в сумме 108 грн. (180 х 3 раб. дн. - 144 х 3 раб. дн.) и пособия за счет средств ФВПТ в сумме 180 грн. (180 х 5 раб. дн. - 144 х 5 раб. дн.). Всего 288 грн. (108 + 180). Неточность выявили после оплаты больничного. Как можно исправить допущенную ошибку?

(г. Харьков)

Согласно ст. 37 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.01 г. № 2240-III (далее — Закон № 2240) пособие по временной потере трудоспособности выплачивается в зависимости от страхового стажа работника в размере:

— 60 % средней заработной платы — для лиц со страховым стажем до 5 лет;

— 80 % средней заработной платы — для лиц со страховым стажем от 5 до 8 лет;

— 100 % средней заработной платы — для лиц со страховым стажем свыше 8 лет.

Отдельным категориям лиц, указанным ст. 37 Закона № 2240, пособие по временной потере трудоспособности выплачивается в размере 100 % средней заработной платы независимо от страхового стажа.

С учетом вышеуказанного процента производятся расчет и оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности и остального периода болезни, оплачиваемого за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (ФВПТ).

Согласно ч. 2 ст. 7 Закона № 2240 страховой стаж исчисляется по данным, которые содержатся в системе персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (c 01.01.11 г.), а до внедрения такой системы (до 01.01.11 г.) — в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством, которое действовало раньше. В последнем случае подтверждением страхового стажа застрахованного лица, кроме трудовой книжки, являются справки с предыдущих мест работы работника о заработной плате, из которой уплачивались страховые взносы в ФВПТ, а также документы, подтверждающие периоды, в течение которых застрахованным лицом страховые взносы не уплачивались, но которые в соответствии с Законом № 2240 засчитываются в страховой стаж*.

* ФВПТ о подсчете страхового стажа высказался в письме от 20.02.13 г. № 04-29-397.

Если выплата больничных частично или полностью финансируется за счет средств ФВПТ, предприятие составляет и подает в свое отделение ФВПТ Заявление-расчет согласно п. 5 Порядка финансирования страхователей для предоставления застрахованным лицам материального обеспечения за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, утвержденного постановлением ФВПТ от 22.12.10 г. № 26.

После рассмотрения Заявления-расчета ФВПТ перечисляет средства на оплату листков нетрудоспособности на отдельный расчетный счет в течение 10 рабочих дней после получения Заявления-расчета от работодателя (ч. 1 ст. 21 Закона № 2240). Как правило, с учетом сроков выплаты, предусмотренных ст. 52 Закона № 2240, пособие по временной потере трудоспособности выплачивается в ближайший после его назначения день выплаты заработной платы**.

** Подробнее о механизме выплаты пособия из ФВПТ см. в Почте недели «Механизм выплаты пособий из ФВПТ» // «БН», 2012, № 34, с. 29.

О полученных от ФВПТ средствах работодатель ежеквартально отчитывается, руководствуясь Порядком формирования и представления страхователями отчетности по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержденным постановлением правления ФВПТ от 18.01.11 г. № 4 (далее — Порядок № 4). В отношении полученных больничных работодатель предоставляет отчет об использовании средств ФВПТ по форме Ф4-ФСС з ТВП***.

*** О его заполнении читайте в Шпаргалке бухгалтера «Отчеты в ФВПТ (Ф4-ФСС з ТВП и Ф14-ФСС з ТВП)» // «БН», 2013, № 1, с. 29.

Если в результате ошибки при расчете суммы пособия по временной нетрудоспособности произошло завышение суммы материального обеспечения, выплаченного за счет средств ФВПТ, то для ее исправления необходимо:

1. Произвести перерасчет суммы пособия. В вашем случае излишне начислена выплата в сумме 288 грн. На нее излишне начислены:

— НДФЛ по ставке 15 % — 43,20 грн.;

— ЕВС по ставке 33,2 % — 95,62 грн.;

— ЕВС по ставке 2 % — 5,76 грн.

2. Удержать с работника и вернуть сумму излишне выплаченного пособия на счет рабочего органа отделения ФВПТ. Напомним, что отчисления из зарплаты работника для покрытия его задолженности перед предприятием в виде излишне выплаченных средств в результате счетных ошибок возможно с учетом положений ст. 127 КЗоТ.

Для удержания излишне выплаченных средств из зарплаты работника издается приказ (распоряжение) об удержании из зарплаты работника излишне выплаченных средств, но не позже месяца со дня выплаты неправильно рассчитанной суммы. Иначе предприятию придется возвращать Фонду сумму излишне выплаченного пособия из собственных средств.

В бухгалтерском и налоговом учете эти операции отразились следующим образом:

3. Рассчитать и начислить пеню за каждый день просрочки платежа (п. 7.5 Порядка № 4*). При определении периода просрочки платежа отсчет количества дней просрочки необходимо производить начиная со дня, следующего за трехдневным сроком возврата излишне полученных страховых средств, установленным ст. 21 Закона № 2240, и по день фактического перечисления Фонду суммы излишне полученных страховых средств включительно.

