Доверенность на получение ТМЦ
Предприятие приобрело товар через интернет-магазин (по безналичному расчету). На следующий день курьер доставил его на склад покупателя. Нужно ли оформлять доверенность на работника предприятия, который получает товар на складе?
(г. Харьков)
Да, нужно в обязательном порядке как подтверждение права работника предприятия на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от поставщика независимо от места его передачи. Это следует из Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99 (далее — Инструкция № 99), которая регламентирует порядок выдачи и использования доверенностей.
Смысл выдачи доверенности работнику описан в письме МФУ от 29.08.05 г. № 31-04200-30/23-7454/6784. Так, в нем сказано, что доверенность представляет собой документ, фиксирующий решение уполномоченного лица (руководителя) предприятия о полномочиях конкретного физического лица получить для предприятия определенные перечень и количество ценностей. Без доверенности не может быть создан (выписан, подписан) другой первичный документ — товарно-транспортная накладная на отпуск ценностей, представляющий собой разрешение на осуществление хозяйственной операции по отпуску ценностей и являющийся основанием для ее бухгалтерского учета. Оформление накладной осуществляется после предоставления доверенности. Таким образом, если у работника нет доверенности, то можно считать, что его предприятие не уполномочило получать ТМЦ.
Рассмотрим основные этапы оформления доверенности для нашего предприятия.
1. Выписываем доверенность. Доверенность на получение ТМЦ может быть выдана только тем лицам, которые работают на данном предприятии (п. 4 Инструкции № 99). С разрешения руководителя предприятия она может быть оформлена и на лицо, не работающее на данном предприятии, в случае получения им доверенности от своего предприятия на получение тех же ТМЦ и такого же количества.
Что касается самого оформления, то с 01.06.08 г. согласно приказу МФУ от 05.05.08 г. № 647 доверенность перестала быть бланком строгой отчетности, поэтому для ее оформления достаточно использовать нестрогую форму № М-2 (приложение 1 к Инструкции № 99). При этом доверенность необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации доверенностей (приложение 2 к Инструкции № 99) и подписать у руководителя и главного бухгалтера предприятия, а в случае их отсутствия — у заместителей или лиц, на то уполномоченных руководителем предприятия (п. 5 Инструкции № 99).
Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения соответствующих ТМЦ по документу, на основании которого выдана доверенность, однако не более чем на 10 дней. Основанием для выписки доверенности является счет, выписанный поставщиком, накладная или другой документ, их заменяющий.
2. Выдаем доверенность работнику под роспись в Журнале регистрации доверенностей. Запрещается выдавать доверенности, которые полностью или частично не заполнены, не имеют образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны (п. 7 Инструкции № 99). При этом можно заполнять доверенность либо от руки (шариковой ручкой), либо в печатном виде, либо комбинированным способом (письмо Минфина от 27.07.09 г. № 31-34000-10-10/20370).
3. Для получения ТМЦ от поставщика работник предъявляет доверенность, выписанную на его имя, с перечнем ТМЦ, а также паспорт или документ, подтверждающий его личность. При этом сама доверенность остается у поставщика (п. 13 Инструкции № 99).
Доверенность не выдается, если ТМЦ получает лично директор либо другое лицо, чьи полномочия отражены в учредительных документах (ч. 5 ст. 65 Хозяйственного кодекса Украины). Директору при этом необходимо предоставить какой-либо документ, подтверждающий его статус и полномочия (извлечение из устава или выписку из Единого государственного реестра).
Поставщику запрещается отпускать ТМЦ, если (п. 12 Инструкции № 99):
— доверенность выдана с нарушением установленного порядка заполнения или с незаполненными реквизитами;
— доверенность имеет исправления и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;
— отсутствует у доверенного лица, указанного в доверенности, паспорт или другой документ, удостоверяющий доверенное лицо;
— закончился срок действия доверенности;
— получено уведомление от предприятия – получателя ценностей об аннулировании выданной доверенности.
Ответственность за несоблюдение установленного порядка отпуска ТМЦ по доверенности возложена на должностных лиц предприятия-поставщика, которые имеют право подписывать первичные документы на отпуск ценностей (п. 15 Инструкции № 99). В данном случае к ним могут быть применены административные меры взыскания по ст. 1642 КоАП (письмо ГКРУ от 18.01.05 г. № 13-14/23).
4. Работник после получения ТМЦ отчитывается об использовании доверенности. И сделать это он обязан не позднее следующего дня после каждого случая доставки полученных ТМЦ независимо от того, получены они частично или полностью (п. 10 Инструкции № 99). Для этого ему необходимо подать работнику предприятия, который осуществляет выписку и регистрацию доверенностей, документ о получении им ценностей (накладная) и их сдачи на склад или материально ответственному лицу (приходный ордер). Неиспользованные доверенности должны быть возвращены не позднее следующего дня после окончания срока действия доверенности.
Более подробно о порядке применения доверенности на получение ТМЦ в Теме недели «Доверенность в деятельности предприятия» // «БН», 2012, № 46, с. 37, «Доверенность на получение ТМЦ: ответы на актуальные вопросы» // «БН», 2009, № 44, с. 31.
Дарья КРАВЧЕНКО
