Учет бензина арендованного автомобиля

Предприятие арендует у учредителя — физического лица автомобиль ВАЗ 2107, который используется для развозки товара по точкам 3 раза в неделю. В остальное время автомобиль находится в распоряжении самого учредителя. Автомобиль он заправляет на заправке, а чеки на бензин предоставляет позже. Каждый месяц по договору аренды учредителю выплачивается 1000 грн. Как в этом случае отразить учет бензина и заполнить путевой лист? Можно ли списать сумму арендной платы на основании акта оказанных услуг? Можно ли вообще не оформлять договор аренды?

(Донецкая обл., Марьинский р-н)

Договорные отношения. Оформляя договорные отношения с учредителем, прежде всего, необходимо помнить, что он не является штатным работником предприятия и в процессе хозяйственной деятельности не участвует. Эта особенность не дает возможность оформить договорные отношения согласно ст. 125 Кодекса законов о труде Украины*. Таким образом, наиболее оптимально для предприятия пользоваться автомобилем учредителя, взяв его в аренду (это ваш случай) или безвозмездно по договору ссуды**.

* Если заключен договор ссуды, то договор заверять нотариально не нужно, не надо составлять акт выполнения договора аренды. См. Тему недели «Автомобиль работника в деятельности предприятия» // «БН», 2012, № 40, с. 35.

** См. Тему недели «Автомобиль работника в деятельности предприятия» // «БН», 2012, № 40, с. 35.

При заключении договора аренды автомобиля у физического лица необходимо помнить, что:

— договор обязательно необходимо оформлять в письменном виде. Кроме того, он подлежит нотариальному заверению (ч. 1 ст. 799 Гражданского кодекса Украины; далее — ГКУ). Иначе договор может быть признан недействительным, в результате чего предприятие рискует утратить право на включение в состав расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией транспортного средства и налогового кредита по НДС по таким расходам;

— передача автомобиля в аренду и возврат из аренды оформляется актом приема-передачи автомобиля в аренду, который составляется в произвольной форме, но можно использовать акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств — типовая форма № ОЗ-1, утверждена приказом Минстата от 29.12.95 г. № 352. В вашем случае ввиду того, что автомобиль передается в аренду только 3 раза в неделю, а остальное время находится в личном распоряжении его собственника — учредителя, советуем акт передачи и возврата оформить в виде ведомости в произвольной форме на месяц, в которой по датам будет зафиксированы передача и возврат автомобиля. Именно акт приема-передачи (или ведомость) и договор аренды являются основанием для начисления арендной платы, что должно фиксироваться в акте выполнения договора аренды. Периодичность составления акта прописывается в договоре (судя по вашему вопросу — вы составляете его ежемесячно);

— предприятие издает приказ (распоряжение), в котором назначает работника предприятия ответственным за использование автомобиля. В период, когда автомобиль передан в аренду (в вашем случае — 3 раза в неделю), использовать его можно только в хозяйственных целях. В другое время использование автомобиля учредителем вполне законно.

В самом договоре необходимо прописать размер арендной платы, сроки ее выплаты, оплату расходов на содержание арендованного автомобиля (стоянка, техобслуживание, заправка ГСМ, ремонт, возмещение ущерба нанесенного третьим лицам и т. п.). Также на время аренды можно (но не обязательно) оформить временный регистрационный талон на предприятие в органах Госавтоинспекции**.

** См. Тему недели «Автомобиль работника в деятельности предприятия» // «БН», 2012, № 40, с. 35.

Закупка ГСМ. Покупка ГСМ за наличные, согласно нашему случаю, происходит непосредственно на АЗС. Следовательно, заправка автомобиля осуществляется за счет средств, выданных водителю под отчет, или за собственные деньги.

