Темы статей
Выбрать темы

Командировки: актуальные вопросы

Редакция БН
Статья

КОМАНДИРОВКИ:

актуальные вопросы

К вопросам учета командировочных расходов на страницах нашего издания мы обращались неоднократно. Сегодня остановимся на некоторых специфичных нюансах:

— ежедневная доставка сотрудников к месту работы в другую местность;

— надбавки за разъездной характер труда;

— перенос срока командировки;

— приобретение компьютерной программы и использование гривневой БПК в загранкомандировке;

— проживание работника в двухместном номере и оплата работником в командировке проживания двоих лиц;

— компенсация командированному лицу расходов, связанных с возвратом билетов.

Влада КАРПОВА, консультант газеты «Бухгалтерская неделя», канд. экон. наук, сертифицированный бухгалтер-практик (CAP)

 

Ежедневная доставка сотрудников к месту работы в другую местность

Юридическое лицо отправляет почти каждый день своих работников в командировку по области. Теперь планируется заключение договора с физическим лицом — предпринимателем (вид деятельности — перевозка пассажиров) на перевозку наших сотрудников автобусом до места их командирования и обратно. Факт оказания услуг будет подтверждаться актом выполненных работ. Есть ли какие-то особенности документального оформления и учета в данном случае?

 

В рассмотренной ситуации имеет место гражданско-правовой договор перевозки (гл. 64 ГКУ) работников к месту командирования и обратно. Здесь необходимо обратить внимание на следующее. Перевозчик может оказывать свои услуги в режиме:

нерегулярных перевозок, которые осуществляются по заказу юридического или физического лица в виде разовых перевозок организованной группы пассажиров по определенному маршруту (п. 51 Правил № 1184);

регулярных специальных перевозок — организовываются для перевозки работников предприятий, учреждений и организаций, учащихся, студентов, туристов, экскурсантов и других организованных групп пассажиров (п. 45 Правил № 1184).

Перевозчики, как правило, стремятся «попасть» под требования нерегулярных перевозок, поскольку в этом случае требуется упрощенный пакет документации на перевозку, в частности, в нем отсутствует паспорт маршрута.

В то же время согласно п. 53 Правил № 1184 в случае осуществления нерегулярных перевозок запрещается, среди прочего, перевозка одним перевозчиком или одним транспортным средством по одному маршруту, или между одними пунктами более двух раз в неделю. Поэтому, если ваших сотрудников возят по одному маршруту более двух раз в неделю, то имеют место регулярные специальные перевозки.

Регулярные специальные перевозки осуществляются на основании договора, согласно которому перевозчик предоставляет предприятию, выступающему в качестве заказчика услуг, услуги по перевозке организованной группы пассажиров по определенному маршруту и определенному расписанию движения, в течение предусмотренного договором срока (п. 46 Правил № 1184).

Особенность таких перевозок состоит в том, что:

— пассажирский перевозчик должен обеспечить в установленном законодательством порядке страхование пассажиров, при этом каждому пассажиру выдается страховой полис на отдельном бланке* (п. 48 Правил № 1184);

— передний трафарет автобуса должен содержать надпись черным цветом «Специальная перевозка» и официальное наименование (полное или сокращенное) заказчика услуг, а в салоне автобуса размещается информация о перевозчике и страховщике с указанием наименования, адреса, номера телефона и страховой суммы (п. 49 Правил № 1184);

— во время осуществления перевозки водитель должен иметь копию договора с заказчиком услуг и паспорт маршрута (п. 50 Правил № 1184).

* В соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 7 Закона о страховании личное страхование от несчастных случаев на транспорте является одним из видов обязательного страхования. Страховой платеж по этому страхованию удерживается с пассажира перевозчиком, который действует от имени страховщика за вознаграждение на основании договора поручения и зависит от стоимости проезда (п. 3 Положения № 959).

Паспорт маршрута — документ, который содержит схему маршрута, расписание движения, таблицу стоимости проезда, графики режимов труда и отдыха водителей и т. п. (ст. 1 Закона об автомобильном транспорте). В этом документе, в частности, дается список пассажиров, которых перевозят на регулярном специальном автобусном маршруте, в частности, указываются (п. 2.8 Порядка № 278):

— категория пассажиров (работники предприятий, учреждений и организаций, учащиеся, студенты, туристы, экскурсанты и другие организованные группы пассажиров);

— фамилии, имена, отчества пассажиров;

— принадлежность пассажиров к заказчику услуг.

Паспорт маршрута в обязательном порядке подлежит согласованию с соответствующим подразделением Госавтоинспекции (п. 2.13 Порядка № 278). Он оформляется на срок действия договора о перевозке пассажиров между заказчиком услуг и перевозчиком (п. 4.2 Порядка № 278). Фотокопия паспорта маршрута или соответствующий его экземпляр предъявляются водителем автобуса во время перевозки пассажиров для проверки представителям Госавтоинспекции (п. 1.4 Порядка № 278).

