Звіти до центру зайнятості (форми № 3-ПН, № 4-ПН): порядок заповнення оновлених форм

ЗВІТИ ДО ЦЕНТРУ ЗАЙНЯТОСТІ (ФОРМИ № 3-ПН, № 4-ПН):

порядок заповнення оновлених форм

З 1 січня 2013 року набрав чинності новий Закон про зайнятість. У зв’язку з цим з початку року Кабмін та Мінсоцполітики прийняли низку підзаконних документів. Не так давно Мінсоцполітики оновило форми звітів про наявність вакантних місць (форма № 3-ПН) і про масове вивільнення працівників (форма № 4-ПН). Про їх заповнення та про те, коли їх потрібно подавати, розповімо в сьогоднішній статті.

Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua

Які звіти необхідно подавати до Центру зайнятості з 2013 року?

З 2013 року необхідність подання будь-якої звітності до центру зайнятості передбачається двома законами.

По-перше, це Закон про зайнятість, п. 4 ч. 3 ст. 50 якого передбачено обов’язок роботодавця надавати до центру зайнятості інформацію про:

— попит на робочу силу (вакансії);

— заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці, у тому числі ліквідацією, реорганізацією чи перепрофілюванням підприємств, установ, організацій, скороченням чисельності або штату працівників підприємства, установи, організації незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання за два місяці до вивільнення.

Крім того, роботодавці повинні також інформувати центр зайнятості про працевлаштування у межах квоти громадян, котрі мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню (ч. 3 ст. 14 Закону про зайнятість), а посередники у працевлаштуванні та суб’єкти, що наймають працвників для інших роботодавців, — і про працевлаштованих ними фізичних осіб (п. 4 ч. 4 ст. 36 Закону про зайнятість).

По-друге, це Закон № 1533, відповідно до п. 2 ч. 2 ст. 35 якого передбачено обов’язок роботодавців подавати відомості щодо:

— прийнятих працівників (подавалися і до 01.01.13 р.);

— розміру заробітної плати і про використання робочого часу працівників (додано з 01.01.13 р.).

Нижче в таблиці наведемо перелік звітів, які вимагає подавати до центру зайнятості з 2013 року законодавство про зайнятість, і відповідальність за їх неподання на сьогодні.

Правила подання до центру зайнятості звітності,
пов’язаної з прийняттям та звільненням працівників

Порядок заповнення та подання форми № 3-ПН (вакансії)

Необхідність подання роботодавцями звіту за формою № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» передбачена п. 4 ч. 3 ст. 50 Закону про зайнятість. На виконання цієї норми форму цього звіту на сьогодні затверджує наказ № 316.

Оновлена форма № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» за змістом відрізняється від своєї попередниці — форми № 3-ПН «Звіт про наявність вакансій», яка, у свою чергу, втрачає чинність з уведенням у дію оновленої форми (п. 2 наказу № 316).

Назвемо основні правила подання форми № 3-ПН.

Правило 1. Подаємо форму № 3-ПН у разі, коли в роботодавця є попит на робочу силу (вакансії). Якщо вакансії немає, то звіт подавати не потрібно.

Визначення вакансії беремо з п. 3 ч. 1 ст. 1 Закону про зайнятість (п. 1.2 Порядку подання ф. № 3-ПН): вакансія — це вільна посада (робоче місце), на яку може бути праце-влаштовано особу.

Строк для подання — не пізніше 10 робочих днів з дати відкриття вакансії. Перенесення строку в разі, коли останній день подання припадає на вихідний, святковий або неробочий, не передбачено.

