Коли неправильно розраховано й оплачено лікарняний

На підприємстві при визначенні розміру допомоги по тимчасовій непрацездатності бухгалтер неправильно розрахував страховий стаж (9 років замість 7 років 10 місяців). Відповідно було неправильно нараховано та оплачено лікарняний, нарахований у лютому, — виходячи із середньоденної зарплати в сумі 180 грн., а не 144 грн. (180 грн. х 80 %). У результаті нараховано надмірну оплату перших 5 днів хвороби в сумі 108 грн. (180 х 3 дн. - 144 х 3 дн.) і допомоги за рахунок коштів + ФТВП у сумі 180 грн. (180 х 5 дн. - 144 х 5 дн.), усього 288 грн. (108 + 180). Неточність виявили після оплати лікарняного. Як можна виправити допущену помилку?

(м. Харків)

Згідно зі ст. 37 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.01 р. № 2240-III (далі — Закон № 2240) допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується залежно від страхового стажу працівника в розмірі:

— 60 % середньої заробітної плати — для осіб зі страховим стажем до 5 років;

— 80 % середньої заробітної плати — для осіб зі страховим стажем від 5 до 8 років;

— 100 % середньої заробітної плати — для осіб зі страховим стажем понад 8 років.

Окремим категоріям осіб, зазначених у ст. 37 Закону № 2240, допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується в розмірі 100 % середньої заробітної плати незалежно від страхового стажу.

З урахуванням зазначеного вище відсотка здійснюється розрахунок як оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності, так і решти періоду хвороби, що оплачується за рахунок Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (ФТВП).

Згідно з ч. 2 ст. 7 Закону № 2240 страховий стаж обчислюється за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (з 01.01.11 р.), а до впровадження такої системи (до 01.01.11 р.) — у порядку та на умовах, передбачених чинним раніше законодавством. В останньому випадку підтвердженням страхового стажу застрахованої особи, крім трудової книжки, є довідки з попередніх місць роботи працівника про заробітну плату, з якої сплачувалися страхові внески до ФТВП, а також документи, що підтверджують періоди, протягом яких застрахованою особою страхові внески не сплачувалися, але які відповідно до Закону № 2240 зараховуються до страхового стажу*.

* ФТВП виклав порядок розрахунку страхового стажу в листі від 20.02.13 р. № 04-29-397.

Якщо оплата лікарняних частково або повністю фінансувалася за рахунок коштів ФТВП, підприємство складало та подавало до свого відділення ФТВП заяву-розрахунок згідно з п. 5 Порядку фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженого постановою ФТВП від 22.12.10 р. № 26.

Після розгляду заяви-розрахунку ФТВП перераховує кошти на оплату листків непрацездатності на окремий розрахунковий рахунок протягом 10 робочих днів після отримання заяви-розрахунку від роботодавця (ч. 1 ст. 21 Закону № 2240). Як правило, з урахуванням строків виплати, передбачених ст. 52 Закону № 2240, допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується в найближчий після її призначення день виплати заробітної плати**.

** Докладніше про механізм виплати допомоги з ФТВП див. у Пошті тижня «Механізм виплати допомог із ФТВП» // «БТ», 2012, № 34, с. 29.

Про отримані від ФТВП кошти роботодавець щокварталу звітує, керуючись Порядком формування та подання страхувальниками звітності по коштах загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затвердженим постановою правління ФТВП від 18.01.11 р. № 4 (далі — Порядок № 4). Стосовно отриманих лікарняних роботодавець подає звіт про використання коштів ФТВП за формою Ф4-ФССзТВП***.

*** Про його заповнення читайте у Шпаргалці бухгалтера «Звіти до ФТВП (Ф4-ФСС з ТВП і Ф14-ФСС з ТВП)» // «БТ», 2013, № 1, с. 29.

Якщо в результаті помилки при розрахунку суми допомоги по тимчасовій непрацездатності відбулося завищення суми матеріального забезпечення, виплаченого за рахунок коштів ФТВП, то для її виправлення необхідно:

1. Здійснити перерахунок суми допомоги. У вашому випадку надміру нараховано виплату в сумі 288 грн. На неї надміру нараховано:

— ПФДО за ставкою 15 % — 43,20 грн.;

— ЄВС за ставкою 33,2 % — 95,62 грн.;

— ЄВС за ставкою 2 % — 5,76 грн.

2. Утримати з працівника та повернути суму надміру виплаченої допомоги на рахунок робочого органу відділення ФТВП. Нагадаємо, що відрахування із зарплати працівника для покриття його заборгованості перед підприємством у вигляді надміру виплачених коштів у результаті рахункових помилок можливе на підставі норм ст. 127 КЗпП.

Для утримання надміру виплачених коштів із зарплати працівника видається наказ (розпорядження) про утримання надміру виплачених коштів із зарплати працівника, але не пізніше місяця з дня виплати неправильно розрахованої суми. Інакше підприємству доведеться повертати Фонду суму надміру виплаченої допомоги з власних коштів.

