ОТЧЕТ
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ
ПОДОТЧЕТНЫХ СРЕДСТВ:
утверждены новая форма
и Порядок заполнения
Приказ Министерства финансов Украины от 05.12.12 г. № 1276
«Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления»
Комментируемым сегодня документом (далее — приказ № 1276) утверждена новая форма Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет) и Порядок его составления.
До сих пор действовали форма Отчета и Порядок его составления, утвержденные приказом ГНСУ от 23.12.10 г. № 996 (далее — приказ № 966). Однако Указом Президента Украины от 08.04.2011 г. № 446/2011 полномочия по нормативно-правовому регулированию в налоговой сфере переданы от главного налогового ведомства к Минфину. В связи с чем Законом Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины относительно государственной налоговой службы и в связи с проведением административной реформы в Украине» от 05.07.12 г. № 5083-VI были внесены соответствующие изменения, в частности, в п.п. 170.9.2 Налоговый кодекс Украины. В соответствии с его действующей редакцией форма Отчета должна быть утверждена центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной финансовой политики, т. е. Минфином, что теперь и было сделано.
Надо сказать, что новая форма Отчета практически ничем не отличается от прежней (изменилась только шапка документа, где теперь приведены реквизиты комментируемого сегодня приказа). Ничего не изменилось и в порядке составления авансового отчета.
Тем не менее, с момента вступления в силу комментируемого приказа № 1276* — с 25.01.13 г. — применять нужно Отчет по утвержденной им форме. Если так случится, что подотчетное лицо отчиталось по старой форме, возникает вопрос, есть ли право на налоговые расходы по затратам, понесенным подотчетным лицом. Конечно, лучше такой ситуации не допускать, но, на наш взгляд, данный факт не может служить основанием для отказа в налоговых расходах, ведь таковые подтверждены первичными документами, приложенными к Отчету, а по суточным расходам — внутренним документом (приказом, распоряжением, положением) о размере суточных и приказом о направлении работника в командировку. Отчет предназначен для расчетов между подотчетным лицом и лицом, от которого им были получены деньги: сколько было получено, на что и сколько потрачено, кто кому остался должен. Подтверждением же затрат служат первичные документы. Даже если Отчет подан по старой форме, это никоим образом не делает недействительными приложенные к нему подтверждающие документы.
* Вступил в силу с момента официального опубликования (опубликован в газете «Офіційний вісник України», 2013, № 4 от 25.01.13 г.).
Аналогичная ситуация с налогом на доходы физических лиц. Для признания подотчетных сумм израсходованными сверх норм из-за подачи Отчета по старой форме, и включения их на этом основании в налогооблагаемый доход физлица, на наш взгляд, нет оснований. Если уж и быть столь категоричным, то фактически все два года подотчетные лица подавали Отчет «не по форме» (т. е. по форме, утвержденной ГНСУ, а не Минфином, как того требует НКУ)**.
** Рекомендуем также ознакомиться с консультацией «Использование авансового отчета неутвержденной формы» // «БН», 2011, № 24, с. 29.
В отношении сроков представления Отчета ничего не изменилось. Напомним, что в общем случае такой срок составляет 5 дней.
Комментируя сегодняшний приказ, хотим обратить внимание на один момент, связанный со штрафами за несвоевременный возврат остатка неиспользованных подотчетных сумм. НКУ (а именно п.п. 170.9.1) установлено, что в налогооблагаемый доход физического лица (с учетом «натурального» коэффициента) включается сумма средств, не возвращенная в течение сроков, установленных п.п. 170.9.2 НКУ (т. е. в зависимости от ситуации в течение 3, 5, 10 или 20 банковских дней). В то же время согласно п. 3 Порядка (так было и в документе-предшественнике) несвоевременно возвращенная сумма включается в налогооблагаемый доход отчетного месяца, если плательщик налогов не возвращает излишне израсходованную сумму в течение месяца, на который приходится предельный срок подачи авансового отчета. Аналогичная формулировка прописана и в самой форме авансового отчета: «При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін повернення:» рассчитывается сумма НДФЛ путем умножения невозвращенной суммы на соответствующую ставку налога (15 или 17 %).
Из этого напрашивается вывод, что если, к примеру, предельный срок подачи Отчета и возврата остатка неиспользованных средств приходится на 16 января 2013 года, а работник отчитался и вернул деньги 23 января 2013 года, то, несмотря на нарушение сроков, установленных п.п. 170.9.2 НКУ, в налогооблагаемый доход работника такая сумма не включается, так как возврат произошел в течение месяца, на который приходится предельный срок подачи авансового отчета (т. е. в течение января 2013 года).
Хотим предупредить, что эта позиция нам представляется ошибочной. Мы считаем, что подать Отчет и вернуть остаток нужно в сроки, установленные п.п. 170.9.2 НКУ. В противном случае несвоевременно возвращенная сумма включается в налогооблагаемый доход физического лица. Другое дело, что размер несвоевременно возвращенной суммы определяем по итогам отчетного месяца, на который приходится предельный срок подачи Отчета, и той же датой начисляем доход. Похоже, такой же позиции придерживаются и налоговики (см. консультацию в газете «Налоговый, банковский, таможенный КОНСУЛЬТАНТ», 2012, № 49, с. 3; статью «Командировки-2012» // «ВНСУ», 2012, № 15, с. 40). Так, в ситуации, когда работник нарушил сроки предоставления Отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм и при этом на последний день месяца:
— Отчет предоставлен (даже с нарушением срока): налогооблагаемый доход определяется как превышение суммы выданных под отчет средств над суммой израсходованных согласно Отчету средств;
— Отчет не предоставлен: налогооблагаемый доход определяется исходя из всей суммы выданных под отчет средств.
Нарушение сроков возврата неиспользованных средств, установленных п.п. 170.9.2 НКУ, влечет также и возможность наложения санкций за нарушение кассовой дисциплины на предприятие, выдавшее деньги под отчет. Такое нарушение карается штрафом в размере 25 % несвоевременно возвращенных сумм согласно абз. пятому ст. 1 Указа Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию оборота наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.
