ФОРМА № Д4:
показываем начисление зарплаты по-миндоходовски
С 1 октября 2013 года Миндоходов в полной мере переняло от ПФУ «бразды правления» по ЕВС. К счастью, ЕВС на миндоходовский лад оказался близнецом ЕВС на лад пенсионный. Не стали исключением и правила уплаты ЕВС с зарплаты работников и отражение ее в форме № Д4.
Вы все знаете, как правильно отразить зарплату в пенсионной форме № Д4. А сегодня мы покажем этот процесс с позиции миндоходовских правил. Ну что ж, за работу!
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua
Где в форме № Д4 место зарплате?
Под зарплатой мы с вами понимаем выплаты, которые включаются в фонд зарплаты согласно пп. 2.1.1 — 2.3.4 Инструкции № 5*. В большинстве случаев — это зарплата за выполненную работу, а также премии, доплаты, надбавки, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Отпускные также являются зарплатой, и вы с них платите ЕВС по правилам, предусмот-ренным для зарплаты.
* О налогообложении выплат работникам в разрезе Инструкции № 5 вы можете прочесть в Шпаргалке бухгалтера «Выплаты работникам: начисления и удержания, участие в расчете средней зарплаты для соцвыплат и отпускных, индексация и компенсация, налоговые расходы» // «БН», 2013, № 18 - 19, с. 23.
Итак, где же в форме № Д4 мы увидим зарплатные выплаты.
В таблице 1 сумму зарплаты отражаем:
в — строках 1, 1.1 всю начисленную сумму;
в — строках 2, 2.1, 2.1.1 — 2.1.7, 4, 4.1 (4.1.1 — 4.1.3) — в пределах 17 ПМТЛ.
Начисленный сверху ЕВС отражаем в строках 3, 3.1, 3.1.1 — 3.1.7, а удержанный ЕВС — в строках 5, 5.1 — 5.3.
В таблице 6 на работника вы будете заполнять отдельную строку на зарплатные выплаты. Возможно, что на одного работника вы должны будете заполнить несколько строк (см. раздел «Правило 1: в таблице 6 зарплату отражаем отдельной строкой» на с. 15).
В таблице 5 зарплатные выплаты не отражаем. Но не забудьте подать таблицу 5 в месяце, когда вы приняли или уволили работника (а также в других случаях, предусмотренных п. 4.8 Порядка № 454 // «БН», 2013, № 42, с. 20).
Важный нюанс. В форме № Д4 вы отражаете все начисленные выплаты в отчетном месяце, с которых платится ЕВС. Не облагаемые ЕВС выплаты в отчет вписывать не нужно. В то же время в таблице 6 вы показываете начисления в разрезе месяцев, на которые они приходятся и начислены в отчетном месяце. А в таблице 1 отражаете общей суммой все то, что начислили в отчетном месяце, а не только то, что приходится на отчетный месяц.
При заполнении формы № Д4 вы должны использовать Порядок № 454 и учитывать правила взимания ЕВС, прописанные в Инструкции № 455 («БН», 2013, № 42, с. 5).
Подытожим. В форме № Д4 нужно показать все начисленные в отчетном месяце выплаты, а не только те, которые приходятся на отчетный месяц. Зарплатные выплаты вы отражаете в таблицах 1 и 6.
Заполнение граф таблицы 6
Вначале приведем порядок заполнения граф таблицы 6 по строке с зарплатными выплатами (табл. 1 на с. 14). А затем рассмотрим общие правила заполнения таблицы 6.
Как и ПФУ, миндоходовцы в Порядке № 454 не шибко расписали порядок заполнения реквизитов отчетов по ЕВС. Поэтому считаем возможным в этом случае ориентироваться на практику заполнения пенсионной формы № Д4, которую мы с вами применяли до 01.10.13 г.