Разумеется, перевозчик обязан иметь и остальные документы, подтверждающие право на перевозку пассажиров, в частности лицензию на перевозку пассажиров и лицензионную карточку*.

* Перевозка пассажиров подлежит лицензированию (п. 25 части третьей ст. 9 Закона Украины «О лицензировании определенных видов хозяйственной деятельности» от 01.06.2000 г. № 1775-III, Лицензионные условия осуществления хозяйственной деятельности по предоставлению услуг по перевозке пассажиров и грузов автомобильным транспортом в соответствии с видами работ, определенными Законом Украины «Об автомобильном транспорте», утвержденные приказом Минтранспорта от 02.07.10 г. № 427). При этом к автобусу должна прилагаться лицензионная карточка (см. Положение о лицензионной карточке, которая прилагается к лицензии на предоставление услуг по перевозке пассажиров и грузов автомобильным транспортом, утвержденное приказом Минтранспорта от 22.07.10 г. № 514).

Что касается документов, подтверждающих факт получения заказчиком услуги по перевозке, то ими являются:

— договор перевозки;

— паспорт маршрута (при регулярных специальных перевозках);

— акты оказанных услуг, содержащие все реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

Поскольку перевозка сотрудников непосредственно связана с ведением хозяйственной деятельности предприятия, то расходы на нее могут быть включены в состав налоговых по общим нормам НКУ в зависимости от направленности командировки.

Заметим также, что смена транспорта никак не влияет на командировочный статус поездок работников. Если согласно внутренним документам предприятия (положению о командировках, приказу о направлении в командировку) их поездка считается командировкой, им в общем порядке выплачиваются суточные. При этом уплаченная за работников сумма проезда не облагается НДФЛ на основании общих командировочных норм (пп. 165.1.11, 170.9.1 НКУ).

 

Надбавки за разъездной характер труда

Работники предприятия систематически ездят для закупки товаров в другую местность на 2 — 3 дня. Мы не оформляем такие поездки как командировку и начисляем им надбавку за разъездной характер труда. Как следует оформлять такие выплаты, и можем ли мы их применять?

 

Оформление отношений. В данной ситуации все зависит от порядка оформления выплат работникам.

Основным нормативным документом, регламентирующим особенности применения надбавок за разъездной характер труда (полевого обеспечения), на сегодняшний день является постановление № 490, согласно п. 1 которого такие надбавки могут быть установлены, в частности, к должностным окладам лиц, работа которых постоянно проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер.

По мнению Минтруда, разъездной характер работ предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно, что составляет не менее двух-трех часов в день. Если же лицо постоянно находится вне места работы в рабочее время, надбавки за разъездной характер труда ему не полагаются (см. письма Минтруда от 13.09.06 г. № 905/13/84-06, от 17.11.06 г. № 307/13/133-06, от 27.01.08 г. № 5/13/116-08). В рассматриваемой ситуации так и происходит, поэтому, по большому счету, здесь правильнее было бы оформлять командировки.

Впрочем, данный вопрос оставлен на усмотрение предприятия, которое вправе самостоятельно установить, применять ему надбавки за разъездной характер труда или нет. Это подтвердило и Минтруда в вышеупомянутых письмах.

Исходя из требований ст. 15 Закона об оплате труда, ст. 97 КЗоТ и постановления № 490 в оптимальном варианте перечень должностей работников, которым полагается выплата надбавок за разъездной характер, должен быть указан в коллективном договоре, на что неоднократно обращали внимание официальные органы (см. письма Минтруда от 17.11.06 г. № 307/13/133-06, от 13.09.06 г. № 905/13/84-06, письма МФУ от 19.04.04 г. № 31-03173-07-7/6515, от 29.04.05 г. № 31-03173-03-29/8103). Эти сведения желательно указать в разделе «Оплата труда» колдоговора.

Однако если в силу каких-то причин колдоговор на предприятии не заключался, этот вопрос можно согласовать с выбранным органом первичной профсоюзной организации, а при его отсутствии — с другим уполномоченным на представительство органом (ст. 97 КЗоТ, ст. 15 Закона об оплате труда). Тогда составляются другие документы, в которых фиксируется волеизъявление сторон по поводу введения на предприятии надбавок за разъездной характер, в частности, соглашения, положения о выплате надбавок за разъездной характер труда (полевого обеспечения) или положение об оплате труда, включающее и оплату за разъездной характер. Также руководитель может издать приказ (распоряжение) о выплате надбавок за разъездной характер труда. Этот документ и нужно будет согласовать с профорганизацией или другим органом.

Вместе с тем, принимая решение об установлении таких надбавок, как альтернативу оформлению командировок, необходимо обратить внимание на следующие проблемные моменты.

