Отчеты в центр занятости (формы № 3-ПН, № 4-ПН): порядок заполнения обновленных форм

ОТЧЕТЫ В ЦЕНТР ЗАНЯТОСТИ (ФОРМЫ № 3-ПН, № 4-ПН):

порядок заполнения обновленных форм

С 1 января 2013 года вступил в силу новый Закон о занятости. В этой связи с начала года Кабмин и Минсоцполитики приняли ряд подзаконных документов. Не так давно Минсоцполитики обновило формы отчетов о наличии вакантных мест (форма № 3-ПН) и о массовом высвобождении работников (форма № 4-ПН). Об их заполнении и о том, когда их нужно подавать, мы расскажем в сегодняшней статье.

Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua

Какие отчеты необходимо подавать в центр занятости с 2013 года?

С 2013 года необходимость подачи какой-либо отчетности в центр занятости предусматривают два закона.

Во-первых, это Закон о занятости, п. 4 ч. 3 ст. 50 которого предусмотрена обязанность работодателя подавать в центр занятости информацию о:

— спросе на рабочую силу (вакансии);

— запланированном массовом высвобождении работников в связи с изменениями в организации производства и труда, в том числе ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятий, учреждений, организаций, сокращением численности или штата работников предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности, вида деятельности и хозяйствования за 2 месяца до высвобождения.

Кроме того, работодатели должны также информировать центр занятости о трудоустройстве в пределах квоты граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству (ч. 3 ст. 14 Закона о занятости), а посредники в трудоустройстве и субъекты, которые нанимают работников для других работодателей, — и о трудоустроенных ими физлицах (п. 4 ч. 4 ст. 36 Закона о занятости).

Во-вторых, это Закон № 1533, согласно п. 2 ч. 2 ст. 35 которого предусмотрена обязанность работодателей подавать сведения о:

— принятых работниках (подавались и до 01.01.13 г.);

— размере заработной платы и об использовании рабочего времени работников (добавлено с 01.01.13 г.).

Ниже в таблице мы приведем перечень отчетов, которые требует подавать в центр занятости с 2013 года законодательство о занятости, и ответственность за их неподачу на данный момент.

Правила подачи отчетности в центр занятости,
связанной с приемом и увольнением работников

Порядок заполнения и подачи формы № 3-ПН (вакансии)

Необходимость подавать работодателям отчет по форме № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» предусмотрена п. 4 ч. 3 ст. 50 Закона о занятости. Во исполнение данной нормы форма этого отчета в настоящее время утверждает приказ № 316.

Обновленная форма № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» по содержанию отличается от своей предшественницы — формы № 3-ПН «Звіт про наявність вакансій», которая, в свою очередь, утрачивает силу со вступлением в силу обновленной формы (п. 2 приказа № 316).

Назовем основные правила подачи формы № 3-ПН.

Правило 1. Подаем форму № 3-ПН в случае, когда у работодателя есть спрос на рабочую силу (вакансии). Если вакансии нет, то отчет подавать не нужно.

Определение вакансии берем из п. 3 ч. 1 ст. 1 Закона о занятости (п. 1.2 Порядка подачи ф. № 3-ПН): вакансия — это свободная должность (рабочее место), на которую может быть трудоустроено лицо.

Срок для подачи — не позднее 10 рабочих дней с даты открытия вакансии. Перенос срока в случае, когда последний день подачи приходится на выходной, праздничный или нерабочий, не предусмотрен.

Датой открытия вакансии является (п. 2.1 Порядка подачи ф. № 3-ПН):

1) следующий день после создания рабочего места. При этом согласно п. 20 ч. 1 ст. 1 Закона о занятости под рабочим местом понимают место (помещение), на котором работник постоянно или временно находится в процессе трудовой деятельности и которое определено, в частности, на основании трудового договора (контракта).