Таблица 1. Заполнение граф таблицы 6 по строке с зарплатой
| Графа таблицы 6 | Порядок заполнения |
| 1 | 2 |
| Графы 5, 6, 7, 12 | В общем порядке. Проставляете гражданство работника (6), пол (7) и Ф. И. О. (12) |
| 8 | Указываете на работника: 1) его налоговый номер; 2) если он отказался от налогового номера и об этом есть отметка в паспорте: — данные соцстраховского свидетельства: серия и номер (NNN XXXXXX — три буквы, пробел, 6 цифр); — если нет соцстраховского свидетельства, — паспортные данные: серия и номер (БКNNXXXXXX — «БК» — константа, которая указывает на регистрацию по паспортным данным, «NN» — 2 украинские буквы серии паспорта (верхний регистр), «XXXXXX» — 6 цифр номера паспорта (с ведущими нулями)); 3) для лиц, которые не являются гражданами Украины, но работают на территории Украины и не имеют налогового номера, — серию и номер документа, удостоверяющего личность (FNNNNNNNNN, где «F» — латинская буква (константа), далее «NNNNNNNNNN» — произвольный набор латинских, русских и украинских букв, а также цифр) |
| 9 | Код из приложения 2 к Порядку № 454 (с приложением 2 можно ознакомится в «БН», 2013, № 42, с. 28). Для зарплаты обычные работодатели будут использовать такие коды: «1» — работник предприятия — неинвалид; все работники предпринимателя; «2» — работник — инвалид предприятия (ставка ЕВС «сверху» — 8,41 % и «снизу» — 3,6 %). Отдельные коды в приложении 2 к Порядку № 454 предусмотрены для всех комбинаций ставок ЕВС «сверху» и «снизу». Обратите внимание: код в графе 9 — это идентификатор выплаты. Так, к примеру, для обычных предприятий «1» или «2» — это зарплата |
| 10 | Заполняете в таких случаях: «1» — если показываете начисление зарплаты за несколько месяцев (см. с. 16); «10» — по строке с отпускными (см. с. 17) |
| 11 | Указываете месяц, на который приходится начисленная зарплата (отпускные) |
| 13 | Не заполняете (заполняете по строке с больничными) |
| 14 | Заполняете, если работник был в отпуске без сохранения зарплаты, — проставляете количество календарных дней отпуска |
| 15 | 1. Здесь, как и в пенсионной форме № Д4, мы считаем нужным отражать количество календарных дней с первого по последнее число месяца (28, 29, 30, 31) в зависимости от количества календарных дней в месяце. Если трудовые отношения с работником продолжались меньше месяца, то в графе указываете фактическое количество календарных дней трудовых отношений (в случае увольнения — включая день увольнения). Пример 1. Вы приняли работника на работу 21.10.13 г. В графе 15 формы № Д4 за октябрь вам нужно указать «11» — календарные дни с 21 по 31 октября. Пример 2. Вы приняли работника на работу 21.10.13 г. и уволили его уже 29 октября. В графе 15 формы № Д4 за октябрь вам нужно указать «9» — календарные дни с 21 по 29 октября. Важная деталь: если работнику за месяц не начисляли зарплату (работник был в отпуске за свой счет), графу 15 вы все равно заполняете — получается строка без суммовых показателей. 2. Если по работнику заполняем несколько строк, то графу 15 заполняем по первой строке зарплаты. Пример 3. В октябре 2013 года вы начислили работнику зарплату, отпускные и больничные. В форме № Д4 за октябрь вы должны первой строкой указать зарплату, заполнив в графе 15 — «31». После заполняйте строку с отпускными (графа 10 — «10», в графе 15 — пусто). Ну и далее больничные (в графе 15 — пусто). 3. В графе 15 возможно указывать показатель с минусом. Это допустимо, если вам нужно уменьшить этот показатель за предыдущие отчетные месяцы: здесь показываете дни со знаком «-», а в графе 11 — месяц и год, за который необходимо изменить показатель |
| 16 | Не заполняете (заполняете по строке с декретными) |
| 17 | Указываете сумму зарплаты за каждый месяц (если выплату нужно распределить между месяцами — после того, как распределите по месяцам согласно п.п. 4 п. 4.3 Инструкции 455). Показатель приводим без учета максимальной величины дохода в размере 17 ПМТЛ (см. правило 1 на с. 15) |
| 18 | Указываете сумму зарплаты, которая отражена в графе 17, в рамках максимальной величины дохода (17 ПМТЛ) в месяце, на который приходится зарплата (январь — ноябрь 2013 года — 19499 грн., декабрь 2013 года — 20706 грн.). Если зарплату разбиваете между месяцами, максимальную величину нужно применять отдельно за каждый месяц (т. е. после разбивки по месяцам согласно п.п. 4 п. 4.3 Инструкции № 455). Важная деталь: зарплата стоит в первой очереди для учета в пределах 17 ПМТЛ — т. е. до вознаграждения по ГПД, больничных и декретных |
| 19 | Указываете удержанный из суммы зарплаты ЕВС. В большинстве случаев — это 3,6 %. Для инвалидов предприятий УТОГ и УТОС — 2,85 %. А для сотрудников летных экипажей и отдельных должностей — 6,1 %(1) |
| 20 | Проставляете «так» («1») — если вы приняли работника на основное место (вы ведете его трудовую книжку). В других случаях указываете «ні» («0») |
| 21 | Проставляете соответствующую отметку, если у застрахованного лица есть основания согласно действующему законодательству для учета специального стажа и на использование льгот в пенсионном обеспечении («так» — «1»). Нюанс. Если в данном поле вы проставили «так» («1»), на такое застрахованное лицо нужно заполнить строку в таблице 7. Если спецстажа у работника нет, указываете «ні» («0») |
| 22 | Здесь вы проставляете «так» («1»), если работник работает у вас на созданном новом рабочем месте(2). Причем важное условие: работодатель планирует получать по этому новому рабочему месту компенсацию по начисляемому ЕВС. Отметку «ні» («0») вы проставляете тогда, когда работник работает на месте, которое не является новым в понимании Закона № 5067. Второй случай — рабочее место новое, но работодатель не планирует получать по данному месту компенсацию по начисляемому ЕВС |
| (1) Все ставки ЕВС вы можете найти в Шпаргалке бухгалтера «Единый взнос по-миндоходовски» // «БН», 2013, № 40, с. 21. (2) Понятие нового рабочего места определено ст. 1 Закона № 5067 — это рабочее место, созданное в связи с созданием нового субъекта хозяйствования (кроме созданного путем прекращения) или увеличением штатной численности работников при условии отсутствия сокращения (уменьшения) среднемесячной численности за предыдущие 12 месяцев, а также созданное путем модернизации или изменения технологии производства, требующих новых знаний, навыков и умений работника. | |
Правило 1: в таблице 6 зарплату отражаем отдельной строкой
Начисленную зарплату за отчетный месяц в таблице 6 отражаем одной строкой отдельно от вознаграждения по ГПД, больничных и декретных.
В то же время есть ситуации, когда вам придется заполнить несколько строк по зарплатным выплатам:
1) за отчетный месяц работнику начисляете зарплату и отпускные;
2) работник предприятия в отчетном месяце подтвердил свой статус инвалида (применяются разные ставки ЕВС «сверху»; в графе 9 — код «1» и «2»);
3) зарплату начисляете в отчетном месяце за несколько месяцев (применяете правило п.п. 4 п. 4.3 Инструкции № 455);
4) вы начисляете зарплату работнику за работу на должностях, дающих право на назначение пенсии согласно Закону Украины «О научной и научно-технической деятельности» от 13.12.91 г. № 1977-XII: заполняете отдельно строку на зарплату за работу на должностях, которые не относятся к научно-технической деятельности, и отдельно — за такую работу (абз. 30 п. 4.9 Порядка № 454).
Пример 4. Работник предприятия 23.10.13 г. принес в отдел кадров справку акта осмотра в МСЭК об установлении ему группы инвалидности. С нее сделали копию и заверили на предприятии (п. 3.13 Инструкции № 455).
В этом случае предприятие с 23 октября на зарплату работника будет начислять не основную ставку (в зависимости от класса профриска), а ставку — 8,41 %.
В таблице 6 форме № Д4 за октябрь 2013 года на работника заполняем две строки (см. рис. 1):
первая строка — на зарплату с 1 по 22 октября в сумме (условно) 3500 грн., в графе 19 — удержанный ЕВС в сумме 126 грн.;
вторая строка — на зарплату с 23 по 31 октября в сумме (условно) 1500 грн., в графе 19 — удержанный ЕВС в сумме 54 грн.
Рис. 1. Извлечение из таблицы 6: работник предприятия принес справку об установлении ему инвалидности (пример 4)
Правило 2: применяем максимальную величину (17 ПМТЛ)
Радует, что ЕВС нужно платить не со всей суммы начисленной зарплаты (другого дохода), а только с ограниченного размера. Максимальная сумма дохода работника, с которой за месяц нужно платить ЕВС, составляет 17 ПМТЛ. На сумму превышения вы не начисляете ЕВС.
С учетом этого правила в таблице 6 на работника вы должны заполнить строку так:
1) начисленная зарплата за месяц, указанный в графе 11, не превышает максимальную величину (≤17 ПМТЛ): графа 17 = графа 18. В графе 19 — сумма удержанного с нее ЕВС (см. пример 5);
2) начисленная зарплата за месяц, указанный в графе 11, превышает максимальную величину (>17 ПМТЛ):
— в графе 17 отражаем всю сумму начисленной зарплаты;
— в графе 18 — сумму начисленной зарплаты, равную 17 ПМТЛ (в январе — ноябре 2013 года — 19499 грн.);
— в графу 19 вписываем сумму удержанного ЕВС исходя из зарплаты, равной 17 ПМТЛ (см. пример 6).