Срок подачи Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Сроки предоставления Отчета о расходах, понесенных в связи с нахождением работников вне места основной работы, установлены в п. 170.9 НКУ только для командировок. Мы считаем, что здесь уместна аналогия с этими сроками. То есть при разъездном характере труда Отчет следует предоставить до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором работник возвратился на предприятие (п.п. 170.9.2 НКУ). Однако четко это из НКУ не следует. Заметим, что за одно лишь несвоевременное предоставление Отчета ответственность не предусмотрена. Однако его неподача в установленный срок может привести к несвоевременному возврату выданных под отчет средств — и здесь мы сталкиваемся со второй
проблемой.

Срок возврата средств, выданных в подотчет. Согласно п. 2.11 Положения № 637 при использовании наличных средств остаток неизрасходованных средств должен быть возвращен в кассу на следующий день после выдачи наличности. Единственное исключение предусмотрено для командировок: если подотчетному лицу одновременно выданы наличные как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов, то «…срок, на который выданы наличные под отчет на эти задания, может быть продлен до завершения срока командировки». Но поскольку «разъездные» поездки не считаются командировкой, это исключение на них не распространяется.

А в ситуации, описанной в вопросе, при разъездах на 2 — 3 дня указанные условия соблюсти возможно, только если все средства будут истрачены до копейки в первый день после их выдачи, что встречается редко.

Проблемы возникают и с расходованием средств, полученных с помощью корпоративной банковской платежной карточки работника (КПК) или личной банковской платежной карточки работника (ЛПК). Ведь в п.п. 170.9.3 НКУ сроки предоставления Отчета тоже «привязаны» к командировкам. И здесь опять-таки есть два варианта: ориентироваться на «командировочные» сроки или же считать, что здесь действуют особые правила, и Отчет должен быть предоставлен в соответствии с абз. «б» п.п. 170.9.2 НКУ до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором работник совершил отдельное гражданско-правовое действие по поручению предприятия.

Возможна также ситуация, когда израсходованные средства компенсируются лицу после возвращения из поездки, но при систематических закупках это выглядит, по меньшей мере, странно. Ведь работник не обязан тратить свои средства для нужд предприятия, хотя это и не запрещено.

Компенсация расходов на проживание. Проблемы с налогообложением данных расходов возникли после внесения изменений в п.п. 164.2.17 НКУ Законом Украины от 24.05.12 г. № 4834-VI (с 01.07.12 г.). Напомним, что ранее такие суммы можно было не облагать НДФЛ как компенсацию стоимости использования жилья в связи с выполнением плательщиком налога трудовой функции в соответствии с трудовым договором (контрактом) или предусмотренной нормами колдоговора. Однако теперь в этой норме упоминается только компенсация использования жилья, других объектов материального или нематериального имущества, которые принадлежат работодателю. В связи с этим «прольготировать» компенсацию жилья и проезда не получится.

Мы по-прежнему считаем, что такую компенсацию не следует облагать НДФЛ. Основанием для освобождения может служить четвертый абз. п.п. 164.2.17 НКУ, в соответствии с которым: «дополнительно к исключениям, предусмотренным подпунктом «а» этого подпункта, не считаются дополнительным благом плательщика налога доходы, полученные в форме и размерах, подлежащих включению работодателем в себестоимость реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг, согласно разделу III этого Кодекса».

Поскольку расходы на проживание и проезд связаны с выполнением работником трудовой функции и используются в хоздеятельности предприятия, они могут быть отнесены в состав налоговых расходов и, следовательно, освобождены от НДФЛ.

Вместе с тем, опять-таки, четко из НКУ это не следует, поэтому возможны проблемы с контролирующими органами по этому поводу.

Размер надбавок. Согласно постановлению № 490 «разъездные» надбавки выплачиваются в размерах, предусмотренных коллективными договорами. В то же время в постановлении № 490 указан предельный размер надбавок (полевого обеспечения), который за день не может превышать предельных размеров расходов, установленных для командировок в пределах Украины. При этом в тех случаях, когда работа постоянно проводится в пути или имеет разъездной характер за пределами Украины, предельные размеры надбавок не могут превышать 80 % предельных норм суточных расходов, установленных для командировок за границу (п. 2 постановления № 490).

На данный момент предельные нормы суточных установлены только для бюджетников, а для остальных лиц предусмотрены максимальные суммы для целей налогообложения. Между тем мы все же не рекомендуем устанавливать надбавки в размере, превышающем нормы суточных из п.п. 140.1.7 НКУ. Объясним почему.

Во-первых, налоговики по данному вопросу высказывают невнятную позицию (см. разъяснение в разделе 102.07.14 ЕБНЗ). В частности, они предписывают включать в состав налоговых расходов сумму надбавок (полевого обеспечения) в пределах норм суточных из п.п. 140.1.7 НКУ в ситуации, когда в колдоговоре или трудовом договоре поездки определены как командировки. Но при таких обстоятельствах выплачиваются именно суточные, а не надбавки. Правда, во второй части указанной консультации они уже говорят об отнесении надбавок, установленных к тарифным ставкам и должностным окладам к расходам по нормам п. 142.1 НКУ уже без каких-либо ограничений. Но однозначные выводы из данной консультации сделать сложно.