Датою відкриття вакансії є (п. 2.1 Порядку подання ф. № 3-ПН):

1) наступний день після створення робочого місця. При цьому згідно з п. 20 ч. 1 ст. 1 Закону про зайнятість під робочим місцем розуміють місце (приміщення), на якому працівник постійно або тимчасово перебуває у процесі трудової діяльності та яке визначено, зокрема на підставі трудового договору (контракту). Приклад 1. У зв’язку зі збільшенням обсягу робіт на підприємстві запроваджено додаткову посаду бухгалтера на ділянку обліку ТМЦ. Унаслідок цього 15.07.13 р. унесено зміни до штатного розпису підприємства. У цьому випадку підприємство має подати форму № 3-ПН не пізніше 29.07.13 р. — датою відкриття вакансії є 16.07.13 р. Приклад заповнення форми для цієї ситуації див. на рис. 1 (с. 39);

2) наступний день після припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним. Приклад 2. 15.07.13 р. з посади секретаря звільнено працівника. У цьому випадку підприємство має подати форму № 3-ПН не пізніше 29.07.13 р. — датою відкриття вакансії є 16.07.13 р.;

3) дата, починаючи з якої може бути укладено трудовий договір з найманим працівником.

Таким чином, звіт за формою № 3-ПН потрібно подавати, якщо у штатному розписі є незаповнена посада. І ще: форму № 3-ПН, на наш погляд, слід подавати одноразово у випадку виникнення вакансії.

Правило 2. Форму № 3-ПН заповнюють роботодавці. Термін «роботодавці» згідно з п. 1.2 Порядку подання ф. № 3-ПН вживається у значенні, наведеному в Законі про організації роботодавців та в Законі про ЄВС. При цьому згідно з ч. 1 ст. 1 Закону про організації роботодавців роботодавцями є юридичні особи (підприємство, установа, організація), а також підприємці, які використовують найману працю. А от у Законі про ЄВС поняття «роботодавців» є ширшим та включає не лише юридичних осіб та підприємців, які використовують найману працю, а також і самозайнятих осіб та інших фізичних осіб, які використовують найманих працівників (нотаріуси, адвокати тощо).

А тому, на наш погляд, логічно, що форму № 3-ПН повинні заповнювати й подавати всі, хто використовує найману працю, у тому числі й самозайняті особи. Однак на практиці не виключено, що коло суб’єктів, які подають звітність, звузиться, оскільки немає відповідальності за її неподання (про це далі). Тим більше, що в самій формі також названі тільки підприємства та підприємці, які використовують найману працю, а самозайняті особи не згадуються.

Правило 3. Форму № 3-ПН (після розділу I «Основні дані про вакансії») підписує керівник (власник) підприємства або підприємець, який використовує працю найманих працівників, із зазначенням прізвища, ініціалів і дати складання звіту (п. 3.3 Порядку подання ф. № 3-ПН). Указуються номери телефону, факсу та адреса електронної пошти підприємства (організації, установи) або фізичної особи — підприємця.

А от розділ II «Характеристики вакансії(й) та вимоги до претендента(ів)» підписується виконавцем із зазначенням своїх прізвища, ініціалів (п. 3.2 Порядку подання ф. № 3-ПН).

Правило 4. Форму № 3-ПН роботодавці подають до територіального органу Державної служби зайнятості України в містах Києві та Севастополі, районі, місті, районі в місті незалежно від місцезнаходження (п. 1.3 Порядку подання ф. № 3-ПН). З урахуванням такого формулювання, на наш погляд, форму № 3-ПН роботодавець може подати до будь-якого найближчого центру зайнятості (мабуть, до найближчого до фактичного місця роботи майбутнього працівника). А от форму № 4-ПН роботодавець подає за місцем реєстрації платником ЄВС (п. 3 Порядку подання ф. № 4-ПН).

Що стосується відповідальності за неподання, несвоєчасне подання або неправильне заповнення форми № 3-ПН, то її немає. Не передбачено відповідальність ні в Законі про зайнятість, яким і прописано необхідність подання такого звіту, ні в 
КУпАП. Так, згідно зі ст. 165³ КУпАП адмінштраф може бути застосовано до посадових осіб підприємств та фізичних осіб, які використовують найману працю, за таке:

— порушення порядку використання коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття;

— несвоєчасне або неповне їх повернення;

— несвоєчасне надання або ненадання визначених Законом № 1533 відомостей;

— надання недостовірних відомостей про використання коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття.

