ОСОБЛИВОСТІ
ЗАПОВНЕННЯ ЗВІТУ
ЗА ФОРМОЮ № Д4:
нюанси на практичних прикладах
Починаючи зі звіту за січень 2013 року роботодавці-страхувальники зобов’язані подавати Звіт за формою № Д4 за новими правилами. Про новий порядок заповнення такого звіту вже розповідалося на сторінках нашої газети (див. Тему тижня у «БТ», 2013, № 5, с. 24). Водночас, інколи складаються нестандартні ситуації щодо нарахування тієї чи іншої виплати, які мають свої особливості відображення у Звіті за формою № Д4. За роз’ясненнями з таких питань ми звернулися до фахівців Пенсійного фонду України.
Валентина БОРШОВСЬКА, заступник директора Департаменту —
начальник відділу персоніфікованого обліку,
інформаційних систем та мереж Пенсійного фонду України
Тимчасова непрацездатність тривала більше місяця
Працівник підприємства (Самсоненко Олег Павлович) хворів з 02.01.13 р. по 06.02.13 р. включно. Сума оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності склала 261 грн., сума допомоги по тимчасовій непрацездатності — 1914 грн. Сума лікарняних, що припадають на січень 2013 року, склала 1827 грн., сума лікарняних, що припадають на лютий 2013 року, — 348 грн. Сума зарплати, нарахована за відпрацьовані дні лютого 2013 року, склала 1760 грн.
Як відображаються дані щодо такого працівника в таблиці 6 Звіту за формою № Д4?
Для того щоб заповнити таблицю 6 Звіту за формою № Д4, наведемо розрахунок додаткових даних.
Сума ЄВС, утримана з лікарняних:
2175 x 2 % = 43,50 (грн.).
Сума ЄВС, утримана із зарплати за відпрацьовані дні лютого 2013 року:
1760 x 3,6 % = 63,36 (грн.).
У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за січень 2013 року на такого працівника має бути заповнено рядок, в якому не буде інформації про нараховані виплати (оскільки працівник увесь місяць хворів), але буде заповнено графу 15 «Кількість днів перебування у трудових відносинах/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця». У цій графі необхідно зазначити кількість календарних днів у січні 2013 року, протягом яких працівник перебував у трудових відносинах з підприємством, а саме 31.
При цьому слід мати на увазі, що при заповненні таблиці 1 Звіту за формою № Д4 за січень 2013 року такий працівник не враховується в показнику «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати», оскільки протягом звітного місяця такому працівнику жодні виплати не нараховувалися.
Фрагменти заповненої таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за січень 2013 року і за лютий 2013 року щодо зазначеного у прикладі працівника наведено на рис. 1.
Рис. 1. Витяг із таблиці 6 (хвороба більше місяця)
Роботи за договором цивільноправового характеру виконуються протягом декількох місяців
Фізична особа (Іванов Петро Петрович), що не є приватним підприємцем, 14.01.13 р. уклав договір цивільноправового характеру на виконання робіт з підприємством. Акт виконаних робіт підписаний 04.03.13 р. Сума винагороди за договором склала 9000 грн.
Як відображаються дані щодо такої фізичної особи в таблиці 6 Звіту за формою № Д4?
У таблиці 5 Звіту формою № Д4 за січень 2013 року необхідно відобразити інформацію про дату початку відносин за договором цивільноправового характеру в графі 10, а також вказати код категорії застрахованої особи — «3» (особи, які виконують роботи за договорами цивільноправового характеру).
У Звіті формою № Д4 за січень 2013 року в таблиці 6 має бути відображена інформація щодо такої фізичної особи в графах 6, 7, 8 та 12. У графі 9 слід проставити код категорії застрахованої особи «26». У графі 11 — «01.2013». І обов’язково слід заповнити графу 15 — кількість календарних днів, протягом яких фізична особа знаходилася в цивільноправових відносинах, у звітному місяці (у нашому прикладі — «18»). Також фізична особа враховується при заповненні перед таблицею 1 Звіту за формою № Д4 показника «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільноправового характеру».