Пример 1. В связи с увеличением объема работ на предприятии введена дополнительная должность бухгалтера на участок учета ТМЦ. В связи с этим 15.07.13 г. внесены изменения в штатное расписание предприятия. В данном случае предприятие должно подать форму № 3-ПН не позднее 29.07.13 г. — датой открытия вакансии является 16.07.13 г. Пример заполнения формы для данного примера см. на рис. 1 (с. 39);

2) следующий день после прекращения трудовых отношений с работником, рабочее место которого становится вакантным.

Пример 2. 15.07.13 г. с должности секретаря уволен работник. В данном случае предприятие должно подать форму № 3-ПН не позднее 29.07.13 г. — датой открытия вакансии является 16.07.13 г.;

3) дата, начиная с которой может быть заключен трудовой договор с наемным работником.

Рис. 1. Пример заполнения формы № 3-ПН (к примеру 1)

Таким образом, отчет по форме № 3-ПН нужно подавать, если в штатном расписании есть незаполненная должность. И еще — форму № 3-ПН, на наш взгляд, следует подавать единоразово в случае возникновения вакансии.

Правило 2. Форму № 3-ПН заполняют работодатели. Термин «работодатели» согласно п. 1.2 Порядка подачи ф. № 3-ПН употребляется в значении, приведенном в Законе об организации работодателей и в Законе о ЕВС. При этом согласно ч. 1 ст. 1 Закона об организации работодателей работодателями являются юрлица (предприятие, учреждение, организация), а также предприниматели, использующие наемный труд. А вот в Законе о ЕВС понятие работодателей шире и включает не только юрлиц, а также предпринимателей, использующих наемный труд, но и самозанятых лиц и других физлиц, которые используют наемных лиц (нотариусы, адвокаты и пр.).

А поэтому, на наш взгляд, логично, что форму № 3-ПН должны заполнять и подавать все, кто использует наемный труд, в том числе и самозанятые лица. Однако на практике не исключено, что круг подаваемых субъектов сузится, ввиду того что нет ответственности за ее неподачу (об этом далее). Тем более, что в самой форме также названы только предприятия и предприниматели, которые используют наемный труд, а самозанятые лица не упоминаются.

Правило 3. Форму № 3-ПН (после раздела I «Основні дані про вакансії») подписывает руководитель (собственник) предприятия или предприниматель, использующий труд наемных работников, с указанием фамилий, инициалов и дат составления отчета (п. 3.3 Порядка подачи ф. № 3-ПН). Указываются номера телефона, факса и адрес электронной почты предприятия (организации, учреждения) или физического лица — предпринимателя.

А вот раздел II «Характеристики вакансії(й) та вимоги до претендента(ів)» подписывает исполнитель, с указанием своих фамилии, инициалов (п. 3.2 Порядка подачи ф. № 3-ПН).

Правило 4. Форму № 3-ПН работодатели подают в территориальный орган Государственной службы занятости Украины в городах Киеве и Севастополе, районе, городе, районе в городе независимо от местонахождения (п. 1.3 Порядка подачи ф. № 3-ПН). С учетом такой формулировки, на наш взгляд, форму № 3-ПН работодатель может подать в любой ближайший центр занятости (вероятно, в ближайший к фактическому месту работы будущего работника). А вот форму № 4-ПН работодатель подает по месту регистрации плательщиком ЕВС (п. 3 Порядка подачи ф. № 4-ПН).

Что касается ответственности за неподачу, несвоевременную подачу или за неправильное заполнение формы № 3-ПН, то ее нет. Не предусмотрена ответственность ни в Законе о занятости, которым и прописана необходимость подачи такого отчета, ни в КоАП. Так, согласно ст. 165³ КоАП админштраф может быть применен к должностным лицам предприятий и физическим лицам, использующим наемный труд, за:

— нарушение порядка использования средств общеобязательного государственного социального страхования на случай безработицы;

— несвоевременный или неполный их возврат;

— несвоевременное представление или непредставление определенных Законом № 1533 сведений;

— представление недостоверных сведений об использовании средств общеобязательного государственного социального страхования на случай безработицы.