Як бачимо, як і за часів подання старої форми № 3-ПН*, відповідальність передбачено тільки в разі ненадання відомостей, передбачених для роботодавця Законом № 1533, а не Законом про зайнятість. Але у випадку з формою № 3-ПН зазначені в ній дані подаються згідно із Законом про зайнятість, а не Законом № 1533. Цим і пояснюється відсутність відповідальності за її неподання або несвоєчасне подання.

* Про це ми писали у статті «Звіти до Центру зайнятості: про вакансії, прийнятих та звільнених працівників» // «БТ», 2011, № 29, с. 28.

Таким чином, по суті, подання форми № 3-ПН — справа добровільна. Однак для роботодавця в її поданні є свої плюси. Так, центр зайнятості зможе підібрати роботодавцю потрібного працівника. Крім того, без подання форми № 3-ПН не можна буде подати документи для отримання дозволу на праце-влаштування іноземця (п. 4 Порядку № 437 // «БТ», 2013, № 26, с. 5).

Нічого не йдеться в Порядку подання ф. № 3-ПН про способи подання звіту. Тому, на наш погляд, його можна подати як особисто, так і поштою або електронним способом. Формувати звіт доцільно у двох примірниках (один звіт — до центру зайнятості, другий залишаємо собі, на ньому проставляється відмітка про отримання).

Правила заповнення граф форми № 3-ПН докладно описано в Порядку подання ф. № 3-ПН (див. с. 23 додатка «Документи»). Не варто забувати про загальні правила заповнення звітів, у тому числі форми № 3-ПН: здійснюйте записи українською мовою, кульковою ручкою синім (чорним) чорнилом або у друкованому вигляді, без підчищень та виправлень, порожні комірки та поля прокреслюйте.

Зверніть увагу: назву професії (посади) у формі № 3-ПН слід наводити згідно з Класифікатором професій (п.п. 2.2.1 Порядку подання ф. № 3-ПН).

Наочний приклад заповнення форми № 3-ПН наведено на рис. 1 (с. 39).

Рис. 1. Зразок заповнення форми № 3-ПН (до прикладу 1)

Слід зауважити, що розділ II форми № 3-ПН «Характеристики вакансії(й) та вимоги до претендента(ів)» заповнюється не завжди, а лише в таких випадках:

по-перше, у разі коли роботодавець планує працевлаштувати працівника за сприяння центру зайнятості (у графі 5 розділу I зазначено «Так»). Тому тут наводиться докладний опис вакансії. Якщо роботодавець самостійно планує шукати працівника (у графі 5 розділу I зазначено «Ні»), то цей розділ II не заповнюється і у складі звіту не подається;

по-друге, розділ II складається щодо кожної вакансії, тобто окремо заповнюється сторінка з розділом II для кожного запису в розділі I.

Таким чином, у складі форми № 3-ПН має бути стільки розділів II, скільки записів унесено у графі А «№ з/п» розділу I, щодо яких у графі 5 зазначено «Так».

У розділі II роботодавець, крім заповнення полів з прописаними вимогами до кандидата, у пункті 14 може вказати в довільній формі свої вимоги до додаткових умінь, знань та навичок працівника (наприклад, навички роботи з комп’ютером; володіння мовами (указується мова); рівень володіння мовами (вільний, розмовний), наявність посвідчення водія (із зазначенням категорії) тощо).

Порядок заповнення та подання форми № 4-ПН (масове вивільнення)

Необхідність подання роботодавцями звіту за формою № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» передбачена п. 4 ч. 3 ст. 50 Закону про зайнятість. На виконання цієї норми форму цього звіту на сьогодні затверджує наказ № 317.

Оновлена форма № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» за змістом значно простіша за свою попередницю — форму № 4-ПН (план) «Звіт про заплановане вивільнення працівників», яка, у свою чергу, втрачає чинність з уведенням у дію наказу № 316 (п. 2 наказу № 316). Крім того, нагадаємо, що до 01.01.13 р., крім подання форми № 4-ПН (план), роботодавці повинні були подавати також і форму № 4-ПН (факт) «Звіт про фактичне вивільнення працівників». Але з набуттям чинності оновленим Законом про зайнятість (з 01.01.13 р.) подавати форму № 4-ПН (факт) уже не потрібно — важливо своєчасно подати форму № 4-ПН.