Таблиця 6 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року заповнюється аналогічно січневій: у ній має бути відображена інформація щодо такої фізичної особи в графах 6, 7, 8 та 12. У графі 9 слід проставити код категорії застрахованої особи «26». У графі 11 — «02.2013». І обов’язково слід заповнити графу 15 — кількість календарних днів, протягом яких фізична особа знаходилася в цивільноправових відносинах, в звітному місяці (у нашому прикладі — 28). Також фізична особа враховується при заповненні перед таблицею 1 Звіту за формою № Д4 показника «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільноправового характеру».
Згідно з ч. 2 ст. 7 Закону про ЄВС в разі, якщо термін виконання робіт (надання послуг) за цивільноправовим договором перевищує календарний місяць, дохід, виплачений за результатами роботи, для нарахування ЄВС ділять на кількість місяців, за які він нарахований.
У Звіті за формою № Д4 за березень 2013 року в таблиці 6 інформація про нараховану суму за договором цивільноправового характеру має бути відображено, як показано на рис. 2. Також цю фізособу враховуємо при заповненні таблиці 1 Звіту за формою № Д4 в показнику «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільноправового характеру».
Рис. 2. Витяг із таблиці 6 (цивільно-правовий договір на 3 місяці)
Крім того, в таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за березень 2013 року необхідно відобразити інформацію про дату закінчення відносин за договором цивільноправового характеру, вказавши в графі 7 код категорії особи — «3».
Працівник увесь місяць перебував у щорічній відпустці
Працівник підприємства (Зінченко Олексій Олексійович) перебував у щорічній відпустці з 01.02.13 р. по 28.02.13 р. включно. Сума відпускних, нарахована та виплачена йому у січні 2013 року, склала 2268 грн. Сума зарплати за січень склала 2500 грн.
Як відображаються дані щодо такого працівника в таблиці 6 Звіту за формою № Д4?
У цій ситуації слід урахувати: попри те, що в лютому 2013 року працівнику не було нараховано будьякі виплати, на нього слід заповнити рядок у таблиці 6 Звіту на лютий 2013 року із зазначенням у графі 15 кількості календарних днів, протягом яких працівник перебував у трудових відносинах з підприємством. При цьому варто враховувати, що при заповненні таблиці 1 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року такий працівник не враховується в показнику «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати».
Наведемо фрагменти заповнених таблиць 6 Звіту за формою № Д4 за січень 2013 року* та за лютий 2013 року щодо цього працівника (див. рис. 3).
* Ми не поділяємо підхід, коли відпускні в бухобліку нараховуються в місяці виплати відпускних, тобто наперед за майбутні місяці. — Прим. ред.
Рис. 3. Витяг із таблиці 6 (повний місяць у відпустці; нарахування відпускних у місяці виплати відпускних)
Незважаючи на те що в лютому 2013 року працівнику не були нараховані будьякі виплати, на нього слід заповнити рядок у таблиці 6 Звіту на лютий 2013 року із зазначенням у графі 15 кількості календарних днів, протягом яких працівник перебував у трудових відносинах з підприємством, а також кількості календарних днів, протягом яких працівник перебував у відпустці «за свій рахунок» (графа 14).
При заповненні таблиці 1 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року такий працівник не враховується в показнику «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати» (див. рис. 4 на с. 33).
Рис. 4. Витяг із таблиці 6 (працівник-інвалід перебував повний місяць у відпустці «за свій рахунок»)
Неправильно зазначено кількість календарних днів відпустки «за свій рахунок»
Працівниця (Іванова Катерина Семенівна) з 21.01.13 р. по 31.01.13 р. включно була у відпустці «за свій рахунок» на підставі ст. 26 Закону про відпустки. За січень 2013 року їй нараховано заробітну плату за 12 відпрацьованих робочих днів у розмірі 1714,29 грн. При цьому в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за січень зазначено помилкову кількість календарних днів, протягом яких працівниця була у відпустці «за свій рахунок», а саме 14 замість 11.
