Отчет по форме № 5-ПН: законодательство меняется, он остается

ОТЧЕТ
ПО ФОРМЕ № 5­ПН:

законодательство меняется,
 он остается

С 1 января 2013 года заработал новый Закон о занятости. И, в отличие от своего предшественника, он то ли по забывчивости отечественного законодателя, то ли по его сознательному решению, об отчете о принятых работниках ни разу не упоминает. Это, конечно, не могло не вызвать некоторого недоумения у наших читателей. Но спешить с выводами о необязательности указанного вида отчетности, подаваемой в центр занятости, они не стали, решив уточнить этот вопрос. Давайте разберемся, что же произошло.

Елена УВАРОВА, консультант газеты «Бухгалтерская неделя», канд. юрид. наук

История вопроса

В свое время необходимость предоставления в центры занятости отчетов о принятых и уволенных работниках была предусмотрена только Законом № 803. Он требовал от предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности подавать в десятидневный срок отчет обо всех принятых работниках в порядке, установленном законодательством. Строгость данного предписания нивелировалась отсутствием ответственности за его невыполнение.

Ситуация изменилась 01.01.11 г. Тогда начала действовать ст. 165³ КоАП в новой редакции. Теперь она уже предусматривала штраф за несвоевременную подачу либо неподачу определенных Законом № 1533 сведений в размере от 136 до 255 грн. За непредоставление указанных сведений лицом, которое в течение года уже привлекалось к административной ответственности по ст. 165³ КоАП, был установлен штраф в размере от 170 до 340 грн.

При этом ни Законом № 803, ни Законом № 1533 порядок предоставления отчета о принятых работниках описан не был (если не считать срока в 10 дней, о котором упоминал мимоходом Закон № 803). Этот вопрос был отдан на откуп подзаконным нормативным актам.

Долгое время роль такого акта исполняла Инструкция № 420. Однако со временем ей на смену пришел другой документ — Инструкция № 279. Жизнь, казалось, вошла в привычное русло, но вот 01.01.13 г. многие субъекты хозяйствования стали задаваться вопросом, сохранилась ли обязанность по предоставлению отчета по ф. № 5­ПН, ведь Закон № 803 уже не действует, а в новом Законе о занятости об указанном виде отчетности упоминаний нет.

Вынуждены констатировать: данная обязанность по­прежнему лежит на всех работодателях. Несмотря на то что законодатель не включил предписаний о ней в Закон о занятости, соответствующие нормы Закона № 1533 сохраняют свою обязательность. Так, согласно п. 2 ч. 2 ст. 35 Закона работодатель обязан подавать центральному органу исполнительной власти, реализующему государственную политику в сфере занятости населения и трудовой миграции, в установленном порядке в соответствии с законодательством сведения о принятии на работу работников. На сегодня для выполнения данной нормы предусмотрен все тот же отчет по ф. № 5­ПН.

Срок подачи в Законе № 1533 не определен. До 01.01.13 г. он содержался в ч. 4 ст. 20 Закона № 803 и в п. 1.3 Инструкции № 279. Поэтому с 2013 года нужно соблюдать срок подачи ф. № 5­ПН из п. 1.3 Инструкции № 279 — не позднее 10 календарных дней со дня приема работника на работу (первого рабочего дня работника). А если последний день срока приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, днем окончания срока подачи отчета является первый за ним рабочий день.

Ответственность за непредоставление ф. № 5­ПН

Админштраф, налагаемый на должностных лиц предприятия по ст. 165³ КоАП, также сохранился. В этой связи напомним, что отчет по форме № 5­ПН должны предоставлять не только юрлица, но и физлица, использующие наемный труд, в частности физлица­предприниматели. Так, физические лица, которые используют наемный труд, прямо названы в качестве субъекта ответственности в ст. 165³ КоАП.