Назвемо основні правила подання форми № 4-ПН.

Правило 1. Подаємо форму № 4-ПН у разі, коли планується масове вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці, у тому числі у зв’язку з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємств, установ та організацій, скороченням чисельності або штату працівників підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання. Отже, як і раніше, форму № 4-ПН подаємо тоді, коли плануємо звільняти працівників на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП.

Водночас, на відміну від попередньої практики подання аналогічного звіту, тепер форму № 4-ПН подаємо не в будь-якому разі звільнення на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП, а лише коли йдеться про масове вивільнення працівників.

Поняття масового вивільнення працівників для цілей Закону про зайнятість наведено у ст. 48 (п. 4 Порядку подання ф. № 4-ПН). Під масовим вивільненням з ініціативи роботодавця (крім випадку ліквідації юридичної особи) розуміється одноразове або протягом:

1) 1 місяця:

вивільнення 10 та більше працівників на — на підприємстві, в установі та організації з чисельністю від 20 до 100 працівників;

вивільнення 10 і більше відсотків працівників — на підприємстві, в установі та організації з чисельністю від 101 до 300 працівників;

2) 3 місяців — вивільнення 20 % та більше працівників на підприємстві, в установі та організації незалежно від чисельності працівників.

Про плановане звільнення працівників на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП на підприємстві має бути видано наказ, з яким ознайомлюють працівників, які звільняються. Дату цього наказу вказуємо у графі 3 форми № 4-ПН (п. 8 Порядку подання ф. № 4-ПН).

Правило 2. Форму № 4-ПН подають підприємства, установи, організації (п. 3 Порядку подання ф. № 4-ПН). Отже, від подання звільнено підприємців та самозайнятих осіб, навіть якщо вони звільняють своїх працівників і це звільнення має характер масового вивільнення.

Правило 3. Строк для подання форми № 4-ПН — не пізніше ніж за 2 місяці до вивільнення працівників (п. 3 Порядку подання ф. № 4-ПН). У цьому випадку, на наш погляд, двомісячний строк слід прив’язувати до найбільш ранньої дати початку масового вивільнення працівників, якщо вивільнення відбувається не в один день.

Зверніть увагу: перенесення строку в разі, коли останній день подання припадає на вихідний, святковий або неробочий, не передбачено.

Приклад 3. На підприємстві, на якому працюють 50 осіб, у вересні 2013 року планується закриття лінії з виробництва макаронних виробів. У зв’язку з цим у вересні 2013 року планується звільнити на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП працівників у такій черговості: 20.09.13 р. — 6 осіб; 27.09.13 р. — 5 осіб (усього 11 осіб). У цьому випадку згідно зі ст. 48 Закону про зайнятість ідеться про масове вивільнення працівників — за один місяць (вересень) на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП на підприємстві з чисельністю від 20 до 100 працівників (фактично — 50 осіб) планується звільнити понад 10 працівників (фактично — 11 осіб). Оскільки дата першого звільнення — 20.09.13 р., форму № 4-ПН потрібно подати не пізніше 19.07.13 р. Приклад заповнення форми для цього прикладу див. на рис. 2 (с. 41).

Правило 4. Форму № 4-ПН підписує керівник (власник) підприємства. Наводимо прізвище, ініціали й дату складання звіту, номери телефону, факсу та адресу електрон-ної пошти підприємства.

Правило 5. Форму № 4-ПН підприємства подають до територіального органу Державної служби зайнятості України в містах Києві та Севастополі, районі, місті,
районі в місті за місцем реєстрації як платника ЄВС (п. 3 Порядку подання ф. № 4-ПН). Отже, на відміну від форми № 3-ПН, форму № 4-ПН потрібно подавати за місцем реєстрації платником ЄВС, а не до будь-якого центру зайнятості на вибір підприємства.