Як у таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за лютий виправити таку помилку?
Додаткові дані: зарплата за лютий 2013 року склала 3000 грн., сума ЄВС, утримана із зарплати, — 108 грн.
Наведемо фрагмент таблиці 6 Звіту за формою № 4 за січень 2013 року, в якому неправильно зазначено кількість днів відпустки «за свій рахунок», і за лютий 2013 року, в якому необхідно відкоригувати кількість календарних днів відпустки «за свій рахунок», яку було відображено у Звіті за січень.
Рис. 5. Витяг із таблиці 6 (виправлення помилки: неправильно зазначено кількість днів відпустки «за свій рахунок»)
Зміна місця роботи: із сумісництва на основне місце роботи
Працівник (Мех Олег Олегович) був працевлаштований як сумісник, а з 19.02.13 р. приніс трудову книжку та написав заяву з проханням перевести його на основне місце роботи з тим самим графіком роботи, що й у період роботи сумісником. За період 01.02.13 р. — 18.02.13 р. йому нараховано зарплату в сумі 12000 грн., а за період 19.02.13 р. — 28.02.13 р.— 8000 грн. Усього за лютий 2013 року працівнику нараховано 20000 грн. Зміна статусу роботи «сумісництво → основне місце» оформлено без розірвання трудових відносин шляхом видання наказу про переведення із сумісництва на основне місце роботи (трудові відносини не припиняються, компенсація за невикористану відпустку не нараховується).
Як у цих випадках заповнити форму № Д4?
При зміні сумісництва на основне місце роботи шляхом видання наказу про переведення із сумісництва на основне місце роботи трудові відносини не припиняються. При нарахуванні ЄВС максимальну величину порівнюють із загальною сумою зарплати, нарахованої працівнику за лютий 2013 року, — 20000 грн. (12000 + 8000).
Оскільки нарахована сума зарплати перевищила максимальну величину (20000 > 19499), ЄВС нараховуємо на максимальну величину (19499 грн.):
— у частині нарахувань: 19499 x 37 % = 7214,63 (грн.);
— у частині утримань: 19499 х 3,6 % = 701,96 (грн.).
Заповнюємо Звіт за формою № Д4 за лютий 2013 року таким чином.
У таблиці 5 здійснюються два записи:
перший запис — із зазначенням дати припинення трудових відносин за сумісництвом у графі 10 «дата закінчення» — «18» (18 лютого), у графі 7 — «2» («2 — наймані працівники (без трудової книжки)»); графу 12 не заповнюємо;
другий запис — у графі 10 «дата початку» вказуємо дату початку трудових відносин за основним місцем роботи — «19» (19 лютого), у графі 7 — «1» («1 — наймані працівники з трудовою книжкою»).
У таблиці 6 заповнюємо один рядок на суму нарахованої зарплати за лютий 2013 року. При цьому у графі 19 проставляємо «1» (у роботодавця на останнє число місяця знаходиться трудова книжка).
Рис. 6. Витяг із таблиць 5 і 6 (переведення із сумісництва на основне місце роботи)
Відновлення на підставі рішення суду
Працівника (Дмитренко Олег Іванович) поновлюють за рішенням суду (незаконно звільнено 31.12.12 р.). За рішенням суду нараховано зарплату за січень і частину лютого 2013 року (до дати поновлення; 01.01.13 — 10.02.13) у сумі 6000 грн. Крім того, з дати поновлення в лютому нараховано зарплату (основне місце роботи) за фактично відпрацьований час у лютому 2013 року в сумі 2200 грн.
Як у цих випадках заповнити форму № Д4?
При нарахуванні ЄВС на суму середньої заробітної плати за вимушений прогул, зазначену у рішенні суду, слід керуватися ч. 2 ст. 7 Закону про ЄВС. ЄВС нараховується на суму, що визначається шляхом ділення нарахованої середньої заробітної плати (доходу), на кількість місяців, за які її нараховано.
У цьому випадку середній заробіток ділимо на два місяці, за які його нараховано (січень та лютий):
6000 грн. : 2 міс. = 3000 (грн./міс.).
ЄВС за січень нараховуємо з урахуванням максимальної величини січня (19499 грн.):
— у частині нарахувань: 3000 x 37 % = 1110 (грн.);
— у частині утримань: 3000 х 3,6 % = 108 (грн.).
При нарахуванні ЄВС на зарплату за фактично відпрацьований час після поновлення в лютому 2013 року (2200 грн.) максимальну величину порівнюємо із загальним нарахованим доходом за лютий 2013 року. Оскільки загальна сума зарплати лютого не перевищила максимальну величину для лютого ((3000 + 2200) < 19499), ЄВС нараховуємо на всю суму нарахованої зарплати за лютий (5200 грн.):
— у частині нарахувань: 5200 x 37 % = 1924 (грн.);
— у частині утримань: 5200 х 3,6 % = 187,2 (грн.).
У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року (див. рис. 7) на працівника слід заповнити два рядки:
перший рядок — середня зарплата за січень 2013 року (графа 11) за вимушений прогул 3000 грн. із проставлянням у графі 10 — «1», у графі 19 — «1», і у графі 15 — «31»;
другий рядок — середня зарплата за вимушений прогул за лютий 2013 року (3000 грн.) і зарплата за фактично відпрацьований час у лютому 2013 року (графа 11) у сумі 2200 грн. із проставлянням в графі 19 — «1» (трудова книжка на кінець лютого знаходиться у роботодавця) та у графі 15 — «28».
Рис. 7. Витяг із таблиці 6 (поновлення на підставі рішення суду)
Крім того, у зв’язку з незаконним звільненням та поновленням на роботі потрібно подати таблицю 5 Звіту за формою № Д4 за грудень 2012 року типу «Додаткова» (окремий звіт у складі таблиці 5 і титульного аркуша). У ній на працівника заповнюємо рядок із відображенням у графі 10 у колонках «дата початку» дати незаконного звільнення.
Надання щорічної відпустки після відпустки для догляду за дитиною
Жінка 5 лютого 2013 року виходить із відпустки для догляду за дитиною до 3 років та відразу йде у щорічну відпустку з 05.02.13 р. по 28.02.13 р. (бере невикористані 24 календарні дні щорічної відпустки). Їй нараховано відпускні в сумі 3100 грн.
Як у цьому випадку заповнити Звіт за формою № Д4?
Слід зауважити, що в таблиці 5 Звіту за формою № Д4 інформація про дату початку та закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років не показується. Тому в таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року інформація про дату закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років не наводиться.
У таблиці 6 (див. рис. 8) відводимо для працівника один рядок, в якому відображаємо нарахування відпускних у сумі 3100 грн. (графи 16 і 17) та суму утриманого ЄВС (111,6 грн.). У графі 10 проставляємо код типу нарахувань «10» (надана відпустка), у графі 15 — «28» (кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — указуємо всі календарні дні місяця виходу з відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, а не лише календарні дні щорічної відпустки з 05.02.13 р. по 28.02.13 р.).
Рис. 8. Витяг із таблиці 6 (щорічна відпустка при виході з відпустки для догляду за дитиною до 3 років)
Компенсація за невикористану відпустку
Працівника звільнено 28.02.13 р. За відпрацьовані в лютому дні йому нарахували зарплату в сумі 18000 грн. та у зв’язку зі звільненням — компенсацію за невикористані дні відпустки в сумі 4000 грн.
Як у цьому випадку заповнити форму № Д4?
При заповненні таблиці 6 Звіту за формою № Д4 слід виходити з того, що компенсацію за невикористані дні відпустки необхідно відображати не як нарахування відпускних за дні відпустки, а як зарплату — в одному рядку з нарахованою за звітний місяць зарплатою. Тому в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року на звільненого працівника заповнюємо один рядок, в якому відображаємо загальну суму нарахувань — 22000 грн. (18000 + + 4000). При цьому у графі 10 код типу нарахування «10» проставляти не потрібно (фактично працівник не використовує дні відпустки).
При справлянні ЄВС потрібно враховувати, що нарахований за лютий 2013 року дохід перевищив максимальну величину (22000 > 19499), і тому ЄВС нараховуємо виходячи з максимальної величини (19499 грн.):
— у частині нарахувань: 19499 x 37 % = 7214,63 (грн.);
— у частині утримань: 19499 х 3,6 % = 701,96 (грн.).
Крім того, дані про звільнення працівника потрібно показати в таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за лютий 2013 року, проставивши у графі 10 «дата закінчення» — «28» (28 лютого — дата звільнення), а у графі 12 — статтю КЗпП, на підставі якої працівника звільнено (наприклад, при звільненні за власним бажанням записуємо «ст. 38 КЗпП» — див. рис. 9 на с. 37).
Рис. 9. Витяг із таблиць 5 і 6 (звільнення за власним бажанням з виплатою компенсації за невикористану відпустку)
Жінка пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами
Працівниця (Котенко Тетяна Володимирівна) з 04.02.13 р. пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами по 09.06.13 р. включно. У лютому 2013 р. їй нараховано: зарплату за відпрацьований 1 день лютого 2013 року — 100 грн.; допомогу по вагітності та пологах — 8278,20 грн.
Як у цьому випадку заповнити форму № Д4?
Що стосується таблиці 5 Звіту за формою № Д4, то варто зазначити: у звіті за лютий 2013 року необхідно відобразити дату початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (4 лютого), при цьому категорія особи у графі 7 — «5», а у звіті за червень 2013 року — дату закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (9 червня), при цьому категорія особи у графі 7 — «5».
Тепер розглянемо порядок заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 протягом усього періоду відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
У таблиці 6 Звіту формою № Д4 за лютий 2013 року необхідно вказати дані про нараховану заробітну плату за відпрацьовані дні лютого. При цьому у графі 15 необхідно зазначити кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — 28.
У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 звітів за березень, квітень і травень 2013 року заповнюється порожній рядок щодо такої працівниці. При цьому вказуємо код категорії застрахованої особи — «1» (графа 9) і кількість календарних днів перебування у трудових відносинах (графа 15): у березні — 31, у квітні — 30, у травні — 31.
У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 звіту за червень 2013 року заповнюється порожній рядок щодо такої працівниці. При цьому вказуємо код категорії застрахованої особи — «1» (графа 9) і кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — 9 (графа 15), тобто період до дня виходу працівниці у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
Зверніть увагу: суму виплачуваної допомоги по вагітності та пологах у таблиці 6 не показуємо, оскільки з неї не справляється ЄВС.
Порядок заповнення таблиць 5 і 6 протягом перебування працівниці у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами див. на рис. 10 (с. 38).
Рис. 10. Витяг із таблиць 5 і 6 за лютий — червень 2013 року (надання відпустки по вагітності та пологах з 04.02.13 р. по 09.06.13 р.)
Підсумки у графах 13, 14 і 15 не виводяться
Чи потрібно підсумовувати дані за графами 13, 14 і 15 таблиці 6?
Ні, не потрібно. Показник «Разом за аркушем документів» за графами 13, 14 і 15 таблиці 6 заповнювати не потрібно.
Документи і скорочення статті
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
Закон про ЄВС — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.10 р. № 2464VI.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96ВР.
ЄВС — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