Для справки скажем, что в бытность Инструкции № 420 физлица­работодатели среди субъектов, обязанных подавать рассматриваемую форму отчетности, не были названы. В целом это было логично, поскольку информацию о принятом такими лицами работнике центр занятости получает при обязательной регистрации трудового договора, заключенного между ними: согласно п. 2 Порядка регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд, утвержденного приказом Минтруда в редакции от 14.10.10 г. № 320, заключенный в письменной форме трудовой договор физическое лицо — работодатель должно подать на регистрацию в государственную службу занятости по месту своего проживания в недельный срок с момента фактического допуска работника к работе. В то же время мы рекомендовали подавать эту форму и предпринимателям, использующим наемный труд. Дело в том, что они являлись работодателями для целей применения Закона № 1533 (п. 10 ст. 1 Закона № 1533), которые, в свою очередь, согласно п. 2 ч. 2 ст. 35 Закона обязаны подавать сведения о принятых работниках*.

* Подробнее см. в статье «Отчеты в центр занятости: о вакансиях, принятых и уволенных работниках» // «БН», 2011, № 29, с. 28.

Однако с началом действия Инструкции № 279 (с 22.08.11 г.) у физлиц­работодателей появилась не только обязанность предоставлять отчет по форме № 5­ПН, но и указывать в графе 6 дату договора, а также номер и дату его регистрации в центре занятости. Юрлица­работодатели в этой графе указывают номер и дату приказа о принятии работника на работу (раньше для этих сведений была предусмотрена графа 5). Для физлиц­работодателей сделано лишь одно исключение: им не нужно заполнять графу 9 («Новостворене робоче місце»).

Как видим, новые правила предоставления отчета по ф. № 5­ПН начали действовать 22.08.11 г. со вступлением в силу Инструкции № 279 и с тех пор не менялись. Ничего не изменило и вступление в силу нового Закона о занятости. Но за полтора года у субъектов хозяйствования накопились вопросы, касающиеся тех или иных практических моментов. Раз возник такой повод, рассмотрим наиболее проблемные из них.

На кого налагается штраф?

Несмотря на всю кажущуюся очевидность ответа на данный вопрос, добрая треть админштрафов, налагаемых за нарушение требований в отношении предоставления отчета по ф. № 5­ПН, отменяется судами именно по мотивам их применения к не тому лицу.

Как мы уже говорили, сама ст. 165³ КоАП указывает, что к ответственности должны привлекаться должностные лица предприятий и предприниматели. Но судебная практика делает важное уточнение: должностные лица, в чьи функциональные обязанности входит прием и увольнение с работы, а не просто ведение кадровой документации (см., например, постановление Ивано­Франковского городского суда от 15.11.11 г. по делу № 0907/2­а­14099/2011**).

** http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/21658607

Для установления наличия необходимых полномочий, указывающих на то, что лицо может быть привлечено к ответственности по ст. 165³ КоАП, суды обращают внимание на:

— круг полномочий и обязанностей соответствующего сотрудника (в частности, в ходе рассмотрения дела суды прибегают к истребованию необходимых документов — приказов о наложении обязанностей, должностных инструкций, положения об отделе кадров и т. п.);

— то, кем подписывалась отчетность, подаваемая от имени предприятия в центр занятости.

Чаще всего события развиваются следующим образом. В ходе проверки фиксируется факт приема на работу сотрудника без уведомления об этом центр занятости. Составляется протокол, в котором в качестве субъекта правонарушения указывается начальник отдела кадров. На него и налагается штраф. Однако если в последующем такой штраф будет обжалован в суде и суд установит, что указанное лицо не было наделено полномочиями по приему работников на работу и по подписанию отчета по ф. № 5­ПН, штраф будет отменен с констатацией того, что к ответственности должен был привлекаться руководитель (см., в частности, постановление Новокаховского суда Херсонской области от 16.11.11 г. по делу № 2117/2­а­7078/11***). Но поскольку с момента выявления нарушения уже пройдут сроки давности (об см. ниже), то и руководителю штраф уже не будет грозить.

*** http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/20376509

Перевод работника на другую должность и ф. № 5­ПН

Ответ на вопрос о том, должна ли подаваться ф. № 5­ПН при переводе работника, будет зависеть от того, как оформлен такой перевод: если приказом о переводе без расторжения трудовых отношений и, следовательно, без факта принятия работника заново на работу, то и необходимость в предоставлении ф. № 5­ПН не возникает.

