БОЛЕЗНЬ РАБОТНИКА
ЗА ГРАНИЦЕЙ:
порядок действий работодателя
На данный момент поездкой за границу, в том числе и рабочей, уже никого не удивишь. Украина активно сотрудничает с иностранными компаниями, поэтому направление в загранкомандировку для многих наших граждан стало обыденностью. Полюбили наши соотечественники и отдых за пределами Украины. Однако тема этой статьи посвящена не совсем приятным моментам. К сожалению, от неприятных ситуаций (болезнь или несчастный случай), следствием которых является временная потеря трудоспособности или даже смерть, никто не застрахован. Печально, когда это происходит в «домашних» условиях, и очень тревожно, когда это случается в чужой стране. Сегодня мы рассмотрим порядок действий работодателя в случае, если его работник заболел за границей, находясь в:
— командировке;
— ежегодном оплачиваемом отпуске;
— отпуске без сохранения заработной платы.
Затронем мы и вопросы выплат в связи со смертью работника за пределами Украины.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Подтверждение болезни
С работником во время поездки может случиться непредвиденное событие (болезнь или несчастный случай), на что мы уже обращали ваше внимание в таких публикациях:
— «Болезнь в отпуске — порядок оплаты дней болезни и отпуска» // «БН», 2009, № 32, с. 16;
— «Продление отпуска в случае болезни работника: расчет отпускных» // «БН», 2012, № 26, с. 45;
— «Болезнь в «чернобыльском» отпуске» // «БН», 2010, № 1, с. 50;
— «Если работник заболел в командировке» //«БН», 2008, № 49, с. 36.
Сделанные в этих консультациях выводы актуальны и сейчас, но в них преимущественно говорится о ситуациях, произошедших в пределах Украины. Мы же сегодня нацелены рассмотреть нюансы происшествий в загранпоездках.
Для бухгалтера любое событие (действие) для того, чтобы проводить необходимые начисления, выплаты, перерасчеты, переносы и т. д., должно быть соответствующим образом оформлено. Если работник заболел, то это должно подтверждаться листком нетрудоспособности, если умер — свидетельством о смерти. Разберемся, какие именно требования предъявляются в данном случае к документам.
В соответствии с п. 1.12 Инструкции № 455 документы, которые удостоверяют временную нетрудоспособность граждан Украины в период их временного пребывания за пределами государства, подлежат обмену на листок нетрудоспособности согласно решению врачебноконсультационной комиссии (ВКК) лечебнопрофилактического заведения по месту жительства или работы в случае:
а) острых заболеваний и травм;
б) обострения хронических заболеваний;
в) беременности и родов;
г) оперативных вмешательств при неотложных состояниях;
ґ) лечения согласно решению комиссии МОЗ Украины по вопросам направления на лечение за границу.
Обмен осуществляется на основании переведенных на государственный язык и нотариально удостоверенных документов, которые подтверждают временную потерю трудоспособности в период нахождения за пределами Украины.
Итак, для того чтобы обменять полученную за границей справку (выписку и т. п.) из лечебного учреждения на «родной» листок нетрудоспособности, такую справку (выписку) нужно перевести на украинский язык и заверить нотариально. В таком случае листок нетрудоспособности будет открыт со дня наступления временной нетрудоспособности и подлежит оплате по правилам, установленным законодательством Украины: первые 5 дней оплачиваются за счет средств работодателя, а с шестого дня — за счет средств ФВПТ. Если работник в это время находился:
— в ежегодном оплачиваемом отпуске, то отпуск либо продлевается на количество дней болезни, либо переносится на другой период (п. 1 ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках). Отпускные в данном случае пересчитываются: за дни болезни начисляются больничные, а ранее начисленная за эти дни сумма отпускных удерживается. Если отпуск продлевается, то за эти дни начисляются отпускные. Причем при переносе отпуска расчетный период для определения среднего заработка берется за последние 12 полных календарных месяцев, предшествующих дате начала перенесенного отпуска.
