ОСОБЕННОСТИ
ЗАПОЛНЕНИЯ ОТЧЕТА
ПО ФОРМЕ № Д4:
нюансы на практических примерах
Начиная с отчета за январь 2013 года работодателистрахователи обязаны подавать Отчет по форме № Д4 по новым правилам. О новом порядке заполнения такого отчета мы уже писали на страницах нашей газеты (см. Тему недели в «БН», 2013, № 5, с. 24). Вместе с тем иногда складываются нестандартные ситуации по начислению той или иной выплаты, которые имеют свои особенности отражения Отчета по форме № Д4. За разъяснением по таким вопросам мы обратились к специалистам Пенсионного фонда Украины.
Валентина БОРШОВСКАЯ,
заместитель директора Департамента
— начальник отдела персонифицированного учета,
информационных систем и сетей Пенсионного фонда Украины
Временная нетрудоспособность длилась больше месяца
Работник предприятия (Самсоненко Олег Павлович) болел с 02.01.13 г. по 06.02.13 г. включительно. Сумма оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности составила 261 грн., сумма пособия по временной нетрудоспособности — 1914 грн. Сумма больничных, приходящихся на январь 2013 года, составила 1827 грн., сумма больничных, приходящихся на февраль 2013 года, — 348 грн. Сумма зарплаты, начисленная за отработанные дни февраля 2013 года, составила 1760 грн.
Как отражаются данные по такому работнику в таблице 6 Отчета по форме № Д4?
Для того чтобы заполнить таблицу 6 Отчета по форме № Д4, приведем расчет дополнительных данных.
Сумма ЕВС, удержанная с больничных:
2175 x 2 % = 43,50 (грн.).
Сумма ЕВС, удержанная с зарплаты за отработанные дни февраля 2013 года:
1760 x 3,6 % = 63,36 (грн.).
В таблице 6 Отчета по форме № Д4 за январь 2013 года на такого работника должна быть заполнена строка, в которой не будет информации о начисленных выплатах (поскольку он весь месяц болел), но будет заполнена графа 15 «Кількість днів перебування у трудових відносинах/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця». В этой графе необходимо указать количество календарных дней в январе 2013 года, на протяжении которых работник был в трудовых отношениях с предприятием, а именно — 31.
При этом следует иметь в виду, что при заполнении таблицы 1 Отчета по форме № Д4 за январь 2013 года такой работник не учитывается в показателе «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати», поскольку в течение отчетного месяца такому работнику никакие выплаты не начислялись.
Фрагменты заполненной таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за январь 2013 года и за февраль 2013 года по приведенному в примере работнику приведены на рис. 1.
Рис. 1. Извлечение из таблиц 6 (болезнь больше месяца)
В таблице 5 Отчета по форме № Д4 за январь 2013 года необходимо отразить информацию о дате начала отношений по договору гражданскоправового характера в графе 10, а также указать код категории застрахованного лица — «3» (лица, которые выполняют работы по договору гражданскоправового характера).
В Отчете по форме № Д4 за январь 2013 года в таблице 6 должна быть отражена информация по такому физическому лицу в графах 6, 7, 8 и 12. В графе 9 следует проставить код категории застрахованного лица «26». В графе 11 — «01.2013». И обязательно следует заполнить графу 15 — количество календарных дней, в течение которых физическое лицо находилось в гражданскоправовых отношениях, в отчетном месяце (в нашем примере — «18»). Также физическое лицо учитывается при заполнении перед таблицей 1 Отчета по форме № Д4 показателя «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільноправового характера».
Работы по договору гражданскоправового характера выполняются в течение нескольких месяцев
Физическое лицо (Иванов Петр Петрович), не являющееся частным предпринимателем, 14.01.13 г. заключило договор гражданскоправового характера на выполнение работ с предприятием. Акт выполненных работ подписан 04.03.13 г. Сумма вознаграждения по договору составила 9000 грн.
Как отражаются данные по такому физическому лицу в таблице 6 Отчета по форме № Д4?
Таблица 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года заполняется аналогично январской: в ней должна быть отражена информация по такому физическому лицу в графах 6, 7, 8 и 12. В графе 9 следует проставить код категории застрахованного лица «26». В графе 11 — «02.2013». И обязательно следует заполнить графу 15 — количество календарных дней, в течение которых физическое лицо находилось в гражданскоправовых отношениях, в отчетном месяце (в нашем примере — 28). Также физическое лицо учитывается при заполнении перед таблицей 1 Отчета по форме № Д4 показателя «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільноправового характера».
Согласно ч. 2 ст. 7 Закона о ЕВС в случае, если срок выполнения работ (предоставления услуг) по гражданскоправовому договору превышает календарный месяц, доход, выплаченный по результатам работы, для начисления ЕВС делят на количество месяцев, за которые он начислен.