Кроме того, не забывайте: если в результате перевода на предприятии появляется вакантная должность, то согласно п. 4 ч. 3 ст. 50 Закона о занятости появляется и обязанность предоставить информацию о спросе на рабочую силу (вакансии) — на сегодня это отчет по форме № 3­ПН «Отчет о наличии вакансий» (подробнее см. Тему недели «Изучаем новый Закон о занятости» на с. 35).

Ситуацию с переводом работника с одной должности на другую не следует путать со случаями, когда изначально должность была названа неправильно (не соответствовала Классификатору профессий либо должностным обязанностям работника) и происходит ее переименование. В этом случае следует придерживаться такого алгоритма действий:

1. Руководителем издается приказ о внесении изменений в штатное расписание (например, с формулировкой «Змінити назву посади «Продавець» на «Продавець­консультант»).

2. Тем же приказом либо отдельным вносятся изменения в приказ о приеме соответствующего сотрудника на работу, которым корректируется название должности, на которую такой сотрудник был принят.

3. Вносится запись в трудовую книжку о признании прежней записи недействительной и указывается правильное название должности: «Запис за № ___ вважати недійсним. Призначено на посаду «Продавець­консультант». В графе 4 указываются реквизиты того приказа, на основании которого работник изначально был принят на работу.

При переименовании должности оснований для предоставления ф. № 5­ПН в центр занятости не возникает.

Переход с совместительства на основное место работы

Представим ситуацию: работник, ранее работавший по совместительству, увольняется с основной работы, приносит трудовую книжку работодателю по месту работы совместителя. В таком случае работа по совместительству становится для него новым основным местом работы. На практике традиционно считается, что в такой ситуации старый договор должен быть расторгнут и работник принимается на работу заново, на новых условиях (письмо Минсоцполитики от 22.06.12 г. № 93/06/187­-12 // «БН», 2012, № 42, с. 4). При выборе такого варианта оформления отношений без предоставления отчета по ф. № 5­ПН, безусловно, не обойтись.

Однако на наш взгляд, возможен и другой путь: переоформление совместителя на основное место работы путем внесения изменений в заключенный с ним трудовой договор*. Более того, такой вариант оформления отношений не только не ведет к необходимости подачи ф. № 5­ПН, но и имеет ряд других преимуществ перед вариантом с увольнением, в частности:

— поскольку не происходит прекращение трудовых отношений, нет необходимости проводить окончательный расчет с работником и выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск;

— у работника не изменяется рабочий год для предоставления ежегодного отпуска.

* О нюансах этих вариантов мы писали в Теме недели «Работа совместителя» // «БН», 2009, с. 38, с. 38.

Как это оформить документально? Работник подает заявление, в котором просит изменить условия трудового договора с совместительства на основное место работы в той же должности. То, что сотрудник уволился с предприятия, которое было его основным местом работы, подтвердит трудовая книжка. Текст заявления может быть примерно следующим:

«В связи с увольнением с основного места работы прошу разрешить с 01.03.13 г. перейти в основной штат работников с сохранением прежних условий работы (либо на условиях полного рабочего времени)».

На основании заявления работника вносятся изменения в трудовой договор с ним. На основании изменений, внесенных в трудовой договор, работодателем издается соответствующий приказ (распоряжение), который может содержать такую формулировку:

«Экономиста Петренко Петра Петровича, работающего на условиях совместительства в условиях неполного рабочего времени (0,5 ставки), с 01.03.13 г. считать работающим по основному месту работы в той же должности на прежних условиях (либо на условиях полного рабочего времени)».

Что касается заполнения трудовой книжки, то отметим, что Инструкцией № 58 не установлен порядок внесения записи в трудовую книжку работника, который, работая ранее по совместительству, получил статус основного работника. Однако запись о приеме (переводе) на новое основное место работы должна быть сделана работодателем по новому основному месту работы в обязательном порядке. Она может быть следующего содержания:

«С 01.03.13 года условия трудового договора изменены с совместительства на основное место работы».

В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на соответствующий приказ (распоряжение). Если на прежнем основном месте работы в трудовую книжку не была внесена запись о работе по совместительству, то работодателем по новому основному месту работы сначала вносится запись о приеме на работу по совместительству на основании документов, подтверждающих работу по совместительству, а затем информация о том, что теперь эта работа стала основной.

