Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Проверка первичных документов главбухом: «чтобы все было и за это ничего не было»

Редакция БН
Бухгалтерская неделя Ноябрь, 2013/№ 45
Печать
Статья

ПРОВЕРКА ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ГЛАВБУХОМ:

«чтобы все было и за это ничего не было»

 

В самый разгар отпускной поры Минфин внес изменения в Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете. В частности, он обязал бухгалтеров проверять форму и содержание первичных документов, чтобы отраженные операции соответствовали действующему законодательству. В данной статье мы ответим на вопросы, возникшие вместе с новыми обязанностями.

Влада КАРПОВА, консультант газеты «Бухгалтерская неделя»,
канд. экон. наук, сертифицированный бухгалтер-практик (CAP)

 

Проверка документов — что изменилось?

По информации Минфина*, основная цель последних изменений в Положение № 88 состояла в уточнении обязанностей главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухучета.

* http://www.minfin.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=369545&cat_id=42320

В частности, эти коррективы были направлены на согласование норм** пп. 2.15, 2.16 Положения № 88 с нормами ст. 8 Закона о бухучете. Увидеть, что изменилось, вы можете в табл. 1.

** Кстати, еще до внесения соответствующих изменений в Положение № 88 «новые» нормы были приведены в письме МФУ от 25.02.13 г. № 31-08410-07/23-542/322.

 

Таблица 1. Обязанности бухгалтера по проверке первичных документов

Новая редакция Положения № 88

Предыдущая редакция Положения № 88

«2.15. Первичные документы подлежат обязательной проверке (в рамках компетенции) работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству в сфере бухгалтерского учета, логическая увязка отдельных показателей»

«2.15. Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей»

«2.16. В случае выявления несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета такие документы с письменным обоснованием передаются руководителю предприятия, учреждения. До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются к выполнению»

«2.16. Запрещается принимать к выполнению первичные документы на операции, противоречащие нормативно-правовым актам, установленному порядку принятия, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, нарушающие договорную и финансовую дисциплину, наносящие вред государству, собственникам, другим юридическим и физическим лицам. Такие документы должны быть переданы руководителю предприятия, учреждения для принятия решения»

 

Итак, первое, на что обращаешь внимание, — в новой редакции уточнено, что ответственные за ведение бухгалтерского учета лица проверяют первичные документы на соответствие их требованиям законодательства именно в сфере бухгалтерского учета, а не любым нормативно-правовым актам.

 

Обязательные реквизиты

Требования к реквизитам первичного документа установлены в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. То есть, как и прежде, бухгалтер должен проверить, есть ли в первичном документе все обязательные реквизиты, а именно:

— название документа (формы);

— дата и место составления;

— название предприятия, от имени которого составлен документ;

— содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции. На этот реквизит следует обратить особое внимание применительно к договорам на оказание услуг (выполнение работ). Судебная практика свидетельствует о том, что не может относиться к первичным документам документ, в котором не указано конкретное содержание работ, услуг;

— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.

Некоторые первичные документы могут содержать дополнительные реквизиты, заполнение которых является обязательным. Например, расходная накладная должна содержать данные доверенности, по которой были выданы товарно-материальные ценности, иначе она не является первичным документом (см. письма МФУ от 29.08.05 г. № 31-04200-30/23-7454/6784, от 07.08.07 г. № 31-34000-20-10/15961).

Следует учесть: печать не является обязательным реквизитом первичного документа, если это не предусмотрено его формой (как, например, для кассовых и банковских документов или же налоговых накладных). Поэтому документ может быть без печати.

Важная деталь! На первичных документах можно ставить факсимиле вместо подписи, если это допускает закон или другой нормативный акт гражданского законодательства (п. 2.5 Положения № 88). Но миндоходовцы возражают против такого метода подписания первичных документов (см. Обобщающую налоговую консультацию по вопросам применения факсимиле при составлении первичных документов, документов бухгалтерской и налоговой отчетности, утвержденную приказом ГНСУ от 22.11.12 г. № 1047).

Не могут быть подписаны факсимиле кассовые документы (см. письмо НБУ от 30.10.06 г. № 25-113/2453-11507), расчетные документы на перевод денежных средств (п. 2.8 Инструкции № 22), доверенности (письмо МФУ от 03.08.09 г. № 31-34000-20-16/20991)*.

* Подробности о факсимиле вы можете узнать из статьи «Факсимиле: особенности применения» // «БН», 2010, № 37, с. 15.

Справочно заметим. Нюансы для случая, когда на «том конце» у нас физлицо — предприниматель без РРО, вы можете найти в материале «Первичный документ от предпринимателя, если он работает без РРО» // «БН», 2013, № 41, с. 43.

 

На каком языке составлять?

Желательно, чтобы первичные документы составлялись на украинском языке, хотя жестких правил сейчас нет. Так, согласно п. 1.3 Положения № 88 наряду с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном Законом № 5029, который эти вопросы решает либерально.

Между тем налоговики предъявляли требования в части оформления налоговой накладной только на украинском языке (письма ГНСУ от 12.11.12 г. № 5068/0/61-12/15-3115, от 05.03.13 г. № 1284/К/15-3114). В письме Миндоходов от 07.05.13 г. № 1018/Т/99-99-19-03-02-14 тон был «смягчен» и было указано на целесообразность (а не обязательность) применения при составлении первичных документов украинского языка.

Наш совет. Чтобы не создавать трудностей себе и своим партнерам, мы бы посоветовали прислушаться к таким пожеланиям контролеров и составлять первичные документы на украинском языке.

 

Содержание операции

Важно также понимать, что проверкой одного лишь наличия перечисленных выше реквизитов первичного документа обязанности бухгалтера не исчерпываются.

Ведь первичный документ — документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление. А хозяйственная операция — действие или событие, вызывающее изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете).

Если у бухгалтера есть обоснованные подозрения считать, что хозяйственной операции не было, он обязан отказаться принимать к учету первичный документ, не подтверждающий факт совершения операции. Но бухгалтер не обязан специально проводить «расследование» и выявлять фиктивные документы.

Это входит в обязанности собственника (директора), поскольку ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), который осуществляет руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете).

А ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти первичные документы (п. 2.14 Положения № 88).

 

Подозрительные документы

Если бухгалтер выявил первичный документ, не соответствующий требованиям Закона о бухучете, он должен письменно обосновать, в чем именно состоит нарушение (п. 2.16 Положения № 88). Такое обоснование можно изложить в докладной записке на имя директора. Чтобы подтвердить такие обстоятельства, желательно составить ее в двух экземплярах и второй экземпляр завизировать либо у секретаря, либо у директора.

Приведем пример такой записки.

 

img 1 

 

До отдельного письменного распоряжения бухгалтер имеет право не принимать к учету подозрительный документ.

Внимание! Если же такое распоряжение поступит, бухгалтер оказывается перед нелегким выбором, поскольку исполнение пусть даже письменных незаконных распоряжений директора не освобождает его от ответственности.

В этом вопросе отечественное законодательство «не пошло навстречу» бухгалтерам. В «советском» Положении о главных бухгалтерах, утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 г. № 59, которое утратило силу*, было предусмотрено, что в случае получения от директора письменного распоряжения о выполнении такой незаконной операции полную ответственность за незаконность осуществленной операции несет руководитель. Аналогичные нормы, например, четко установлены в законодательстве Российской Федерации**.

* См. по этому поводу, например, письмо МФУ от 12.02.10 г. № 31-34000-10-5/3091.

** Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н.

У нас же, по всей видимости, законодатели сознательно от этого отказались. В итоге выполнение такого незаконного распоряжения не освобождает бухгалтера от ответственности. Это подтверждают и официальные органы (письмо Минюста от 19.02.10 г. № 607-0-26-10-34).

И получается, что письменное предупреждение может сослужить бухгалтеру, который впоследствии выполнил незаконное распоряжение, «плохую службу». В частности, в случае возникновения обстоятельств, связанных с уголовным делом, этот факт может подтвердить наличие у него непрямого умысла. Так, под непрямым умыслом понимают умысел, когда лицо осознавало общественно опасный характер своего деяния (действия или бездеятельности), предусматривало его общественно опасные последствия и хотя не желало, но сознательно допускало их наступление (ч. 3 ст. 24 УКУ).

В итоге у бухгалтера, получившего письменное распоряжение о выполнении незаконной операции, есть только один способ избежать ответственности — не выполнять его.

Следует также учесть, что если бухгалтер откажется выполнять незаконные требования руководителя, однако, зная об их выполнении без его участия, не сообщит об этом правоохранительным органам, то возникает уже угроза привлечения его к уголовной ответственности за сокрытие преступления (ст. 396 УКУ).

Не исключено, что отказ от выполнения распоряжения, пусть и незаконного, может быть чреват для бухгалтера увольнением. Однако если бухгалтер на законных основаниях отказался выполнять не соответствующее законодательству распоряжение, то никакие меры ответственности, в том числе дисциплинарной, к нему применены быть не могут. Но доказывать это придется, по всей видимости, в суде. И здесь письменное уведомление, направленное директору, не помешает.

А в целом, прежде чем идти на такой шаг, как письменное уведомление, лучше взвесить все «за» и «против». В некоторых случаях имеет смысл попытаться убедить директора в устной беседе.

 

Выводы

Бухгалтер должен проверить, указаны ли в первичном документе все обязательные реквизиты, предусмотренные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете (пп. 2.15 и 2.16 Положения № 88).

Если у бухгалтера есть обоснованные подозрения считать, что хозяйственной операции не было, он может отказаться принимать к учету первичный документ, не подтверждающий факт совершения операции. Но специально проводить «расследование» и выявлять фиктивные документы бухгалтер не обязан.

Обнаружив первичные документы, не соответствующие требованиям Закона о бухучете, бухгалтер должен письменно обосновать директору в докладной записке, в чем именно состояло нарушение.

 До отдельного письменного распоряжения бухгалтер имеет право не принимать к учету подозрительный документ.

Если письменное распоряжение об отражении в учете незаконной операции поступит, бухгалтер не должен его исполнять, поскольку и в этом случае он будет нести ответственность.

Ответственность может наступить даже в ситуации, когда бухгалтер не сообщит правоохранительным органам о возможном преступлении вследствие отражения в учете «незаконного» первичного документа.

Если бухгалтер на законных основаниях отказался выполнять не соответствующее законодательству распоряжение, то никакие меры ответственности, в том числе дисциплинарной (в виде увольнения), к нему не могут быть применены.

 

Документы статьи

УКУ  Уголовный кодекс Украины от 05.04.01 г. № 2341-III.

Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

Закон № 5029 — Закон Украины «О принципах государственной языковой политики» от 03.07.12 г. № 5029-VI.

Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88.

Инструкция № 22 — Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.04 г. № 22.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Войдите, чтобы читать больше! Авторизованные пользователи получают бесплатно 5 статей в месяц