В Отчете по форме № Д4 за март 2013 года в таблице 6 информация о начисленной сумме по договору гражданскоправового характера должна быть отражена, как показано на рис. 2. Также это физлицо учитываем при заполнении таблицы 1 Отчета по форме № Д4 в показателе «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільноправового характеру».
Рис. 2. Извлечение из таблицы 6 (гражданско-правовой договор на 3 месяца)
Кроме того, в таблице 5 Отчета по форме № Д4 за март 2013 года необходимо отразить информацию о дате окончания отношений по договору гражданскоправового характера, указав в графе 7 код категории особы — «3».
Работник весь месяц находился в ежегодном отпуске
Работник предприятия (Зинченко Алексей Алексеевич) находился в ежегодном отпуске с 01.02.13 г. по 28.02.13 г. включительно. Сумма отпускных была начислена и выплачена ему в январе 2013 года и составила 2268 грн. Сумма зарплаты за январь составила 2500 грн.
Как отражаются данные по такому работнику в таблице 6 Отчета по форме № Д4?
В данной ситуации следует учесть, что, несмотря на то что в феврале 2013 года работнику не были начислены какие-либо выплаты, на него следует заполнить строку в таблице 6 Отчета на февраль 2013 года с указанием количества календарных дней, в течение которых работник пребывал в трудовых отношениях с предприятием, в графе 15. При этом следует учесть, что при заполнении таблицы 1 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года такой работник не учитывается в показателе «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати».
Приведем фрагменты заполненных таблиц 6 Отчета по форме № Д4 за январь 2013 года* и за февраль 2013 года по данному работнику (см. рис. 3).
* Мы не разделяем подход, когда отпускные в бухучете начисляем в месяце выплаты отпускных, т. е. наперед за будущие месяцы. — Примеч. ред.
Рис. 3. Извлечение из таблицы 6 (полный месяц в отпуске; начисление отпускных в месяце выплаты отпускных)
Работник весь месяц находился в отпуске «за свой счет»
Работник предприятия, инвалид II группы (Ковтуненко Олег Олегович) с 01.02.13 г. по 28.02.13 г. включительно был в отпуске «за свой счет» на основании ст. 25 Закона об отпусках.
Как отражаются данные по такому работнику в таблице 6 Отчета по форме № Д4?
Несмотря на то что в феврале 2013 года работнику не были начислены какие-либо выплаты, на него следует заполнить строку в таблице 6 Отчета на февраль 2013 года с указанием количества календарных дней, в течение которых работник пребывал в трудовых отношениях с предприятием, в графе 15, а также количества календарных дней, в течение которых работник находился в отпуске «за свой счет» (графа 14).
При заполнении таблицы 1 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года такой работник не учитывается в показателе «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати» (см. рис. 4 на с. 33).
Рис. 4. Извлечение из таблицы 6 (работник-инвалид полный месяц в отпуске «за свой счет»)
Неправильно указано количество календарных дней отпуска «за свой счет»
Работница (Иванова Екатерина Семеновна) с 21.01.13 г. по 31.01.13 г. включительно была в отпуске «за свой счет» на основании ст. 26 Закона об отпусках. За январь 2013 года ей начислена заработная плата за отработанные 12 рабочих дней в размере 1714,29 грн. При этом в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за январь ошибочно указано количество календарных дней, в течение которых она была в отпуске «за свой счет» (14, вместо 11).
Как в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за февраль исправить такую ошибку?
Дополнительные данные: зарплата за февраль 2013 года составила 3000 грн., сумма ЕВС, удержанная с зарплаты, составила 108 грн.
Приведем фрагмент таблицы 6 Отчета по форме № 4 за январь 2013 года, в котором неправильно указали количество дней отпуска «за свой счет» и за февраль 2013 года, в котором необходимо откорректировать количество календарных дней отпуска «за свой счет», которое было отражено в Отчете за январь.
Рис. 5. Извлечение из таблиц 6 (исправление ошибки: неправильно указано количество дней отпуска «за свой счет»)
Смена места работы: с совместительства на основное место работы
Работник (Мех Олег Олегович) был трудоустроен как совместитель, а с 19.02.13 г. принес трудовую книжку и написал заявление с просьбой перевести его на основное место работы с тем же графиком работы, что и в период работы совместителем. За период 01.02.13 г. — 18.02.13 г. ему начислена зарплата в сумме 12000 грн., а за период 19.02.13 г. — 28.02.13 г.— 8000 грн. Всего за февраль 2013 года работнику начислено 20000 грн. Смена статуса работы «совместительство —> основное место» оформлено без расторжения трудовых отношений путем издания приказа о переводе с совместительства на основное место работы (трудовые отношения не прекращаются, компенсация за неиспользованный отпуск не начисляется).
Как в этих случаях заполнить форму № Д4?