Первичным документом, подтверждающим факт понесенных работником расходов на приобретение ГСМ, будет чек РРО, выданный на АЗС и приложенный к Отчету об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (утвержден приказом ГНАУ от 23.12.10 г. № 996; далее — Отчет). Отчет подается в бухгалтерию предприятия по форме, до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел ГСМ за счет работодателя. Такой срок установлен п. 170.9.2 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ). Согласно НКУ неиспользованные средства должны быть возвращены до или одновременно с подачей Отчета. Но с учетом того, что п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденный постановлением правления НБУ от 15.12.04 г. № 637, наличные на хознужды не в рамках командировки выдаются на 2 рабочих дня, включая день получения наличных под отчет, остаток денежных средств советуем возвращать в этот срок.

Бухгалтерский учет ГСМ. Бухгалтерский учет ГСМ ведется на субсчете 203 «Топливо», на котором учитываются наличие и движение топлива, которое приобретается или изготавливается для технологических нужд производства, эксплуатации транспортных средств, а также для производства энергии и отопления зданий. Аналитический учет на субсчете 203 ведется исходя из потребностей конкретного предприятия в разрезе видов и марок топлива, по месту его хранения, а также по материально ответственным лицам — водителям автотранспорта.

Стоимость же фактически израсходованного топлива в пределах норм отражается в зависимости от цели использования автотранспорта. В нашем случае целесообразно использовать счет 93 «Расходы на сбыт», который применяется при использовании для заправки автомобилей в связи со сбытом продукции. В свою очередь, сумма перерасхода ГСМ относится к прочим операционным расходам и списывается на субсчет 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Для учета фактической работы арендованного автомобиля и списания горючего предприятие использует путевой лист служебного легкового автомобиля* (форма № ТН-3, утверждена приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74). Списание ГСМ осуществляем по нормам расходов, приведенным в приказе Минтранспорта «Об утверждении норм затрат топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» от 10.02.98 г. № 43 (далее — Нормы № 43).

* Заметим, что, на наш взгляд, в настоящее время применение Путевых листов не является обязательным. Этот вопрос мы подробно рассматривали в комментарии к письму ГНСУ от 28.02.12 г. № 3535/6/15-1415. В нем, напомним, налоговики настаивали на необходимости использования путевых листов и на обязательности их составления по форме № 3. Однако теперь органы ГНСУ настроены не так категорично. В своем письме от 13.04.12 г. № 6542/6/15-1415 они указывают на то, что предприятия, которые эксплуатируют транспортные средства, имеют право не выписывать водителям путевые листы.

Нормативный расход топлива для каждого конкретного автомобиля рассчитывается по приведенным в разд. 4 Норм № 43 формулам в зависимости от типа автомобиля и его предназначения с применением соответствующих норм расхода топлива и коэффициентов их корректировки. Так, чтобы рассчитать норматив расхода топлива для легкового автомобиля, нужно использовать формулу, приведенную в п. 4.1 Норм № 43:

Q_н = 0,01 х H_s х S х (1 + 0,01 х K_∑),

где Q_н — нормативный расход топлива, литры (м³);

H_s — базовая линейная норма затрат топлива, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

K_∑ — суммарный корректирующий коэффициент, %.

Рассмотрим расчет норм затрат бензина для нашего примера.

Фактическое же количество топлива, израсходованное в течение дня для выполнения рабочего задания, рассчитывают на основании данных путевых листов, используя следующую формулу:

Т = ОТн + ЗТ - ОТк,

где Т — фактическое количество израсходованного топлива;

ОТн — остаток топлива в бензобаке на начало дня;

ЗТ — количество топлива, залитого в бензобак в течение дня;

ОТк — остаток топлива в бензобаке на конец дня.

Существует несколько способов измерения остатка топлива в баке автомобиля:

— при помощи встроенных приборов измерения количества топлива в кабине водителя (при их наличии);

— методом слива топлива в мерную емкость — достаточно трудоемкий процесс и носит более теоретический характер;

— при помощи мерной линейки — путем механического ввода в бак щупа до его дна и последующего определения уровня топлива по длине следа от топлива на щупе (должен регулярно подвергаться калибровке);

— при помощи приборов измерения топлива в баке с датчиком касания;

— методом заправки до полного бака — бензобак заправляется до полного заполнения, далее из полной емкости бака вычитаем количество бензина, заправленное до полного заполнения, и получаем остаток.

