ХВОРОБА ПРАЦІВНИКА
ЗА КОРДОНОМ:
порядок дій роботодавця
На сьогодні поїздкою за кордон, у тому числі й робочою, уже нікого не здивуєш. Україна активно співпрацює з іноземними компаніями, тому направлення у закордонне відрядження для багатьох наших громадян стало повсякденністю. Полюбили наші співвітчизники й відпочинок за межами України. Однак тему цієї статті присвячено не зовсім приємним моментам. На жаль, від виникнення неприємних ситуацій (хвороба або нещасний випадок), наслідком яких є тимчасова втрата працездатності або навіть смерть, ніхто не застрахований. Сумно, коли це відбувається в «домашніх» умовах, і дуже прикро, коли це трапляється в чужій країні. Сьогодні розглянемо порядок дії роботодавця в разі, якщо його працівник захворів за кордоном, перебуваючи у:
— відрядженні;
— щорічній оплачуваній відпустці;
— відпустці «за свій рахунок».
Порушимо також питання виплат у зв’язку зі смертю працівника за межами України.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО, економістаналітик Видавничого будинку «Фактор»
Підтвердження хвороби
Із працівником під час поїздки може статися непередбачена подія (хвороба або нещасний випадок), на що ми вже звертали вашу увагу в таких публікаціях:
— «Хвороба у відпустці — порядок оплати днів хвороби та відпустки» // «БТ», 2009, № 32, с. 16;
— «Продовження відпустки в разі хвороби працівника: розрахунок відпускних» // «БТ», 2012, № 26, с. 45;
— «Хвороба у «чорнобильській» відпустці» // «БТ», 2010, № 1, с. 50;
— «Якщо працівник захворів у відрядженні» // «БТ», 2008, № 49, с. 36.
Зроблені в цих консультаціях висновки актуальні й на сьогодні, але в них переважно йдеться про ситуації, що відбулися в межах України. Ми ж сьогодні маємо на меті розглянути нюанси випадків у закордонних поїздках.
Для бухгалтера будьяку подію (дію), щодо якої потрібно здійснювати необхідні нарахування, виплати, перерахунки, перенесення тощо, має бути відповідним чином оформлено. Якщо працівник захворів, то це має підтверджуватися листком непрацездатності, якщо помер — свідоцтвом про смерть. Розберемося, які саме вимоги висуваються в цьому випадку до документів.
Відповідно до п. 1.12 Інструкції № 455 документи, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян України в період їх тимчасового перебування за межами держави, підлягають обміну на листок непрацездатності згідно з рішенням лікарськоконсультаційної комісії (ЛКК) лікувальнопрофілактичного закладу за місцем проживання або роботи у випадку:
а) гострих захворювань і травм;
б) загострення хронічних захворювань;
в) вагітності та пологів;
г) оперативних втручань при невідкладних станах;
ґ) лікування згідно з рішенням комісії МОЗ України з питань направлення на лікування за кордон.
Обмін здійснюється на підставі переведених на державну мову та нотаріально засвідчених документів, що підтверджують тимчасову втрату працездатності в період перебування за межами України.
Отже, для того щоб обміняти отриману за кордоном довідку (виписку тощо) з лікувальної установи на «рідний» листок непрацездатності, таку довідку (виписку) потрібно перекласти українською мовою та засвідчити нотаріально. У такому разі листок непрацездатності буде відкритий з дня настання тимчасової непрацездатності та підлягатиме оплаті за правилами, установленими законодавством України: перші п’ять днів оплачуються за рахунок коштів роботодавця, а з шостого дня — за рахунок коштів ФТВП. Якщо працівник у цей час перебував:
— у щорічній оплачуваній відпустці, то відпустка або продовжується на кількість днів хвороби, або переноситься на інший період (п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки). Відпускні в цьому випадку перераховуються: за дні хвороби нараховуються лікарняні, а раніше нарахована за ці дні сума відпускних утримується. Якщо відпустка продовжується, то за ці дні нараховуються відпускні. Причому при перенесенні відпустки розрахунковий період для визначення середнього заробітку береться за останні 12 повних календарних місяців, що передують даті початку перенесеної відпустки.
При продовженні відпустки* розрахунковий період для визначення середнього заробітку береться за останні 12 повних календарних місяців, що передують даті, з якої продовжується лікарняний: якщо дата початку відпустки і дата, з якою відпустка продовжується після закінчення хвороби, припадають на різні місяці, то розраховується новий показник середньої зарплати. Такі роз’яснення наведено в консультації начальника відділу організації заробітної плати і вдосконалення законодавства з оплати праці Мінсоцполітики // «БТ», 2012, № 26, с. 45;
— у відрядженні, то за дні хвороби нараховуються лікарняні згідно з Порядком № 1266**. Відповідно за ці дні працівнику не нараховується заробітна плата (у розмірі не нижче середнього заробітку за останні два місяці);
— у відпустці за свій рахунок, то лікарняні нараховуються лише з дня, наступного за днем закінчення такої неоплачуваної відпустки. Це випливає з вимог ст. 36 Закону № 2240 і п. 4 Порядку № 439, які містять вичерпний перелік випадків, коли допомога по тимчасовій непрацездатності та оплата перших п’яти днів за рахунок роботодавця не надаються (зокрема, за період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням). Зауважимо: перші п’ять днів, що оплачуються за рахунок роботодавця, відлічуються з моменту настання тимчасової непрацездатності (відкриття лікарняного), а не з дня передбачуваного виходу на роботу після закінчення відпустки «за свій рахунок».
* Рішення про продовження відпустки оформляється наказом керівника на підставі листка непрацездатності працівника та його заяви.
** Докладніше про розрахунок лікарняних читайте в Темі тижні «Лікарняні: нарахування та облік» // «БТ», 2011, № 46, с. 31.
Далі зазначимо, що далеко не завжди громадяни, які захворіли за кордоном, обмінюють видану їм іноземною лікувальною установою довідку (виписку) на листок непрацездатності «українського зразка». Тут звернемо увагу, що згідно з п. 1.8 Інструкції № 455 листок непрацездатності (довідка) видається та закривається в одному лікувальнопрофілактичному закладі, крім випадків доліковування в реабілітаційних відділеннях санаторнокурортних закладів. За наявності показань для подальшого лікування іншим лікувальнопрофілактичним закладом видається новий листок непрацездатності (довідка) як продовження попереднього. При цьому видача і продовження документів, що засвідчують тимчасову непрацездатность, здійснюються тільки після особистого огляду хворого лікарем (фельдшером), який лікує, про що робиться відповідний запис у медичній картці амбулаторного або стаціонарного хворого з обґрунтуванням тимчасової непрацездатності (п. 1.7 Інструкції № 455).
Із цього випливає таке: якщо після повернення в Україну тимчасова непрацездатність продовжується, у зв’язку з чим працівник не може вийти на роботу, і при цьому він не вдається до процедури обміну довідки закордонного зразка на «рідний» листок непрацездатності, то йому відкривають листок непрацездатності з моменту звернення до лікувальної установи за місцем проживання або місцем роботи. У такому разі тимчасову непрацездатність для цілей виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності буде документально підтверджено лише з моменту відкриття листка непрацездатності після повернення в Україну (з цієї дати відлічуються п’ять днів, що оплачуються за рахунок роботодавця). Допомога за період хвороби за кордоном, яка підтверджується лише виданими за межами України документами, не виплачується. Відповідно в такому разі у бухгалтера не буде підстав і для перерахунку відпускних або «відряджувальної» заробітної плати за дні хвороби працівника за кордоном.
Рішення про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, у тому числі при хворобі за кордоном за обміняним листком непрацездатності, приймається в загальному порядку комісією (уповноваженим) із соціального страхування підприємства (лист Мінпраці від 02.08.10 р. № 242/18/15310 // «БТ», 2010, № 39, с. 6).
Комісія (уповноважений) із соціального страхування здійснює контроль за правильним нарахуванням і своєчасною виплатою допомоги по тимчасовій непрацездатності, приймає рішення про відмову у призначенні цієї допомоги, розглядає підстави та правильність видачі листків непрацездатності (ст. 50 Закону № 2240). Крім того, потрібно враховувати, що на сьогодні чинним законодавством не передбачено обмеження будьяким терміном строку надання документів для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Зауважимо: якщо працівник не здійснить обмін іноземної довідки на «рідний» лікарняний, то це не тільки позбавляє його права на виплату допомоги за ці дні, а й стосується інших моментів, пов’язаних з хворобою або нещасним випадком за кордоном (із цього приводу див. розділ «Продовження закордонного відрядження через хворобу» на с. 40).