* Порядок формирования и представления страхователями отчетности по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержденный постановлением правления ФВПТ от 18.01.11 г. № 4.

4. Письменно уведомить о факте и содержании ошибки орган ФВПТ по месту учета, где описать причины возникновения ошибки и предоставить расчет доначисленной суммы страховых взносов (пп. 7.3 и 7.4 Порядка № 4). Пример приведен
на с. 44.

5. Отразить сумму исправленной ошибки в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП. Учитывая то, что срок подачи квартальной отчетности еще не наступил, и с начала года не было показано в таблице II начисление пособия, достаточно в отчете за I квартал 2013 года в стр. 14 таблицы I показать сумму возвращенного Фонду пособия, определенного после исправления ошибки (180 грн.).

6. Отразить сумму исправления в форме № Д4. Перерасчет больничных за прошлые периоды в отчетности по ЕВС считаем необходимым отражать путем сторнирования излишне выплаченных сумм за месяц начисления больничных. Такую возможность допускают п. 4.9 Порядка № 22-2* и сноска «***» к графе 11 таблицы 6 формы № Д4. Поэтому в таблице 1 формы № Д4 за март 2013 года перерасчет больничных отразится путем указания:

— в стр. 1.3 — суммы оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности с учетом сторнирования (108 грн.);

— в стр. 1.4 — суммы оплаты пособия по временной нетрудоспособности с учетом сторнирования (180 грн.);

— в стр. 2.3, 2.3.1 — суммы пособия по временной нетрудоспособности, на которую начисляется ЕВС в размере 33,2 % с учетом сторнирования (288 грн.);

— в стр. 3.3, 3.3.1 — сумм ЕВС, начисленных на пособия по временной нетрудоспособности с учетом сторнирования (95,62 грн.);

— в стр. 4.3 — суммы пособия по временной нетрудоспособности, с которой будет удерживаться ЕВС с учетом сторнирования (288 грн.);

— в стр. 5, 5.5 — удержанных сумм ЕВС с учетом сторнирования (5,76 грн.).

* Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления ПФУ от 08.10.10 г. № 22-2.

В таблице 6 формы № Д4 за март 2013 года указываем:

— в гр. 9 — код категории «29» (выплата больничных);

— в гр. 11 — месяц и год, за который производится корректировка сумм больничных (в вашем случае «02-2013»);

— в гр. 16 и 17 — излишне начисленную сумму больничных со знаком «-» (288 грн.);

— в гр. 18 — излишне удержанную сумму ЕВС по ставке 2 % со знаком «-» (5,76 грн.).

7. Что касается налога на доходы физических лиц, то, ввиду того что корректировки происходят в пределах одного квартала, вопрос с исправлением ошибки не стоит.

Если же ошибка и ее исправление приходятся на разные кварталы, то вопрос, надо ли корректировать данные Налогового расчета по ф. № 1 ДФ, возникает. На наш взгляд, и в такой ситуации можно обойтись без исправления ошибок по налогу на доходы. Ведь в данной ситуации бухгалтер в момент начисления больничных налог рассчитал верно. Впоследствии, исправляя ошибку, он корректирует размер дохода текущего месяца и считает налог именно исходя из этой суммы. Иными словами, исправление ошибки повлияет лишь на размеры дохода и налога, отражаемых в Налоговом расчете по ф. № 1 ДФ.

Единственное (причем как в случае, когда ошибка и ее исправление приходятся на один квартал, так и в ситуации, когда на разные) при проведении годового перерасчета бухгалтеру придется «разбросать» доходы между соответствующими месяцами**.

** См. ст. «Годовой перерасчет налога на доходы: тонкости 2012 года» // «БН», 2012, № 51, с. 35.

В случае невозврата излишне выплаченных сумм пособия за счет средств ФВПТ работодатель несет ответственность в соответствии со ст. 30 Закона № 2240. При этом исполнительная дирекция ФВПТ в своем письме от 05.04.11 г. № 01-16-755 («БН», 2011, № 18, с. 11) уточнила, что в случае нарушения 3-дневного срока возврата излишне полученных средств ФВПТ страховщик должен уплатить штраф в размере 10 % несвоевременно возвращенных страховых средств и пеню в размере 0,1 % от суммы несвоевременно возвращенных страховых средств и штрафных санкций, рассчитанную за каждый день просрочки платежа. Если же ошибка выявлена работодателем до истечения 3-дневного срока, как в случае в вопросе, то эта ответственность не наступает.

Таким образом, исправить сложившуюся ситуацию можно, вернув излишне выплаченные средства ФВПТ, преждевременно уведомив его о причине такого возврата, и откорректировав соответствующую отчетность.

Дарья КРАВЧЕНКО

Пример составления письменного уведомления
 в орган ФВПТ об исправлении ошибки
при начислении пособия по временной нетрудоспособности