ФОРМА № Д4:
показуємо нарахування зарплати по-міндоходівськи
З 1 жовтня 2013 року Міндоходів повною мірою перейняло від ПФУ «кермо влади» з ЄВС. На щастя, ЄВС на міндоходівський лад виявився близнюком ЄВС на лад пенсійний. Не виняток і правила сплати ЄВС із зарплати працівників і відображення її у формі № Д4.
Ви всі знаєте, як правильно відобразити зарплату в пенсійній формі № Д4. А сьогодні ми покажемо цей процес з позиції міндоходівських правил. Ну що ж — за роботу!
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua
Де у формі № Д4 місце зарплаті?
Під зарплатою ми з вами розуміємо виплати, що включаються до фонду зарплати згідно з пп. 2.1.1 — 2.3.4 Інструкції № 5*. У більшості випадків це зарплата за виконану роботу, а також премії, доплати, надбавки, пов’язані з виконанням трудових обов’язків. Відпускні також є зарплатою і ви з них сплачуєте ЄВС за правилами, передбаченими для зарплати.
* Про оподаткування виплат працівникам у розрізі Інструкції № 5 ви можете прочитати у Шпаргалці бухгалтера «Виплати працівникам: нарахування та утримання, участь у розрахунку середньої зарплати для соцвиплат і відпускних, індексація та компенсація, податкові витрати» // «БТ», 2013, № 18 -19, с. 23.
Отже, де ж у формі № Д4 ми побачимо зарплатні виплати.
У таблиці 1 суму зарплати відображаємо:
у — рядках 1, 1.1 усю нараховану суму;
у — рядках 2, 2.1, 2.1.1 — 2.1.7, 4, 4.1 (4.1.1 — 4.1.3) — у межах17 ПМПО.
Нарахований зверху ЄВС відображаємо в рядках 3, 3.1, 3.1.1 — 3.1.7, а утриманий ЄВС — у рядках 5, 5.1 — 5.3.
У таблиці 6 на працівника ви заповнюватимете окремий рядок на зарплатні виплати. Можливо, що на одного працівника ви повинні будете заповнити декілька рядків (див. розділ «Правило 1: у таблиці 6 зарплату відображаємо окремим рядком» на с. 15).
У таблиці 5 зарплатних виплат не відображаємо. Але не забудьте подати таблицю 5 в місяці, коли ви прийняли або звільнили працівника (а також в інших випадках, передбачених п. 4.8 розділу III Порядку № 454 // «БТ», 2013, № 42, с. 20).
Важливий нюанс. У формі № Д4 ви відображаєте всі нараховані виплати у звітному місяці, з яких сплачується ЄВС. Виплати, що не обкладаються ЄВС, до звіту вписувати не потрібно. Водночас у таблиці 6 ви показуєте нарахування у розрізі місяців, на які вони припадають і нараховані у звітному місяці. А в таблиці 1 відображаєте загальною сумою усе те, що нарахували у звітному місяці, а не тільки те, що припадає на звітний місяць.
При заповненні форми № Д4 ви повинні користуватися Порядком № 454 і враховувати правила справляння ЄВС, прописані в Інструкції № 455 («БТ», 2013, № 42, с. 5).
Підсумуємо. У формі № Д4 потрібно показати всі нараховані у звітному місяці виплати, а не тільки ті, що припадають на звітний місяць. Зарплатні виплати ви відображаєте в таблицях 1 і 6.
Заповнення граф таблиці 6
Спочатку наведемо порядок заповнення граф таблиці 6 за рядком із зарплатними виплатами (таблиця. 1). А потім розглянемо загальні правила заповнення таблиці 6.
Як і ПФУ, міндоходоходівці в Порядку № 454 не дуже розписали порядок заповнення реквізитів звітів з ЄВС. Тому вважаємо за можливе в цьому випадку орієнтуватися на практику заповнення пенсійної форми № Д4, яку ми з вами застосовували до 01.10.13 р.
Таблиця 1. Заповнення граф таблиці 6 за рядком із зарплатою
| Графа таблиці 6 | Порядок заповнення |
| 1 | 2 |
| Графи 5, 6, 7, 12 | У загальному порядку. Проставляєте громадянство працівника (6), стать (7) і П. І. Б. (12) |
| 8 | Зазначаєте на працівника: 1) його податковий номер; 2) якщо він відмовився від податкового номера і є відмітка в паспорті: 3) для осіб, які не є громадянами України, але працюють на території України і не мають податкового номера — серію та номер документа, що посвідчує особу (FNNNNNNNNN, де «F» — латинська буква (константа), далі «NNNNNNNNN» — довільний набір латинських, російських та українських літер, а також цифр |
| 9 | Код з додатка 2 до Порядку № 454 (з додатком 2 можна ознайомитися в газеті «БТ», 2013, № 42, с. 28). Для зарплати звичайні роботодавці використовуватимуть такі коди: «1» — працівник підприємства — не інвалід; усі працівники підприємця; «2» — працівник — інвалід підприємства (ставка ЄВС «зверху» 8,41 % і знизу — 3,6 %). Окремі коди в додатку 2 до Порядку № 454 передбачені для всіх комбінацій ставок ЄВС «зверху» і «знизу». Зверніть увагу: код у графі 9 — це ідентифікатор виплати. Так, наприклад, для звичайних підприємств «1» або «2» — це зарплата. |
| 10 | Заповнюєте в таких випадках: «1» — якщо показуєте нарахування зарплати за декілька місяців (див. с. 16); «10» — за рядком з відпускними (див. с. 17); |
| 11 | Зазначаєте місяць, на який припадає нарахована зарплата (відпускні) |
| 13 | Не заповнюєте (заповнюєте за рядком з лікарняними) |
| 14 | Заповнюєте, якщо працівник був у відпустці без збереження зарплати — проставляєте кількість календарних днів відпустки |
| 15 | 1. Тут, як і в пенсійній формі № Д4, ми вважаємо за потрібне відображати кількість календарних днів з 1-го по останнє число місяця Якщо трудові відносини з працівником тривали менше місяця, то в графі зазначаєте фактичну кількість календарних днів трудових відносин (у разі звільнення — включаючи день звільнення). Приклад 1. Ви прийняли працівника на роботу 21.10.13 р. У графі 15 форм № Д4 за жовтень вам потрібно зазначити «11» — календарні дні з 21 по 31 жовтня. Приклад 2. Ви прийняли працівника на роботу 21.10.13 р. і звільнили його вже 29 жовтня. У графі 15 форм № Д4 за жовтень вам потрібно зазначити «9» — календарні дні з 21 по 29 жовтня. Важлива деталь: якщо працівнику за місяць не нараховували зарплату (працівник був у відпустці за свій рахунок), графу 15 ви все одно заповнюєте — виходить рядок без сумових показників. 2. Якщо за працівником заповнюємо декілька рядків, то графу 15 заповнюємо за першим рядком зарплати. Приклад 3. У жовтні 2013 року ви нарахували працівнику зарплату, відпускні та лікарняні. У формі № Д4 за жовтень ви повинні першим рядком зазначити зарплату, заповнивши у графі 15 — «31». Потім заповнюйте рядок з відпускними (графа 10 — «10», у графі 15 — порожньо). Ну і далі лікарняні (у графі 15 — порожньо). 3. У графі 15 можна зазначати показник з мінусом. Це допустимо, якщо вам потрібно зменшити цей показник за попередні звітні місяці: тут показуєте дні зі знаком «-», а у графі 11 — місяць і рік, за який необхідно змінити показник |
| 16 | Не заповнюєте (заповнюєте за рядком з декретними) |