Как мы уже говорили, описанный выше вариант оформления не только не противоречит действующему законодательству, но и удобен по целому ряду причин, в том числе в связи с тем, что не приводит к необходимости лишний раз отчитываться в центр занятости.

Форма № 5­ПН подается на совместителей

Некоторые работодатели ошибочно считают, что сведения о приеме работников на работу по ф. № 5­ПН следует предоставлять в центр занятости лишь в той ситуации, когда для работника такое место работы является основным. Вынуждены разуверить: отчет по ф. № 5­ПН необходимо подавать независимо от того, принят работник для работы по совместительству или по основному месту работы — в п. 2 ч. 2 ст. 35 Закона № 1533 говорится о необходимости подачи сведений о приеме на работу работников независимо от того, основное это место работы или совместительство. Иначе — возникает вполне реальная угроза админштрафа (см., например, постановление Киевского районного суда г. Харькова от 13.02.12 г. по делу № 2018/2­а­9850/11*).

* http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/21561702

За неподачу нескольких отчетов штраф один

Достаточно распространенный вопрос, которым задаются, как правило, те, кто в вихре нормативных актов и потоке разнообразной отчетности о ф. № 5­ПН попросту забыл: «Какой штраф грозит, если отчет не подавался, хотя на работу было принято несколько человек?».

В этом случае следует вспомнить ч. 1 ст. 36 КоАП, согласно которой при совершении одним лицом двух или более правонарушений административное взыскание налагается за каждое правонарушение отдельно. Но в той же статье есть и другая оговорка: если лицо совершило несколько административных правонарушений, дела о которых одновременно рассматриваются одним и тем же органом (должностным лицом), взыскание налагается в пределах санкции, установленной за более серьезное правонарушение из числа совершенных (более серьезным будет считаться нарушение, за которое предусмотрена большая санкция).

Скептично настроенные специалисты склонны к ограничительному толкованию приведенной нормы и потому говорят о возможности применения одной санкции за несколько совершенных нарушений лишь в ситуации, когда эти нарушения разные, т. е. ответственность за них преду­смотрена разными статьями КоАП. Но суды в данном вопросе более либеральны, а значит — у должностных лиц предприятия и предпринимателей, не подавших несколько отчетов по ф. № 5­ПН, есть все основания уповать на то, что суд ограничится применением лишь одного админштрафа, правда — в наибольшем возможном размере, а именно 255 грн.

Сроки давности для применения санкций

Как известно, административное взыскание может налагаться не позднее чем через 2 месяца со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — не позднее двух месяцев со дня его выявления, за исключением случаев, когда дела об административном правонарушении подведомственны суду (судье) (ч. 1 ст. 38 КоАП). Если же рассмотрение дела подведомственно суду, то срок исчисляется по этим же правилам, но его продолжительность составляет 3 месяца (но это не наш случай).

Не вдаваясь в долгую дискуссию о критериях разграничения длящихся и разовых правонарушений, скажем лишь, что суды достаточно последовательно отстаивают точку зрения, согласно которой непредоставление отчета по ф. № 5­ПН является длящимся, поэтому двухмесячный срок давности должен отсчитываться либо с момента, когда такой отчет (пускай и с нарушением установленных сроков) был подан, либо если он так и не был предоставлен, то с момента выявления данного нарушения в ходе проверки (см., например, постановление Хортицкого суда г. Запорожья от 27.08.12 г. по делу № 2а/0825/182/2012 р.**).

** www.reyestr.court.gov.ua/Review/25748266

Документы и сокращения статьи

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073­X.

Закон о занятости — Закон Украины «О занятости населения» от 05.07.12 г. № 5067­VI.

Закон № 803 — Закон Украины «О занятости населения» от 01.03.91 г. № 803­XII (утратил силу с 01.01.13 г.)

Закон № 1533 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании на случай безработицы» от 02.03.2000 г. № 1533­III.

Инструкция № 279 — Инструкция по заполнению формы отчетности № 5­ПН «Звіт про прийнятих працівників», утвержденная приказом Минсоцполитики от 14.07.11 г. № 279.

Инструкция № 420 — Инструкция по заполнению формы отчетности № 5­ПН «Звіт про прийнятих працівників», утвержденная приказом Минтруда от 19.12.05 г. № 420.

Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минюста, Минтруда и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.