ОТПУСК «ЗА СВОЙ СЧЕТ»:
порядок предоставления,
особенности учета
в расчете средней зарплаты
Отпуск без сохранения зарплаты или, проще говоря, отпуск «за свой счет» — особая категория отпусков. При этом в одних случаях работодатель обязан предоставить работнику свободные от работы дни, а в других — вправе действовать по своему усмотрению. О правовых аспектах предоставления отпуска без сохранения заработной платы расскажем в данной статье.
Дарья КРАВЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», d.kravchenko@factor.ua
Правила предоставления
Условия предоставления. Законом об отпусках предусмотрено предоставление двух видов отпусков без сохранения зарплаты:
— отпусков, предоставляемых работникам в обязательном порядке при соблюдении условий для предоставления, предусмотренных ст. 25 Закона об отпусках;
— отпусков, предоставляемых по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках).
Продолжительность и условия предоставления отпусков без сохранения зарплаты приведем в табл. 1.
Таблица 1. Условия предоставления отпусков без сохранения зарплаты
| Лица, имеющие право на отпуск без сохранения заработной платы | Продолжительность отпуска | Норма Закона об отпусках |
| 1 | 2 | 3 |
| Условие предоставления: желание работника и согласие работодателя | ||
| Всем работникам по семейным обстоятельствам или другим причинам | До 15 календарных дней в течение года | Ст. 26 |
| Условие предоставления: только желание работника (согласие работодателя не нужно) | ||
| Мать или отец, воспитывающий детей без матери (в том числе и при ее продолжительном пребывании в лечебном учреждении), которая (который) имеет 2х или более детей в возрасте до 15 лет или ребенкаинвалида | До 14 календарных дней ежегодно | П. 1 ч. 1 ст. 25 |
| Муж, жена которого находится в послеродовом отпуске | До 14 календарных дней | П. 2 ч. 1 ст. 25 |
| Мать или отец ребенка, бабушка, дедушка или другие родственники, фактически ухаживающие за ребенком, или лицо, которое усыновило или взяло под опеку ребенка (ч. 3 ст. 18 Закона об отпусках) в случае, когда: | П. 3 ч. 1 ст. 25 | |
| — ребенок требует домашнего ухода | Определена в медицинском заключении, но не более чем до достижения ребенком 6 лет | |
| — ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) | Не более чем до достижения ребенком 16 лет | |
| Мать или отец ребенка, бабушка, дедушка или другие родственники, фактически ухаживающие за ребенком, или лицо, которое усыновило или взяло под опеку ребенка (ч. 3 ст. 18 Закона об отпусках) в возрасте до 14 лет в случае объявления карантина | На период объявления карантина на соответствующей территории | П. 31 ч. 1 ст. 25 |
| Ветераны войны, лица, имеющие особые заслуги перед Родиной, и те, на которых распространяется Закон Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.93 г. № 3551XII | До 14 календарных дней ежегодно | П. 4 ч. 1 ст. 25 |
| Лица, имеющие особые заслуги перед Родиной | До 21 календарного дня ежегодно | П. 5 ч. 1 ст. 25 |
| Пенсионеры по возрасту и инвалиды III группы | До 30 календарных дней ежегодно | П. 6 ч. 1 ст. 25 |
| Инвалиды I и II групп | До 60 календарных дней ежегодно | П. 7 ч. 1 ст. 25 |
| Лица, вступающие в брак | До 10 календарных дней | П. 8 ч. 1 ст. 25 |
| Работники в случае смерти родственников по крови или по браку: мужа (жены), родителей (отчима, мачехи), ребенка (пасынка, падчерицы), братьев, сестер | До 7 календарных дней без учета времени проезда к месту погребения и обратно | П. 9 ч. 1 ст. 25 |
| Работники в случае смерти других родственников | До 3 календарных дней без учета времени проезда к месту погребения и обратно | |
| Работники, ухаживающие за больными родственниками по крови или по браку, которые по заключению медучреждения нуждаются в постоянном постороннем уходе | Определена в медицинском заключении, но не более 30 календарных дней | П. 10 ч. 1 ст. 25 |