Пример. В нашем случае рассчитать норму расхода топлива следует для легкового автомобиля ВАЗ-2107 с 4-ступенчатой коробкой передач, который использовался в зимнее время для развоза товара по торговым точкам, которые находятся в черте города.

Учитывая это, для расчета нормы расхода топлива предприятие должно использовать такие исходные данные:

— базовая линейная норма (Н_s) для легкового автомобиля ВАЗ-2107, учитывая то, что на нем установлена 4-ступенчатая коробка передач, будет составлять 8,8 л на 100 км пробега;

— при расчете нормы расхода топлива следует учитывать, что автомобиль используется в зимнее время, поэтому на предприятии применяется корректирующий коэффициент при работе в зимних условиях. Он устанавливается самим предприятием на уровне от 2 до 12 % в зависимости от средней (для отчетного периода эксплуатации) температуры воздуха (п.п. 3.1.1 Норм № 43). Для нашего случая он составил 2 %;

— поскольку легковой автомобиль используется при работе в условиях города, то при расчете следует также использовать корректирующий коэффициент, установленный п.п. 3.1.4 Норм № 43. В нашем случае размер этого коэффициента составил 4 %;

— фактический пробег автомобиля согласно путевому листу № 01 от 04.03.13 г. составил 150 км.

По формуле рассчитаем нормативный расход топлива:

Q_н = 0,01 х H_s х S х (1 + 0,01 х K_∑) = 0,01 х 8,8 х 150 х (1 + 0,01 х (2 + 4)) = 13,99 (л),

Пример заполнения путевого листа для ВАЗ-2107 приведен на рисунке на с. 54.

Налоговый учет. В налоговых расходах стоимость израсходованного ГСМ по данным путевых листов учитывается в зависимости от направления использования автомобиля: в составе административных расходов (п.п. «в» п.п. 138.10.2 НКУ), общепроизводственных (п.п. «г» п.п. 138.8.5 НКУ), а в нашем примере — расходов на сбыт (п.п. «е» п.п. 138.10.3 НКУ). На этом же основании в налоговые расходы включаем и арендную плату. Главное условие — связь таких расходов с хозяйственной деятельностью.

Несмотря на отсутствие в НКУ каких-либо ограничений в отношении расходов на ГСМ (кроме, конечно же, их «хозяйственности»), налоговики традиционно придерживаются подхода, согласно которому хозяйственными считают только расходы на ГСМ в пределах норм, установленных Нормами № 43 (раздел 110.07.20 ЕБНЗ).

Что касается НДС, то в соответствии с нормами НКУ право на отнесение сумм НДС к налоговому кредиту возникает у плательщика налога по правилу первого события, на дату которого предприятие — покупатель ГСМ получает право увеличить налоговый кредит на сумму НДС, включенную в состав его стоимости.

Арендная плата по договору аренды автомобиля включается в налогооблагаемый доход учредителя на основании п.п. 164.2.2 НКУ как выплата по гражданско-правовому договору и, следовательно, облагается налогом на общих основаниях по ставке 15 % (17 %). В форме № 1ДФ ее отражают с кодом признака дохода «102» (раздел 160.26.1 ЕБНЗ)*. Единый взнос из суммы арендной платы не взимаем**.

* Для отражения в форме № 1ДФ арендной платы за недвижимое имущество можно предложить как минимум три признака доходов: «106» (по аналогии с доходом от аренды недвижимости), «127» (прочие доходы — так специального признака нет) или «102» (сумма вознаграждения по гражданско-правовым договорам). Нам больше по душе третий вариант. Заметим, что такого же мнения придерживаются и налоговые органы.

** Подробнее о договорах гражданско-правового характера читайте в Теме недели «Гражданско-правовые договоры с физлицами» // «БН», 2013, № 10, с. 30.

Рассмотрим отражение в бухгалтерском и налоговом учете арендных платежей и ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете.

Дарья КРАВЧЕНКО

Пример заполнения путового листа для ВАЗ-2107