Возврат билетов при отмене командировки
Работник за счет выданного аванса приобрел билет на поезд. В связи с отменой командировки билет был сдан с потерей 50 % его стоимости. Можно ли включить эти суммы в налоговые расходы?
(г. Харьков)
Да, можно, но при правильном документальном оформлении, о котором читайте далее.
Обратимся к Инструкции № 59*, нормы которой обязательны для «бюджетников» и рекомендованы для прочих работодателей при разработке внутреннего положения о командировках. Так, расходы, понесенные командированным работником в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия, только если на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыве из командировки и т. п.), при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов (абз. восьмой п. 12 раздела II Инструкции № 59).
На заметку: если по каким-то причинам командировка отменяется, то этот факт нужно оформить приказом, указав в нем причину такого решения (перенос переговорного процесса, отмена конференции, болезнь работника и т. п.), а также то, что работнику возмещаются уже понесенные им расходы.
После этого работник составляет Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет)**, к которому прилагает оригинал документа на возврат — дубль вспомогательного документа (п. 21.1 Порядка № 331)***, где указана возвращаемая сумма. В случае возврата электронного проездного документа на поезд к отчету прилагается распечатанный на бумажном носителе документ на возврат (абз. пятый п. 12 раздела II Инструкции № 59). Напоминаем, что вопросы приобретения и возврата ж/д билетов, в том числе электронных, урегулированы Порядком № 331 и Правилами № 1196****, о чем подробнее в статье «Электронный ж/д билет: оригинал уже не нужен?» // «БН», 2013, № 36, с. 34.
Теперь о сроке подачи Отчета и возврата средств. Ввиду того, что командировка так и не состоялась, установленный срок логично отсчитывать со дня принятия решения о ее отмене. Подтверждение этому находим в абз. пятом п. 11 Инструкции № 59: если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства.
Если работник приобретал билеты за наличные средства, то при возврате деньги ему выплачиваются сразу в пункте продажи билетов*****. Соответственно, он сразу может погасить задолженность перед работодателем по подотчетным суммам.
Если приобретался электронный проездной билет (через Интернет с оплатой банковской карточкой работника), то возврат остатка может «затянуться» во времени. В таком случае срок подачи Отчета может быть максимально увеличен до 20 дней (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ). Даже если деньги еще фактически не будут возвращены работнику, рекомендуем «провести» возврат подотчетных сумм от работника до истечения 20-дневного срока. Для того, чтобы работник мог рассчитаться с предприятием, ему можно выдать возвратную финансовую помощь в этой сумме.
Что касается некомпенсируемой части стоимости ж/д билета, то она засчитывается в счет использованных подотчетных средств. Такие расходы отражаются в налоговом учете (что подтверждает и письмо ГНСУ от 06.03.12 г. № 3268/5/15-1416 // «БН», 2012, № 15, с. 11) в составе командировочных (по направлению затрат) на основании п.п. 140.1.7 НКУ.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО
* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59.
** Форма утверждена приказом Минфина от 05.12.12 г. № 1276.
*** Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный совместным приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.13 г. № 331/137.
**** Правила перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденные приказом Минтранспорта и связи от 27.12.06 г. № 1196.
***** Этот процесс может затянуться до 30 дней, только если пассажир предъявил проездные документы, информация из которых не воспринимается автоматизированной системой и они вызывают подозрение в их действительности (п. 21.1 Правил № 1196).