Пример 5. За октябрь 2013 года работнику начислена зарплата в сумме 6000 грн., с которой удержан ЕВС (3,6 %) — 216 грн.
Таблицу 6 за октябрь 2013 года нужно заполнить, как показано ниже на рис. 2.
Рис. 2. Извлечение из таблицы 6: работнику начислена зарплата менее 17 ПМТЛ (пример 5)
Пример 6. За октябрь 2013 года начислена зарплата в сумме 20000 грн.
Поскольку начисленная зарплата превысила максимальную величину (17 ПМТЛ: в январе — ноябре 19499 грн.), ЕВС (3,6 %) удерживаем исходя из суммы 19499 грн. — 701,96 грн. Таблицу 6 за октябрь 2013 года заполняем, как показано на рис. 3.
Рис. 3. Извлечение из таблицы 6: работнику начислена зарплата в сумме более 17 ПМТЛ (пример 6)
Правило 3: учитываем очередность выплат для заполнения таблицы 6
Работнику за месяц вы можете начислить несколько видов дохода (зарплату, больничные, вознаграждение по ГПД). И для каждого из них установлена своя ставка ЕВС. Что делать, если совокупно такой доход превысит 17 ПМТЛ?
В этом случае на помощь придет п.п. 2 п. 4.3 Инструкции № 455. Выплаты в пределах 17 ПМТЛ включаем в такой последовательности:
1) зарплата;
2) вознаграждение по ГПД;
3) больничные и декретные.
Если на каком-то этапе включения сумма начисления превысит 17 ПМТЛ, стоящие далее в очереди выплаты вы «отсекаете» и на них ЕВС не начисляете.
В такой же очередности советуем вносить записи на одного работника в таблицу 6: сначала — зарплату, затем — вознаграждения по ГПД и уже после — больничные и декретные.
Правило 4: правильно показываем зарплату за несколько месяцев
Есть отрасли производства и виды деятельности, где невозможно начислить зарплату помесячно. И фактически работнику начисляют зарплату за период, который длится более одного месяца. Как в этом случае применять ограничение в 17 ПМТЛ и заполнять таблицу 6 формы № Д4?
Решение содержит ч. 2 ст. 7 Закона о ЕВС, п.п. 4 п. 4.3 Инструкции № 455 и п. 4.9 Порядка № 454. Описанный в этих нормах порядок вы должны применять, когда начисляете зарплату для:
— работников, работающих в сельском хозяйстве;
— работников, занятых на сезонных работах;
— творческих работников (архитекторов, художников, артистов, музыкантов, критиков, искусствоведов, писателей, кинематографистов);
— других лиц, получающих зарплату за срок, который превышает календарный месяц;
— лиц, которым после увольнения начислена зарплата за отработанное время;
— лиц, которым по решению суда начислена средняя зарплата за вынужденный прогул.
Если вы работнику начисляете зарплату за несколько месяцев, то всю сумму должны начислить в одном месяце. Но для применения 17 ПМТЛ вам ее нужно разбить между месяцами, за которые она начислена. Для этого поделите ее на количество месяцев, за которые она начислена.
В таком же «разбитом» виде вам нужно внести записи в таблицу 6 формы № Д4 за месяц, в котором начислена вся сумма зарплаты:
1) заполняете на работника несколько отдельных строк в разрезе каждого месяца и года, за который ее начислили (на которые ее разбили);
2) при заполнении граф 17, 18 и 19 в части соблюдения правила «максимальной величины» используете очередность включения выплат
(см. правило 3; с. 16). При сравнении с максимальной величиной дохода за прошлые месяцы берете размер предельного дохода, действовавшего в прошлых месяцах (например, в январе — ноябре 2013 года — 19499 грн., а в декабре 2013 года — 20706 грн.);
3) в графе 10 проставляете код «1». Он говорит о том, что вы разбивали выплату между несколькими месяцами, на которые она приходится;
4) в графе 11 указываете месяц, на который приходится распределенная зарплата.
Если вы начисляете средний заработок в случае восстановления работника по суду, нужно учесть такие нюансы.
Во-первых, если за один месяц работнику начислили и средний заработок за время прогула (после распределения), и зарплату за отработанное время после восстановления, то эту зарплату показываем одной строкой.
Во-вторых, в графе 20 нужно проставлять код «1», если на момент начисления среднего заработка вы фактически восстановили работника на основное место работы.
