Если у наемного работника частного предпринимателя меняется фамилия
Наемная работница физического лица — предпринимателя вышла замуж и поменяла фамилию, о чем предоставила копии таких документов: свидетельства о браке, паспорта с новой фамилией и обновленной учетной карточки физического лица — плательщика налогов. Какие действия в связи с этим нужно произвести предпринимателю: какие службы уведомить, как заполнять отчетность?
(г. Харьков)
Вносим запись в трудовой договор и в трудовую книжку. Согласно п. 2.13 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцполитики от 29.07.93 г. № 58 (далее — Инструкция № 58), изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчеств и т. п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
Как видим, соответствующую запись в трудовой книжке может сделать только работодатель-предприятие. Несмотря на то что в настоящее время среди работодателей немалую долю занимают физические лица — предприниматели, которые имеют такие же права и обязательства по трудовому законодательству, как и работодатели — юридические лица, некоторые отличия существуют до сих пор.
Итак, частный предприниматель не вносит в трудовую книжку работницы запись об изменении фамилии (это сделает центр занятости).
Вносить изменения в трудовой договор с работницей, зарегистрированный в центре занятости, тоже не нужно, так как этого не требует Порядок регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, которое использует наемный труд, утвержденный приказом Минтруда от 08.06.01 г. № 260. При расторжении трудового договора с работницей центру занятости необходимо будет предоставить копию свидетельства о браке, удостоверяющего смену фамилии работницы.
С момента предоставления работницей документов о смене фамилии все первичные документы предпринимателя, в которых указываются данные работницы (ведомость о выплате зарплаты, Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и др.), оформляются на новую фамилию работницы.
Форма № 1ДФ. Ввиду того что регистрационный номер учетной карточки работницы не меняется, смена фамилии не влияет на порядок заполнения Налогового расчета по ф. № 1ДФ, поскольку в этом отчете Ф. И. О. работницы не отражаются.
Отчетность по ЕВС. В отчетности по ЕВС (ф. № Д4) до недавнего времени при изменении фамилии, имени, отчества работника требовалось заполнение таблицы 5 данного приложения. Однако последними изменениями в форму и порядок составления отчетности по ЕВС, внесенными постановлением правления ПФУ от 10.12.12 г. № 24-1*, основания для заполнения таблицы 5 приложения 4 изменены. Теперь оно составляется в таких случаях (обновленный п. 4.8 Порядка № 22-2**):
— был заключен или расторгнут трудовой договор (гражданско-правовой договор, кроме гражданско-правового договора, заключенного с физическим лицом — предпринимателем, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) отвечают видам деятельности, указанным в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей) с застрахованным лицом;
— был заключен или расторгнут трудовой договор с застрахованным лицом, которое трудоустроено на новое рабочее место;
— лицу предоставлен отпуск для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста;
— лицу предоставлен отпуск по беременности и родам.
* Изменения вступили в силу с 15.01.13 г. (см. ком. «Изменения к Порядку № 22-2: ПФУ обновил формы всех отчетов по ЕВС и сократил срок подачи годового отчета для предпринимателей» // «БН», 2013, № 2, с. 4).
** Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления ПФУ от 08.10.10 г. № 22-2.
Таким образом, из п. 4.8 Порядка № 22-2 исключено такое основание для подачи ф. № Д4, как изменения в Ф. И. О. или в номере работника.
В случае когда по данным страхователя в течение отчетного периода не были зафиксированы факты заключения и расторжения трудовых соглашений (гражданско-правового договора), таблица 5 приложения 4 не формируется и не подается в орган Пенсионного фонда.
Эти изменения нужно учитывать при составлении отчетности по ЕВС по ф. № Д4 за январь 2013 года.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО