Повернення квитків при відміні відрядження

Працівник за рахунок виданого авансу придбав квиток на поїзд. У зв’язку з відміною відрядження квиток було здано із втратою 50 % його вартості. Чи можна включити ці суми до податкових витрат?

(м. Харків)

Так, можна, але при правильному документальному оформленні, про яке читайте далі.

Звернемося до Інструкції № 59*, норми якої є обов’язковими для «бюджетників» та рекомендованими для інших роботодавців при розробці внутрішнього положення про відрядження. Так, витрати, понесені відрядженим працівником у зв’язку з поверненням квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства, тільки якщо на те були поважні причини (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо), за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат (абзац восьмий п. 12 розділу II Інструкції № 59).

На замітку: якщо з будь-яких причин відрядження відміняється, то цей факт потрібно оформити наказом, зазначивши в ньому причину такого рішення (перенесення переговорів, відміна конференції, хвороба працівника тощо), а також те, що працівнику відшкодовуються вже понесені ним витрати.

Після цього працівник складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт)**, до якого додає оригінал документа на повернення — дублікат допоміжного документа (п. 21.1 Порядку № 331)***, де зазначено суму, належну до повернення. У разі повернення електронного проїзного документа на поїзд до Звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення (абзац п’ятий п. 12 розділу II Інструкції № 59). Нагадуємо, що питання придбання та повернення залізничних квитків, у тому числі електронних, урегульовано Порядком № 331 та Правилами № 1196****, про що докладніше див. у статті «Електронний залізничний квиток: оригінал уже не потрібний?» // «БТ», 2013, № 36, с. 34.

Тепер про строк подання Звіту і повернення коштів. Оскільки відрядження так і не відбулося, установлений строк логічно відлічувати з дня прийняття рішення про його відміну. Підтвердження цього знаходимо в абзаці п’ятому п. 11 Інструкції № 59: якщо працівник отримав аванс на відрядження та не виїхав, то він має протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Якщо працівник придбавав квитки за готівкові кошти, то при поверненні гроші йому виплачуються відразу в пункті продажу квитків*****. Відповідно, він одразу може погасити заборгованість перед роботодавцем щодо підзвітних сум.

Якщо придбавався електронний проїзний квиток (через Інтернет з оплатою банківською карткою працівника), то повернення залишку може «затягнутися» в часі. У такому разі строк подання Звіту може бути максимально збільшено до 20 днів (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ). Навіть якщо гроші ще фактично не будуть повернені працівнику, рекомендуємо «провести» повернення підзвітних сум від працівника до закінчення 20-денного строку. Для того щоб працівник міг розрахуватися з підприємством, йому можна видати поворотну фінансову допомогу, розмір якої дорівнюватиме цій сумі.

Що стосується частини вартості залізничного квитка, що не компенсується, то вона зараховується в рахунок використаних підзвітних коштів. Такі витрати відображаються в податковому обліку (що підтверджує і лист ДПСУ від 06.03.12 р. № 3268/5/15-1416 // «БТ», 2012, № 15, с. 11) у складі відрядних (за напрямком витрат) на підставі п.п. 140.1.7 ПКУ.

Жанна СЕМЕНЧЕНКО

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59.

** Форму затверджено наказом Мінфіну від 05.12.12 р. № 1276.

*** Порядок оформлення розрахункових та звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затверджений спільним наказом Мінінфраструктури та Міндоходів від 30.05.13 р. № 331/137.

**** Правила перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу та пошти залізничним транспортом України, затверджені наказом Мінтрансу та зв’язку від 27.12.06 р. № 1196.

***** Цей процес може «розтягнутися» до 30 днів, тільки якщо пасажир пред’явив проїзні документи, інформація з яких не сприймається автоматизованою системою та які викликають підозру щодо їх дійсності (п. 21.1 Правил № 1196).