Единый реестр налоговых накладных: что туда вносить и что оттуда можно получить?

ЕДИНЫЙ РЕЕСТР НАЛОГОВЫХ НАКЛАДНЫХ:

что туда вносить и что оттуда можно получить?

С момента введения обязательной регистрации налоговых накладных в специальном Едином реестре прошло уже почти 3 года. Постепенно такая регистрация превратилась из экзотики в будничную работу бухгалтера. Однако и до сих пор в редакцию продолжают поступать вопросы: регистрировать или не регистрировать? Это и неудивительно, потому что критерии, по которым оценивалась необходимость такой регистрации, неоднократно менялись. Чтобы не упустить чего-нибудь важного, предлагаем сегодня вместе вспомнить основные постулаты такой регистрации.

Николай ШПАКОВИЧ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», n.shpakovich@id.factor.ua

Какие документы нужно регистрировать в ЕРНН

Бумажные НН. Общие нормы п. 201.10 НКУ требуют регистрировать в ЕРНН все НН.

Однако это лишь общие (декларативные) нормы. Как часто бывает в отечественном законодательстве, руководствоваться нужно не общими, а специальными нормами. Их можно найти в п. 11 подразд. 2 разд. XX НКУ. Там предусмотрено, что с 01.01.12 г. регистрировать в ЕРНН необходимо НН:

• в которых сумма НДС составляет более 10 тыс. грн.;

• при осуществлении операций по поставке подакцизных товаров и товаров, ввезенных на таможенную территорию Украины, независимо от суммы НДС.

О том, что НН необходимо регистрировать в ЕРНН, также упоминается в п.п. 6.1 Порядка № 1379. Механизм регистрации вы можете найти в Порядке № 1246. Там, в частности, предусмотрено, что не подлежат регистрации НН, не выдаваемые покупателю (п. 4 Порядка № 1246).

Следовательно, в ЕРНН нужно регистрировать только те НН, относительно которых выполняются одновременно два таких условия:

• вы выдаете НН покупателю;

• сумма НДС превышает 10 тыс. грн. или НН выписана на подакцизный либо импортный товар.

Электронные НН. Возможность составлять НН в электронной форме при условии регистрации их в ЕРНН предусмотрена в п.п. «б» п. 201.1 НКУ.

Сразу после введения этой нормы налоговики требовали, чтобы все электронные НН (независимо от суммы НДС и номенклатуры поставки) были зарегистрированы в ЕРНН. Об этом, в частности, шла речь в письмах ГНСУ от 03.12.12 г. № 6357/0/61-12/15-3115 и от 26.11.12 г. № 6013/0/61-12/15-3115.

Однако в начале 2013 года контролеры сделали другой вывод (письмо ГНСУ от 28.03.13 г. № 7454/7/15-33-17-04 // «БН», 2013, № 16 — 17, с. 8). При этом предыдущие «плохие» письма не были отозваны. Суть «свежего» взгляда сводилась к тому, что в ЕРНН необходимо регистрировать НН независимо от того, в какой форме она составлена (бумажной либо электронной), только если НН подпадает под критерии, установленные в п. 11 подразд. 2 разд. XX НКУ, т. е.- только «крупные» и «акцизно-импортные» НН.

Наша позиция! Приоритет имеют положения п. 11 подразд. 2 разд. XX НКУ, т. е. бумажные и электронные НН нужно регистрировать в ЕРНН по одинаковым правилам. Как минимум два аргумента для такого вывода можно найти в самом НКУ.

1. Такой подход имеет право на существование исходя из принципа правомерности решений плательщика в случае, если нормы закона допускают неоднозначную (множественную) трактовку прав и обязанностей плательщиков (п.п. 4.1.4 НКУ). Именно п. 11 подразд. 2 разд. XX НКУ трактует обязанность плательщика НДС по регистрации электронных НН в ЕРНН лояльнее,чем п.п. «б» п. 201.1 НКУ.

2. В ч. 3 п. 11 подразд. 2 разд. XX НКУ есть еще одна очень важна специальная норма. Там предусмотрено, что нормы абз. 8 и 9 п. 201.10 НКУ (отсутствие факта регистрации продавцом НН в ЕРНН не дает покупателю права на налоговый кредит) применяются только к плательщикам НДС, для которых обязательность регистрации НН предусмотрена в подразд. 2 разд. XX НКУ, т. е. только для «крупных» и «акцизно-импортных» НН (независимо от формы, в которой составлена НН).