| Работники, которым необходимо завершить санаторнокурортное лечение | Определена в медицинском заключении | П. 11 ч. 1 ст. 25 |
| Работники, допущенные к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения | 15 календарных дней без учета времени проезда к местонахождению учебного заведения и обратно | П. 12 ч. 1 ст. 25 |
| Работники, допущенные к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру с отрывом или без отрыва от производства, а также обучающиеся без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняющие индивидуальный план подготовки | Время, необходимое для проезда к местонахождению высшего учебного заведения или заведения науки и обратно | П. 13 ч. 1 ст. 25 |
| Совместители | До окончания отпуска по основному месту работы | П. 14 ч. 1 ст. 25 |
| Ветераны труда | До 14 календарных дней ежегодно | П. 15 ч. 1 ст. 25 |
| Работники, не использовавшие ежегодный основной и дополнительный отпуска полностью или частично по предыдущему месту работы и получившие за них денежную компенсацию | До 24 календарных дней в первый год работы до наступления 6месячного срока беспрерывной работы | П. 16 ч. 1 ст. 25 |
| Работники, дети которых в возрасте 18 лет поступают в учебные заведения, расположенные в другой местности | 12 календарных дней без учета времени проезда к местонахождению учебного заведения и обратно. При наличии 2х или более детей такого возраста отпуск предоставляют отдельно для сопровождения каждого ребенка | П. 17 ч. 1 ст. 25 |
Гарантии. Важными гарантиями при предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, установленных ст. 25 и 26 Закона об отпусках, является то, что на время их предоставления за работником сохраняется его место работы (должность), а время пребывания в таких отпусках засчитывается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск.
Отпуск без сохранения зарплаты — это отдельный вид отпусков, который не относится к категории ежегодных, поэтому он:
— не переносится на следующий год (если работник в течение нескольких лет не брал отпуск за свой счет или использовал его не полностью);
— не продлевается на праздничные и нерабочие дни (ст. 5 Закона об отпусках).
Например, если работнику предоставлен отпуск без сохранения зарплаты с 4 марта по 18 марта 2013 года (15 календарных дней) согласно ст. 26 Закона об отпусках, то праздничный день, который приходится на этот период — 8 марта, — не повлияет на продолжительность неоплаченного отпуска. То есть работнику из отпуска необходимо выйти 19 марта 2013 года;
— не зависит от отработанного времени в году (например, на отпуск максимальной продолжительности имеет право как работник, отработавший целый календарный год, так и принятый на работу в течение года работник).
Отзыв из отпуска. А можно ли отозвать из отпуска без сохранения зарплаты? В Законе об отпусках о возможности отзывать работника из такого вида отпуска не сказано. Хотя на практике подобная необходимость, естественно, может возникнуть. На наш взгляд, по аналогии с ежегодным отпуском работодатель все же может отозвать работника из неоплачиваемого отпуска, но только с его письменного согласия.
Предоставление отпуска по нескольким основаниям. При необходимости работник может в течение года оформить неоплачиваемый отпуск по нескольким основаниям. Так, например, если работнику, который вступал в брак, был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты на 10 календарных дней, это не лишает его права на получение отпуска по семейным обстоятельствам согласно ст. 26 Закона об отпусках, или по другим основаниям, предусмотренным ст. 25 Закона об отпусках.
Предоставление отпуска частями. В письме от 03.02.12 г. № 31/13/13312 Минсоцполитики сказано, что действующим законодательством не предусмотрено деление на части отпуска без сохранения зарплаты, а также деление его на часы.