Пример 7. В октябре 2013 года по решению суда работнику начислена средняя зарплата за время вынужденного прогула (04.09.13 г. — 29.10.13 г.) в сумме 20000 грн., которая приходится на сентябрь — октябрь 2013 года. Еще начислена зарплата за отработанные после восстановления дни октября 2013 года — 1000 грн.
Поскольку начисленная средняя зарплата за вынужденный прогул приходится на несколько месяцев, то для начисления ЕВС и отражения ее в таблице 6 мы разбиваем ее по месяцам, на которые она приходится, поделив сумму на количество месяцев, за которые она начислена:
20000 грн. : 2 мес. = 10000 грн.
Поскольку 10000 грн. не превышает 17 ПМТЛ, ЕВС «сверху» и «снизу» начисляем на всю сумму зарплаты каждого месяца (10000 < 19499).
При этом на работника заполняем 2 строки:
— в первой — начисления за вынужденный прогул за сентябрь (10000);
— во второй — начисления за вынужденный прогул за октябрь и зарплата за отработанные дни октября (10000 + 1000 = 11000).
Таблицу 6 за октябрь 2013 года заполняем, как показано на рис. 4.
Рис. 4. Извлечение из таблицы 6: работнику начислена зарплата по решению суда (пример 7)
Правило 5: отражаем отпускные в таблице 6
Отпускные для ЕВС мы считаем зарплатой (в таблице 1 отражаем в зарплатных строках). Однако в таблице 6 отпускные вы должны показать в отдельной строке. Отпускные вписываем в таблицу 6 с учетом такого:
— строку с отпускными приводим после строки с зарплатой, но перед ГПД, больничными и декретными;
— если вы начисляете отпускные наперед за будущие месяцы (мы такой подход не приветствуем), то приводите столько строк, на сколько месяцев приходятся дни отпуска работника. Сумму распределяете исходя из фактических дней отпуска и средней зарплаты для их оплаты;
— в графе 9 показываете тот же код, что и для зарплаты из приложения 2 к Порядку № 454;
— в графе 10 обязательно нужно указать код «10», в том числе за дни отпуска, который приходится на отчетный месяц;
— графу 15 заполняем по строке начисления зарплаты, а по строке отпускных не заполняем (кроме случая, когда работник был в отпуске целый месяц).
Важный нюанс! При заполнении таблицы 6 формы № Д4 следует исходить из того, что компенсацию за неиспользованные дни отпуска вы должны отражать не как начисление отпускных за дни отпуска, а как зарплату. Поэтому при увольнении работника или при начислении компенсации в период трудовых отношений вы заполняете одну строку с вместе с начисленной за отчетный месяц зарплатой. В этом случае в графу 10 код типа начисления «10» указывать не надо (фактически работник не использует дни отпуска).
Пример 8. За октябрь 2013 года начислена зарплата в сумме 2000 грн. и отпускные — 5000 грн. В таблице 6 за октябрь 2013 года заполняем две строки: в первой — зарплату, во второй — отпускные (рис. 5).
Рис. 5. Извлечение из таблицы 6: работнику начислены отпускные (пример 8)
Выводы
В форме № Д4 нужно показать все начисленные в отчетном месяце выплаты, а не только те, которые приходятся на отчетный месяц. Зарплатные выплаты вы отражаете в таблицах 1 и 6.
Зарплату за отчетный месяц в таблице 6 показываем одной строкой отдельно от вознаграждения по ГПД, больничных и декретных. На одного работника может быть заполнено несколько зарплатных строк.
ЕВС нужно платить не со всей суммы начисленной за месяц зарплаты (другого дохода), а только с 17 ПМТЛ.
Нужно учитывать очередность учета выплат в пределах 17 ПМТЛ и при заполнении строк таблицы 6.
Если вы начисляете работнику зарплату за несколько месяцев, то всю сумму должны начислить в одном месяце. Но для применения 17 ПМТЛ и заполнения таблицы 6 вам ее нужно разбить между месяцами, за которые она начислена.
Отпускные считаются зарплатой для взимания ЕВС. Но в таблице 6 отпускные вы должны показать отдельной строкой, заполнив в графе 10 — «10».
Документы и сокращения статьи
Закон о ЕВС — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464-VI.
Закон № 5067 — Закон Украины «О занятости населения» от 05.07.12 г. № 5067-VI.
Порядок № 454 — Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Миндоходов от 09.09.13 г. № 454.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5.
Инструкция № 455 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Миндоходов от 09.09.13 г. № 455.
ЕВС — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.
ПМТЛ — прожиточный минимум для трудоспособных лиц.
ГПД — договор гражданско-правового характера.