Во-вторых, такие надбавки не включаются согласно п. 3.16 Инструкции № 5 в фонд оплаты труда и, как следствие, не облагаются ЕВС. Это прямо следует из п. 10 раздела I Перечня № 1170, в соответствии с которым не облагаются ЕВС: «Надбавки (полевое обеспечение) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер, в определенных законодательством размерах».

Поэтому «завышенные» суммы не обложенных ЕВС надбавок могут послужить объектом претензий со стороны Пенсионного фонда.

К тому же в отличие от суточных надбавки облагаются НДФЛ на общих основаниях по п.п. 164.2.1 НКУ как прочие выплаты и вознаграждения, начисленные (выплаченные) плательщику налога в соответствии с условиями трудового договора. Это подтвердила и ГНСУ в письме от 21.07.11 г. № 13256/6/17-0215.

Вывод: с учетом изложенного, лучше оформлять длительные поездки работников как командировку. В этом случае из сумм суточных в пределах норм не надо платить НДФЛ и ЕВС, их сможете включить в налоговые расходы, а также не будут возникать дополнительные вопросы со своевременным возвратом выданных на закупку наличных.

 

Перенос срока командировки

Согласно приказу о командировке лицо должно было возвратиться из командировки 10.06.13 г. Однако выяснилось, что билеты на день выезда (09.06.13 г.) отсутствуют. Подскажите, что в такой ситуации лучше — купить билет на день раньше (08.06.13 г.) или на день позже (10.06.13 г.)?

По общему правилу работник должен возвратиться на предприятие в срок, установленный в приказе на командировку. На этом акцентируется внимание и в последних изменениях, внесенных в п. 8 разд. І Инструкции о командировках*, в соответствии с которыми: «Дата на транспортном билете (выбытия транспортного средства с места постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой выбытия работника в командировку согласно приказу о командировке. Дата на транспортном билете (прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке».

* См. Калейдоскоп документов «Изменения к Инструкции о служебных командировках» // «БН», 2012, № 36, с. 12.

И хотя Инструкция о командировках обязательна только для бюджетников, проблемы с включением в состав налоговых расходов на компенсацию командировочных расходов могут возникнуть и у хозрасчетников, причем как в первом, так и во втором варианте (во втором варианте просто спорная сумма будет больше). Практика показывает, что налоговики руководствуются Инструкцией о командировках при разрешении спорных вопросов применительно к любым предприятиям.

Мы считаем, что выходом из данной ситуации может являться изменение первоначально установленных сроков командирования, что можно провести соответствующим приказом (распоряжением) о продлении (сокращении) срока командировки.

Сейчас в Инструкции о командировках возможность продления сроков командировки в связи с вынужденной задержкой предусмотрена и для командировок по Украине, и для загранкомандировок (п. 10 разд. ІI и п. 4 разд. IIІ Инструкции о командировках) при наличии подтверждающих документов оригинале**. Возможность проведения таких действий подтверждает и Минфин (см. письмо МФУ от 14.03.11 г. № 31-18030-07-10/6681). При этом руководитель после прибытия командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки принимает решение о продлении срока командировки, оформляемое соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия. Кроме того, рекомендуем предусмотреть этот случай в своем разрабатываемом положении о командировках. Тогда у проверяющих вопросы не должны возникать.

** В «докодексные» времена налоговики придирчиво относились к продлению сроков нахождения работников в командировке и «выкашивали» из валовых расходов в этих случаях командировочные расходы (см., к примеру, п. 7 определения ВАдСУ от 31.01.07 г. № К-21756/06). Аргументировали они это отсутствием в Инструкции о командировках норм, позволяющих продлевать срок нахождения во внутриукраинских командировках.

Вывод: чтобы избежать каких-либо проблем в данной ситуации, советуем после возвращения работника из командировки получить от работника докладную записку, в которой будет указана уважительная причина. На основании этого следует издать приказ (распоряжение) о продлении (сокращении) срока командировки.

 

Приобретение компьютерной программы в зарубежной командировке

В зарубежной командировке подотчетное лицо приобрело товар (компьютерную программу) для предприятия. Покупка была получена через Интернет (получен по электронной почте пароль доступа), расчет произведен личной банковской карточкой подотчетного лица, среди документов есть только квитанция платежного терминала о перечислении средств за покупку. Как следует провести в учете такое приобретение?

 

В данном случае имеются два варианта оформления операции, один из которых чреват для предприятия серьезными штрафными санкциями.

В первом варианте предполагается, что лицо приобрело компьютерную программу, действуя от имени и по поручению предприятия. В этом случае работник прилагает к Отчету квитанцию платежного терминала и далее предприятие либо компенсирует лицу сумму покупки (если аванс на командировку не выдавался или же его не хватило), или засчитывает истраченную сумму в счет выданного командировочного аванса. Можно также составить бухгалтерскую справку, в которой указать, что согласно Отчету работник истратил такого-то числа такую-то сумму (подтверждение — квитанция платежного терминала) на приобретение такой-то программы.

