Звіт за формою № 5-ПН: законодавство змінюється, він залишається

ЗВІТ
ЗА ФОРМОЮ № 5­ПН:

законодавство змінюється,
він залишається

З 1 січня 2013 року запрацював новий Закон про зайнятість. І на відміну від свого попередника, він чи то через забудькуватість вітчизняного законодавця, чи то за його свідомим рішенням жодного разу не згадує звіт про прийнятих працівників. Це, звичайно, не могло не здивувати наших читачів. Але поспішати з висновками про необов’язковість зазначеного виду звітності, що подається до центру зайнятості, вони не насмілилися, вирішивши уточнити це питання. Розберемося, що ж сталося.

Олена УВАРОВА, консультант газети «Бухгалтерський тиждень», канд. юрид. наук

Історія питання

Свого часу необхідність подання до центрів зайнятості звітів про прийнятих та звільнених працівників було передбачено лише Законом № 803. Він вимагав від підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності подавати в десятиденний строк звіт про всіх прийнятих працівників у порядку, установленому законодавством. Суворість цього припису нівелювалася відсутністю відповідальності за його невиконання.

Ситуація змінилася 01.01.11 р., коли почала діяти ст. 165³ КУпАП у новій редакції. Тепер вона вже передбачала штраф за несвоєчасне надання або ненадання визначених Законом № 1533 відомостей у розмірі від 136 до 255 грн. За ненадання зазначених відомостей особою, яка протягом року вже притягалася до адміністративної відповідальності за ст. 165³ КУпАП, було встановлено штраф у розмірі від 170 до 340 грн.

При цьому ні Законом № 803, ні Законом № 1533 порядок подання звіту про прийнятих працівників визначено не було (якщо не враховувати строк у 10 днів, про який мимохідь згадував Закон № 803). Це питання було віддано на відкуп підзаконним нормативним актам.

Тривалий час роль такого акта виконувала Інструкція № 420. Однак з часом їй на зміну прийшов інший документ — Інструкція № 279. Життя, здавалося, увійшло у звичне русло, але 01.01.13 р. багато які суб’єкти господарювання почали замислюватися, чи зберігся обов’язок щодо подання звіту за ф. № 5­ПН, адже Закон № 803 уже не діє, а в новому Законі про зайнятість про зазначений вид звітності не згадується.

Змушені констатувати: цей обов’язок, як і раніше, покладається на всіх роботодавців. Незважаючи на те що законодавець не включив приписів про нього до Закону про зайнятість, відповідні норми Закону № 1533 зберігають свою обов’язковість. Так, згідно з п. 2 ч. 2 ст. 35 Закону роботодавець зобов’язаний подавати центральному органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення і трудової міграції, у встановленому порядку відповідно до законодавства відомості про прийняття на роботу працівників. На сьогодні для виконання цієї норми передбачено той самий звіт за ф. № 5­ПН.

Строк подання в Законі № 1533 не визначено. До 01.01.13 р. він визначався у ч. 4 ст. 20 Закону № 803 і в п. 1.3 Інструкції № 279. Тому з 2013 року потрібно дотримуватися строку подання ф. № 5­ПН з п. 1.3 Інструкції № 279 — не пізніше 10 календарних днів з дня прийняття працівника на роботу (першого робочого дня працівників). А якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, днем закінчення строку подання звіту є перший за ним робочий день.

Відповідальність за неподання ф. № 5­ПН

Адмінштраф, що накладається на посадових осіб підприємства за ст. 165³ КУпАП, також зберігся. У зв’язку з цим нагадаємо, що звіт за формою № 5­ПН мають подавати не лише юридичні особи, а й фізичні особи, які використовують найману працю, зокрема фізичні особи — підприємці. Так, фізичних осіб, які використовують найману працю, прямо названо як суб’єктів відповідальності у ст. 165³ КУпАП.

Для довідки зазначимо, що за часів дії Інструкції № 420 фізичні особи — роботодавці серед суб’єктів, зобов’язаних подавати цю форму звітності, не вказувалися. У цілому це було логічно, оскільки інформацію про прийнятого такими особами працівника центр зайнятості отримує при обов’язковій реєстрації трудового договору, укладеного між ними: згідно з п. 2 Порядку реєстрації трудового договору між працівником та фізичною особою, яка використовує найману працю, затвердженого наказом Мінпраці в редакції від 14.10.10 р. № 320, укладений у письмовій формі трудовий договір фізична особа — роботодавець має подати на реєстрацію до державної служби зайнятості за місцем свого проживання в тижневий строк з моменту фактичного допуску працівника до роботи. Водночас ми рекомендували подавати цю форму й підприємцям, які використовують найману працю. Річ у тім, що вони були роботодавцями для цілей застосування Закону № 1533 (п. 10 ст. 1 Закону № 1533), які, у свою чергу, згідно з п. 2 ч. 2 ст. 35 Закону зобов’язані надавати відомості про прийнятих працівників*.

* Докладніше див. у статті «Звіти до центру зайнятості: про вакансії, прийнятих і звільнених працівників» // «БТ», 2011, № 29, с. 28.

Однак з початком дії Інструкції № 279 (з 22.08.11 р.) у фізичних осіб — роботодавців з’явився не лише обов’язок подавати звіт за формою № 5­ПН, а й зазначати у графі 6 дату договору, а також номер і дату його реєстрації в центрі зайнятості. Юридичні особи — роботодавці в цій графі вказують номер і дату наказу про прийняття працівника на роботу (раніше для цих відомостей було передбачено графу 5). Для фізичних осіб — роботодавців зроблено лише один виняток: їм не потрібно запов­нювати графу 9 («Новостворене робоче місце»).

Як бачимо, нові правила подання звіту за ф. № 5­ПН почали діяти 22.08.11 р. з набуттям чинності Інструкцією № 279 та з того часу не змінювалися. Нічого не змінило й набрання чинності новим Законом про зайнятість. Але за півтора роки в суб’єктів господарювання накопичилися запитання, що стосуються тих чи інших практичних моментів. Оскільки виник такий привід, розглянемо найпроблемніші з них.

На кого накладається штраф?

Незважаючи на всю уявну очевидність відповіді на це запитання, майже третина адмінштрафів, що накладаються за порушення вимог щодо подання звіту за ф. № 5­ПН, скасовується судами саме з мотивів їх застосування не до тієї особи.

Як уже зазначалося, власне у ст. 165³ КУпАП ідеться про те, що до відповідальності повинні притягуватися посадові особи підприємств та підприємці. Але судова практика робить важливе уточнення: посадові особи, до чиїх функціональних обов’язків входять прийняття та звільнення з роботи, а не просто ведення кадрової документації (див., наприклад, постанову Івано­Франківського міського суду від 15.11.11 р. у справі № 0907/2­а­14099/2011**).

** http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/21658607

Для встановлення наявності необхідних повноважень, які б указували на те, що особу може бути притягнено до відповідальності за ст. 165³ КУпАП, суди звертають увагу на:

— коло повноважень та обов’язків відповідного працівника (зокрема, під час розгляду справи суди вдаються до витребування необхідних документів — наказів про накладення обов’язків, посадових інструкцій, положення про відділ кадрів тощо);

— те, ким підписувалася звітність, що подається від імені підприємства до центру зайнятості.

Найчастіше події розвиваються таким чином. Під час перевірки фіксується факт прийняття на роботу працівника без повідомлення про це центру зайнятості. Складається протокол, у якому як суб’єкт правопорушення вказується начальник відділу кадрів. На нього й накладається штраф. Однак якщо в подальшому такий штраф буде оскаржено в суді і суд установить, що зазначену особу не було наділено повноваженнями щодо прийняття працівників на роботу і щодо підписання звіту за ф. № 5­ПН, штраф буде скасовано з констатацією того, що до відповідальності мало бути притягннено керівника (див., зокрема, постанову Новокаховського суду Херсонської області від 16.11.11 р. у справі № 2117/2­а­7078/11***). Але оскільки з моменту виявлення порушення вже закінчаться строки давності (про це див. нижче), то й керівнику штраф уже не загрожуватиме.

*** http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/20376509

Переведення працівника на іншу посаду та ф. № 5­ПН

Відповідь на запитання про те, чи має подаватися ф. № 5­ПН при переведенні працівника, залежатиме від того, як оформлено таке переведення: якщо наказом про переведення без розірвання трудових відносин і, отже, без факту прийняття працівника наново на роботу, то й необхідність у поданні ф. № 5­ПН не виникає.

Крім того, не забувайте: якщо в результаті переведення на підприємстві з’являється вакантна посада, то згідно з п. 4 ч. 3 ст. 50 Закону про зайнятість виникає обов’язок надати інформацію про попит на робочу силу (вакансію) — на сьогодні це звіт за формою № 3­ПН «Звіт про наявність вакансій» (докладніше див. Тему тижня «Вивчаємо новий Закон про зайнятість» на с. 35).

Ситуацію з переведенням працівника з однієї посади на іншу не слід плутати з випадками, коли спочатку посаду було названо неправильно (вона не відповідала Класифікатору професій або посадовим обов’язкам працівника) і відбувається її перейменування. У цьому випадку потрібно дотримуватися такого алгоритму дій:

1. Керівником видається наказ про внесення змін до штатного розпису (наприклад, із формулюванням «Змінити назву посади «Продавець» на «Продавець­консультант»).

2. Тим самим чи окремим наказом уносяться зміни до наказу про прийняття на роботу відповідного працівника, якими коригується назва посади, на яку такого працівника було прийнято.

3. Уноситься запис до трудової книжки про визнання колишнього запису недійсним і вказується правильна назва посади: «Запис за № __ вважати недійсним. Призначено на посаду «Продавець­консультант». У графі 4 наводяться реквізити того наказу, на підставі якого працівника спочатку було прийнято на роботу.

При перейменуванні посади підстав для подання ф. № 5­ПН до центру зайнятості не виникає.

Перехід із сумісництва на основне місце роботи

Уявімо ситуацію: працівник, який раніше працював за сумісництвом, звільняється з основної роботи, приносить трудову книжку роботодавцю за місцем роботи сумісником. У такому разі робота за сумісництвом стає для нього новим основ­ним місцем роботи. На практиці традиційно вважається, що в такій ситуації старий договір має бути розірвано і працівник приймається на роботу наново, на нових умовах (лист Мінсоцполітики від 22.06.12 р. № 93/06/187-­12 // «БТ», 2012, № 42, с. 4). При виборі такого варіанта оформлення відносин без подання звіту за ф. № 5­ПН, безумовно, не обійтися.

Однак, на наш погляд, можливим є й інший варіант: переоформлення сумісника на основне місце роботи шляхом унесення змін до укладеного з ним трудового договору*. Більше того, такий варіант оформлення відносин не тільки не спричинює необхідності подання ф. № 5­ПН, але й має низку інших переваг перед варіантом зі звільненням, зокрема:

— оскільки не відбувається припинення трудових відносин, немає необхідності провадити остаточний розрахунок з працівником та виплачувати компенсацію за невикористану відпустку;

— у працівника не змінюється робочий рік для надання щорічної відпустки.

* Про нюанси цих варіантів ми писали в Темі тижня «Робота сумісника» // «БТ», 2009, с. 38, с. 38.

Як це оформити документально? Працівник подає заяву, в якій просить змінити умови трудового договору із сумісництва на основне місце роботи на тій самій посаді. Те, що працівник звільнився з підприємства, яке було його основним місцем роботи, підтвердить трудова книжка. Текст заяви може бути приблизно таким:

«У зв’язку зі звільненням з основ­ного місця роботи прошу дозволити з 01.03.13 р. перейти до основного штату працівників зі збереженням колишніх умов роботи (або на умовах повного робочого часу)».

На підставі заяви працівника вносяться зміни до трудового договору з ним. На підставі змін, унесених до трудового договору, роботодавцем видається відповідний наказ (розпорядження), де може міститися таке формулювання:

«Економіста Петренка Петра Петровича, який працює на умовах сумісництва в умовах непов­ного робочого часу (0,5 ставки), з 01.03.13 р. вважати таким, що працює за основним місцем роботи на тій самій посаді на колишніх умовах (або на умовах повного робочого часу)».

Щодо заповнення трудової книжки зауважимо, що Інструкцією № 58 не встановлено порядку внесення запису до трудової книжки працівника, який, раніше працюючи за сумісництвом, отримав статус основного працівника. Однак запис про прий­няття (переведення) на нове основ­не місце роботи має бути здійснено роботодавцем за новим основним місцем роботи обов’язково. Він може бути такого змісту:

«З 01.03.13 р. умови трудового договору змінено із сумісництва на основне місце роботи».

У графі 4 трудової книжки робиться посилання на відповідний наказ (розпорядження). Якщо на колишньому основному місці роботи до трудової книжки не було внесено запис про роботу за сумісництвом, то роботодавцем за новим основним місцем роботи спочатку вноситься запис про прийняття на роботу за сумісництвом на підставі документів, що підтверджують роботу за сумісництвом, а далі інформація про те, що тепер ця робота стала основною.

Як уже згадувалося, описаний вище варіант оформлення не тільки не суперечить чинному законодавству, а і є зручним з багатьох причин, у тому числі тому, що не призводить до необхідності ще раз звітувати до центру зайнятості.

Форма № 5­ПН подається на сумісників

Деякі роботодавці помилково вважають, що відомості про прийняття працівників на роботу за ф. № 5­ПН слід надавати центру зайнятості лише в тій ситуації, коли для працівника таке місце роботи є основним. Змушені заперечити: звіт за ф. № 5­ПН необхідно подавати незалежно від того, прийнято працівника для роботи за сумісництвом або за основним місцем роботи: у п. 2 ч. 2 ст. 35 Закону № 1533 йдеться про необхідність надання відомостей про прийняття на роботу працівників незалежно від того, основне це місце роботи для них або сумісництво. Інакше виникає цілком реальна загроза адмінштрафу (див., наприклад, постанову Київського районного суду м. Харкова від 13.02.12 р. у справі № 2018/2­а­9850/11*).

* http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/21561702

За неподання декількох звітів штраф один

Досить поширеним є запитання, що виникає, як правило, у тих, хто у вирі нормативних актів та потоці всілякої звітності про ф. № 5­ПН просто забув: «Який штраф загрожує, якщо звіт не подавався, хоча на роботу було прийнято кілька осіб?».

У цьому випадку слід пригадати ч. 1 ст. 36 КУпАП, згідно з якою при вчиненні однією особою двох чи більше правопорушень адміністративне стягнення накладається за кожне правопорушення окремо. Але в цій статті є й інше застереження: якщо особа вчинила кілька адміністративних правопорушень, справи про які одночасно розглядаються тим самим органом (посадовою особою), стягнення накладається в межах санкції, установленої за серйозніше правопорушення з числа вчинених (серйознішим вважатиметься порушення, за яке передбачено більшу санкцію).

Скептично налаштовані фахівці схильні до обмежувального тлумачення наведеної норми і вказують на можливість застосування однієї санкції за декілька вчинених порушень лише в ситуації, коли ці порушення різні, тобто відповідальність за них передбачено різними статтями КУпАП. Але суди в цьому питанні ліберальніші, а отже, у посадових осіб підприємства та підприємців, котрі не подали кілька звітів за ф. № 5­ПН, є всі підстави сподіватися на те, що суд обмежитися застосуванням лише одного адмінштрафу, щоправда — у найбільшому можливому розмірі, а саме 255 грн.

Строки давності для застосування санкцій

Як відомо, адміністративне стягнення може накладатися не пізніше ніж через два місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніше двох місяців від дня його виявлення, за винятком випадків, коли справи про адміністративне правопорушення підвідомчі суду (судді) (ч. 1 ст. 38 КУпАП). Якщо ж розгляд справи підвідомчий суду, то строк обчислюється за цими самими правилами, але його тривалість становить три місяці (але це не наш випадок).

Не вдаючись до тривалої дискусії про критерії розмежування триваючих та разових правопорушень, лише зауважимо: суди досить послідовно відстоюють точку зору, згідно з якою неподання звіту за ф. № 5­ПН є триваючим, тому двомісячний строк давності має відлічуватися або з моменту, коли такий звіт (нехай і з порушенням установлених строків) було подано, або, якщо його так і не було надано, — то з моменту виявлення цього порушення під час перевірки (див., наприклад, постанову Хортицького суду м. Запоріжжя від 27.08.12 р. у справі № 2а/0825/182/2012 р.**).

** www.reyestr.court.gov.ua/Review/25748266

Документи і скорочення статті

КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073­X.

Закон про зайнятість — Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.12 р. № 5067­VI.

Закон № 803 — Закон України «Про зайнятість населення» від 01.03.91 р. № 803­XII (втратив чинність з 01.01.13 р.).

Закон № 1533 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» від 02.03.2000 р. № 1533­III.

Інструкція № 279 — Інструкція щодо заповнення форми звітності № 5­ПН «Звіт про прийнятих працівників», затверджена наказом Мінсоцполітики від 14.07.11 р. № 279.

Інструкція № 420 — Інструкція щодо заповнення форми звітності № 5­ПН «Звіт про прийнятих працівників», затверджена наказом Мінпраці від 19.12.05 р. № 420.

Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мін’юсту, Мінпраці та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.