ЗАКОРДОННІ ВІДРЯДЖЕННЯ:
лікнеп від Міндоходів
Лист Міністерства доходів і зборів України від 30.09.13 р. № 12251/6/99-99-22-02-04-18
«Щодо оформлення авансу на закордонне відрядження та звітності за використані кошти під час відрядження»
Міндоходів нашвидкоруч нагадало загальні правила закордонних відряджень. Паралельно й ми додамо важливі нюанси.
Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція), хоча і є обов’язковою тільки для «бюджетних» роботодавців, але служить орієнтиром для госпрозрахункових роботодавців. Закордонним відрядженням присвячено розділ ІІІ Інструкції.
Розраховуємо добові. Гранична сума закордонних добових, які можна включити до податкових витрат, у 2013 році дорівнює 860,25 грн. (п.п. 140.1.7 ПКУ). У Положенні про службові відрядження чи окремому наказі можна встановити більший або менший розмір (норму) добових. Але перевищення над 860,25 грн. до витрат не потрапить, водночас включається до доходу працівника та обкладається ПДФО. Добові працівнику виплачують у межах установлених норм за кожен день перебування у відрядженні, включаючи день від’їзду і день приїзду.
Важливе значення для роз-рахунку фактичного часу перебування в закордонному відрядженні (у тому числі для «виокремлення» днів, що оплачуються в порядку, установленому для відряджень по Україні) має наявність/відсутність візового режиму в країні відряджання* (п.п. 140.1.7 ПКУ, п. 16.2 розд. III Інструкції).
Перелік країн та режими в’їзду (візовий/безвізовий) до них громадян України наведені на офіційному сайті МЗС (mfa.gov.ua/ua/consular-affairs/travel-advice/entering-foreign-countries).
Видаємо працівнику аванс. Закордонний аванс можна видати готівкою або перерахувати на платіжну картку у валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті.
Водночас для оплати витрат на території України (наприклад, оплати проїзду) аванс можна видати частково у гривнях, частково — в інвалюті (див. лист Мінфіну від 04.06.07 р. № 31-26030-12/23-3982/4279). Але такі витрати потрібно вказати в кошторисі на відрядження**.
Пам’ятайте: якщо ви видаєте аванс готівкою, то інвалюту можна або отримати в банку (зняти зі свого валютного рахунка), або через уповноважений банк купити на міжбанківській валютному ринку. Купувати інвалютну готівку в пункті обміну валют в жодному разі не можна (ч. 1 ст. 6, п. 2, ст. 16 Декрету КМУ «Про систему валютного регулювання і валютного контролю» від 19.02.93 р. № 15-93).
Працівник повернувся з відрядження — здійснюємо остаточний розрахунок. Невитрачені кошти працівник має повернути у валюті, в якій отримав аванс, до або під час подання Звіту про використання кош-тів, виданих на відрядження або під звіт (форму затверджено наказом МФУ від 05.12.12 р. № 1276, далі — Звіт).
Якщо ж ви залишилися винні працівникові, то розрахуватися з ним потрібно у гривні за офіційним курсом гривні до інвалют на день погашення заборгованості. Причому розрахуватися з працівником потрібно до закінчення 3-го банківського дня після затвердження Звіту.
Важливо! Якщо немає документів, що підтверджують обмін працівником у відрядженні валюти авансу на валюту країни відрядження, то перерахувати документально підтверджені витрати на відрядження потрібно за крос-курсом виходячи з офіційних курсів НБУ на день затвердження Звіту.
Акцент Міндоходів: Звіт складають і подають відряджені працівники підприємств усіх організаційно-правових форм або самозайнятої особи.
Подати Звіт потрібно до закінчення 5-го банківського дня після закінчення відрядження (п.п. 170.9.2 ПКУ). А якщо працівник користувався платіжною карткою, то слід орієнтуватися на спецстроки: 3, 10, 20 банківських днів (п.п. 170.9.3 ПКУ).
Податківці традиційно не вбачають різниці між особистою карткою працівника та корпоративною банківською платіжною картою (КБПК) підприємства. Наша позиція: спецстроки застосовуємо лише тоді, коли працівник використовує КБПК («БТ», 2013, № 35, с. 7).
У бухобліку інвалютні операції потрібно відображати у валюті розрахунків та платежів щодо кожної інвалюти окремо. За порушення порядку ведення бухобліку Міндоходів загрожує штрафом у сумі 136 — 255 грн. (ст. 1642 КУпАП).
Катерина ЛОПАТКІНА
* Усе, що потрібно знати про закордонні відрядження, ви знайдете у статті «Закордонні відрядження: податковий та бухгалтерський облік» // «БТ», 2012, № 51, с. 25.
** Як скласти кошторис, читайте у Шпаргалці бухгалтера «Відрядження: документальне оформлення та податкові витрати» // «БТ», 2012, № 36, с. 23.