Итак, самые «страшные» последствия того, что вы не зарегистрируете электронную НН в ЕРНН, — лишение покупателя права на налоговый кредит — не грозит, если электронная НН составлена на поставку услуг либо отечественных неподакцизных товаров и сумма НДС в ней меньше или равна 10 тыс. грн. Ведь требование о регистрации всех электронных НН предусмотрено в п.п. «б» п. 201.1 разд. V НКУ, а не в подразд. 2 разд. XX НКУ.

Осторожно! В недавно обнародованном проекте миндоходовского Порядка заполнения НН предусмотрено, что все НН и РК, составленные в электронной форме, нужно регистрировать в ЕРНН. Надеемся, что с учетом изложенных выше аргументов миндоходовцы уберут эту неуместность из указанного
проекта.

Расчеты корректировки. О необходимости регистрации РК в ЕРНН упоминается в п. 201.10 НКУ и п. 19 Порядка № 1379. Требования об обязательности такой регистрации изложены в п. 3 Порядка № 1246 и касаются:

• РК, составленных к НН, подлежавшим регистрации в ЕРНН;

• ситуации, когда общая сумма НДС в поставке (с учетом корректировки) превышает регистрационный предел (10 тыс. грн.). При этом сначала нужно зарегистрировать НН (независимо от даты ее составления), а затем — РК.

Обратите внимание! На РК также распространяется «амнистирующее» правило п. 4 Порядка № 1246: не подлежат регистрации в ЕРНН РК, не выдаваемые покупателю.

Для обобщения изложенного сведем выводы в табл. 1.

Таблица 1. Документы, которые необходимо регистрировать в ЕРНН

Порядок регистрации

Сроки. Регистрация НН/РК в ЕРНН осуществляется не позднее 15 календарных дней, следующих за датой их составления (абз. 7 п. 201.10 НКУ). Регистрировать такие документы можно в пределах операционного дня, продолжающегося с 0:00 до 23:00 (п. 2 Порядка № 1246).

Напомним, что дата составления НН — это дата возникновения налоговых обязательств продавца (п. 201.4 НКУ).

Важно! Сроки регистрации не переносятся, если пятнадцатый день приходится на праздничный либо выходной день (подкатегория 101.20 БЗ Миндоходов). Должны признать, что законных оснований для переноса срока регистрации действительно нет.

Механизм регистрации. Чтобы зарегистрировать НН/РК в ЕРНН, нужно направить в Миндоходов данные документы в электронной форме (п. 2 Порядка № 1246). Для этого плательщику НДС нужно:

• иметь программное обеспечение для формирования НН/РК в электронном формате*. Для этих целей подойдет программа ОPZ «Податкова звітність», которую можно бесплатно скачать на сайте Миндоходов (http://minrd.gov.ua) в разделе «Электронная отчетность». Можно воспользоваться другими программами, дающими возможность формировать налоговую отчетность в электронной форме, например «M.E.Doc»;

• иметь ЭЦП (действующие усиленные сертификаты открытых ключей). Для этого нужно обратиться в аккредитованный центр сертификации ключей, например АЦСК Миндоходов (http://acskidd.gov.ua);

• заключить договор с налоговой инспекцией о признании электронных документов. Без заключения такого договора подать на регистрацию НН/РК невозможно (подкатегория 101.20 БЗ Миндоходов);

• иметь доступ к сети Интернет и возможность отправлять/принимать электронные сообщения. Алгоритм регистрации НН/РК в ЕРНН в целом повторяет механизм подачи налоговой отчетности в электронном виде.

* Напомним, что новый формат электронной отчетности недавно был утвержден приказом № 561.

Независимо от того, в какой форме была составлена НН/РК (бумажной либо электронной) при поставке товаров/услуг, для регистрации в ЕРНН нужно создать электронную копию такого документа.

Нюанс! Если данные продавца изменяются в связи с его перерегистрацией, то в электронной копии НН/РК нужно указать данные, которые были актуальны на момент составления оригинала НН/РК. То есть нужно указать «старые» данные, изменившиеся в течение 15-дневного регистрационного периода (подкатегория 101.20 БЗ Миндоходов).

На электронную копию НН/РК нужно наложить ЭЦП одного лица (директора, главного бухгалтера, лица, которому делегировано право составлять НН, или же ФЛП) и ЭЦП, являющуюся аналогом печати. Порядок наложения таких ЭЦП мы привели в табл. 2.

Таблица 2. Порядок наложения ЭЦП на НН/РК для регистрации их в ЕРНН

Обратите внимание! Контролеры настаивают: подписывать НН/РК и регистрировать их в ЕРНН должно одно и то же лицо (письма ГНСУ от 04.03.13 г. № 3341/6/15-3115 и от 28.03.13 г. № 7454/7/15-33-17-04). Эти требования не базируются на нормах НКУ и Порядка № 1246. Контраргументы вы можете найти в редакционном комментарии к упомянутым письмам («БН», 2013, № 16, с. 8). Однако чтобы избавить своих покупателей от «лишних» претензий контролеров, эти требования лучше учесть.

Подписанную электронную копию НН/РК нужно направить по «универсальному» адресу Центра обработки электронных отчетов Миндоходов (zvit@stа.gov.ua).

Чтобы подтвердить факт регистрации НН/РК в ЕРНН, плательщик НДС должен получить квитанцию. Такую квитанцию контролеры должны направить средствами телекоммуникационной связи в течение того же операционного дня (п. 11 Порядка № 1246).

Отказать в регистрации НН/РК налоговики могут только при таких условиях (п. 9 Порядка № 1246):

• в НН/РК выявлена ошибка;

• в ЕРНН отсутствуют сведения о НН, к которой составлен РК;

• НН/РК с такими же реквизитами уже зарегистрирована в ЕРНН.

Если в течение операционного дня продавцу не направлена квитанция, подтверждающая прием (подтверждение регистрации) или неприем НН/РК, такие НН/РК считаются зарегистрированными в ЕРНН (абз. 6 п. 201.10 НКУ, п. 11 Порядка № 1246). Однако должны предупредить, что налоговики не смогут подтвердить факт такой «условной» регистрации извлечением из ЕРНН.

Полезные советы, как себя вести, если НН/РК безосновательно не зарегистрирована, можно найти в комментарии «Миндоходов не приняло НН в ЕРНН: ВАдСУ спешит на помощь» // «БН», 2013, № 45, с. 7.

Как проверить факт регистрации

Покупатель больше всех заинтересован в безопасности своего налогового кредита. Если НН подпадает под критерии для обязательной регистрации в ЕРНН, но там не зарегистрирована, то покупатель не имеет права включить сумму НДС в налоговый кредит (абз. 9 п. 201.10 НКУ). Чтобы «спать спокойно», покупатель должен сам проверить, была ли зарегистрирована в ЕРНН полученная НН.

Механизм получения информации о регистрации НН/РК в ЕРНН похож на рассмотренный выше механизм регистрации. Отличие заключается в том, что в Миндоходов нужно направить не НН или РК, а запрос о предоставлении сведений из ЕРНН.

Для этого покупатель также должен иметь: специализированное программное обеспечение, ЭЦП, договор о признании электронных документов и доступ к сети Интернет.

По сути, нужно заполнить соответствующий бланк запроса, в котором, кроме данных заявителя, указывают:

• порядковый номер полученной НН или РК;

• дату составления НН/РК;

• признак документа («ПН» для налоговой накладной, «РК» для расчета корректировки);

• индивидуальный налоговый номер продавца.

На такой запрос налагаем ЭЦП: первую подпись — главного бухгалтера, руководителя либо ФЛП, вторую — аналог оттиска печати покупателя.

Направить запрос нужно по электронному адресу Центра обработки электронных отчетов ДПСУ (zvit@stа.gov.ua).

Контролеры должны отреагировать на такой запрос не позднее операционного дня, следующего за днем поступления запроса (п. 17 Порядка № 1246). В ответ заявитель получит извлечение из реестра о НН и/или РК к ней.

Если окажется, что срок регистрации (15 календарных дней) уже прошел, а НН/РК не зарегистрирована в ЕРНН, то покупатель имеет возможность сформировать налоговый кредит только на основании жалобы на поставщика — приложение Д8 к декларации по НДС (абз. 11 п. 201.10 НКУ).

Ошибки

В Порядке № 1246, равно как и в НКУ, не упоминается об исправлении ошибок в ЕРНН. Конечно, это не значит, что таких ошибок вообще не бывает.

В ОНК № 127 налоговики указали, что «ошибочную» НН нельзя изъять из ЕРНН. Чтобы исправить ситуацию, они предложили зарегистрировать в ЕРНН «правильную» НН. При этом «ошибочная» НН не дает покупателю право сформировать налоговый кредит и не обязывает продавца отражать «излишние» налоговые обязательства.

Миндоходовцы в своих разъяснениях (подкатегория 101.20 БЗ Миндоходов) также заметили, что зарегистрировать в ЕРНН две НН с одинаковыми реквизитами (номером и датой) нельзя. Поэтому они предлагают составить новую НН с новым номером и зарегистрировать ее в ЕРНН.