При продлении отпуска* расчетный период для определения среднего заработка берется за последние 12 полных календарных месяцев, предшествующих дате, с которой продлевается больничный: если дата начала отпуска и дата, с которой он продлевается по окончании болезни, приходятся на разные месяцы, то рассчитывается новый показатель средней зарплаты. Такие разъяснения приведены в консультации начальника отдела организации заработной платы и совершенствования законодательства по оплате труда Минсоцполитики // «БН», 2012, № 26, с. 45;
— в командировке, то за дни болезни начисляются больничные в порядке согласно Порядку № 1266**. Соответственно за эти дни работнику не начисляется заработная плата (в размере не ниже среднего заработка за последние два месяца);
— в отпуске без сохранения зарплаты, то больничные начисляются только со дня, следующего за днем окончания такого неоплачиваемого отпуска. Это следует из требований ст. 36 Закона № 2240 и п. 4 Порядка № 439, которые содержат исчерпывающий перечень случаев, при которых пособие по временной нетрудоспособности и оплата первых 5 дней за счет работодателя не предоставляются (в частности, за период пребывания застрахованного лица в отпуске без сохранения заработной платы, творческом отпуске, дополнительном отпуске в связи с учебой). Заметим, что первые 5 дней, оплачиваемые за счет средств работодателя, отсчитываются с момента наступления временной нетрудоспособности (открытия больничного), а не со дня предполагаемого выхода на работу по окончании отпуска «за свой счет».
* Решение о продлении отпуска оформляется приказом руководителя на основании листка нетрудоспособности работника и его заявления.
** Подробнее о расчете больничных читайте в Теме недели «Больничные: начисление и учет» // «БН», 2011, № 46, с. 31.
Далее заметим, что далеко не всегда заболевшие за границей граждане обменивают выданную им иностранным лечебным учреждением справку (выписку) на листок нетрудоспособности «украинского образца». Здесь обратим внимание на то, что согласно п. 1.8 Инструкции № 455 листок нетрудоспособности (справка) выдается и закрывается в одном лечебнопрофилактическом заведении, кроме случаев долечивания в реабилитационных отделениях санаторнокурортных заведений. При наличии показаний для дальнейшего лечения другим лечебнопрофилактическим заведением выдается новый листок нетрудоспособности (справка) как продолжение предыдущего. При этом выдача и продление документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность, осуществляются только после личного осмотра больного лечащим врачом (фельдшером), о чем делается соответствующая запись в медицинской карте амбулаторного или стационарного больного с обоснованием временной нетрудоспособности (п. 1.7 Инструкции № 455).
Из этого следует, что если по возвращении в Украину временная нетрудоспособность продолжается, в связи с чем работник не может выйти на работу, и при этом он не прибегает к процедуре обмена справки загранобразца на «родной» листок нетрудоспособности, то ему открывают листок нетрудоспособности с момента обращения в лечебное учреждение по месту жительства или месту работы. В таком случае временная нетрудоспособность для целей выплаты пособия по временной нетрудоспособности будет документально подтверждена только с момента открытия листка нетрудоспособности по возвращении в Украину (с этой даты отсчитывается 5 дней, оплачиваемых за счет работодателя). Пособие за период болезни за границей, которая подтверждается только выданными за пределами Украины документами, не выплачивается. Соответственно в таком случае у бухгалтера не будет оснований и для пересчета отпускных или «командировочной» заработной платы за дни болезни работника за границей.
Решение о назначении пособия по временной нетрудоспособности, в том числе при болезни за границей по обменянному листку нетрудоспособности, принимается в общем порядке комиссией (уполномоченным) по социальному страхованию предприятия (письмо Минтруда от 02.08.10 г. № 242/18/15310 // «БН», 2010, № 39, с. 6).
Комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию осуществляет контроль за правильным начислением и своевременной выплатой пособия по временной нетрудоспособности, принимает решение об отказе в назначении данного пособия, рассматривает основания и правильность выдачи листков нетрудоспособности (ст. 50 Закона № 2240). Кроме того, нужно учитывать, что на сегодняшний день действующим законодательством не предусмотрено ограничение какимлибо сроком срока представления документов для назначения пособия по временной нетрудоспособности.
Заметим, что если работник не произведет обмен иностранной справки на «родной» больничный, то это не только лишает его права на выплату пособия за эти дни, но и касается других моментов, сопряженных с болезнью или несчастным случаем за границей (по этому поводу см. раздел «Продление загранкомандировки изза болезни» на с. 40).