Между тем мы не рекомендуем так поступать. Ведь данные операции относятся к торговым (работник осуществляет оплату за приобретенные товары, услуги от имени предприятия). А согласно ст. 7 Декрета № 15-93 расчеты в пределах торгового оборота осуществляются лишь через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ. За нарушение этого условия может быть наложен штраф в размере, эквивалентном сумме валютных ценностей, которые использовались при расчетах, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день осуществления таких расчетов (абз. 6 п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93)*.

* На это неоднократно обращали внимание официальные органы (см., в частности, письмо НБУ от 16.08.04 г. № 46-009/285-8297, письма МФУ от 03.08.04 г. № 31-06230-12-21/14001, от 12.10.10 г. № 31-26030-12-29/27606).

То есть предприятию при проверке могут доначислить штраф за нарушение валютных операций в размере стоимости компьютерной программы.

Во втором варианте считается, что работник приобрел за границей компьютерную программу для собственного использования, а после возвращения продал ее предприятию.

Тогда к Отчету квитанция не прилагается, а между предприятием и работником составляется договор о продаже экземпляра программы или же передаче имущественных прав на программу. Здесь все зависит от условий лицензионного соглашения, с которыми лицо обычно обязано ознакомиться перед активацией программы. Нужно выбрать тот вариант отчуждения программы, который не запрещен правообладателем в лицензионных условиях.

При этом может возникнуть вопрос относительно подтверждения работником своих прав на программу, которые он, по всей видимости, документально подтвердить не сможет. Впрочем, учитывая то, что программа была реально продана нерезидентом и код доступа получен подлинный, полагаем, что особых проблем с авторскими правами на программу возникнуть не должно. Налоговиков этот момент вряд ли заинтересует, если предприятие выплатит работнику компенсацию за приобретенную программу и удержит с него НДФЛ по ставке 5 % (п. 173.1 НКУ).

 

Использование гривневой БПК в загранкомандировке

Работнику, направленному в загранкомандировку, была выдана гривневая корпоративная БПК. Снятая с нее за рубежом наличность (в фунтах) была использована работником, при этом часть наличных средств осталась. Будет ли считаться нарушением использование в загранкомандировке гривневой БПК, в какой валюте следует приходовать остаток наличности и как отразить комиссию банка за конвертацию средств?

 

Действующее законодательство не запрещает оплачивать командировочные расходы за границей гривневой БПК, хотя такой вариант использования средств прямо не оговорен. Поэтому следует внимательно ознакомиться с договором о порядке использования текущего счета с использованием ЭПС*, в котором могут быть указаны соответствующие ограничительные условия. Согласно п. 2.5 Положения № 223 эмитент ЭПС обязан обеспечить наличие в договоре, в частности, следующих условий:

— тип ЭПС;

— виды платежных операций, которые клиент имеет право осуществлять с использованием ЭПС, правила и максимальный срок их выполнения;

— порядок обслуживания счета (по дебетовой, дебетово-кредитной или кредитной схеме, размеры гарантийного обеспечения и/или неснижающего остатка средств на счете, порядок кредитования клиента, порядок установления курса продажи, обмена или конвертации иностранной валюты и т. п.).

* Заметим, что в Положении № 223 еще содержится устаревшая терминология, в которой упоминается термин «специальное платежное средство». Но сейчас этот термин заменен на «электронное платежное средство» (см. Закон Украины «О платежных системах и переводе средств в Украине» от 05.04.01 г. № 2346-III).

Если договор не запрещает проводить операции с использованием БПК за границей для оплаты командировочных расходов и предусматривает конвертацию валюты, то такие расчеты проводить можно. В соответствии с п. 5.1 Инструкции № 492: «по текущим счетам, открываемым банками субъектам хозяйствования в национальной валюте, осуществляются все виды расчетно-кассовых операций в соответствии с условиями договора и требованиями законодательства Украины».

В нормативных актах нет запрета на проведение указанных операций. Напротив, возможность оплаты командировочных расходов с помощью корпоративной БПК подтверждается нормами п.п. 170.9.3 НКУ, п. 5 разд. І, п. 17 разд. IIІ Инструкции о командировках. При этом вид валюты, в которой эмитирована БПК, не уточняется.

Исходя из норм п. 2.12 Положения № 637 возврат неиспользованной наличности должен осуществляться в той валюте, которая была снята с БПК. В них, в частности, говорится, что: «лица подают в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, которые определены для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленной форме, слип, квитанция торгового терминала и проч.) вместе с неизрасходованным остатком наличных». Это подтвердил и Минфин в письме от 30.10.08 г. № 31-26030-13-25/39646.