При смене совместительства на основное место работы путем издания приказа о переводе с совместительства на основное место работы трудовые отношения не прекращаются. При начислении ЕВС максимальную величину сравнивают с общей суммой зарплаты, начисленной работнику за февраль 2013 года — 20000 грн. (12000 + 8000).
Поскольку начисленная сумма зарплаты превысила максимальную величину (20000 > 19499), ЕВС начисляем на максимальную величину (19499 грн.):
— в части начислений:
19499 x 37 % = 7214,63 (грн.);
— в части удержаний:
19499 х 3,6 % = 701,96 (грн.).
Заполняем Отчет по форме № Д4 за февраль 2013 года следующим образом.
В таблице 5 делается две записи:
первая запись с указанием даты прекращения трудовых отношений по совместительству в графе 10 «дата закінчення» — «18» (18 февраля), в графе 7 — «2» («2 — наймані працівники (без трудової книжки)»); графу 12 не заполняем;
вторая запись — в графе 10 «дата початку» указываем дату начала трудовых отношений по основному месту работы — «19» (19 февраля), в графе 7 — «1» («1 — наймані працівники з трудовою книжкою»).
В таблице 6 заполняем одну строку на сумму начисленной зарплаты за февраль 2013 года. При этом в графе 19 проставляем «1» (у работодателя на последнее число месяца находится трудовая книжка).
При начислении ЕВС на сумму средней заработной платы за вынужденный прогул, указанной в решении суда, следует руководствоваться ч. 2 ст. 7 Закона о ЕВС. ЕВС начисляется на сумму, которая определяется путем деления начисленной средней заработной платы (дохода) на количество месяцев, за которые она начислена.
В данном случае средний заработок делим на два месяца, за которые она начислена (январь и февраль):
6000 грн. : 2 месяца = 3000 (грн./за месяц).
ЕВС за январь начисляем с учетом максимальной величины января (19499 грн.):
— в части начислений:
3000 x 37 % = 1110 (грн.);
— в части удержаний:
33000 х 3,6 % = 108 (грн.).
Рис. 6. Извлечения из таблиц 5 и 6 (перевод с совместительства на основное место работы)
Восстановление по суду
Работника (Дмитренко Олега Ивановича) восстанавливают по решению суда (незаконно уволен 31.12.12 г.). По решению суда начислена зарплата за январь и часть февраля 2013 года (до даты восстановления; 01.01.13 — 10.02.13) в сумме 6000 грн. Кроме того, с даты восстановления в феврале начислена зарплата (основное место работы) за фактически отработанное время в феврале 2013 года в сумме 2200 грн.
Как в этих случаях заполнить форму № Д4?
При начислении ЕВС на зарплату за фактически отработанное время после восстановления в феврале 2013 года (2200 грн.) максимальную величину сравниваем с общим начисленным доходом за февраль 2013 года. Поскольку общая сумма зарплаты февраля не превысила максимальную величину для февраля ((3000 + 2200) < 19499), ЕВС начисляем на всю сумму начисленной зарплаты за февраль (5200 грн.):
— в части начислений:
5200 x 37 % = 1924 (рн.);
— в части удержаний:
5200 х 3,6 % = 187,2 (грн.).
В таблице 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года (см. рис 7) на работника следует заполнить две строки:
первая строка — средняя зарплата за январь 2013 года (графа 11) за вынужденный прогул 3000 грн. с заполнением в графе 10 — «1», в графе 19 — «1» и в графе 15 — «31»;
вторая строка — средняя зарплата за вынужденный прогул за февраль 2013 года (3000 грн.) и зарплата за фактически отработанное время в феврале 2013 года (графа 11) в сумме 2200 грн. с заполнением в графе 19 — «1» (трудовая книжка на конец февраля находится у работодателя), и в графе 15 — «28».
Кроме того, в связи с незаконным увольнением и восстановлением на работе нужно подать таблицу 5 Отчета по форме № Д4 за декабрь 2012 года типа «Додаткова» (отдельный отчет в составе таблицы 5 и титульного листа). В ней на работника заполняем строку с отражением в графе 10 в колонках «дата початку» даты незаконного увольнения.
Рис. 7. Извлечение из таблицы 6 (восстановление по суду)
Предоставление ежегодного отпуска после отпуска для ухода за ребенком
Женщина 5 февраля 2013 года выходит из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет и сразу же уходит в ежегодный отпуск с 05.02.13 г. по 28.02.13 г. (берет неиспользованные 24 календарных дня ежегодного отпуска). Ей начислены отпускные в сумме 3100 грн.
Как в этом случае заполнить Отчет по форме № Д4?
Следует отметить, что в таблице 5 Отчета по форме № Д4 информация о дате начала и окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет не показывается. Поэтому таблице 5 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года информация о дате окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет не показывается.