Страхування працівників
Вирушаючи за кордон на відпочинок або в робочу поїздку, фізична особа здебільшого є застрахованою. Стосовно туристичної поїздки згідно зі ст. 16 Закону про туризм страхування туристів (медичне та від нещасного випадку) є обов’язковим і забезпечується суб’єктами туристичної діяльності на підставі угод зі страховиками. Туристи мають право самостійно укладати договори на таке страхування. У цьому випадку вони зобов’язані завчасно підтвердити туроператору або турагенту наявність належним чином укладеного договору страхування.
Що стосується робочих поїздок, то для роботодавців, які застосовують Інструкцію про відрядження, згідно з її п.п. «е» п. 7 розділу III до переліку витрат на відрядження, що відшкодовуються працівнику, уключено витрати на оплату вартості страхового полісу життя чи здоров’я відрядженого працівника або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу при здійсненні відрядження) за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу, якщо відповідно до законів держави, до якої направляється працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування.
Причому згідно з п. 15 розділу III Інструкції про відрядження відшкодуванню підлягають витрати на придбання страхового полісу, якщо ним покриваються витрати на:
— надання швидкої та невідкладної (екстреної) медичної допомоги страхувальнику та придбання необхідних медикаментів;
— переміщення застрахованої особи на територію України для надання їй медичної допомоги;
— відправлення труни з тілом (урни з прахом) застрахованої особи до місця поховання на території України та інші пов’язані з цим витрати;
— обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження (у тому числі будьякі збори та податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат).
Нагадаємо: норми Інструкції про відрядження є обов’язковими для роботодавців бюджетної сфери. Що стосується звичайних роботодавців, то вони застосовують ці норми на власний розсуд або розробляють свій внутрішній документ, до якого може бути включено й аналогічні норми Інструкції про відрядження. Докладніше див. у Темі тижня «Відрядження: основні питання» // «БТ», 2012, № 36, с. 34.
При відкритті візи (дозволу на в’їзд) до країн, з якими встановлено візовий режим, до пакета документів, що надаються до консульства тієї чи іншої країни, також входить страховка.
Якщо працівника застраховано на період поїздки (за участі роботодавця або самостійно), то при настанні страхового випадку, що охоплюється програмою страхування, та наявності підтверджуючих документів він звертається до страхової компанії за відшкодуванням понесених витрат і заподіяної шкоди.
Роботодавця в цій частині цікавлять кілька моментів.
Чи можна суму плати за страховку включити до податкових витрат і чи не виникає об’єкт обкладення ПДФО? Якщо йдеться про робочу поїздку працівника (відрядження) за кордон, то сума, що перераховується страховій компанії на обов’язкове страхування відряджених працівників (а такими є медичне страхування та від нещасних випадків), уключається до податкових витрат (п.п. 140.1.7 ПКУ) і не включається до оподатковуваного доходу фізичної особи (абз. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ). Це підтверджує і Мінфін у листі від 18.05.11 р. № 31072500321/12670. При цьому таку поїздку має бути відповідним чином оформлено (див. статтю «Закордонні відрядження: податковий та бухгалтерський облік» // «БТ», 2012, № 51, с. 25). Витрати, понесені на страхування, підтверджуються оригіналом страхового полісу.