Причем согласно п. 11 разд. IІІ Положения № 281, если у клиента остается неиспользованная наличная иностранная валюта, которая была ранее куплена, обменяна для командировочных расходов за пределы Украины и/или на эксплуатационные расходы на транспортные средства за пределами Украины, она подлежит зачислению на его текущий счет (без зачисления на распределительный счет) в течение пяти рабочих дней со времени оприходования в кассе субъекта хозяйствования, с которого она по желанию клиента может быть продана.

То есть предприятие столкнется с необходимостью открытия счета в фунтах, на который должен быть зачислен остаток снятых с БПК сумм. Продать валюту без зачисления на счет предприятие не сможет, а если останется неиспользованный остаток инвалютной наличности в кассе, будут начисляться штрафные санкции за превышение лимита в иностранной валюте в кассе (согласно п. 5.8 Положения № 637 по умолчанию лимит будет нулевым).

Заметим также, что не все банки соглашаются зачислять конвертированные на БПК инвалютные средства на текущий счет в инвалюте, апеллируя к тому, что они не были куплены на Межбанковском валютном рынке. Поэтому на эти моменты следует обратить внимание, принимая решение об использовании гривневых БПК в загранкомандировках.

Что касается банковской комиссии, в том числе за конвертацию валюты, то, по нашему мнению, она может быть отражена в составе налоговых расходов, что косвенно подтверждается нормами абз. «з» п. 7 разд. IIІ Инструкции о командировках, позволяющими компенсировать лицу оплату комиссионных расходов в случае обмена валюты**.

** См. по вопросу использования гривневых БПК в загранкомандировке также Почту недели «Банковская карточка работника в командировке — есть ли валовые расходы по комиссионным банка» // «БН», 2010, № 37, с. 30.

 

Проживание работника в двухместном номере

Командированный работник проживал в гостинице в двухместном номере (одноместные отсутствовали). Имеем ли мы право компенсировать ему такое проживание и как это отразится на налоговом учете?

 

Мы считаем, что если положениями коллективного, трудового договора или иными внутренними документами предусмотрена возможность такой компенсации, то предприятие имеет право оплатить работнику проживание в двухместном номере. Ведь такое проживание может быть связано с объективными причинами (в частности, с отсутствием одноместных номеров в гостинице). На практике причины, по которым работник был вынужден оплатить двухместный номер, как правило, излагают в пояснительной записке к Отчету.

Согласно ст. 121 КЗоТ работникам, которые направляются в командировку, оплачиваются расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством. На данный момент в нормативных документах ограничение касаемо возможности компенсации стоимости только одного места в гостиничном номере или в ином жилом помещении установлено только для бюджетников (п. 5 раздела ІI Инструкции о командировках).

Однако хотим предупредить — такое либеральное прочтение хотя и соответствует законодательству, но не находит поддержки у налоговиков. В частности, они распространяют изложенные в п. 5 раздела ІI Инструкции о командировках ограничения на все предприятия и разрешают включать в состав налоговых расходов только компенсацию стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки такого проживания (см. письмо ГНСУ от 31.03.12 г. № 5742/6/15-1415 («БН», 2012, № 25, с. 8), разъяснение в разделе 102.07.14 ЕБНЗ).

Причем свежая судебная практика свидетельствует о том, что суды соглашаются с указанным фискальным подходом. При этом в своих решениях они апеллируют к ограничительным нормам Инструкции о командировках, не замечая, что она распространяется только на бюджетников. Такая позиции поддержана, например, в определении Киевского апелляционного админсуда от 23.04.13 г. по делу № 2а-16893/12/2670* (см. «Оплата второго места в гостиничном номере является дополнительным благом работника»).

* http://reyestr.court.gov.ua/Review/30932332

 

Оплата второго места в гостиничном номере является дополнительным благом работника

Извлечение из определения Киевского апелляционного админсуда от 23.04.13 г. по делу № 2а-16893/12/2670

«Истец указывает, что проживание в двуместных номерах было вынужденным, поскольку одноместных номеров не имелось в наличии, о чем командированными лицами была составлена пояснительная записка. Указанное утверждение не опровергает выводов, учитывая п.п. 5.4.8 <...> Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» (действующего до апреля 2011 года), п.п. 140.1.7 <…> Налогового кодекса Украины, п. 5 раздела II Инструкции № 59, которые устанавливают возможность возмещения расходов только для одноместного номера. Сумма возмещенных средств в части второго места в номере является дополнительным благом работника в понимании п.п. 164.2.17 <…> Налогового кодекса Украины, включается в общую налогооблагаемую прибыль и включается в состав расходов по налогу на прибыль».

 

Вместе с тем необходимо отметить нелогичность такого подхода. Если признать компенсацию второго места в номере допблагом работника, то и включать ее в налоговые расходы нельзя как финансирование его личных нужд (п.п. 139.1.1 НКУ). При этом отразить такую компенсацию в составе налоговых расходов как составляющую фонда оплаты труда не получится, поскольку это не предусмотрено Инструкцией № 5.