Страхование работников
Отправляясь за границу, на отдых или в рабочую поездку, физическое лицо в большинстве случаев является застрахованным. В отношении туристической поездки согласно ст. 16 Закона о туризме страхование туристов (медицинское и от несчастного случая) является обязательным и обеспечивается субъектами туристической деятельности на основе соглашений со страховщиками. Туристы вправе самостоятельно заключать договоры на такое страхование. В этом случае они обязаны заблаговременно подтвердить туроператору или турагенту наличие должным образом заключенного договора страхования.
Что касается рабочих поездок, то для работодателей, применяющих Инструкцию о командировках, согласно ее п.п. «е» п. 7 разд. III в перечень возмещаемых работнику расходов на командировку включены расходы на оплату стоимости страхового полиса жизни или здоровья командированного работника или его гражданской ответственности (в случае использования транспортного средства при осуществлении командировки) при наличии его оригинала с отметкой об уплате страхового платежа, если согласно законам государства, в которое отправляется работник, или государств, территорией которых осуществляется транзитное движение до указанного государства, необходимо осуществить такое страхование.
Причем согласно п. 15 разд. III Инструкции о командировках возмещению подлежат расходы на приобретение страхового полиса, если им покрываются расходы на:
— предоставление скорой и неотложной (экстренной) медицинской помощи страхователю и приобретение необходимых медикаментов;
— перемещение застрахованного лица на территорию Украины для предоставления ему медицинской помощи;
— отправку гроба с телом (урны с прахом) застрахованного лица к месту захоронения на территории Украины и другие связанные с этим расходы;
— обязательное страхование и другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки (в том числе любые сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществлением таких расходов).
Напомним: нормы Инструкции о командировках обязательны для работодателей бюджетной сферы. Что касается обычных работодателей, то они ее применяют на свое усмотрение либо разрабатывают свой внутренний документ, в который могут быть включены и аналогичные нормы Инструкции о командировках. Подробнее см. в Теме недели «Командировки: основные вопросы» // «БН», 2012, № 36, с. 34.
При открытии визы (разрешения на въезд) в страны, с которыми установлен визовый режим, в пакет документов, предъявляемых в консульство той или иной страны, также входит страховка.
Если работник застрахован на период поездки (с участием работодателя или самостоятельно), то при наступлении страхового случая, охватываемого программой страхования, и наличии подтверждающих документов он обращается в страховую компанию за возмещением понесенных расходов и причиненного ущерба.
Работодателя в этой части интересует несколько моментов.
Можно ли сумму платы за страховку включить в налоговые расходы, и не возникает ли объект обложения НДФЛ? Если речь идет о рабочей поездке работника (командировка) за границу, то сумма, перечисляемая страховой компании на обязательное страхование командированных работников (а таковыми являются медицинское страхование и страхование от несчастных случаев), включается в налоговые расходы (п.п. 140.1.7 НКУ) и не включается в налогооблагаемый доход физического лица (абз. «а» п.п. 170.9.2 НКУ). Это подтверждает и Минфин в письме от 18.05.11 г. № 31072500321/12670. При этом такая поездка должна быть соответствующим образом оформлена (см. статью «Загранкомандировки: налоговый и бухгалтерский учет» // «БН», 2012, № 51, с. 25). Расходы, понесенные на страхование, подтверждаются оригиналом страхового полиса.