У бухгалтерському та податковому обліку ці операції відображаються таким чином:

3. Розрахувати і нарахувати пеню за кожен день прострочення платежу (п. 7.5 Порядку № 4). При визначенні періоду прострочення платежу відлік кількості днів прострочення необхідно здійснювати починаючи з дня, наступного за триденним строком повернення надміру отриманих страхових коштів, установленим ст. 21 Закону № 2240, і по день фактичного перерахування до Фонду суми надміру отриманих страхових коштів включно.

4. Письмово повідомити про факт і зміст помилки орган ФТВП за місцем обліку, де описати причини виникнення помилки та подати розрахунок донарахованої суми страхових внесків (пп. 7.3 і 7.4 Порядку № 4). Приклад наведено на с. 44.

5. Відобразити суму виправленої помилки у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП. Оскільки строк подання квартальної звітності ще не настав і з початку року не було показано в таблиці II нарахування допомоги, достатньо у звіті за I квартал 2013 року в ряд. 14 таблиці I показати суму поверненої Фонду допомоги, визначену після виправлення помилки (180 грн.).

6. Відобразити суму виправлення у формі № Д4. Перерахунок лікарняних за попередні періоди у звітності щодо ЄВС вважаємо за необхідне відображати шляхом сторнування надміру виплачених сум за місяць нарахування лікарняних. Таку можливість допускають п. 4.9 Порядку № 22-2* і виноска «***» до графи 11 таблиці 6 форми № Д4. Тому в таблиці 1 форми № Д4 за березень 2013 року перерахунок лікарняних буде відображено шляхом зазначення:

— у ряд. 1.3 — суми оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності з урахуванням сторнування (108 грн.);

— у ряд. 1.4 — суми оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності з урахуванням сторнування (180 грн.);

— у ряд. 2.3, 2.3.1 — суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, на яку нараховується ЄВС у розмірі 33,2 %, з урахуванням сторнування (288 грн.);

— у ряд. 3.3, 3.3.1 — суми ЄВС, нараховані на допомогу по тимчасовій непрацездатності з урахуванням сторнування (95,62 грн.);

— у ряд. 4.3 — суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, з яких утримуватиметься ЄВС, з урахуванням сторнування (288 грн.);

— у ряд. 5, 5.5 — утримані суми ЄВС з урахуванням сторнування (5,76 грн.).

* Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.10 р. № 22-2.

У таблиці 6 форми № Д4 за березень 2013 року вказуємо:

— у гр. 9 — код категорії «29» (виплата лікарняних);

— у гр. 11 — місяць та рік, за який провадиться коригування сум лікарняних (у нашому випадку — «02-2013»);

— у гр. 16 і 17 — надміру нараховану суму лікарняних зі знаком «-» (288 грн.);

— у гр. 18 — надміру утриману суму ЄВС за ставкою 2 % зі знаком «-» (5,76 грн.).

7. Що стосується податку на доходи фізичних осіб, то оскільки коригування відбуваються в межах одного кварталу, запитання щодо виправлення помилки не виникають.

Якщо ж помилка та її виправлення припадають на різні квартали, то запитання, чи слід коригувати дані Податкового розрахунку за ф. № 1ДФ, таки виникає. На наш погляд, і в такій ситуації можна обійтися без виправлення помилок щодо податку на доходи. Адже в цій ситуації бухгалтер у момент нарахування лікарняних правильно розрахував податок. Надалі, виправляючи помилку, він коригує розмір доходу поточного місяця та обчислює податок саме виходячи з цієї суми. Інакше кажучи, виправлення помилки вплине тільки на розмір доходу і податку, що відображається в Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ.

Єдине (причому як у випадку, коли помилка та її виправлення припадають на один квартал, так і в ситуації, коли на різні) при проведенні річного перерахунку бухгалтеру доведеться «розкидати» доходи між відповідними місяцями**.

** Див. статтю «Річний перерахунок податку на доходи: нюанси 2012 року» // «БТ», 2012, № 51, с. 35.

У разі неповернення надміру виплачених сум допомоги за рахунок коштів ФТВП роботодавець несе відповідальність згідно зі ст. 30 Закону № 2240. При цьому Виконавча дирекція ФТВП у своєму листі від 05.04.11 р. № 01-16-755 («БТ», 2011, № 18, с. 11) уточнила, що в разі порушення 3-денного строку повернення надміру отриманих коштів ФТВП страховик має сплатити штраф у розмірі 10 % несвоєчасно повернених страхових коштів та пеню в розмірі 0,1 % від суми несвоєчасно повернених страхових коштів і штрафних санкцій, розраховану за кожен день прострочення платежу. Якщо ж помилку виявлено роботодавцем до закінчення 3-денного строку, як описано в запитанні, то ця відповідальність не настає.

Таким чином, виправити ситуацію, що склалася, можна, повернувши надміру виплачені кошти ФТВП, перед цим повідомивши його про причину такого повернення, та відкоригувавши відповідну звітність.

Дар’я КРАВЧЕНКО

Приклад складання письмового повідомлення
 до органу ФТВП про виправлення помилки
при нарахуванні допомоги по тимчасовій непрацездатності