Зберігання документів платниками податків

Які терміни передбачені для зберігання документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів суб’єкта господарювання, у тому числі у випадку, коли перевірка органом ДПС не проводилась більше 1095 днів?

Відповідно п. 44.1 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Згідно з п. 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.

У разі ліквідації платника податків документи, визначені у п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Водночас, згідно із ст. 32 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814­XII, об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Зазначені юридичні особи зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому цим Законом, та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

У разі ліквідації зазначених юридичних осіб ліквідаційні комісії зобов’язані забезпечити збереженість їх архівних документів за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства, або уповноваженою ним архівною установою, визначити місце подальшого зберігання архівних документів цих юридичних осіб (усі первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерську звітність та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів (обов’язкових платежів) за період 1095 днів, що передують даті останньої господарської операції, — протягом трьох років з дня здачі в архів, документи про нарахування та виплату заробітної плати найманим працівникам — протягом сімдесяти років).

Якщо документи, визначені у п. 44.1 ПКУ, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процеду­ри адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення­рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ПКУ.

Отже, документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, повинні зберігатися 3 роки. Після закінчення строків зберігання документів суб’єкт господарювання, в установленому законодавством порядку передає їх до архіву.

Разом з тим, якщо зазначені вище документи пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення­рішення або судового розгляду, то такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності.

За матеріалами Єдиної бази податкових знань,
 розміщеної на офіційному сайті ДПСУ
(www.sts.gov.ua, розд. 020.01)