Как видим, как и в пору подачи старой формы № 3-ПН*, ответственность предусмотрена только в случае непредоставления сведений, предусмотренных для работодателя Законом № 1533, а не Законом о занятости. Но в случае с формой № 3-ПН указанные в ней данные подаются согласно Закону о занятости, а не Закону № 1533. Этим и объясняется отсутствие ответственности за ее неподачу или несвоевременную подачу.

* Об этом мы писали в статье «Отчеты в Центр занятости: о вакансиях, принятых и уволенных работниках» // «БН», 2011, № 29, с. 28.

Таким образом, по сути, подача формы № 3-ПН — дело добровольное. Однако для работодателя в ее подаче имеются свои плюсы. Так, центр занятости сможет подобрать работодателю нужного работника. Кроме того, без подачи формы № 3-ПН нельзя будет подать документы для получения разрешения на трудоустройство иностранца (п. 4 Порядка № 437 // «БН», 2013, № 26, с. 5).

Ничего не сказано в Порядке подачи ф. № 3-ПН о способах подачи отчета. Поэтому, на наш взгляд, ее можно подать как лично, так и по почте или электронным способом. Формировать отчет целесообразно в двух экземплярах (один отчет — в центр занятости, второй — оставляем себе, на нем проставляется отметка о получении).

Правила заполнения граф формы № 3-ПН подробно описаны в Порядке подачи ф. № 3-ПН (см. с. 23 приложения «Документы»). Не стоить забывать об общих правилах заполнения отчетов, в том числе формы № 3-ПН: вносите записи на украинском языке, шариковой ручкой синими (черными) чернилами или в печатном виде, без помарок и исправлений, пустые ячейки и поля прочеркивайте.

Обратите внимание: название профессии (должности) в форме № 3-ПН следует указывать согласно Классификатору профессий (п.п. 2.2.1 Порядка подачи ф. № 3-ПН).

Наглядный пример заполнения формы № 3-ПН приведен на рис. 1 (с. 39).

Следует заметить, что раздел II формы № 3-ПН «Характеристики вакансії(й) та вимоги до претендента(ів)» заполняется не всегда, а только:

во-первых, когда работника работодатель планирует трудоустроить при содействии центра занятости (в графе 5 раздела I указано «Да»). Поэтому здесь и приводится детальное описание вакансии. Если работодатель сам планирует искать работника (в графе 5 раздела I указано «Ні»), то этот раздел II не заполняется и в составе отчета не подается;

во-вторых, раздел II составляется по каждой вакансии, т. е. отдельно заполняется страничка с разделом II для каждой записи в разделе I.

Таким образом, в составе формы № 3-ПН должно быть столько разделов II, сколько записей внесено в графе А «№ з/п» раздела I, по которым в графе 5 указано «Да».

В разделе II работодатель, помимо заполнения полей с прописанными требованиями к кандидату, в пункте 14 может указать в произвольной форме свои требования к дополнительным умениям, знаниям и навыкам работника (например: навыки работы с компьютером; владение языками (указывается язык); уровень владения языками (свободный, разговорный), наличие водительского удостоверения (с указанием категории) и проч.).

Порядок заполнения и подачи формы № 4-ПН (массовое высвобождение)

Необходимость подавать работодателям отчет по форме № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» предусмотрена п. 4 ч. 3 ст. 50 Закона о занятости. Во исполнение данной нормы форму этого отчета в настоящее время утверждает приказ № 317.

Обновленная форма № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» по содержанию значительно проще своей предшественницы — формы № 4-ПН (план) «Звіт про заплановане вивільнення працівників», которая, в свою очередь, утрачивает силу со вступлением в силу приказа № 316 (п. 2 приказа № 316). Кроме того, напомним, что до 01.01.13 г., помимо подачи формы № 4-ПН (план), работодатели должны были подавать также и форму № 4-ПН (факт) «Звіт про фактичне вивільнення працівників». Но со вступлением в силу обновленного Закона о занятости (с 01.01.13 г.) подавать форму № 4-ПН (факт) уже не нужно — важно своевременно подать форму № 4-ПН.

