Довіреність на отримання ТМЦ
Підприємство придбало товар через інтернет-магазин (за безготівковим розрахунком). Наступного дня кур’єр доставив його на склад покупця. Чи необхідно оформляти довіреність на працівника підприємства, який отримує товар на складі?
(м. Харків)
Так, зробити це слід обов’язково як підтвердження права працівника підприємства на отримання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) від постачальника незалежно від місця їх передачі. Це випливає з Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернених та використаних довіреностей на отримання цінностей, затвердженої наказом Мінфіну від 16.05.96 р. № 99 (далі — Інструкція № 99), що регламентує порядок видачі та використання довіреностей.
Сенс видачі довіреності працівнику описано в листі МФУ від 29.08.05 р. № 31-04200-30/23-7454/6784. Так, у ньому зазначено таке: довіреність є документом, що фіксує рішення уповноваженої особи (керівника) підприємства про уповноваження конкретної фізичної особи одержати для підприємства визначені перелік та кількість цінностей. Без довіреності не може бути створено (виписано, підписано) інший первинний документ — товарно-транспортну накладну на відпуск цінностей, який є дозволом для здійснення господарської операції з відпуску цінностей та є підставою для її бухгалтерського обліку. Оформлення накладної здійснюється після подання довіреності. Таким чином, якщо у працівника немає довіреності, то можна вважати, що підприємство не уповноважило його отримувати ТМЦ.
Розглянемо основні етапи оформлення довіреності для нашого підприємства.
1. Виписуємо довіреність. Довіреність на отримання ТМЦ може бути видано лише тим особам, які працюють на цьому підприємстві (п. 4 Інструкції № 99). З дозволу керівника підприємства її може бути оформлено і на особу, яка не працює на цьому підприємстві, у разі отримання такою особою довіреності від свого підприємства на одержання тих самих ТМЦ у такій же кількості.
Що стосується власне оформлення, то з 01.06.08 р. згідно з наказом МФУ від 05.05.08 р. № 647 довіреність перестала бути бланком суворої звітності, тому для її оформлення достатньо використовувати несувору форму № М-2 (додаток 1 до Інструкції № 99). При цьому довіреність необхідно зареєструвати в Журналі реєстрації довіреностей (додаток 2 до Інструкції № 99) і підписати у керівника та головного бухгалтера підприємства, а в разі їх відсутності — у заступників чи осіб, уповноважених на те керівником підприємства (п. 5 Інструкції № 99).
Строк дії довіреності встановлюється залежно від можливості отримання відповідних ТМЦ за документом, на підставі якого видано довіреність, однак не більше ніж на 10 днів. Підставою для виписування довіреності є рахунок, виписаний постачальником, накладна чи інший документ, що їх замінює.
2. Видаємо довіреність працівнику під підпис у Журналі реєстрації довіреностей. Забороняється видавати довіреності, які повністю або частково не заповнені, не мають зразків підпису осіб, на ім’я яких її виписано (п. 7 Інструкції № 99). При цьому довіреність можна заповнювати або від руки, або у друкованому вигляді, або комбінованим способом (лист Мінфіну від 27.07.09 р. № 31-34000-10-10/20370).
3. Для отримання ТМЦ від постачальника працівник пред’являє довіреність, виписану на його ім’я, з переліком ТМЦ, а також паспорт чи документ, що підтверджує його особу. При цьому сама довіреність залишається у постачальника (п. 13 Інструкції № 99).
Довіреність не видається, якщо ТМЦ отримується особисто директором чи іншою особою, чиї повноваження відображено в установчих документах (ч. 5 ст. 65 Господарського кодексу України). Директору при цьому необхідно надати будь-який документ, що підтверджує його статус та повноваження (витяг зі статуту або виписку з Єдиного державного реєстру).
Постачальнику забороняється відпускати ТМЦ, якщо (п. 12 Інструкції № 99):
— довіреність видано з порушенням установленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами;
— довіреність має виправлення та підчищення, не підтверджені підписами тих осіб, які підписали довіреність;
— у довіреної особи, зазначеної в довіреності, відсутній паспорт або інший документ, що посвідчує довірену особу;
— закінчився строк дії довіреності;
— отримано повідомлення від підприємства — одержувача цінностей про анулювання виданої довіреності.
Відповідальність за недотримання встановленого порядку відпуску ТМЦ за довіреністю покладено на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати первинні документи на відпуск цінностей (п. 15 Інструкції № 99). У цьому випадку до них може бути застосовано адміністративні заходи стягнення за ст. 1642 КУпАП (лист ГКРУ від 18.01.05 р. № 13-14/23).
4. Працівник після отримання ТМЦ звітує про використання довіреності. І зробити це він зобов’язаний не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки отриманих ТМЦ незалежно від того, отримано їх частково чи повністю (п. 10 Інструкції № 99). Для цього йому необхідно подати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про отримання ним цінностей (накладну) та їх здавання на склад, або матеріально відповідальній особі — прибутковий ордер. Невикористану довіреність має бути повернено не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності.
Докладніше про порядок застосування довіреності на отримання ТМЦ див. у Темі тижня «Довіреність у діяльності підприємства» // «БТ», 2012, № 46, с. 37, «Довіреність на отримання ТМЦ: відповіді на актуальні запитання» // «БТ», 2009, № 44, с. 31.
Дар’я КРАВЧЕНКО