Якщо розрахунки щодо відшкодування шкоди та понесених витрат страховою компанією проходять через роботодавця. Зрозуміло: якщо страховий випадок настав під час перебування працівника за кордоном на відпочинку, то роботодавець ніяк не причетний до розрахунків зі страховою компанією: застрахована особа самостійно звертається до страхової компанії із заявою про компенсацію. Якщо йдеться про робочу поїздку працівника, під час якої настав страховий випадок, то може виникнути ситуація, коли роботодавець приймає рішення про оплату додаткових, непередбачених витрат (оплата зворотного проїзду на пізнішу дату у зв’язку з вимушеною затримкою у відрядженні тощо). Додаткові витрати, що вписуються в межі відряджувальних та оформлені відповідним чином, може бути включено до складу податкових витрат на підставі п.п. 140.1.7 ПКУ. При подальшому відшкодуванні цих витрат страховою компанією підприємство відображає доходи. Якщо будьякі витрати, що покриваються договором страхування, сплачено відрядженою особою самостійно за місцем настання страхового випадку, то при подальшому їх відшкодуванні страховою компанією через роботодавця в останнього не виникають ані податкові доходи, ані податкові витрати, оскільки ці суми проходять повз нього транзитом (призначені для виплати працівнику). Стосовно ПДФО зауважимо, що згідно з п.п. 165.1.27 ПКУ не включається до оподатковуваного доходу громадян сума страхового відшкодування, отримана платником податків за договором страхування від страховикарезидента іншого, ніж довгострокове страхування життя (у тому числі страхування довічних пенсій) і недержавне пенсійне забезпечення. Це правило діє за умови, що факт заподіяння шкоди застрахованій особі в разі страхового випадку належним чином підтверджено*.
* Якщо застрахована особа вмирає, сума страхової виплати, що належить вигодоотримувачам або спадкоємцям, обкладається ПДФО за правилами і ставками, установленими для оподаткування спадщини (вигодоотримувач прирівнюється до спадкоємця).
Продовження закордонного відрядження через хворобу
Окремо доцільно зупинитися на питанні продовження відрядження у зв’язку з хворобою працівника за кордоном, оскільки тут існують відмінності від внутрішньоукраїнських відряджень.
Ще раз звернемо увагу, що порядок відшкодування витрат на відрядження «небюджетниками» визначається внутрішнім документом, де може бути враховано особливі випадки. Як правило, при розробленні такого внутрішнього документа орієнтуються на норми Інструкції про відрядження. Офіційні органи в роз’ясненні того чи іншого питання також спираються на норми Інструкції про відрядження, тому роботодавцю легше відстояти правомірність своїх дій, якщо розроблене ним положення про відрядження погоджуватиметься з вимогами цього документа. Спиратимемося на норми Інструкції про відрядження й ми.
Так, направлення працівника у відрядження оформляється наказом (розпорядженням) керівника підприємства із зазначенням строку перебування такого працівника у відрядженні. При цьому строк відрядження, що визначається керівником, не може перевищувати 60 календарних днів при відрядженнях за кордон.
Відповідно до п. 4 розділу III Інструкції про відрядження з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, що не залежать від працівника) за наявності підтверджуючих документів в оригіналі. При цьому загальний строк відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.
Якщо під час відрядження працівник захворів, після його повернення документ про тимчасову непрацездатність підлягає обміну в лікувальних закладах за місцем проживання або роботи на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка. Обмін здійснюється на підставі перекладених на державну мову і нотаріально засвідчених документів, що підтверджують тимчасову втрату працездатності в період перебування за кордоном.
Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яка оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
За час затримки у відрядженні без поважних причин працівнику не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.
Отже, як бачимо, для того щоб у роботодавця з’явилося право включити витрати, пов’язані з вимушеною затримкою працівника у відрядженні, до складу податкових витрат і відповідно не обкладати ці суми ПДФО, необхідно здійснити обмін довідки (виписки), виданої іноземною лікувальною установою, на листок непрацездатності українського зразка. Інакше ці виплати перетворюються на наднормативні витрати на відрядження. Якщо працівник не здійснив обмін довідки (виписки) іноземного лікувального закладу, але при цьому роботодавець згоден відшкодувати витрати, пов’язані з продовженням відрядження (добові, проживання, проїзд тощо), то безпечним варіантом є обґрунтування продовження відрядження виробничою необхідністю, а не хворобою працівника.
Крім того, в Інструкції про відрядження передбачено обмеження щодо тривалості загального строку такого відрядження — не більше 60 календарних днів. Знову ж таки для бюджетної сфери це обмеження є беззастережним. Для інших роботодавців це обмеження є рекомендаційним, і вони можуть уключити його до норм внутрішнього положення про відрядження. Якщо це буде зроблено, то коли працівник через хворобу затримується в країні відряджання понад цей строк, за дні перевищення ні добові, ні витрати на наймання житлового приміщення не можна буде включити до витрат.