Назовем основные правила подачи формы № 4-ПН.

Правило 1. Подаем форму № 4-ПН в случае, когда планируется массовое высвобождение работников в связи с изменениями в организации производства и труда, в том числе в связи с ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятий, учреждений и организаций, сокращением численности либо штата работников предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности, вида деятельности и хозяйствования. То есть, как и ранее, форму № 4-ПН подаем, когда планируем увольнять работников на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ.

В то же время, в отличие от предыдущей практики подачи аналогичного отчета, теперь форму № 4-ПН подаем не в любом случае увольнения на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ, а только когда речь идет о массовом высвобождении работников.

Понятие массового высвобождения работников для целей Закона о занятости приведено в ст. 48 (п. 4 Порядка подачи ф. № 4-ПН). Под массовым высвобождением по инициативе работодателя (кроме случая ликвидации юридического лица) понимается одноразовое или в течение:

1) 1 месяца:

высвобождение 10 и более работников на предприятии, в учреждении и организации с численностью от 20 до 100 работников;

высвобождение 10 и более процентов работников на предприятии, в учреждении и организации с численностью от 101 до 300 работников;

2) 3 месяцев — высвобождение 20 % и более работников на предприятии, в учреждении и организации независимо от численности работников.

О планируемом увольнении работников на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ на предприятии должен быть издан приказ, с которым ознакамливают увольняемых работников. Дату этого приказа указываем в графе 3 формы № 4-ПН (п. 8 Порядка подачи ф. № 4-ПН).

Правило 2. Форму № 4-ПН подают предприятия, учреждения, организации (п. 3 Порядка подачи ф. № 4-ПН). То есть от подачи освобождены предприниматели и самозанятые лица, даже если они увольняют своих работников и это увольнение носит характер массового высвобождения.

Правило 3. Срок для подачи формы № 4-ПН — не позднее чем за 2 месяца до высвобождения работников (п. 3 Порядка подачи ф. № 4-ПН). В данном случае, на наш взгляд, 2-месячный срок следует привязывать к самой ранней дате начала массового высвобождения работников, если высвобождение происходит не в один день.

Обратите внимание: перенос срока в случае, когда последний день подачи приходится на выходной, праздничный или нерабочий, не пре-дусмотрен.

Пример 3. На предприятии, на котором работает 50 человек, в сентябре 2013 года планируется закрытие линии по производству макаронных изделий. В связи с этим в сентябре 2013 года планируется уволить на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ работников в такой очередности: 20.09.13 г. — 6 человек; 27.09.13 г. — 5 человек (всего 11 человек). В данном случае согласно ст. 48 Закона о занятости речь идет о массовом высвобождении работников — за один месяц (сентябрь) на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ на предприятии с численностью от 20 до 100 работников (фактически — 50 человек) планируется уволить более 10 работников (фактически — 11 человек). Поскольку дата первого увольнения — 20.09.13 г., форму № 4-ПН нужно подать не позднее 19.07.13 г. Пример заполнения формы для данного примера см. на рис. 2 (с. 41).

Рис. 2. Пример заполнения формы № 4-ПН (к примеру 3)

Правило 4. Форму № 4-ПН подписывает руководитель (собственник) предприятия. Указываем фамилию, инициалы и дату составления отчета, номера телефона, факса и адрес электронной почты предприятия.

Правило 5. Форму № 4-ПН предприятия подают в территориальный орган Государственной службы занятости Украины в городах Киеве и Севастополе, районе, городе, районе в городе по месту регистрации в качестве плательщика ЕВС (п. 3 Порядка подачи ф. № 4-ПН). То есть, в отличие от формы № 3-ПН, форму № 4-ПН нужно подавать по месту регистрации плательщиком ЕВС, а не в любой центр занятости на выбор предприятия.

Правила заполнения граф формы № 4-ПН описаны в Порядке подачи ф. № 4-ПН (см. с. 27 приложения «Документы»). Обратите внимание: название профессии (должности) в форме № 4-ПН следует указывать согласно Классификатору профессий (п. 6 Порядка подачи ф. № 4-ПН).

Как и при заполнении формы № 3-ПН, советуем использовать общие правила заполнения отчетов: на украинском языке, шариковой ручкой синими (черными) чернилами или в печатном виде, без помарок и исправлений, пустые ячейки и поля прочеркиваем.

Наглядный пример заполнения формы № 4-ПН приведен на рис. 2 (с. 41).

Ничего не сказано в Порядке подачи ф. № 4-ПН о способах подачи отчета. Поэтому, на наш взгляд, ее можно подать как лично, так и по почте или электронным способом. Формировать отчет целесообразно в двух экземплярах (один отчет — в центр занятости, второй — оставляем себе, на нем проставляется отметка о получении).

Ответственность в случае неподачи информации о запланированном массовом высвобождении работников (т. е. за неподачу формы № 4-ПН) работодателя могут привлечь к ответственности. Так, согласно ч. 6 ст. 53 Закона о занятости предусмотрена финансовая санкция в виде штрафа в размере 4 МЗП на момент выявления нарушения за неподачу или нарушение работодателем установленного порядка подачи данных, предусмотренных абзацем третьим п. 4 ч. 3 ст. 50, т. е. за неподачу информации о запланированном массовом высвобождении в связи с увольнением согласно п. 1 ст. 40 КЗоТ.

Надеемся, что предложенный сегодня материал поможет вам легко сориентироваться в обновленных отчетах, которые подаются с 2013 года в центр занятости, без труда их заполнить и своевременно их подать.

Документы и сокращения статьи

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Закон о занятости — Закон Украины «О занятости населения» от 05.07.12 г. № 5067-VI.

Закон № 1533 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании на случай безработицы» от 02.03.2000 г. № 1533-III.

Закон об организации работодателей — Закон Украины «Об организациях работодателей, их объединениях, правах и гарантиях их деятельности» от 22.06.12 г. № 5026-VI.

Закон о ЕВС — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464-VI.

Порядок № 437 — Порядок выдачи, продления действия и аннулирования разрешения на применение труда иностранцев и лиц без гражданства, утвержденный постановлением КМУ от 27.05.13 г. № 437.

Приказ № 315 — приказ Минсоцполитики «Об утверждении формы отчетности № 1-ПА «Інформація про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, що надають послуги з посередництва у працевлаштуванні» от 31.05.13 г. № 315.

Приказ № 316 — приказ Минсоцполитики «Об утверждении формы отчетности № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» и Порядка ее представления» от 31.05.13 г. № 316.

Приказ № 317 — приказ Минсоцполитики «Об утверждении формы отчетности № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» и Порядка ее представления» от 31.05.13 г. № 317.

Порядок подачи ф. № 3-ПН — Порядок представления формы отчетности № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)», утвержденный приказом Минсоцполитики от 31.05.13 г. № 316.

Порядок подачи ф. № 4-ПН — Порядок представления формы отчетности № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці», утвержденный приказом Минсоцполитики от 31.05.13 г. № 317.

Порядок № 271 — Порядок предоставления работодателями территориальным органам Государственной службы занятости информации о занятости и трудоустройстве граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству, утвержденный приказом Минсоцполитики от 16.05.13 г. № 271.

Порядок № 315 — Порядок представления формы отчетности № 1-ПА «Інформація про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, що надають послуги з посередництва у працевлаштуванні», утвержденный приказом Минсоцполитики от 31.05.13 г. № 315.

Классификатор профессий — Классификатор профессий ДК 003:2010, утвержденный приказом Госпотребстандарта от 28.07.10 г. № 327.

МЗП — минимальная заработная плата.

ЕВС — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.