Важно! Независимо от того, когда будет составлена новая НН, дата ее выписки должна соответствовать дате возникновения налоговых обязательств, т. е. в ней изменится только номер. Зарегистрировать новую НН в ЕРНН можно лишь в течение 15 календарных дней, следующих за датой возникновения налоговых обязательств. Следовательно, составлять новую НН по окончании такого срока нет смысла. Все равно она не даст права покупателю на налоговый кредит. Единственный выход в таком случае — жалоба на поставщика.

«Ошибочная» НН не считается налоговым документом, однако налоговики предлагают оставить запись о ней в реестре выданных НН продавца. Естественно, что покупатель, даже если и получит такую НН, не должен отражать ее в реестре полученных НН.

Регистрация двух НН-близнецов в ЕРНН повлечет за собой расхождения между данными ЕРНН и декларации по НДС продавца. Если сумму НДС, указанную в «ошибочной» НН, перекроют «мелкие» НН, которые не нужно регистрировать в ЕРНН, то расхождения не бросятся в глаза контролерам. Скорее всего, их заинтересует ситуация, когда общая сумма НДС по всем НН, зарегистрированным в ЕРНН, превысит сумму налоговых обязательств в декларации по НДС.

Однако паниковать не нужно. Сами контролеры указывают, что это лишь налоговая информация. Основания для проведения проверки, о которой упоминается в абз. 10 п. 201.10 НКУ, возникнут только в том случае, когда продавец не предоставит ответ на письменный запрос контролеров в течение отведенных для этого 10 рабочих дней (п.п. 78.1.1 НКУ).

Обратите внимание! Контролеры в своих разъяснениях (подкатегория 101.20 БЗ Миндоходов) настаивают, что к «ошибочной» НН, зарегистрированной в ЕРНН, нельзя выписать РК.

Мы считаем, что изъять данные «ошибочной» НН из ЕРНН можно, но делать это следует осторожно — в соответствии со ст. 192 НКУ. То есть, чтобы составить РК, вы должны создать основания, предусмотренные в ст. 192 НКУ:

• либо получить от покупателя ранее отгруженные товары;

• либо вернуть покупателю полученный аванс.

Такие операции будут отражены развернуто в стр. 1 и 8 декларации по НДС продавца и в стр. 10 и 16 — у покупателя (даже если отгрузка и возврат произойдут в одном отчетном периоде). Иначе РК, необоснованно составленный для технического исключения данных ошибочной НН из ЕРНН, налоговики не признают налоговым документом.

Ответственность

Миндоходовцы рассматривают нарушение порядка регистрации НН в ЕРНН как нарушение порядка ведения налогового учета (подкатегория 101.31 БЗ Миндоходов). То есть, если плательщик НДС не подал на регистрацию НН/РК, подлежащую регистрации в ЕРНН, то его должностных лиц могут оштрафовать. Согласно ст. 163¹ КоАП админштраф составляет 85 — 170 грн., а за повторное в течение года нарушение — 170 — 255 грн.

Выводы 

• В ЕРНН нужно регистрировать НН, у которых сумма НДС превышает 10 тыс. грн., а также НН, составленные на поставку импортных и подакцизных товаров (независимо от суммы НДС).

• Не нужно регистрировать НН/РК, которые вы не выдаете покупателям (независимо от суммы НДС и номенклатуры поставки).

• Основания для регистрации электронных и бумажных НН/РК одинаковы.

• Для регистрации нужно иметь: программное обеспечение («OPZ», «М.Е.doc» и т. п.), ЭЦП, договор о признании электронных документов и доступ к cети Интернет.

• Если вы допустили ошибку при регистрации НН в ЕРНН, то зарегистрируйте «правильную» НН с другим номером. «Ошибочную» НН не нужно учитывать в декларации по НДС..

Документы и сокращения статьи 

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Порядок № 1246 — Порядок ведения Единого реестра налоговых накладных, утвержденный постановлением КМУ от 29.12.10 г. № 1246.

Порядок № 1379 — Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом МФУ от 01.11.11 г. № 1379.

Приказ № 561 — приказ Миндоходов «О внесении изменений в формат (стандарт) электронного документа отчетности плательщиков» от 09.10.13 г. № 561.

ОНК № 127 — Обобщающая налоговая консультация по отдельным вопросам отражения в налоговом учете по налогу на добавленную стоимость отчетного периода налоговых накладных, выписанных в предыдущих периодах, и формирования на их основании налогового кредита, утвержденная приказом ГНСУ от 16.02.12 г. № 127.

НН — налоговая накладная.

РК — расчет корректировки количественных и стоимостных показателей к налоговой накладной.

ЕРНН — Единый реестр налоговых накладных.

ЭЦП — электронная цифровая подпись.

ФЛП — физическое лицо — предприниматель.