ЗВІТ
ПРО ВИКОРИСТАННЯ
ПІДЗВІТНИХ КОШТІВ:
затверджено «нову» форму
та Порядок заповнення
Наказ Міністерства фінансів України від 05.12.12 р. № 1276
«Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання»
Документом, що коментується сьогодні (далі — наказ № 1276), затверджено «нову» форму Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) і Порядок його складання.
Досі діяли форма Звіту та Порядок його складання, затверджені наказом ДПСУ від 23.12.10 р. № 996 (далі — наказ № 966). Однак Указом Президента України від 08.04.2011 р. № 446/2011 повноваження щодо нормативно-правового регулювання в податковій сфері передано від головного податкового відомства до Мінфіну. У зв’язку з цим Законом України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо державної податкової служби та у зв’язку з проведенням адміністративної реформи в Україні» від 05.07.12 р. № 5083-VI було внесено відповідні зміни, зокрема, до п.п. 170.9.2 Податкового кодексу України (далі — ПКУ). Відповідно до його чинної редакції форму Звіту має бути затверджено центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної фінансової політики, тобто Мінфіном, як тепер і було зроблено.
Слід зауважити, що «нова» форма Звіту практично нічим не відрізняється від колишньої (змінилася тільки шапка документа, де тепер наведено реквізити наказу, що сьогодні коментується). Нічого не змінилося і в порядку складання авансового звіту.
Проте з моменту набуття чинності наказом № 1276*, тобто з 25.01.13 р., слід застосовувати Звіт за затвердженою цим наказом формою. Якщо станеться так, що підзвітна особа відзвітувала за «старою» формою, виникає запитання, чи є право на податкові витрати щодо витрат, понесених підзвітною особою? Звичайно, краще такої ситуації не допускати, але, на наш погляд, цей факт не може бути підставою для відмови в податкових витратах, адже вони підтверджені первинними документами, доданими до Звіту, а стосовно добових витрат — внутрішнім документом (наказом, розпорядженням, положенням) про розмір добових і наказом про направлення працівника у відрядження. Звіт призначено для розрахунків між підзвітною особою та особою, від якої першою було отримано гроші: скільки було отримано, на що та скільки витрачено, хто кому залишився винен. А підтвердженням витрат є первинні документи. Навіть якщо Звіт подано за «старою» формою, це жодним чином не робить недійсними додані до нього підтверджуючі документи.
Аналогічна ситуація з податком на доходи фізичних осіб. Для визнання підзвітних сум витраченими понад норми через подання Звіту за «старою» формою та включення їх на цій підставі до оподатковуваного доходу фізичної особи, на наш погляд, немає підстав. Якщо вже й бути настільки категоричним, то фактично всі два роки підзвітні особи подавали Звіт «не за тією формою» (тобто за формою, затвердженою ДПСУ, а не Мінфіном, як того вимагає ПКУ**).
Стосовно строків подання Звіту нічого не змінилося. Нагадаємо, що в загальному випадку такий строк становить 5 днів.
Коментуючи сьогоднішній наказ, хочемо звернути увагу на один момент, пов’язаний зі штрафами за несвоєчасне повернення залишку невикористаних підзвітних сум. ПКУ (а саме його п.п. 170.9.1) встановлено, що до оподатковуваного доходу фізичної особи (з урахуванням «натурального» коефіцієнта) включається сума коштів, не повернена протягом строків, установлених п.п. 170.9.2 ПКУ (тобто залежно від ситуації — протягом 3, 5, 10 або 20 банківських днів). Водночас згідно з п. 3 Порядку (так було і в документі-попереднику) несвоєчасно повернена сума включається до оподатковуваного доходу звітного місяця, якщо платник податків не повертає надміру витрачену суму протягом місяця, на який припадає граничний строк подання авансового звіту. Аналогічне формулювання прописано і в самій формі авансового звіту: «При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк повернення:». Тож сума ПДФО розраховується шляхом множення неповерненої суми на відповідну ставку податку (15 або 17 %).
Із цього напрошується такий висновок: якщо, наприклад, граничний строк подання Звіту і повернення залишку невикористаних коштів припадає на 16 січня 2013 року, а працівник відзвітував і повернув гроші 23 січня 2013 року, то, незважаючи на порушення строків, установлених п.п. 170.9.2 ПКУ, до оподатковуваного доходу працівника така сума не включається, оскільки повернення відбулося протягом місяця, на який припадає граничний строк подання авансового звіту (тобто протягом січня 2013 року).
Хочемо попередити, що ця позиція нам здається помилковою. Ми вважаємо, що подати Звіт і повернути залишок потрібно у строки, установлені п.п. 170.9.2 ПКУ, інакше несвоєчасно повернена сума включається до оподатковуваного доходу фізичної особи. Інша справа, що розмір несвоєчасно поверненої суми ми визначаємо за підсумками звітного місяця, на який припадає граничний строк подання Звіту і тією ж датою нараховуємо дохід. Здається, саме такої позиції дотримуються й податківці (див. консультацію в газеті «Податковий, банківський, митний КОНСУЛЬТАНТ», 2012, № 49, с. 3; статтю «Відрядження-2012» // «ВПСУ», 2012, № 15, с. 40). Так, у ситуації, коли працівник порушив строки подання Звіту і повернення невикористаних підзвітних сум і при цьому на останній день місяця:
— Звіт подано (навіть із порушенням строку) — оподатковуваний дохід визначається як перевищення суми виданих під звіт коштів над сумою витрачених відповідно до Звіту коштів;
— Звіт не подано — оподатковуваний дохід визначається виходячи з усієї суми виданих під звіт коштів.
Порушення строків повернення невикористаних коштів, установлених п.п. 170.9.2 ПКУ, тягне за собою також і можливість накладення санкцій за порушення касової дисципліни на підприємство, що видало гроші під звіт. Таке порушення карається штрафом у розмірі 25 % несвоєчасно повернених сум згідно з абзацом п’ятим ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
* Набрав чинності з моменту офіційного опублікування (опубліковано в газеті «Офіційний вісник України» від 25.01.13 р. № 4).
** Рекомендуємо також ознайомитися з консультацією «Використання авансового звіту незатвердженої форми» // «БТ», 2011, № 24, с. 29.