Итак, на сегодня можно сделать вывод, что компенсировать лицу оплату второго места в номере весьма опасно. Очевидно, что налоговики при проверке предпишут исключить такую оплату из налоговых расходов и обложат сумму компенсации НДФЛ. При этом отстоять свою правоту даже в судебных инстанциях будет непросто.

 

Оплата работником проживания двух лиц в командировке

Директор оплатил во время пребывания в командировке корпоративной БПК проживание еще двух сотрудников. Может ли он проводить такие действия?

 

По нашему мнению, может.

Ранее легитимность проведения указанных операций подтверждали и официальные органы (см. по этому поводу письма Минфина от 11.03.06 г. № 31-26030-12-13/5020 и НБУ от 07.04.06 г. № 25-209/827-3767). Однако во избежание изложенных в предыдущем вопросе проблем следует воспользоваться приведенными в упомянутых письмах рекомендациями. В них официальные органы подтвердили возможность компенсации таких расходов при условии, что в оригиналах квитанций (счетов) гостиниц будет указана следующая информация:

— фамилии лиц, за проживание которых осуществлена оплата;

— срок проживания в гостинице указанных лиц (количество суток);

— стоимость номеров, в которых проживали такие лица;

— виды расходов, включенных в квитанции (счета).

Эти рекомендации актуальны и сейчас. Кроме того, для подстраховки можно издать письменный приказ, из которого будет следовать, что предприятие поручает лицу оплатить проживание других работников (свое рода аналог договора поручения).

При наличии такого документа мы считаем, что предприятие сможет «засчитать» лицу оплату за другого работника с помощью корпоративной БПК.

Предприятие имеет право компенсировать работнику такую оплату и в ситуации, когда он осуществляет ее за счет личных средств. Здесь просматривается аналогия с так называемым «кредитовым подотчетом» — когда работник оплачивает ТМЦ за счет собственных средств, а впоследствии они ему компенсируются пред-
приятием.

На данный момент официальные органы подтверждают правомерность проведения такой компенсации, хотя и по различным основаниям (см. письма НБУ от 13.04.05 г. № 11-113/1227-3746, от 29.09.05 г. № 11-113/3341-9712, от 01.09.06 г. № 11-113/3225-9206, МФУ от 28.08.07 г. № 31-34000-10-25/17266, от 12.10.10 г. № 31-26030-12-29/27606). В рассмотренной ситуации можно говорить, что работник оплачивает услугу по проживанию другого работника по поручению предприятия. Полагаем, что проблем с такой компенсацией возникнуть не должно, хотя осторожным плательщикам все же лучше подобных ситуаций избегать. Ведь на практике эти проблемы могут решаться иначе: если один командированный работник не располагает достаточной суммой средств, он может их занять у другого работника, и тогда каждый заплатит за себя, что будет следовать из документов.

 

Компенсация командированному лицу расходов, связанных с возвратом билетов

Работник предприятия был направлен в командировку, купил билеты, но впоследствии командировка была отменена и билеты возвращены. Однако в кассе ему вернули не полную стоимость билета. Можем ли мы ему компенсировать разницу, и как это отразится на налоговом учете?

 

Есть основания полагать, что право на такую компенсацию у командированного лица есть, ведь билеты он приобрел в связи с необходимостью отъезда в место командирования. То есть он понес расходы в связи с выполнением трудовой функции.

Это подтверждается и нормами п. 12 раздела ІI Инструкции о командировках, в соответствии с которыми: «Расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия, только если на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. д.), при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов». Аналогичные нормы предусмотрены и в отношении загранкомандировок (п. 11 раздела III Инструкции о командировках).

Для целей налогообложения важно учесть, что рассматриваемые расходы имеют статус платы за услуги по возврату билетов, а не штрафной санкции. Так, применительно к железнодорожным билетам в п. 14 Порядка № 252 указано, что при возврате билета пассажиру не возвращается плата за услуги, связанные с резервированием мест и продажей проездных документов.

По автомобильным перевозкам пассажиру в случае возврата в кассу автостанции билета на автобус междугородного или международного сообщения в срок сверх одних суток до его отправления возвращается оплаченная сумма, кроме платы за продажу билетов и сбора за предварительную продажу билетов (п. 136 Правил № 176).

Поэтому таким расходам не могут отказать в праве на включение в состав налоговых на основании ограничительной нормы п.п. 139.1.11 НКУ, где упомянуты штрафы по решению сторон договора, которые подлежат уплате налогоплательщиком. Здесь никаких штрафов нет.

Налоговики на данный момент также соглашаются с возможностью включения в состав налоговых расходов, понесенных при возврате проездного билета, в случае принятия решения об отмене командировки (см. письмо ГНСУ от 06.03.12 г. № 3268/5/15-1416// «БН», 2012, № 15, с. 11).