Если расчеты по возмещению ущерба и понесенных расходов страховой компанией проходят через работодателя. Понятное дело, что если страховой случай наступил во время нахождения работника за границей на отдыхе, то работодатель не имеет никакого отношения к расчетам со страховой компанией: застрахованное лицо самостоятельно обращается в страховую компанию с заявлением о компенсации. Если речь идет о рабочей поездке работника, в ходе которой наступил страховой случай, то может возникнуть ситуация, при которой работодатель принимает решение об оплате дополнительных, непредвиденных расходов (оплата обратного проезда на более позднюю дату в связи с вынужденной задержкой в командировке и т. п.). Дополнительные расходы, вписывающиеся в рамки командировочных и оформленные соответствующим образом, могут быть включены в состав налоговых расходов на основании п.п. 140.1.7 НКУ. При последующем возмещении этих затрат страховой компанией предприятие отражает доходы. Если какието расходы, покрываемые договором страхования, оплачены командированным лицом самостоятельно по месту наступления страхового случая, то при последующем их возмещении страховой компанией через работодателя у последнего не возникают ни налоговые доходы, ни налоговые расходы, так как эти суммы проходят мимо него транзитом (предназначены для выплаты работнику). В отношении НДФЛ заметим, что согласно п.п. 165.1.27 НКУ не включается в налогооблагаемый доход граждан сумма страхового возмещения, полученная налогоплательщиком по договору страхования от страховщикарезидента иного, нежели долгосрочное страхование жизни (в том числе страхование пожизненных пенсий) и негосударственное пенсионное обеспечение. Это правило действует при условии, что факт причинения вреда застрахованному лицу в случае страхового случая должным образом подтвержден*.
* Если застрахованное лицо умирает, сумма страховой выплаты, которая принадлежит выгодополучателям или наследникам, облагается НДФЛ по правилам и ставкам, установленным для налогообложения наследства (выгодополучатель приравнивается к наследнику).
Продление загранкомандировки изза болезни
Отдельно целесообразно остановиться на вопросе продления командировки в связи с болезнью работника за границей, так как здесь есть отличия от внутриукраинских командировок.
Еще раз обратим внимание, что порядок возмещения расходов на командировку «небюджетниками» определяется внутренним документом, где могут быть учтены особые случаи. Как правило, при разработке такого внутреннего документа учитываются положения Инструкции о командировках. Официальные органы в разъяснении того или иного вопроса также опираются на Инструкцию о командировках, поэтому работодателю будет легче отстоять правомерность своих действий, если разработанное им положение о командировках будет согласовываться с требованиями данного документа. Будем опираться на нормы Инструкции о командировках и мы.
Так, направление работника в командировку оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия с указанием срока пребывания такого работника в командировке. При этом срок командировки, который определяется руководителем, не может превышать 60 календарных дней при командировках за границу.
В соответствии с п. 4 разд. III Инструкции о командировках с разрешения руководителя может браться во внимание вынужденная задержка в командировке (в случае заболевания, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника) при наличии подтверждающих документов в оригинале. При этом общий срок командировки не может превышать 60 календарных дней.
Если во время командировки работник заболел, после его возвращения документ о временной нетрудоспособности подлежит обмену в лечебных заведениях по месту жительства или работы на листок нетрудоспособности установленного в Украине образца. Обмен осуществляется на основании переведенных на государственный язык и нотариально удостоверенных документов, которые подтверждают временную потерю трудоспособности в период нахождения за рубежом.
Решение о продолжении срока командировки руководитель принимает по прибытии командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки, которое оформляется соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия.
За время задержки в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы.
Итак, как видим, для того чтобы у работодателя появилось право включить расходы, связанные с вынужденной задержкой работника в командировке, в состав налоговых расходов и соответственно не облагать эти суммы НДФЛ, необходимо произвести обмен справки (выписки), выданной иностранным лечебным учреждением, на листок нетрудоспособности украинского образца. В противном случае эти выплаты превращаются в сверхнормативные командировочные расходы. Если работник не произвел обмен справки (выписки) иностранного лечебного заведения, но при этом работодатель согласен возместить расходы, связанные с продлением командировки (суточные, проживание, проезд и т. п.), то безопасным вариантом является обоснование продления командировки производственной необходимостью, а не болезнью работника.
Кроме того, в Инструкции о командировках предусмотрено ограничение по продолжительности общего срока такой командировки — не более 60 календарных дней. Опять же для бюджетной сферы это ограничение безоговорочно. Для иных работодателей это ограничение рекомендательное, и они могут включить его во внутреннее положение о командировках. Если это будет сделано, то, в случае когда работник изза болезни задерживается в стране командирования сверх этого срока, за дни превышения ни суточные, ни расходы на наем жилого помещения нельзя будет включить в расходы.
Выдача работнику дополнительной суммы средств на одну и ту же командировку может осуществляться в соответствии с решением руководителя предприятия на основании докладной записки командированного работника (факсограммы). Так как в данном случае происходит продление, а не оформление новой командировки, то работнику можно перечислить дополнительные средства без отчетности о предыдущих полученных суммах на эту командировку, что подтверждает и Минфин в письме от 14.03.11 г. № 31180300710/6681.
Что касается срока подачи Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет*, то если командированное лицо не может вовремя его подать по причине продолжающейся нетрудоспособности, следует взять на вооружение п. 7.39 Положения № 637. В нем сказано, что при проверке кассовой дисциплины представление отчетов об использовании средств с нарушением установленных сроков может позволяться лишь в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или при других обстоятельствах, которые имеют документальное подтверждение.
* Обратите внимание: форма этого Отчета с 25.01.13 г. переутверждена приказом МФУ от 05.12.12 г. № 1276 // «БН», 2013, № 5, с. 3.
Смерть работника за границей
Здесь мы хотим поговорить о праве на выплату пособия на погребение, если работник умер находясь за границей.
В соответствии с ч. 4 ст. 51 Закона № 2240 одним из документов, необходимых для получения пособия на погребение за счет средств ФВПТ, является свидетельство о смерти, выданное центральным органом исполнительной власти, реализующим государственную политику в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, исполнительным органом сельского, поселкового или городского (кроме городов областного значения) совета.
Если свидетельство о смерти выдано уполномоченным на это органом другого государства, то, как разъясняется в письме Исполнительной дирекции Севастопольского городского отделения ФВПТ 05.04.12 г. № 0112/483 (со ссылкой на разъяснения Министерства иностранных дел Украины), иностранные официальные документы пользуются доказательной силой официальных документов на территории Украины:
— без какоголибо дополнительного удостоверения, если они составлены на территории государства, с которыми Украина имеет соответствующие двух или многосторонние договоры;
— при условии удостоверения штампом апостиль, если они составлены на территории государств — участников Конвенции. Сначала апостиль проставляется на оригинале документа соответствующим компетентным органом его государствапроисхождения, после чего делается перевод, достоверность которого удостоверяется нотариусом, и подается для проставления апостиля в Министерство юстиции Украины*. Такая двойная процедура проставления апостиля требуется почти всеми государствами — участниками Конвенции;
— при условии наличия консульской легализации, если они составлены на территории государств, с которыми Украина не имеет указанных выше договоров, и на территории Германии, которая выразила несогласие на присоединение Украины к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов.
* Согласно постановлению КМУ «О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» от 18.01.03 г. № 61 полномочия на проставление апостиля в данном случае предоставлены Министерству юстиции Украины. Порядок проставления апостиля приведен на сайте этого Министерства (http://www.minjust.gov.ua).
Поскольку легализация документа всегда имеет целью использование этого документа за рубежом, то следует сделать перевод этого документа на язык страны, куда направляется документ (т. е. на украинский язык).
Наличие свидетельства о смерти, должным образом легализованного в Украине, дает право на выплату пособия на погребение. О порядке легализации читайте в статье «Документы на иностранном языке: придаем юридический статус путем легализации» // «БН», 2011, № 47, с. 36.
В завершение хотим пожелать всем крепкого здоровья и побольше удачи, ведь рассмотренные сегодня ситуации забирают как у работников, так и у бухгалтеров не мало не только физических, но и моральных сил. И не забывайте страховать своих работников во время поездок даже в страны ближнего зарубежья. Незначительные расходы в итоге могут уберечь ваше предприятие от серьезных финансовых потерь.
Документы и сокращения статьи
Конвенция — Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, подписанная 05.10.61 г.
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755IV.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96ВР.
Закон о туризме — Закон Украины «О туризме» от 15.09.95 г. № 324/95ВР.
Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.01 г. № 2240III.
Инструкция о командировках — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу в редакции приказа Минфина Украины от 17.03.11 г. № 362.
Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.01 г. № 1266.
Порядок № 439 — Порядок оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, за счет средств предприятия, учреждения, организации, утвержденный постановлением КМУ от 06.05.01 г. № 439.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.
Инструкция № 455 — Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава Украины от 13.11.01 г. № 455.
ФВПТ — Фонд социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности.
НДФЛ — налог на доходы физических лиц.