Правила заповнення граф форми № 4-ПН описано в Порядку подання ф. № 4-ПН (див. с. 27 додатка «Документи»). Зверніть увагу: назву професії (посади) у формі № 4-ПН слід зазначати згідно з Класифікатором професій (п. 6 Порядку подання ф. № 4-ПН).

Як і при заповненні форми № 3-ПН, радимо використовувати загальні правила заповнення звітів: українською мовою, кульковою ручкою синім (чорним) чорнилом або у друкованому вигляді, без підчищень та виправлень, порожні комірки та поля прокреслюємо.

Наочний приклад заповнення форми № 4-ПН наведено на рис. 2 (с. 41).

Рис. 2. Зразок заповнення форми № 4-ПН (до прикладу 3)

Нічого не йдеться в Порядку подання ф. № 4-ПН про способи подання звіту. Тому, на наш погляд, її можна подати як особисто, так і поштою або електронним способом. Формувати звіт доцільно у двох примірниках (один звіт — до центру зайнятості, другий — залишаємо собі, на ньому проставляється відмітка про отримання).

Відповідальність: у разі ненадання інформації про заплановане масове вивільнення працівників (тобто за неподання форми № 4-ПН) роботодавця можуть притягти до відповідальності. Так, згідно з ч. 6 ст. 53 Закону про зайнятість передбачено фінансову санкцію у вигляді штрафу в розмірі 4 МЗП на момент виявлення порушення за ненадання або порушення роботодавцем встановленого порядку надання даних, передбачених абзацом третім п. 4 ч. 3 ст. 50, тобто за ненадання інформації про заплановане масове вивільнення у зв’язку зі звільненням на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП.

Сподіваємося, що запропонований сьогодні матеріал допоможе вам легко зорієнтуватися в оновлених звітах, що подаються з 2013 року до центру зайнятості, без зусиль їх заповнити і своєчасно подати.

Документи і скорочення статті

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

Закон про зайнятість — Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.12 р. № 5067-VI.

Закон № 1533 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» від 02.03.2000 р. № 1533-III.

Закон про організації роботодавців — Закон України «Про організації роботодавців, їх об’єднання, права та гарантії їх діяльності» від 22.06.12 р. № 5026-VI.

Закон про ЄВС — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.10 р. № 2464-VI.

Порядок № 437 — Порядок видачі, продовження дії та анулювання дозволу на застосування праці іноземців та осіб без громадянства, затверджений постановою КМУ від 27.05.13 р. № 437.

Наказ № 315 — наказ Мінсоцполітики «Про затвердження форми звітності № 1-ПА «Інформація про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, що надають послуги з посередництва у працевлаштуванні» від 31.05.13 р. № 315.

Наказ № 316 — наказ Мінсоцполітики «Про затвердження форми звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» та Порядку її подання» від 31.05.13 р. № 316.

Наказ № 317 — наказ Мінсоцполітики «Про затвердження форми звітності № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» та Порядку її подання» від 31.05.13 р. № 317.

Порядок подання ф. № 3-ПН — Порядок подання форми звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)», затверджений наказом Мінсоцполітики від 31.05.13 р. № 316.

Порядок подання ф. № 4-ПН — Порядок подання форми звітності № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці», затверджений наказом Мінсоцполітики від 31.05.13 р. № 317.

Порядок № 271 — Порядок надання роботодавцями територіальним органам Державної служби зайнятості інформації про зайнятість та працевлаштування громадян, які мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню, затверджений наказом Мінсоцполітики від 16.05.13 р. № 271.

Порядок № 315 — Порядок подання форми звітності № 1-ПА «Інформація про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, що надають послуги з посередництва у працевлаштуванні», затверджений наказом Мінсоцполітики від 31.05.13 р. № 315.

Класифікатор професій — Класифікатор професій ДК 003:2010, затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.10 р. № 327.

МЗП — мінімальна заробітна плата.

ЄВС — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.