ЗАГРАНКОМАНДИРОВКИ:
ликбез от Миндоходов
Письмо Министерства доходов и сборов Украины от 30.09.13 г. № 12251/6/99-99-22-02-04-18
«Об оформлении аванса на заграничную командировку и отчетности за использованные средства во время командировки»
Миндоходов бегло напомнило общие правила загранкомандировок. Параллельно и мы добавим важные нюансы.
Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция), хотя обязательна только для «бюджетных» работодателей, но является ориентиром и для хозрасчетных работодателей. Загранкомандировкам посвящен раздел ІІІ Инструкции.
Рассчитываем суточные. Предельная сумма загрансуточных, которые можно включить в налоговые расходы, в 2013 году равна 860,25 грн. (п.п. 140.1.7 НКУ). В Положении о служебных командировках или отдельном приказе можно установить больший или меньший размер (норму) суточных. Однако превышение над 860,25 грн. в расходы не попадет, но в то же время включается в доход работника и облагается НДФЛ. Суточные работнику выплачивают в пределах установленных норм за каждый день пребывания в командировке, включая день отъезда и день приезда.
Важную роль для расчета фактического времени пребывания в заг-ранкомандировке (в том числе для «отделения» дней, которые оплачиваются в порядке, установленном для командировок по Украине) играет наличие/отсутствие визового режима в стране командировки* (п.п. 140.1.7 НКУ, п. 16.2 раздела III Инструкции).
Перечень стран и режимы въезда (визовый/безвизовый) в них граждан Украины приведены на официальном сайте МИД (mfa.gov.ua/ua/consular-affairs/travel-advice/entering-foreign-countries).
Выдаем работнику аванс. Загранаванс можно выдать наличными или перечислить на платежную карточку в валюте страны командировки или в свободно конвертируемой валюте.
В то же время для оплаты расходов на территории Украины (например, оплаты проезда), аванс можно выдать частично в гривнях, частично в инвалюте (см. письмо Минфина от 04.06.07 г. № 31-26030-12/23-3982/4279). Но такие расходы нужно указать в смете на командировку**.
Помните: если вы выдаете аванс наличными, то инвалюту можно либо получить в банке (снять со своего валютного счета), либо через уполномоченный банк купить на межбанковском валютном рынке. Покупать инвалютную наличку в пункте обмена валют ни в коем случае нельзя (ч. 1 ст. 6, п. 2, с. 16 Декрета КМУ «О системе валютного регулирования и валютного контроля» от 19.02.93 г. № 15-93).
Работник вернулся из командировки — проводим окончательный расчет. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в валюте, в которой получил аванс, до или во время подачи Отчета об использовании средств, выданных на командировку (форма утверждена приказом МФУ от 05.12.12 г. № 1276).
Если же вы остались должны работнику, то рассчитаться с ним нужно в гривне по официальному курсу гривни к инвалютам на день погашения задолженности. Причем рассчитаться с работником нужно до окончания третьего банковского дня после утверждения Отчета.
Важно! Если нет документов, подтверждающих обмен работником в командировке валюты аванса на валюту страны командировки, то перерассчитать документально подтвержденные командировочные расходы нужно по кросс-курсу исходя из официальных курсов НБУ на день утверждения Отчета.
Акцент Миндоходов: Отчет сос-тавляют и подают командированные работники предприятий всех организационно-правовых форм или самозанятого лица.
Подать Отчет нужно до окончания пятого банковского дня после окончания командировки (п.п. 170.9.2 НКУ). А если работник пользовался платежной карточкой, то ориентироваться нужно на спецсроки: 3, 10, 20 банковских дней (п.п. 170.9.3 НКУ).
Налоговики традиционно не видят разницы между личной карточкой работника и корпоративной банковской платежной картой (КБПК) предприятия. Наша позиция: спецсроки применяем только тогда, когда работник использует КБПК («БН», 2013, № 35, с. 7).
В бухучете инвалютные операции нужно отражать в валюте расчетов и платежей по каждой инвалюте отдельно. За нарушение порядка ведения бухучета Миндоходов пригрозил штрафом 136 — 255 грн. (ст. 164² КоАП).
Екатерина ЛОПАТКИНА
* Все, что нужно знать о загранкомандировках, вы найдете в статье «Загранкомандировки: налоговый и бухгалтерский учет» // «БН», 2012, № 51, с. 25.
** Как составить смету, читайте в Шпаргалке бухгалтера «Командировки: документальное оформление и налоговые расходы» // «БН», 2012, № 36, с. 23.