| 17 | Зазначаєте суму зарплати за кожен місяць (якщо виплату потрібно розділити між місяцями — після того, як розподілите за місяцями згідно з п.п. 4 п. 4.3 Інструкції 455). Показник наводиться без урахування максимальної величини доходу в розмірі 17 ПМПО (див. правило 1 на с. 15) |
| 18 | Зазначаєте суму зарплати, відображену у графі 17, у межах максимальної величини доходу (17 ПМПО) у місяці, на який припадає зарплата (січень — листопад 2013 року — 19499 грн., грудень 2013 року — 20706 грн.). Якщо зарплату розбиваєте між місяцями, максимальну величину потрібно застосовувати окремо за кожен місяць (тобто після розбиття за місяцями згідно з п.п. 4 п. 4.3 Інструкції № 455). Важлива деталь: зарплата стоїть у першій черзі для обліку в межах 17 ПМПО — тобто до винагороди за ЦПД, лікарняних і декретних |
| 19 | Зазначаєте утриманий із суми зарплати ЄВС. У більшості випадків це 3,6 %. Для інвалідів підприємств УТОГ і УТОС — 2,85 %. А для співробітників льотних екіпажів та окремих посад — 6,1 %(1) |
| 20 | Проставляєте «так» («1») — якщо ви працівника прийняли на основне місце (ви ведете його трудову книжку). В інших випадках зазначаєте «ні» («0») |
| 21 | Проставляєте відповідну відмітку, якщо в застрахованої особи є підстави згідно з чинним законодавством для обліку спеціального стажу та на використання пільг у пенсійному забезпеченні («так» — «1». Нюанс. Якщо в цьому полі ви проставили «так» («1»), на таку застраховану особу потрібно заповнити рядок у таблиці 7. Якщо спецстажу у працівника немає, зазначаєте «ні» («0») |
| 22 | Тут ви проставляєте «так» («1»), якщо працівник у вас працює на створеному новому робочому місці(2). Важлива умова: роботодавець планує отримувати за цим новим робочим місцем компенсацію за ЄВС, що нараховується. Відмітку «ні» («0») ви проставляєте, коли працівник працює на місці, що не є новим у розумінні Закону № 5067. Другий випадок — робоче місце нове, але роботодавець не планує отримувати за цим місцем компенсацію за ЄВС, що нараховується |
| (1) Усі ставки ЄВС ви можете знайти у Шпаргалці бухгалтера «Єдиний внесок по-міндоходівськи» // «БТ», 2013, № 40, с. 21. (2) Поняття нового робочого місця визначене ст. 1 Закону № 5067 — це робоче місце, яке створене у зв’язку зі створенням нового суб’єкта господарювання (крім того, що створений шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань, навичок та вмінь працівника. | |
Правило 1: у таблиці 6 зарплату відображаємо окремим рядком
Нараховану зарплату за звітний місяць в таблиці 6 відображаємо одним рядком окремо від винагороди за ЦПД, лікарняних і декретних.
Водночас є ситуації, коли вам доведеться заповнити декілька рядків за зарплатними виплатами:
1) за звітний місяць працівнику нараховуєте зарплату та відпускні;
2) працівник підприємства у звітному місяці підтвердив свій статус інваліда (застосовуються різні ставки ЄВС «зверху»; у графі 9 код «1» і «2»);
3) зарплату нараховуєте у звітному місяці за декілька місяців (застосовуєте правило п.п. 4 п. 4.3 Інструкції № 455);
4) ви нараховуєте зарплату працівнику за роботу на посадах, що дають право на призначення пенсії згідно із Законом України «Про наукову та науково-технічну діяльність» від 13.12.91 р. № 1977-XII: заповнюєте окремо рядок на зарплату за роботу на посадах, що не належать до науково-технічної діяльності, і окремо — за таку роботу (абз. 30 п. 4.9 Порядку № 454).
Приклад 4. Працівник підприємства 23.10.13 р. приніс до відділу кадрів довідку акта огляду у МСЕК про встановлення йому групи інвалідності. З неї зробили копію та її завірили на підприємстві (п. 3.13 Інструкції № 455).
У цьому випадку підприємство з 23 жовтня на зарплату працівника нараховуватиме не основну ставку (залежно від класу профризику), а ставку — 8,41 %.
У таблиці 6 формі № Д4 за жовтень 2013 року на працівника заповнюємо два рядки (див. рис. 1):
перший рядок — на зарплату з 1 по 22 жовтня в сумі (умовно) 3500 грн., у графі 19 — утриманий ЄВС у сумі 126 грн.;
другий рядок — на зарплату з 23 по 31 жовтня в сумі (умовно) 1500 грн., у графі 19 — утриманий ЄВС у сумі 54 грн.
Рис. 1. Витяг з таблиці 6: працівник підприємства приніс довідку про встановлення йому інвалідності (приклад 4)
Правило 2: застосовуємо максимальну величину (17 ПМПО)
Приємно, що ЄВС потрібно сплачувати не з усієї суми нарахованої зарплати (іншого доходу), а тільки з обмеженого розміру. Максимальна сума доходу працівника, з якої за місяць потрібно сплачувати ЄВС, становить 17 ПМПО. На суму перевищення ви не нараховуєте ЄВС.
З урахуванням цього правила в таблиці 6 на працівника ви повинні заповнити рядок так:
1) нарахована зарплата за місяць, зазначений у графі 11, не перевищує максимальну величину (= 17 ПМПО): графа 17 = графа 18. У графі 19 — суму утриманого з неї ЄВС (див. приклад 5);
2) нарахована зарплата за місяць, зазначений у графі 11, перевищує максимальну величину (>17 ПМПО):
— графі 17 відображаємо всю суму нарахованої зарплати;
— у графі 18 — суму нарахованої зарплати, що дорівнює 17 ПМПО (у січні — листопаді 2013 року — 19499 грн.);
— у графі 19 вписуємо суму утриманого ЄВС виходячи із зарплати, що дорівнює 17 ПМПО (див. приклад 6).
Приклад 5. За жовтень 2013 року працівнику нараховано зарплату в сумі 6000 грн., з якої утримано ЄВС (3,6 %), — 216 грн.
Таблицю 6 за жовтень 2013 року заповнюємо, як показано нижче на рис. 2.
Рис. 2. Витяг з таблиці 6: працівнику нараховано зарплату менше 17 ПМПО (приклад 5)
Приклад 6. За жовтень 2013 року нараховано зарплату в сумі 20000 грн.
Оскільки нарахована зарплата перевищила максимальну величину (17 ПМПО: у січні — листопаді 19499 грн.), ЄВС (3,6 %) утримуємо виходячи з суми 19499 грн. — 701,96 грн. Таблицю 6 за жовтень 2013 року заповнюємо, як показано на рис. 3.
Рис. 3. Витяг з таблиці 6: працівнику нараховано зарплату в сумі понад 17 ПМПО (приклад 6)
Правило 3: враховуємо черговість виплат для заповнення таблиці 6
Працівнику за місяць ви можете нарахувати кілька видів доходу (зарплату, лікарняні, винагороду за ЦПД). І для кожного з них установлено свою ставку ЄВС. Що робити, якщо сукупно такий дохід перевищить 17 ПМПО?
У цьому випадку на допомогу прийде п.п. 2 п. 4.3 Інструкції № 455. Виплати в межах 17 ПМПО включаємо в такій послідовності:
1) зарплата;
2) винагорода за ЦПД;
3) лікарняні та декретні.
Якщо на якомусь етапі включення сума нарахування перевищить 17 ПМПО, виплати, що стоять далі в черзі, ви «відсікаєте» і на них ЄВС не нараховуєте.
У такій самій послідовності радимо вносити записи на одного працівника до таблиці 6: спочатку — зарплату, потім — винагороди за ЦПД і вже після — лікарняні та декретні.
Правило 4: правильно показуємо зарплату за декілька місяців
Є галузі виробництва і види діяльності, де неможливо нарахувати зарплату щомісяця. І фактично працівнику нараховують зарплату за період, що триває більше одного місяця. Як у цьому випадку застосовувати обмеження в 17 ПМПО і заповнювати таблицю 6 форми № Д4?
Рішення містить ч. 2 ст. 7 Закону про ЄВС, п.п. 4 п. 4.3 Інструкції № 455 і п. 4.9 Порядку № 454. Описаний у цих нормах порядок ви повинні застосовувати, коли нараховуєте зарплату для:
— працівників, які працюють у сільському господарстві;
— працівників, зайнятих на сезонних роботах;
— творчих працівників (архітекторів, художників, артистів, музикантів, критиків, мистецтвознавців, письменників, кінематографістів);
— інших осіб, які одержують зарплату за строк, який перевищує календарний місяць;
— осіб, яким після звільнення нараховано зарплату за відпрацьований час;
— осіб, яким за рішенням суду нараховано середню зарплату за вимушений прогул.
Якщо ви працівнику нараховуєте зарплату за кілька місяців, то всю суму повинні нарахувати в одному місяці. Але для застосування
17 ПМПО вам її потрібно розбити між місяцями, за які її нараховано. Для цього поділіть її на кількість місяців, за які її нараховано.
У такому ж «розбитому» вигляді вам потрібно внести записи до таблиці 6 форм № Д4 за місяць, в якому нараховано всю суму зарплати:
1) заповнюєте на працівника декілька окремих рядків у розрізі кожного місяця та року, за який її нарахували (на які її розбили);
2) при заповненні граф 17, 18 і 19 у частині дотримання правила «максимальної величини» використовуєте черговість включення виплат (див. правило 3; с. 16). При порівнянні з максимальною величиною доходу за минулі місяці берете розмір граничного доходу, що діяв у минулих місяцях (наприклад, у січні — листопаді 2013 року — 19499 грн., а у грудні 2013 року — 20706 грн.);
3) у графі 10 проставляєте код «1». Він свідчить про те, що ви розбивали виплату між кількома місяцями, на які вона припадає;
4) у графі 11 зазначаєте місяць, на який припадає розподілена зарплата.
Якщо ви нараховуєте середній заробіток у разі поновлення працівника за рішенням суду, потрібно врахувати такі нюанси.
По-перше, якщо за один місяць працівнику нарахували і середній заробіток за час прогулу (після розподілу), і зарплату за відпрацьований час після поновлення, то цю зарплату показуємо одним рядком.
По-друге, у графі 20 потрібно проставляти код «1», якщо на момент нарахування середнього заробітку ви фактично поновили працівника на основне місце роботи.
Приклад 7. У жовтні 2013 року за рішенням суду працівнику нараховано середню зарплату за час вимушеного прогулу (04.09.13 р. — 29.10.13 р.) у сумі 20000 грн., що припадає на вересень — жовтень 2013 року. Ще нарахована зарплата за відпрацьовані після поновлення на роботі дні жовтня 2013 року — 1000 грн.
Оскільки нарахована середня зарплата за вимушений прогул припадає на декілька місяців, то для нарахування ЄВС і відображення її в таблиці 6 ми розбиваємо її за місяцями, на які вона припадає, поділивши суму на кількість місяців, за які її нараховано:
20000 грн. : 2 міс. = 10000 грн.
Оскільки 10000 грн. не перевищує 17 ПМПО, ЄВС «зверху» і «знизу» нараховуємо ЄВС на всю суму зарплати кожного місяця (10000 < <19499).
При цьому на працівника заповнюємо 2 рядки:
— у першому — нарахування за вимушений прогул за вересень (10000);
— у другому — нарахування за вимушений прогул за жовтень і зарплата за відпрацьовані дні жовтня (10000 + 1000 = 11000).
Таблицю 6 за жовтень 2013 року заповнюємо, як показано на рис. 4.
Рис. 4. Витяг з таблиці 6: працівнику нараховано зарплату за рішенням суду (приклад 7)
Правило 5: відображаємо відпускні в таблиці 6
Відпускні для ЄВС ми вважаємо зарплатою (у таблиці 1 відображаємо в зарплатних рядках). Проте в таблиці 6 відпускні ви повинні показати в окремому рядку. Відпускні вписуємо до таблиці 6 з урахуванням такого:
— рядок з відпускними наводимо після рядка із зарплатою, але перед ЦПД, лікарняними і декретними;
— якщо ви нараховуєте відпускні наперед за майбутні місяці (ми такий підхід не підтримуємо), то наводите стільки рядків, на скільки місяців припадають дні відпустки працівника. Суму розподіляєте виходячи з фактичних днів відпустки і середньої зарплати для їх оплати;
— у графі 9 показуєте той самий код, що і для зарплати з додатка 2 до Порядку № 454;
— у графі 10 обов’язково потрібно зазначити код «10», у тому числі за дні відпустки, що припадає на звітний місяць;
— графу 15 заповнюємо за рядком нарахування зарплати, а в рядку відпускних не заповнюємо (крім випадку, коли працівник був у відпустці цілий місяць).
Важливий нюанс! При заповненні таблиці 6 форм № Д4 слід виходити з того, що компенсацію за невикористані дні відпустки ви повинні відображати не як нарахування відпускних за дні відпустки, а як зарплату. Тому при звільненні працівника або нарахування компенсації в період трудових відносин ви заповнюєте один рядок разом з нарахованою за звітний місяць зарплатою. У цьому випадку у графі 10 код типу нарахування «10» зазначати не треба (фактично працівник не використовує дні відпустки).
Приклад 8. За жовтень 2013 року нараховано зарплату в сумі 2000 грн. і відпускні — 5000 грн. У таблиці 6 за жовтень 2013 року заповнюємо два рядки: у першому — зарплату, у другому — відпускні (рис. 5).
Рис. 5. Витяг з таблиці 6: працівнику нараховано відпускні (приклад 8)
Висновки
У формі № Д4 потрібно показати всі нараховані у звітному місяці виплати, а не тільки ті, що припадають на звітний місяць. Зарплатні виплати ви відображаєте в таблицях 1 і 6.
Зарплату за звітний місяць в таблиці 6 показуємо одним рядком окремо від винагороди за ЦПД, лікарняних і декретних. На одного працівника може бути заповнено декілька зарплатних рядків.
ЄВС потрібно сплачувати не з усієї суми нарахованої за місяць зарплати (іншого доходу), а тільки з 17 ПМПО.
Слід враховувати черговість обліку виплат у межах 17 ПМПО і при заповненні рядків таблиці 6.
Якщо ви нараховуєте працівнику зарплату за декілька місяців, то всю суму повинні нарахувати в одному місяці. Але для застосування 17 ПМПО і заповнення таблиці 6 вам її потрібно розбити між місяцями, за які її нараховано.
Відпускні вважаються зарплатою для справляння ЄВС. Але в таблиці 6 відпускні ви повинні показати окремим рядком, заповнивши у графі 10 — «10».
Документи і скорочення статті
Закон про ЄВС — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.10 р. № 2464-VI.
Закон № 5067 — Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.12 р. № 5067-VI.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.
Порядок № 454 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Міндоходів від 09.09.13 р. № 454.
Інструкція № 455 — Інструкція про порядок нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Міндоходів від 09.09.13 р. № 455.
ЄВС — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
ПМПО — прожитковий мінімум для працездатних осіб.
ЦПД — договір цивільно-правового характеру.