Видача працівнику додаткової суми коштів на те саме відрядження може здійснюватися відповідно до рішення керівника підприємства на підставі доповідної записки відрядженого працівника (факсограми). Оскільки в цьому випадку відбувається продовження, а не оформлення нового відрядження, то працівнику можна перерахувати додаткові кошти без звітування про попередні отримані суми на це відрядження, що підтверджує і Мінфін у листі від 14.03.11 р. № 31180300710/6681.
Що стосується строку подання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт*, то в разі якщо відряджена особа не може вчасно його подати внаслідок непрацездатності, що триває, слід узяти на озброєння п. 7.39 Положення № 637. Тут зазначено, що при перевірці касової дисципліни подання звітів про використання коштів з порушенням установлених строків може дозволятися тільки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин, що мають документальне підтвердження.
* Зверніть увагу: форму цього Звіту з 25.01.13 р. перезатверджено наказом МФУ від 05.12.12 р. № 1276 // «БТ», 2013, № 5, с. 3.
Смерть працівника за кордоном
Тут ми хочемо поговорити про право на виплату допомоги на поховання в разі, якщо працівник помер, перебуваючи за кордоном.
Відповідно до ч. 4 ст. 51 Закону № 2240 одним із документів, необхідних для отримання допомоги на поховання за рахунок коштів ФТВП, є свідоцтво про смерть, видане центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, виконавчим органом сільської, селищної або міської (крім міст обласного значення) ради.
Якщо свідоцтво про смерть видано уповноваженим на це органом іншої держави, то, як роз’яснюється в листі Виконавчої дирекції Севастопольського міського відділення ФТВП від 05.04.12 р. № 0112/483 (з посиланням на роз’яснення Міністерства закордонних справ України). іноземні офіційні документи мають доказову силу офіційних документів на території України:
— без жодного додаткового посвідчення, якщо їх складено на території держав, з якими Україна має відповідні дво чи багатосторонні договори;
— за умови посвідчення штампом апостиль, якщо їх складено на території держав — учасників Конвенції. Спочатку апостиль проставляється на оригіналі документа відповідним компетентним органом держави його походження, після чого робиться переклад, достовірність якого засвідчується нотаріусом, і подається для проставляння апостиля до Міністерства юстиції України*. Така подвійна процедура проставляння апостиля вимагається майже всіма державами — учасниками Конвенції;
— за умови наявності консульської легалізації, якщо їх складено на території держав, з якими Україна не має зазначених вище договорів, і на території Німеччини, яка висловила незгоду на приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.
* Згідно з постановою КМУ «Про надання повноважень на проставляння апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 18.01.03 р. № 61 повноваження на проставляння апостиля в цьому випадку надано Міністерству юстиції України. Порядок проставляння апостиля наведено на сайті цього Міністерства (http://www.minjust.gov.ua).
Оскільки легалізація документа завжди має на меті використання цього документа за кордоном, то слід зробити переклад цього документа мовою країни, куди надсилається документ (тобто українською мовою).
Наявність свідоцтва про смерть, належним чином легалізованого в Україні, дає право на виплату допомоги на поховання. Про порядок легалізації читайте у статті «Документи іноземною мовою: надаємо юридичного статусу шляхом легалізації» // «БТ», 2011, № 47, с. 36.
На завершення хочемо побажати всім міцного здоров’я та побільше удачі, адже розглянуті сьогодні ситуації забирають як у працівників, так і у бухгалтерів чимало і фізичних, і моральних сил. І не забувайте страхувати своїх працівників під час поїздок, навіть до країн ближнього зарубіжжя. Незначні витрати в підсумку можуть уберегти ваше підприємство від серйозних фінансових втрат.
Документи і скорочення статті
Конвенція — Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, підписана 05.10.61 р.
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.10 р. № 2755IV.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96ВР.
Закон про туризм — Закон України «Про туризм» від 15.09.95 р. № 324/95ВР.
Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.01 р. № 2240III.
Інструкція про відрядження — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон в редакції наказу Мінфіну від 17.03.11 р. № 362.
Порядок № 1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.01 р. № 1266.
Порядок № 439 — Порядок оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів підприємства, установи, організації, затверджений постановою КМУ від 06.05.01 р. № 439.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.
Інструкція № 455 — Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13.11.01 р. № 455.
ФТВП — Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.
ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.