В таблице 6 (см. рис. 8) отражаем на работника одну строку, в которой показываем начисление отпускных в сумме 3100 грн. (графы 16 и 17) и сумму удержанного ЕВС (111,6 грн.). В графе 10 проставляем код типа начислений «10» (предоставлен отпуск), в графе 15 — «28» — количество календарных дней нахождения в трудовых отношениях (указываем все календарные дни месяца выхода из отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3 лет, а не только календарные дни ежегодного отпуска с 05.02.13 г. по 28.02.13 г.).
Рис. 8. Извлечение из таблицы 6 (ежегодный отпуск при выходе из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет)
При заполнении таблицы 6 Отчета по форме № Д4 следует исходить из того, что компенсацию за неиспользованные дни отпуска необходимо отражать не как начисление отпускных за дни отпуска, а как зарплату — в одной строке с начисленной за отчетный месяц зарплатой. Поэтому в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года на уволенного работника заполняем одну строку, в которой отражаем общую сумму начислений — 22000 грн. (18000 + 4000). При этом в графе 10 код типа начисления «10» указывать не надо (фактически работник не использует дни отпуска).
Компенсация за неиспользованный отпуск
Работник уволен 28.02.13 г. За отработанные дни в феврале ему начислили зарплату в сумме 18000 грн. и в связи с увольнением — компенсацию за неиспользованные дни отпуска в сумме 4000 грн.
Как в этом случае заполнить форму № Д4?
При взимании ЕВС нужно учитывать, что начисленный доход за февраль 2013 года превысил максимальную величину (22000 > 19499), и поэтому ЕВС начисляем исходя из максимальной величины (19499 грн.):
— в части начислений:
19499 x 37 % = 7214,63 (грн.);
— в части удержаний:
19499 х 3,6 % = 701,96 (грн.).
Кроме того, данные об увольнении работника нужно показать в таблице 5 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года, указав в графе 10 «дата закінчення» — «28» (28 февраля — дата увольнения), а в графе 12 — статью КЗоТ, на основании которой работник уволен, например, при увольнении по собственному желанию указываем «ст. 38 КЗпП» (см. рис. 9 на с. 37).
Рис. 9. Извлечения из таблиц 5 и 6 (увольнение по собственному желанию
с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск)
Женщина ушла в отпуск в связи с беременностью и родами
Работница (Котенко Татьяна Владимировна) с 04.02.13 г. ушла в отпуск в связи с беременностью и родами по 09.06.13 г. включительно. В феврале 2013 года ей начислены: зарплата за отработанный 1 день февраля 2013 года — 100 грн.; пособие по беременности и родам — 8278,20 грн.
Как в этом случае заполнить форму № Д4?
Что касается таблицы 5 Отчета по форме № Д4, то следует отметить, что в отчете за февраль 2013 года необходимо отразить дату начала отпуска в связи с беременностью и родами (4 февраля), при этом категория лица в графе 7 — «5», а в отчете за июнь 2013 года — дату окончания отпуска в связи с беременностью и родами (9 июня), при этом категория лица в графе 7 — «5».
Теперь рассмотрим порядок заполнения таблицы 6 Отчета по форме № Д4 на протяжении всего периода отпуска в связи с беременностью и родами.
В таблице 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года необходимо указать данные о начисленной заработной плате за отработанные дни февраля. При этом в графе 15 необходимо указать количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях — 28.
В таблице 6 Отчета по форме № Д4 отчетов за март, апрель и май 2013 года заполняется пустая строка по такой работнице. При этом указываем код категории застрахованного лица — 1 (графа 9) и количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях (графа 15) — в марте — 31, в апреле — 30, в мае — 31.
В таблице 6 Отчета по форме № Д4 отчета за июнь 2013 года заполняется пустая строка по такой работнице. При этом указываем код категории застрахованного лица — 1 (графа 9) и количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях — 9 (графа 15), т. е. период до дня ухода работницы в отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста.
Обратите внимание: сумму выплачиваемого пособия по беременности и родам в таблице 6 не показываем, так как с него не взимается ЕВС.
Порядок заполнения таблиц 5 и 6 на протяжении нахождения работницы в отпуске в связи с беременностью и родами см. на рис. 10 (с. 38).
Рис. 10. Извлечения из таблиц 5 и 6 за февраль — июнь 2013 года
(предоставление отпуска по беременности и родам с 04.02.13 г. по 09.06.13 г.)
Итоги в графах 13, 14 и 15 не выводятся
Надо ли подытоживать данные по графам 13, 14 и 15 таблицы 6?
Нет, не надо. Показатель «Разом за аркушем документів» по графам 13, 14 и 15 таблицы 6 заполнять не нужно.
Документы и сокращения статьи
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
Закон о ЕВС — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464VI.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96ВР.
ЕВС — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.