Действительно, ни в Законе об отпусках, ни в КЗоТ об этом ничего не сказано. Ограничение в делении отпуска на части предусмотрено только для ежегодных отпусков, при котором одна из его частей не может быть меньше 14 календарных дней. В то же время исходя из этого, можно сделать вывод, что на другие виды отпусков данное ограничение не распространяется, а следовательно, неоплачиваемый отпуск может быть разделен на части любой продолжительности (предоставлен по несколько дней в течение календарного года). Поэтому инвалиды или пенсионеры, которым предоставляется довольно длительный отпуск без сохранения зарплаты, на основании ст. 25 Закона об отпусках могут использовать его частями в течение календарного года. Тот же вывод справедлив и для отпуска без сохранения зарплаты на основании ст. 26 Закона об отпусках — он, на наш взгляд, может предоставляться частями, но его суммарная продолжительность не должна превышать 15 календарных дней за календарный год. В то же время приходится согласиться с Минсоцполитики в том, что отпуск без сохранения зарплаты нельзя поделить на часы, поскольку он предоставляется в календарных днях.
Ответственность за предоставление отпуска сверх законодательно разрешенной продолжительности. Отправляя работников в неоплачиваемый отпуск сверх продолжительности, которая разрешена в ст. 25 и 26 Закона об отпусках, работодатель нарушает законодательство о труде. За подобное нарушение частью первой ст. 41 КоАП предусмотрено наложение штрафа на должностных лиц предприятий и предпринимателей от 510 до 1700 грн.
Чтобы не допустить нарушения, выходом для работодателя может стать перевод работников на режим неполной рабочей недели*.
* См. ком. к письму Минтруда от 17.06.11 г. № 190/13/11611 «Ответственность работодателя при установлении неполного рабочего времени и в случае непредоставления отпусков» // «БН», 2011, № 30, с. 11.
Кроме того, следует помнить, что принудительное направление работников в отпуск без сохранения заработной платы также расценивается как нарушение трудового законодательства.
Если на предприятии отсутствует работа по причине простоя, то необходимо оформить простой, а время простоя также должно быть оплачено работникам в размере не меньше 2/3 оклада работника (ст. 113 КЗоТ)**.
** См. ст. «Простойные» выплаты: выбираем оптимальный вариант» // «БН», 2010, № 9, с. 38.
Особенности предоставления отпуска согласно ст. 25 Закона об отпусках
Правом на получение отпуска без сохранения зарплаты на основании ст. 25 Закона об отпусках может воспользоваться работник, имеющий определенный социальный статус или при наступлении событий, описанных в данной статье. При этом работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска, если работник обращается с такой просьбой. В случае отказа предоставить отпуск на основании ст. 25 Закона об отпусках действия работодателя следует расценивать как нарушение трудового законодательства, за что могут привлечь к ответственности в виде наложения административного штрафа на должностных лиц предприятия и на физических лиц — предпринимателей в размере от 510 до 1700 грн.
Для получения неоплачиваемого отпуска работник должен подать работодателю письменное заявление в произвольной форме с указанием срока отпуска, даты его начала и причины, по которой такой отпуск нужен (пример написания заявления см. на рис. 1, с. 20). К заявлению обязательно прилагаются документы, подтверждающие факт возникновения указанных обстоятельств.
Рис. 1. Пример составления работником заявления
о предоставлении отпуска «за свой счет» на основании
п. 8 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках
Конкретная дата предоставления отпуска без сохранения заработной платы в данном случае определяется самим работником в пределах действия установленных законодательством обстоятельств.
Например, п. 8 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках предусмотрено предоставление отпуска лицам, вступающим в брак, т. е. тем, которые находятся в процессе вступления в брак, а не «которые вступили в брак» или «которые собираются вступить брак». Право на этот отпуск имеют работники в период, который «привязан» к дате вступления в брак. Поэтому отпуск может непосредственно предшествовать дню регистрации брака, следовать за ним, или дата регистрации брака может приходиться на любой день отпуска. Так, если регистрация брака назначена на субботу, а работник желает использовать отпуск после свадьбы, то вполне правомерным будет предоставление отпуска с пятницы или с ближайшего понедельника. Однако предоставить такой отпуск через какоето время после свадьбы уже нельзя.