Вместе с тем следует учесть, что по общему правилу п. 138.2 НКУ все понесенные расходы должны быть подтверждены документально. С учетом изложенного работнику необходимо составить Отчет, к которому приложить необходимые подтверждающие документы (см. таблицу ниже). Осторожным плательщикам не помешает иметь в наличии копии возвращенных билетов, заверенные главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом, что предусмотрено положениями абз. 6 п. 12 раздела II и абз.2 п. 11 раздела III Инструкции о командировках.

Разумеется, на предприятии должен быть издан приказ об отмене командировки с указанием объективных обстоятельств, из-за которых это произошло, а также приказ (распоряжение) руководителя о проведении компенсации расходов на основании предоставленных работником документов.

 

Документы, подтверждающие факт возврата транспортного билета

Вид перевозок

Документ

1. Железнодорожные перевозки

Вспомогательный документ по форме согласно приложению 31 к Порядку № 712 с указанием возвращаемой суммы. Один экземпляр этого документа кассир обязан предоставить пассажиру по его требованию (п.п. 3.8.3.3 Порядка № 712)

2. Авиаперевозки

Справка о возврате билета и проведенном взаиморасчете, которая предоставляется по требованию пассажира. Минфин в письме от 26.05.06 г. № 31-14010-03-25/11239 указал, что для использования такой справки как первичного документа, она должна иметь обязательные реквизиты, определенные Законом о бухучете и Положением № 88.

По электронным авиабилетам таким документом может являться письмо (акт, справка) о возврате авиабилета, составленный компанией-продавцом, в котором указываются фамилия и инициалы работника, стоимость перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом билета (абз. 3 п. 12 раздела II, абз. 4 п. 11 раздела III Инструкции о командировках)

3. Автомобильные перевозки

Фискальный кассовый чек по форме № ФКЧ-2 (п. 4.1 Положения № 614)

 

Расходы, связанные с возвратом билетов на несостоявшуюся командировку в налоговом и бухгалтерском учете, относятся к прочим расходам операционной деятельности предприятия. Применительно к бухучету это подтвердил Минфин в письме от 05.12.05 г. № 31-34000-20-10/26183.

Соответственно, компенсация таких расходов при условии надлежащего документального оформления не будет включаться в налогооблагаемый доход работника и облагаться НДФЛ.

На этом мы заканчиваем рассмотрение актуальных командировочных вопросов и рекомендуем по этой теме ознакомиться также с публикациями:

Тема недели «Командировки: общие вопросы» // «БН», 2012, № 36, с. 34;

Шпаргалка бухгалтера «Командировки: документальное оформление и налоговые расходы» // «БН», № 36, с. 23;

статья «Загранкомандировки: налоговый и бухгалтерский учет» // «БН», 2012, № 51, с. 25.

 

Документы и сокращения статьи

ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.03 г. № 435-IV.

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.

КзоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Закон об автомобильном транспорте — Закон Украины «Об автомобильном транспорте» в редакции от 23.02.06 г. № 3492-IV.

Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

Закон об оплате труда — Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.

Декрет № 15-93 — Декрет КМУ «О системе валютного регулирования и валютного контроля» от 19.02.93 г. № 15-93.

Инструкция о командировках — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу в редакции приказа МФУ от 17.03.11 г. № 362.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Инструкция № 492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492.

Постановление № 490 — постановление КМУ «О надбавках (полевом обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер» от 31.03.99 г. № 490.

Перечень № 1170 — Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.10 г. № 1170.

Правила № 1184 — Правила предоставления услуг пассажирского автомобильного транспорта в редакции постановления КМУ от 26.09.07 г. № 1184.

Порядок № 278 — Порядок разработки и утверждения паспорта автобусного маршрута, утвержденный приказом Минтранса от 07.05.10 г. № 278.

Порядок № 252 — Порядок обслуживания граждан железнодорожным транспортом, утвержденный постановлением КМУ от 19.03.97 г. № 252.

Порядок № 712 — Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Минтранса Украины и ГНАУ от 24.10.01 г. № 712/431.

Положение № 959 — Положение об обязательном личном страховании от несчастных случаев на транспорте, утвержденное постановлением КМУ от 14.08.96 г. № 959.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное Постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.

Положение № 223 — Положение о порядке эмиссии специальных платежных средств и осуществление операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 30.04.10 г. № 223.

Положение № 281 — Положение о порядке и условиях торговли иностранной валютой, утвержденное постановлением Правления НБУ от 10.08.05 г. № 281.

Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88.

Положение № 614 — Положение о форме и содержании расчетных документов, утвержденное приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.

Правила № 176 — Правила предоставления услуг пассажирского автомобильного транспорта, утвержденные постановлением КМУ от 18.02.97 г. № 176.

ЕБНЗ — Единая база налоговых знаний, размещенная на сайте Миндоходов: http://minrd.gov.ua/ebpz.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.

ЕВС — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

БПК — банковская платежная карточка.

ЭПС — электронное платежное средство.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше