Хранение документов плательщиками налогов

Какие сроки предусмотрены для хранения документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов субъектом хозяйствования, в том числе в случае, когда проверка органом ГНС не проводилась более 1095 дней?

В соответствии с п. 44.1 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) для целей налогообложения плательщики налогов обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Согласно п. 44.3 НКУ плательщики налогов обязаны обеспечить хранение документов, определенных в п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с преду­смотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности.

В случае ликвидации плательщика налогов документы, определенные в п. 44.1 НКУ, за период деятельности плательщика налогов не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации такого плательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

В то же время согласно ст. 32 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814­XII объединения граждан и религиозные организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанные на частной форме собственности, имеют право создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, не принадлежащих государству, территориальным громадам, передавать документы Национального архивного фонда на хранение в государственные и других архивные учреждения. Указанные юридические лица обязаны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном данным Законом, и в течение года со дня регистрации этих юридических лиц в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений либо архивным отделом городского совета.

В случае ликвидации указанных юридических лиц ликвидационные комиссии обязаны обеспечить сохранность их архивных документов по согласованию с центральным органом исполнительной власти, реализующим государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства, либо уполномоченным им архивным учреждением определить место дальнейшего хранения архивных документов этих юридических лиц (все первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов (обязательных платежей) за период 1095 дней, предшествующих дате последней хозяйственной операции, — в течение трех лет со дня сдачи в архив, документы о начислении и выплате заработной платы наемным работникам — в течение семидесяти лет).

Если документы, определенные в п. 44.1 НКУ, связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по результатам налогового уведомления­решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее сроков, предусмотренных п. 44.3 НКУ.

Следовательно, документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, должны храниться 3 года. После окончания сроков хранения документов субъект хозяйствования в установленном законодательством порядке передает их в архив.

Вместе с тем если указанные выше документы связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления­решения или судебного разбирательства, то такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности.

По материалам Единой базы налоговых знаний,
 размещенной на официальном сайте ГНСУ
 (www.sts.gov.ua, разд. 020.01)