На основании заявления работника оформляется приказ (распоряжение) работодателя с указанием основания такого отпуска и его продолжительности. Форма приказа (типовая форма № П3) утверждена приказом № 489. Пример заполнения приведен на рис. 2 (с. 21).
Рис. 2. Пример заполнения приказа
на предоставление отпуска «за свой счет»
на основании п. 8 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках
Также в Табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П5, утверждена приказом № 489) в строке для отметки условных обозначений видов затрат рабочего времени указывается буквенный или цифровой код, соответствующий определенному виду неоплачиваемого отпуска:
— отпуск без сохранения зарплаты в связи с обучением (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках) — «НБ» (цифровой код «13»);
— дополнительный отпуск без сохранения зарплаты в обязательном порядке (ст. 25, кроме пп. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках) — «ДБ» (цифровой код «14»);
— отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6летнего возраста (п. 3 ст. 25 Закона об отпусках) — «ДД» (цифровой код «17»).
А также отмечается количество дней и часов, проведенных работником в данном отпуске. В Личной карте работника (типовая форма № П2, утверждена приказом № 495/656) делаются отметки в разделе V «ВІДПУСТКИ» с указанием вида отпуска, его периода, даты начала и окончания, основания для предоставления этого вида отпуска.
Особенности предоставления отпуска согласно ст. 26 Закона об отпусках
Правом воспользоваться отпуском без сохранения зарплаты на основании ст. 26 Закона об отпусках может каждый работник. Однако отпуск, предоставляемый по соглашению сторон, предполагает обязательное двухстороннее согласие (с одной стороны — самого работника, с другой — работодателя). Последнее слово остается за работодателем. При этом в случае отказа руководитель не должен давать какиелибо объяснения относительно своего решения. Отказ работодателя не нарушает нормы трудового законодательства.
Для предоставления такого неоплачиваемого отпуска работник также должен подать работодателю письменное заявление в произвольной форме (пример см. на рис. 1). В нем обычно указывается причина — «по семейным обстоятельствам». Хотя данная фраза просто может быть общей формулировкой, а может и дополняться подробностями таких обстоятельств (хотя их наличие не обязательно): ликвидация последствий пожара, переезд на другое место жительства. В любом случае, их уважительность определяет сам работодатель. При этом работник не обязан предоставлять какиелибо подтверждающие документы, хотя по желанию может их приложить (исключительно с целью убедить работодателя).
Если работодатель согласен на предоставление отпуска без сохранения зарплаты данному работнику, то на основании заявления работника также оформляется приказ с указанием основания такого отпуска и его продолжительности (пример см. на рис. 2, с. 21). С приказом работника ознакомляют под роспись. Вместе с тем в Табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П5; утверждена приказом № 489) в строке для отметки условных обозначений видов затрат рабочего времени указывается буквенный код «НА» (цифровой код «18»), а также отмечается количество дней и часов, проведенных работником в данном отпуске.
В Личной карте работника (типовая форма № П2; утверждена приказом № 495/656) делаются отметки в разделе V «ВІДПУСТКИ» с указанием вида отпуска, его периода, даты начала и окончания, основания для предоставления этого вида отпуска.
Особенности начисления выплат
Начисление зарплаты. Отпуск без сохранения зарплаты предполагает, что за дни его предоставления за работником не сохраняется средний заработок (как, например, в случае основного ежегодного отпуска). Поэтому если работник находился в таком отпуске весь месяц, то за такой месяц ему не будет начислена зарплата. Это не будет нарушением законодательства о труде.
Если же работник был в отпуске «за свой счет» часть месяца, то в зависимости от уровня его зарплаты начисленная зарплата может быть меньше минимального размера. И это также не будет нарушением законодательства о труде.
В случае если работник в течение отчетного месяца находился в отпуске «за свой счет» и его зарплата за этот период не превысила суммы предельного дохода, который дает право на применение налоговой социальной льготы в общем случае (в 2013 году — 1610 грн.)*, то при наличии поданного заявления на предоставление НСЛ он имеет право на НСЛ в размере 573,50 грн. (ст. 169 НКУ).
* Показатели для 2013 года приведены в Шпаргалке бухгалтера «Важные цифры 2013 года: налогообложение доходов физлиц» // «БН», 2013, № 3, с. 29.
Количество календарных дней без сохранения заработной платы отражаем в графе 14 таблицы 6 формы № Д4*. На работника заполняем отдельную строку, даже если такой работник весь месяц был в таком отпуске и ему не были начислены выплаты.
* Подробнее см. Тему недели «Как заполнить ежемесячную форму № Д4 по ЕВС» // «БН», 2013, № 5, с. 24.
Расчет средней зарплаты на основании Порядка № 100. В соответствии с абз. 6 п. 2 Порядка № 100 период, на протяжении которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода. В связи с этим при расчете средней зарплаты по Порядку № 100 должны исключаться из расчетного периода дни неоплачиваемого отпуска, предоставляемого как на основании ст. 25 Закона об отпусках (отпуск без сохранения заработной платы, который предоставляется в обязательном порядке), так и на основании ст. 26 Закона об отпусках (отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон). На это указали и представители Минсоцполитики в письме от 26.11.12 г. № 1203/13/841 (см. ком. на с. 10 этого номера).
Если работодатель предоставил отпуск без сохранения зарплаты сверх продолжительности, предусмотренной ст. 25 и ст. 26 Закона об отпусках, то поскольку такие дни отпуска «за свой счет» предоставлены незаконно, они не исключаются из расчета.
Пример 1. Работнику предоставлен ежегодный отпуск с 11 февраля 2013 года на 14 календарных дней. За расчетный период (февраль 2012 года — январь 2013 года) сумма выплат, учитываемая в расчете среднего заработка для расчета отпускных, составила 42000 грн. В течение расчетного периода работник был в отпуске без сохранения зарплаты с 10 сентября 2012 года по 19 сентября 2012 года (10 календарных дней) согласно ст. 25 Закона об отпусках. Рассчитаем сумму отпускных для работника.
Среднюю зарплату для определения отпускных рассчитываем следующим образом:
где В — сумма выплат, начисленных за расчетный период и включаемых в расчет;
366 — количество календарных дней в расчетном периоде (в расчетный период попадает февраль високосного 2012 года);
Пр — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период, согласно ст. 73 КЗоТ;
Обз — количество дней отпуска без сохранения зарплаты в пределах расчетного периода.
Таким образом, сумма начисленных отпускных работнику составит:
где К — количество дней ежегодного отпуска.
Пример 2. Работнику предоставлен ежегодный отпуск с 11 февраля 2013 года на 14 календарных дней. За расчетный период (февраль 2012 года — январь 2013 года) сумма выплат, учитываемая в расчете среднего заработка для расчета отпускных, составила 42000 грн. В течение расчетного периода работник был в отпуске без сохранения зарплаты с 17 августа 2012 года по 29 августа 2012 года (13 календарных дней) согласно ст. 25 Закона об отпусках. На этот период приходится 1 праздничный день — 24 августа. Рассчитаем сумму отпускных для работника.
Среднюю зарплату для определения отпускных рассчитываем следующим образом:
где В — сумма выплат, начисленных за расчетный период, включаемых в расчет;
366 — количество календарных дней в расчетном периоде (в расчетный период попадает февраль високосного 2012 года);
Пр — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период (февраль 2012 года — январь 2013 года), согласно ст. 73 КЗоТ;
Пр1 — количество праздничных/нерабочих дней, которые приходятся на период отпуска без сохранения зарплаты и которые учтены в показателе Пр.
