Якщо у найманого працівника приватного підприємця змінюється прізвище
Наймана працівниця фізичної особи — підприємця вийшла заміж та змінила прізвище, про що надала копії таких документів: свідоцтва про одруження, паспорта з новим прізвищем та оновленої облікової картки фізичної особи — платника податків. Які дії у зв’язку з цим потрібно виконати підприємцю: які служби повідомити, як заповнювати звітність?
(м. Харків)
Уносимо запис до трудового договору і до трудової книжки. Згідно з п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцполітики від 29.07.93 р. № 58 (далі — Інструкція № 58), зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові й дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про одруження, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові тощо) та з посиланням на номер і дату цих документів. Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище чи ім’я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки та засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Як бачимо, відповідний запис у трудовій книжці може здійснити лише роботодавець — підприємство. Незважаючи на те, що сьогодні серед роботодавців чимало фізичних осіб — підприємців, які мають такі самі права та обов’язки за трудовим законодавством, як і роботодавці — юридичні особи, деякі відмінності існують і досі.
Отже, приватний підприємець не вносить до трудової книжки працівниці запис про зміну прізвища (це зробить центр зайнятості).
Уносити зміни до трудового договору з працівницею, зареєстрованою в центрі зайнятості, теж не потрібно, оскільки цього не вимагає Порядок реєстрації трудового договору між працівником та фізичною особою, яка використовує найману працю, затверджений наказом Мінпраці від 08.06.01 р. № 260. При розірванні трудового договору з працівницею центру зайнятості необхідно буде надати копію свідоцтва про одруження, що засвідчує зміну прізвища працівниці.
З моменту надання працівницею документів про зміну прізвища всі первинні документи підприємця, в яких зазначаються дані працівниці (відомість про виплату зарплати, Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, тощо), оформляються на нове прізвище працівниці.
Форма № 1ДФ. Оскільки реєстраційний номер облікової картки працівниці не змінюється, зміна прізвища не впливає на порядок заповнення Податкового розрахунку за ф. № 1ДФ, бо в цьому звіті П. І. Б. працівниці не відображається.
Звітність з ЄВС. У звітності з ЄВС (ф. № Д4) донедавна при зміні прізвища, імені, по батькові працівника потрібне було заповнення таблиці 5 цього додатка. Однак останніми змінами до форми та порядку складання звітності з ЄВС, унесеними постановою правління ПФУ від 10.12.12 р. № 24-1*, підстави для заповнення таблиці 5 додатка 4 змінено. Тепер він складається в таких випадках (оновлений п. 4.8 Порядку № 22-2**):
— було укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою — підприємцем, якщо роботи, що виконуються (послуги, що надаються), відповідають видам діяльності, зазначеним у виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб, — підприємців) із застрахованою особою;
— було укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яку працевлаштовано на нове робоче місце;
— особі надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку;
— особі надано відпустку по вагітності та пологах.
* Зміни набрали чинності з 15.01.13 р. (див. ком. «Зміни до Порядку № 22-2: ПФУ оновив форми всіх звітів з ЄВС та скоротив строк подання річного звіту для підприємців» // «БТ», 2013, № 2, с. 4).
** Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.10 р. № 22-2.
Таким чином, із п. 4.8 Порядку № 22-2 виключено таку підставу для подання ф. № Д4, як зміни у П. І, Б. або в номері працівника.
У разі коли за даними страхувальника протягом звітного періоду не було зафіксовано фактів укладення та розірвання трудових угод (цивільно-правового договору), таблиця 5 додатка 4 не формується і не подається до органу Пенсійного фонду.
Ці зміни потрібно враховувати при складанні звітності з ЄВС за ф. № Д4 за січень 2013 року.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО
