Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Ошибки в пенсионных и ЕВС-отчетах: актуальные «приемы» против старых ошибок

Редакция БН
Бухгалтерская неделя Ноябрь, 2013/№ 45
Печать
Статья

ОШИБКИ В ПЕНСИОННЫХ И ЕВС-ОТЧЕТАХ:

актуальные «приемы» против старых ошибок

 

Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя в редакцию такого содержания: «С 1 октября 2013 года все работодатели подают форму № Д4 в свою налоговую, а не в ПФУ. В связи с таким переходом скажите, пожалуйста, как после 1 октября 2013 года исправлять ошибки по ЕВС и пенсионным взносам, которые мы допустили, когда отчитывались еще в ПФУ. Как исправить ошибку, если мы в отчете за август 2013 года неправильно указали в таблице 6 фамилию принятого 15.08.13 г. работника (указали — «Якіменко», а правильно — «Якименко»). По другому работнику неправильно указали код (вместо 1212121212 указали 2112121212). Кроме того, вообще забыли указать в таблице 5 строку на этого работника о приеме его на работу».

Вопрос «горячий». Поэтому сегодня для вас — тренинг по исправлению ошибок по ЕВС и пенсионным взносам после 1 октября 2013 года, когда бразды ЕВС-правления находятся уже в руках миндоходовцев.

Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua
При содействии Валентины БОРШОВСКОЙ,
 заместителя директора Департамента — начальника отдела персонифицированного учета,
 информационных систем и сетей Пенсионного фонда Украины

 

Какие могут быть ошибки?

Ошибки никого не радуют, однако все могут их допускать. Но стоит ли расстраиваться по этому поводу? Жизнь прекрасна, а мелочи не стоят наших огорчений! Главное в такой ситуации — вовремя и с минимальными штрафами их исправить.

К слову, бывают ошибки, исправлять которые самостоятельно бессмысленно. Взять тот же случай с
формой № 1ДФ: исправляй, не исправляй — ответственность одинаковая.

Так вот, ошибки в исчислении ЕВС, а до 2011 года  и пенсионных взносов — это не тот случай. Их важно своевременно исправить и не ждать, пока проверяющие вам в этом помогут.

Все ошибки и описки можно условно разделить на 2 вида:

— ошибки в персональных данных работника (суммовые показатели ранее поданных отчетов не правим);

— ошибки в суммах начисленного ЕВС (до 2011 года — пенсионных взносов).

Есть еще один вид — корректировка (перерасчет) начислений за прошлые периоды (например, работнику забыли начислить премию и др.). Но это, скорее, не ошибка с точки зрения исчисления ЕВС (пенсионных взносов), ибо такие корректировки мы отражаем в составе начислений за месяц, когда выявили просчет.

Далее — сегодняшняя «специфика». С 1 октября 2013 года работодатели подают форму № Д4 не в ПФУ, а в орган Миндоходов. Поэтому, если после этой даты вы выявляете ошибки в поданных до 1 октября отчетах, вам нужно исправить ошибку и подать отчет с исправлениями уже в орган Миндоходов. Форма отчета — та, которая действует на момент исправления ошибки. В ПФУ вам ничего предоставлять не нужно.

Внимание. Есть исключение: если ошибки, которые затрагивают данные о работнике, касаются периодов взимания пенсионного взноса (периоды до 01.01.11 г.). В этом случае нужно действовать так, как мы описали в следующем разделе «Ошибки в персональных данных (суммовые показатели не меняются)» на с. 33 (в зависимости от вида ошибки).

Важно! Исправлять ошибки по пенсионным взносам и ЕВС советуем независимо от того, истек общий строк давности в 3 года (1095 дней по НКУ) или нет. Для пенсионных взносов срок давности после 01.01.04 г. для взыскания недоимки, пени и штрафов, для ошибок, допущенных в отчетности, не применяется согласно ч. 15 ст. 106 Закона № 1058. А для ЕВС сроки давности не применяются согласно ч. 16 ст. 25 Закона о ЕВС.

И поскольку размеры санкций за нарушения немалые, советуем своевременно внести необходимые исправления. При этом по пенсионным взносам по размеру штрафа следует ориентироваться на размеры санкций, которые были установлены до введения ЕВС и до изменения в этой связи Закона № 1058. А по ЕВС — на указанные в ч. 11 ст. 25 Закона о ЕВС.

Но есть и повод для радости. Так в части штрафов за доЕВСные ошибки (допущенные до 01.01.11 г.) несколько обнадеживают последние постановления ВСУ, речь в которых идет о том, что ПФУ лишен возможности налагать «старые» штрафы, кроме как в случае с взысканием задолженности, возникшей до 01.01.11 г. (см., в частности, постановление ВСУ от 04.06.13 г. № 21-170а13 // «БН», 2013, № 41, с. 9). Но особо уповать на эти решения не советуем (есть еще и админштраф).

 

Ошибки в персональных данных (суммовые показатели не меняются)

Случай 1. Ошибка в персональных данных работника за периоды до 2010 года (период уплаты пенсионных взносов). Если вы обнаружили (или вам помогли это сделать проверяющие) ошибку в Ф. И. О. работника, его идентификационном номере, коде категории застрахованного лица, вам нужно заполнить форму ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу» типа «скасовуюча» (повторяем неправильно заполненную форму) и «коригуюча» (заполняем форму правильно). Сопроводив ее Ярлыком-распиской — милости просим в ПФУ! В орган Миндоходов нести такой отчет не нужно.

Вспомнить, как правильно заполнить эти формы, вам поможет статья «Персонификация-2009: последний раз по старой форме» // «БН», 2010, № 5, с. 9. При оформлении таких правок используйте Порядок № 7-6. Нюанс: этот документ отменен, но его нормы необходимо применять для таких целей согласно п. 3 постановления правления ПФУ от 08.10.10 г. № 22-2.

И еще. При таких исправлениях периодов до 2010 года ПФУ, получив от вас корректировочные формы, проведет проверку. Причем такую проверку инициировать должны вы. А для этого согласно п. 3 постановления правления ПФУ от 08.10.10 г. № 22-2 нужно написать в ПФУ заявление в произвольной форме с просьбой провести проверку.

Случай 2. Ошибка в персональных данных работника за месяцы 2010 года (период уплаты пенсионных взносов). 2010 год для ПФУ ознаменовался введением помесячной персонификации — приложения 4 к Порядку № 26-1. Эта форма — прародитель современной формы № Д4. Так вот, если вы в ней допустили ошибку в персональных данных работника, то опять-таки вы должны и исправить ошибку по действовавшей тогда форме отчета (которая действовала в 2010 году). Этот документ уже отменен, но его нормы необходимо применять для исправления ошибок, допущенных в персональных данных за месяцы 2010 года (п. 3 постановления правления ПФУ от 08.10.10 г. № 22-2).

Порядок исправления таков. Для исправления ошибок в Ф. И. О., допущенных во всех отчетных таблицах, нужно заполнить на работника строку в таблице 5 с типом «Коригуюча» (период — месяц, в приложении 4 за который допущена и теперь исправляется ошибка). Приложите к таблице 5 титул и несите отчет в ПФУ. Если неправильные Ф. И. О. попали в другие таблицы (6, 7 или 8), то благодаря корректировке через таблицу 5 Ф. И. О. в базе заменятся на правильные и подавать отдельно другие таблицы (6, 7 или 8), в которых были указаны неправильные Ф. И. О., не нужно.

Если же поправить нужно идентификационный номер работника или Ф. И. О. в отдельной таблице, то вам нужно составить соответствующие таблицы 5, 6, 7, 8 приложения 4 с отметкой «Скасовуюча» за те отчетные периоды, в которых данные были предоставлены с неправильными вышеназванными реквизитами (по работнику дублируем точь-в-точь неправильные данные). В реквизите «Звітний місяць» указываем месяц, в приложении 4 за который допущена ошибка. И составляем такие же таблицы, но с правильным кодом (Ф. И. О.) и со статусом «Початкова».

К каждому отчетному месяцу нужно также заполнить сопровождающий титульный лист (в программном обеспечении формируется автоматически) и пояснительную записку о причинах исправлений (в произвольной форме). И подаем сформированный отчет в ПФУ. В орган Миндоходов нести такой отчет не нужно.

Особенность: если вы исправляете ошибки в персональных данных о работнике за периоды до введения ЕВС (до 2011 года), то вам нужно подавать отчет в свой ПФУ по старой форме, которая действовала в период, за который допущена ошибка. Но если вы правите сумму взноса, то исправления отражаете в действующей на сегодня форме № Д4.

Случай 3. Ошибка в персональных данных работника после 2011 года (период уплаты ЕВС). В этом случае для исправления ошибок вы должны использовать уже нормы Порядка № 454. То есть механизм исправления ошибок нужно применять миндоходовский, который прописан в разделе V этого Порядка. Исправления нужно отражать в действующей сейчас миндоходовской форме № Д4 (приложение 4 к Порядку № 454). Но вот при оценке правильности заполнения формы № Д4, которую вы подали ранее до октября 2013 года, вам нужно использовать пенсионный Порядок № 22-2. И правки, соответственно, вносить нужно с учетом его норм, хотя и в другую (миндоходовскую) форму.

Поэтому для исправления ваших ошибок, описанных в вопросе, нужно действовать так.

Ошибки, которые вы допустили в Ф. И. О., нужно исправлять исходя из того, что ПФУ данные о физлице берет из последнего поданного отчета. Поэтому исправлять ошибки в сведениях Ф. И. О. нужно в зависимости от ситуации.

Первая ситуация. Работник продолжает работать у работодателя — в таблице 6 формы № Д4 за месяц, в котором выявили ошибку (или работник сменил фамилию), показываем работника с правильными (новыми) сведениями Ф. И. О. (фамилией).

Вторая ситуация. Работник уволился после того, как вы обнаружили ошибку в сведениях Ф. И. О. (работник сменил фамилию), и каких-либо начислений вы ему не проводили. Поэтому, соответственно, вы его в форму № Д4 с измененными данными Ф. И. О. (фамилией) не включили. Но при трудоустройстве к другому работодателю на него будет подана форма № Д4 уже с правильной Ф. И. О. (новой фамилией), но все с тем же налоговым номером налогоплательщика. И далее работник будет числиться в базе под правильной Ф. И. О. (новой фамилией).

Третья ситуация. Работник уволился при выходе на пенсию (в том числе по инвалидности), и вы не подавали еще форму № Д4 с правильными Ф. И. О. (с новой фамилией). Работодателю необходимо отразить это в форме № Д4, ведь работник числится в базе данных под другими Ф. И. О. с ошибкой (под старой фамилией), и ему не могут оформить пенсию. Для замены Ф. И. О. (фамилии) в такой ситуации работодателю достаточно оформить «скасовуючу» и «початкову» таблицы 6 на этого работника за последний отчетный месяц, в котором были начисления бывшему работнику.

С учетом вышеизложенного, для исправлении ошибки в фамилии работника, допущенной в таблице 6 формы № Д4 за август 2013 года, достаточно было правильно указать его фамилию в отчетах за последующие месяцы (сентябрь, октябрь и т. д.).

А вот если исправления касаются других реквизитов застрахованного лица, допущенные в других персональных данных работника (другие несуммовые ошибки), нужно руководствоваться п. 5.5 Порядка № 454. Вы должны подать форму «скасовуюча» с неправильными данными и форму «початкова» с правильными данными на застрахованное лицо, которые вы отражали в таблицах 5, 6 и 7 за месяцы с 2011 года (например, в налоговом номере работника, его гражданстве и пр.). Поэтому в вашей ситуации вы должны заполнить и подать в орган Миндоходов таблицу 6 за август 2013 года со статусом «скасовуюча». В ней из поданного ранее отчета дублируете строку с неправильно указанным налоговым номером работника. И еще составляете точно такую же таблицу 6 за август 2013 года с одной строкой, но на работника указываете правильный налоговый номер. Такой таблице вы присваиваете статус «початкова».

К таблицам заполняете титульный лист и пояснительную записку о причинах исправлений (в произвольной форме) и подаете этот отчет за август 2013 года в орган Миндоходов (п. 5.7 Порядка № 454). В ПФУ нести такой отчет не нужно. Пример такого исправления см. на рис. 1 (с. 35).

 

img 1

Рис. 1. Извлечение из таблиц 6 за август 2013 года: исправление ошибок в налоговом номере работника

 

Важный момент: при такой корректировке ошибок в составе отчета не должно быть таблицы 1, так как при исправлении вы не правите суммовые показатели (п. 5.7 Порядка № 454).

Что касается исправления ошибки, когда вы забыли указать данные о приеме на работу работника в таблице 5, — для этого воспользуйтесь п. 5.6 Порядка № 454.

Итак, если вы забыли указать данные о принятии на работу работника Якименко (или других работников, сведения о которых должны быть отражены в таблице 5), действуйте так. Формируйте таблицу 5 за прошлый месяц (в вашем случае — за август 2013 года). В нее вписывайте те строки, которые забыли внести, подавая отчет. Присваивайте ей статус «додаткова». Приложите к ней титульный лист и подавайте в свой орган Миндоходов. В ПФУ нести такой отчет не нужно. Пример такого исправления см. на рис. 2 (с. 35).

 

img 2

Рис. 2. Извлечение из таблицы 5 («додаткова») за август 2013 года: забыли указать строку на работника

 

Ошибки в суммах начисленных пенсионных взносов и ЕВС

Вы может обнаружить у себя ошибки в базе для начисления пенсионных взносов или ЕВС (например, выплатили без начисления взноса какие-либо облагаемые им выплаты, либо неправильно применили ставку взноса или максимальную величину).

Важно! Такие ошибки нужно исправлять в действующей миндоходовской форме № Д4 за тот отчетный месяц, в котором исправляете допущенные ошибки. При этом механизм исправлений будет несколько разным для периодов уплаты пенсионных взносов (ошибки допущены до 2011 года) и для периодов уплаты ЕВС (ошибки допущены после 2011 года).

Случай 1. Ошибки в суммах ЕВС (допущены после 2011 года). В этом случае ошибку исправляем в таблице 1через корректировочные строки 6 (доначисляем ЕВС) или 7 (уменьшаем начисленный ЕВС).

Также заполняем на работника отдельную строку в таблице 6. В графе 11 указываем период, за который правим ошибку по ЕВС. Важным моментом здесь есть заполнение гра-фы 10. Если вы доначисляете ЕВС — проставляйте здесь «2». Если ЕВС нужно уменьшить — проставляйте «3». Важно: ставки ЕВС и размер максимальной величины вы должны использовать за тот же период, за который исправляете ошибку.

Остальные строки формы № Д4 заполняете в общем порядке*. И подаете отчет в свой орган Миндоходов.

Случай 2. Ошибки в суммах пенсионных взносов, которые допущены в 2010 году. Для исправления ошибок по пенсионным взносам в форме № Д4 предусмотрены отдельные строки в приложении к таблице 1 формы № Д4 — строки 3.1 (3.1.1, 3.1.2), 3.2, 3.3 (3.3.1, 3.3.2), 3.4, 3.5, 3.6.

При этом суммы пенсионных взносов в табличную часть таблицы 1 не попадут. А вот в таблице 6 в этом случае нужно заполнить строку на работника. Как и в предыдущем случае (1), в графе 11 указываете период, за который правите ошибку по пенсионным взносам. А в графе 10
заполняете:

«6» — если доначисляете пенсионные взносы;

«7» — если уменьшаете пенсионные взносы.

Остальные строки формы № Д4 заполняете в общем порядке*. И подаете отчет в свой орган Миндоходов.

* О том, как заполнить форму № Д4 на зарплатные выплаты, читайте в статье «Форма № Д4: показываем начисление зарплаты по-миндоходовски» // «БН», 2013, № 44, с. 13.

Случай 3. Ошибки в суммах пенсионных взносов, которые допущены до 2010 года.

В данном случае заполняете форму № Д4, как описано в предыдущем случае (2). Форму № Д4 с такими исправлениями вы несете в свой орган Миндоходов.

Но если ошибки повлияли на персонифицированные данные работника о его начислениях, помимо заполнения таблиц 1 и 6, вы должны сформировать и подать фор-му ІНДАНІ за отчетный год, в котором была допущена ошибка. Ее вы заполняете в порядке, предусмотренном для исправления ошибок в такой отчетности. И ІНДАНІ вместе с Ярлыком-распиской нужно предоставить в свой ПФУ. Опять же в ПФУ вы должны написать заявление о проведении проверки в произвольной форме, поскольку правку таких данных ПФУ имеет право сделать только после проведения проверки (п. 3 постановления правления ПФУ от 08.10.10 г. № 22-2).

 

Выводы

Ошибки по пенсионным взносам и ЕВС советуем исправлять независимо от их давности. Дело в том, что с 2004 года не применяется срок давности для взыскания по ним недоимки, пени и штрафов.

Исправлять ошибки, допущенные после 2011 года, нужно в действующей на сегодня форме № Д4. Ее вы подаете в свой орган Миндоходов, а не в ПФУ.

Если исправляете ошибки в персональных данных о работнике (без изменения сумм начислений) за периоды до введения ЕВС (до 2011 года), то вам нужно подавать отчет в свой ПФУ по старой форме, которая действовала в период, за который допущена ошибка. Но если вы правите сумму начисленных пенсионных взносов (до 2011 года), то исправления отражаете в действующей на сегодня форме № Д4.

 

Документы и сокращения статьи

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.

Закон о ЕВС — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464-VI.

Закон № 1058 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.03 г. № 1058-IV.

Порядок № 7-6 — Порядок формирования и предоставления органам Пенсионного фонда Украины сведений о застрахованном лице, используемых в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, утвержденный постановлением правления ПФУ от 10.06.04 г. № 7-6.

Порядок № 26-1 — Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленных взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование органам Пенсионного фонда Украины, утвержденный постановлением правления ПФУ от 05.11.09 г. № 26-1.

Порядок № 22-2 — Порядок формирования и подачи страхователями отчета по суммам начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления ПФУ от 08.10.10 г. № 22-2.

ЕВС — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Войдите, чтобы читать больше! Авторизованные пользователи получают бесплатно 5 статей в месяц