Пример 3. Работник направлен в командировку с 1 февраля по 8 февраля 2013 года (6 рабочих дней). Расчетным периодом для определения среднедневной зарплаты будет декабрь 2012 года — январь 2013 года. Необходимо учесть, что работник также был в отпуске без сохранения зарплаты с 5 декабря 2012 года по 14 декабря 2012 года (10 календарных дней) согласно ст. 25 Закона об отпусках. Зарплата работника за расчетный период составила 5190 грн. Размер дневной зарплаты (ЗП1 день) за февраль составляет 170,00 грн.
Рассчитаем среднедневной заработок работника:
Так как среднедневной заработок за два последних месяца меньше дневной зарплаты (162,19 < 170), то расчет средней зарплаты для расчета командировочных будет следующим:
где К — сумма начисленных командировочных;
Дк— количество дней командировки.
Расчет средней зарплаты на основании Порядка № 1266. В соответствии с п. 14 Порядка № 1266 среднедневная заработная плата рассчитывается путем деления начисленной за расчетный период заработной платы, с которой уплачивались страховые взносы:
— для расчета оплаты дней болезни — на количество отработанных рабочих дней или часов в расчетном периоде. То есть в расчете будет учтено только фактически отработанное время. А поэтому период нахождения в отпуске без сохранения заработной платы не повлияет на размер оплаты;
— для пособия по беременности и родам — на количество календарных дней за расчетный период. При этом их количество за расчетный период уменьшается на календарные дни, не отработанные по уважительным причинам (временная нетрудоспособность, отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и шестилетнего возраста по медицинскому заключению). Таким образом, на неотработанные календарные дни по другим причинам оно не уменьшается. В связи с этим по причине нахождением в отпуске «за свой счет» будет выплачено пособие сравнительно меньшее, чем если бы в расчетный период не попали дни такого отпуска.
Также следует заметить, что, согласно п. 6 ст. 36 Закона № 2240, пособие по временной нетрудоспособности не предоставляется в случае пребывания застрахованного лица в отпуске без сохранения зарплаты. Таким образом, если период нетрудоспособности приходится полностью на время отпуска работника без сохранения зарплаты, такие дни оплате не подлежат.
Если же период нетрудоспособности начинается во время нахождения работника в неоплачиваемом отпуске, а заканчивается в периоде, когда он должен уже работать, в таком случае действуют общие правила по оплате временной нетрудоспособности. Согласно п. 3.15 Инструкции № 455 мы видим, что в списке случаев, когда листок нетрудоспособности не выдается, случай нахождения работника в отпуске «за свой счет» не упоминается. Поэтому на основании выданного листка нетрудоспособности рабочие дни после окончания отпуска, приходящиеся на первые 5 календарных дней временной нетрудоспособности, оплачиваются за счет средств предприятия, а рабочие дни, начиная с 6 календарного дня временной нетрудоспособности, оплачиваются за счет средств Фонда социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности.
В заключение необходимо сказать, что каждый работник имеет право на предоставление ему неоплачиваемого отпуска с гарантией сохранения рабочего места и зарплаты. А любое нарушение прав работника со стороны работодателя расценивается как грубое нарушение трудового законодательства и влечет за собой наложение административных штрафов.
Документы статьи
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755VI.
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. № 322VIII.
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073Х.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96ВР.
Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.01 г. № 2240III.
Приказ № 489 — приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.08 г. № 489.
Приказ № 495/656 — приказ Госкомстата и Минобороны «Об утверждении типовой формы первичного учета № П2 «Личная карточка работника» от 25.12.09 г. № 495/656.
Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.01 г. № 1266.
Инструкция № 455 — Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом МОЗ от 13.11.01 г. № 455.
